La vérification en trois étapes dans les comptes fournisseurs : Guide complet
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Les entreprises perdent en moyenne 5 % de leur chiffre d'affaires annuel à cause de la fraude. Quand on pense à tout le temps que l’on passe à négocier les meilleurs termes pour nos contrats, perdre 5 % du chiffre d’affaires de son entreprise en échange de strictement rien est ridicule.
L’un des terrains les plus faciles pour les fraudeurs est le service des comptes fournisseurs.
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Dans cet article, je vais expliquer ce qu’est la validation à trois voies, ce qu’elle implique et comment la mettre en place efficacement et de manière efficiente.
Qu’est-ce que la validation à trois voies ?
La validation à trois voies consiste à rapprocher la facture avec le bon de commande et le bon de réception des marchandises (BRM) afin de vérifier les informations de la facture.
Cette méthode compare différents éléments, notamment le montant de la facture, le numéro de facture et les quantités commandées, avec les informations correspondantes du bon de commande (BC) et du BRM.
Effectuer une comparaison des données sur trois documents permet de détecter les erreurs et les factures frauduleuses. Bien entendu, les factures comportent souvent de petites erreurs en raison d’arrondis ou d’autres raisons légitimes. Tant que ces erreurs restent dans une marge de tolérance acceptable, vous pouvez les approuver.
Pourquoi la validation à trois voies est-elle importante ?
La validation à trois voies vous permet d’atteindre trois objectifs clés :
- Minimiser la fraude : La fraude peut être une préoccupation majeure qui, si elle n’est pas maîtrisée, peut gravement impacter vos résultats. La validation à trois voies permet de réduire le risque de factures frauduleuses en vérifiant chaque facture à deux reprises : une fois avec le BC et une fois avec le BRM.
- Gérer la trésorerie : Le paiement rapide des factures est essentiel pour une gestion efficace de la trésorerie. En traitant les paiements dans les délais ou en avance, vous pouvez bénéficier des remises pour paiement anticipé.
- Répondre aux exigences de contrôle interne : Bien que la validation à trois voies ne soit pas une obligation légale, elle aide à se conformer aux réglementations financières et fiscales pertinentes et à tenir des registres financiers exacts. La section 404 de la loi Sarbanes-Oxley exige l’évaluation et le reporting de l’efficacité du contrôle interne sur l’information financière (ICFR) de l’entreprise. Ces contrôles doivent garantir l’exactitude des transactions financières, ce qui inclut la vérification des factures. Ainsi, même si la validation des factures n’est pas une exigence directe, elle permet de se conformer à la réglementation.
Votre équipe est submergée par les processus manuels ? Laissez les ‘borgs vous aider. Les logiciels de gestion des comptes fournisseurs existent pour vous aider à mettre en œuvre le rapprochement à trois voies, payer vos factures de façon optimale, et bien plus — sans accaparer l’attention de vos collaborateurs.
Voici les meilleurs outils AP que nous avons trouvés :
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Qu’est-ce que la validation à deux voies et à quatre voies dans les comptes fournisseurs ?
La validation à deux voies compare les lignes du bon de commande et de la facture, mais pas avec le BRM. Le comptable AP vérifie la quantité et le prix sur le bon de commande et s'assure que la facture fournisseur indique la même quantité et le même prix. En résumé, la validation à deux voies ne vérifie pas que le produit a effectivement été livré.
La validation à quatre voies va plus loin que celle à trois voies en rapprochant les factures avec les bons d’inspection. Un bon d’inspection indique la quantité de marchandises acceptée après vérification. Vous devez informer le fournisseur si des produits sont livrés dans un état inacceptable afin qu’il puisse renvoyer la marchandise ou ajuster le montant total de la facture.
Voici un résumé des différences entre les trois méthodes de rapprochement :
| Document | Bon de commande | BRM | Facture fournisseur | Bon d’inspection |
| Rapprochement à deux voies | ✓ | - | ✓ | - |
| Rapprochement à trois voies | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Rapprochement à quatre voies | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Quelle est la différence entre validation et rapprochement ?
La validation consiste à comparer deux documents pour vérifier la concordance des données. Par exemple, la validation à trois voies compare la facture au BC et au BRM afin de s’assurer que toutes les informations sont conformes.
D'autre part, la réconciliation est le processus de vérification de deux ensembles de données pour voir s'ils concordent. Un tableau des flux de trésorerie créé à l'aide de la méthode indirecte est un excellent exemple de rapprochement entre le bénéfice net et la trésorerie.
Les trois composantes du rapprochement à 3 volets
Le rapprochement à 3 volets repose sur trois éléments clés : le bon de commande (PO), le bon de réception (GRN) et la facture. Examiner ces trois documents vous aide à vérifier si la commande a été exécutée comme prévu et si les détails de la facture sont corrects.
Voici quelques informations supplémentaires sur chacun des trois documents à examiner :
Bon de commande (PO)
Vos collègues du service des achats ou des approvisionnements émettent le bon de commande.
Le bon de commande autorise l'achat des articles listés et inclut des spécificités comme la quantité et le prix (tels que convenus avec le fournisseur) des articles. Chaque bon de commande possède un numéro unique qui permet de le référencer et de le suivre.
Bon de réception (GRN)
Également appelé rapport de réception ou accusé de livraison, le GRN confirme que le service de réception a bien reçu la livraison. Il contient des informations sur les articles livrés et précise si la livraison était complète ou partielle.
Facture
En général, le fournisseur envoie une facture une fois la livraison reçue, mais cela peut varier selon votre relation avec lui. La facture inclut des détails tels que les coordonnées du fournisseur, un numéro de facture unique, les éventuels avoirs ou remises, le montant total dû et les moyens de paiement disponibles.
Processus de rapprochement à 3 volets
Le rapprochement à trois volets est un processus simple (bien qu'un peu chronophage) au cours duquel le responsable des comptes fournisseurs compare trois documents—le bon de commande, le GRN et la facture—afin de détecter d'éventuels écarts, doublons ou factures frauduleuses.
La vérification des factures fournisseurs comprend trois étapes :
1. Vérification du bon de commande
Confirmez que le bon de commande contient tous les détails requis au moment de la commande, y compris le nom et l'adresse du fournisseur, les articles commandés, ainsi que la quantité et le tarif de ces articles.
2. Vérification de la livraison
À l'arrivée de l'envoi, le service de réception vérifie l'état des marchandises et compare la quantité reçue avec celle indiquée sur le bon de commande. Si tout est conforme, il émet un GRN qui atteste de la livraison et l'enregistre dans le logiciel de gestion des stocks.
3. Appariement de la facture
Comparez les informations de la facture avec le bon de commande et le GRN.
- Le montant total de la facture correspond-il à celui du bon de commande ?
- La quantité facturée correspond-elle à la quantité reçue selon le GRN ?
- Si le GRN indique des articles endommagés dans la livraison, la facture du fournisseur est-elle ajustée en conséquence ?
Facile, non ? Pourtant, ce processus simple peut rapidement devenir écrasant lorsque vous recevez des milliers de livraisons chaque mois.
Vous pourriez toujours recruter plus de gestionnaires, mais il existe une solution plus intelligente et rentable pour rendre le rapprochement à trois volets évolutif : un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs. L'automatisation des comptes fournisseurs permet d'industrialiser le rapprochement à trois volets et de minimiser les risques d'erreur humaine.
Équipes impliquées dans le processus de rapprochement à 3 volets
Trois services participent au processus de rapprochement à trois volets :
- Service des achats : Ce service émet le bon de commande et s'assure qu'il comporte toutes les informations nécessaires, telles que le numéro de commande et le prix et les quantités des articles.
- Service réception : Il réceptionne les livraisons, enregistre les nouveaux articles dans le stock et délivre un GRN.
- Service financier ou comptabilité : L'équipe des comptes fournisseurs reçoit les factures des fournisseurs et les rapproche du bon de commande et du GRN. Si tout est correct, elle valide la facture.
Exemple de rapprochement à 3 volets
Voyons un exemple de fonctionnement du rapprochement à trois volets. Supposons que votre société de logiciels ait besoin de 10 nouveaux moniteurs. Le service des achats décide de commander auprès de la société A.
Le bon de commande indique une valeur totale de 15 000 $ et comprend des détails tels que la quantité et le prix des moniteurs commandés, la date de livraison prévue et les codes comptables internes.
Une fois que l’entreprise A livre les moniteurs et envoie une facture, l’employé chargé des comptes fournisseurs commence le processus de vérification. Il vérifie si l’achat a été autorisé par un bon de commande, en examinant le prix, la quantité et le nom de l’entreprise pour s’assurer qu’il ne s’agit pas d’une fausse facture.
L’employé des comptes fournisseurs recoupe ensuite la note de réception de marchandises pour vérifier que 10 moniteurs ont bien été livrés. Une fois que tout est confirmé, il autorise le paiement.
Avantages de la méthode de rapprochement à 3 éléments
Le rapprochement à trois éléments offre les avantages suivants :
Prévention de la fraude et des trop-perçus
J’en ai déjà parlé plusieurs fois, donc vous avez compris. Vérifier les détails entre trois documents distincts permet de détecter les écarts qui pourraient entraîner des trop-perçus et d’identifier des factures frauduleuses. Ce contrôle en trois étapes garantit un processus de traitement des comptes fournisseurs efficace qui protège votre rentabilité et votre trésorerie.
Paiements plus rapides
Le rapprochement à trois éléments facilite le paiement des fournisseurs légitimes, surtout si vous utilisez un outil d’automatisation des comptes fournisseurs. Des paiements plus rapides permettent de bâtir de meilleures relations avec les fournisseurs, avec 81 % des payeurs qui estiment que les paiements instantanés favorisent de meilleures relations avec les fournisseurs.
Des paiements plus rapides peuvent aussi conduire à des conditions de crédit améliorées, la priorité dans les commandes et des remises pour paiement anticipé.
Créer une piste d’audit
La méthode de rapprochement à trois éléments exige de conserver les documents commerciaux (et de pouvoir les retrouver sans avoir envie de s’arracher les cheveux). Mettre ce système en place facilite la recherche de documents lors d’un audit interne, ce qui accélère tout le processus.
Inconvénients du rapprochement à 3 éléments
Tout ce qui est bon a un prix : voici les inconvénients du rapprochement à trois éléments :
Processus chronophage
Mettre en place le rapprochement à trois éléments peut être long et fastidieux au début. Un temps de traitement plus long peut entraîner des paiements tardifs et nuire à la construction d’une bonne relation avec le fournisseur.
L’automatisation des comptes fournisseurs est une solution simple pour lutter contre la lourdeur du processus manuel de rapprochement. Le système automatisé prend tout en charge, de la vérification des détails avec le bon de commande et la note de réception, jusqu’au paiement. Au cas où ce ne serait pas clair, je pense que l’automatisation s’impose ici : il n’y a aucune raison de passer votre temps à assembler un casse-tête avec les informations de votre entreprise si ce n’est pas nécessaire.
Peu adapté aux services
Vous ne pouvez pas émettre de note de réception de marchandises pour une prestation de service, puisqu’ils sont réalisés de façon continue. Quelqu’un devra donc vérifier manuellement la qualité de la prestation et informer l’équipe chargée du paiement, afin qu’elle débloque le règlement. Un vrai casse-tête.
Ne corrige pas toutes les erreurs
Le rapprochement à trois éléments corrige les erreurs dans la facture. Mais il ne prend pas en compte d’autres erreurs, comme des documents égarés ou une mauvaise interprétation des accords conclus.
De plus, si vous ou votre système automatisé détectez des erreurs, vous devrez en discuter avec le service achats et la réception. Cela peut encore ralentir les choses, surtout si les équipes se trouvent à des endroits différents.
Il y a tout de même un avantage : détecter ces erreurs tôt permet d’éviter de bien plus gros malentendus si elles ne sont pas repérées.
Comment mettre en œuvre le rapprochement à 3 éléments ?
Faire le rapprochement à trois éléments de façon manuelle demande beaucoup de travail : sans plan précis, vous risquez de multiplier les délais et de créer un vrai goulot d’étranglement dans votre flux de travail des comptes fournisseurs. Voici comment mettre en place le rapprochement à trois éléments sans freiner le processus de paiement :
- Assignez un responsable : Identifiez une personne qui supervisera le processus de rapprochement à trois. Il devrait s’agir d’un membre de l’équipe Comptes Fournisseurs (AP), de préférence quelqu’un capable de configurer le système AP afin de faire le rapprochement des factures et de résoudre les erreurs signalées par le système.
- Définissez une valeur minimale de facture pour le rapprochement à trois : Il n’est pas nécessaire de procéder à un rapprochement à trois pour une facture de 50 $. Réservez-le plutôt pour les factures d’un certain montant, car les factures de grande valeur comportent généralement un risque de fraude plus élevé.
- Automatisez le rapprochement à trois : Un système automatisé élimine le besoin pour un employé des comptes fournisseurs de vérifier manuellement les factures des fournisseurs. Le système compare les trois documents sans effort manuel. En cas d’écarts, il envoie une notification à l’employé.
- Définissez un niveau de tolérance pour les écarts : Si vous utilisez un logiciel, je recommande de définir un seuil de tolérance pour permettre d’approuver les paiements comportant de légers écarts, tant qu’ils restent dans une plage acceptable. Cela évite d’avoir à investiguer de petites différences sur des factures élevées. Par exemple, l’employé des comptes fournisseurs ne devrait pas devoir examiner une différence de 10 $ sur une facture de 10 000 $.
- Adoptez la transition en douceur : Introduisez progressivement la mise en œuvre du rapprochement à trois auprès de l’équipe AP en lui expliquant son importance, ses avantages et son rôle au sein du processus comptable global.
L’avenir du rapprochement à trois
Si vous aviez prévu que j’allais parler d’« IA » aujourd’hui, vous pouvez cochez la case sur votre carte de bingo !
Actuellement, les logiciels restent la meilleure façon d’effectuer le rapprochement à trois ; cependant, les technologies d’IA vont façonner l’avenir. L’IA rend les solutions logicielles plus puissantes dans tous les secteurs et, à mesure qu’elles s’améliorent, elles permettront aux entreprises d’économiser beaucoup d’argent grâce à une efficacité accrue, une réduction de la fraude et des décisions automatisées.
Par exemple, en 2019, un employé de Honda a escroqué l’entreprise de 750 000 $ en créant plusieurs bons de commande. Honda aurait pu éviter cela grâce à un système AP alimenté par l’IA, et économiser 750 000 $.
Un système AP basé sur l’IA peut faire plus qu’identifier des factures frauduleuses. Par exemple, la détection d’anomalies par apprentissage automatique (ML) peut surveiller l’implication des employés dans le processus AP. Le système signale les comportements malveillants afin que vous puissiez intervenir avant qu’il ne soit trop tard.
Vous pouvez également utiliser des technologies telles que le rapprochement approximatif (fuzzy matching) pour détecter les factures provenant de fausses sociétés.
« Le rapprochement approximatif regroupe un ensemble de techniques statistiques qui comparent et rapprochent des chaînes de caractères approximativement similaires. Ces techniques utilisent des règles statistiques pour déterminer un degré relatif de similitude entre deux chaînes, contrairement à une approche booléenne, qui repose sur un format distinct et codé en dur afin de fournir une réponse Oui/Non à chaque tâche. »
Un système peut utiliser le rapprochement approximatif pour explorer plusieurs référentiels, interroger la base de données des fournisseurs existants et comparer différents documents afin de détecter les documents frauduleux.
Le résultat ? Détecter la fraude même dans des cas où un humain serait passé à côté.
Préparez-vous dès aujourd’hui pour l’avenir
Le contrôle manuel à trois voies, c’est le phénomène des années 90. Les entreprises modernes recourent aux logiciels pour détecter les erreurs et la fraude. L’IA va transformer le processus AP, mais en attendant, faites gagner du temps et améliorez la sécurité en mettant en place un contrôle à trois voies dès maintenant.
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