Rapprochement à trois niveaux en comptes fournisseurs : Quoi, pourquoi et comment le faire
Vous voulez savoir quelque chose de fou ?
Les entreprises perdent en moyenne 5 % de leur chiffre d'affaires annuel à cause de la fraude. Quand on pense à tout le temps passé à négocier les meilleures conditions sur nos contrats, appliquer une réduction forfaitaire de 5 % sur le chiffre d'affaires de votre entreprise en échange de strictement rien est tout simplement absurde.
L’un des moyens les plus simples pour les fraudeurs est de cibler les comptes fournisseurs.
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Dans cet article, je vais expliquer ce qu’est la triple correspondance de factures, en quoi cela consiste et comment vous pouvez la mettre en place efficacement et facilement.
Qu’est-ce que la triple correspondance (3-way matching) ?
La triple correspondance est le processus d'association de la facture avec le bon de commande et le bon de réception (GRN) afin de vérifier les détails de la facture.
Cette méthode compare différents aspects, tels que le montant de la facture, le numéro de facture et les quantités commandées, avec le bon de commande (PO) et le GRN correspondants.
Comparer les informations sur ces trois documents permet d’identifier des erreurs et des factures frauduleuses. Bien sûr, il peut y avoir de petites erreurs sur une facture, dues à des arrondis ou à d'autres raisons légitimes. Tant que ces écarts restent dans une tolérance acceptable, vous pouvez les approuver.
Pourquoi la triple correspondance est-elle importante ?
La triple correspondance permet d’atteindre trois objectifs clés :
- Réduire la fraude : La fraude peut avoir un impact majeur si elle n’est pas maîtrisée. La triple vérification permet de réduire le risque de factures frauduleuses en vérifiant chaque facture à deux reprises, d’abord avec le bon de commande puis avec le GRN.
- Gérer la trésorerie : Le paiement ponctuel des factures est essentiel pour une gestion efficace des flux de trésorerie. En traitant les paiements à temps ou en avance, vous pouvez profiter des remises pour paiement anticipé.
- Assurer les exigences des contrôles internes : Si la triple correspondance n’est pas une obligation légale, elle aide à se conformer aux réglementations financières et fiscales en vigueur et à maintenir des registres financiers précis. La section 404 du Sarbanes-Oxley Act exige d’évaluer et de rendre compte de l’efficacité des contrôles internes sur l’information financière (ICFR). Ces contrôles doivent garantir l’exactitude des transactions financières, ce qui implique de vérifier les factures. Donc, même si le rapprochement des factures n’est pas une obligation directe, il contribue au respect des réglementations.
Votre équipe est débordée par les systèmes manuels ? Pourquoi ne pas laisser les robots donner un coup de main. Les logiciels de gestion des comptes fournisseurs sont conçus pour vous aider à mettre en œuvre la triple correspondance, payer vos factures plus efficacement et plus encore — sans accaparer davantage l’attention de vos collaborateurs.
Voici les meilleurs outils AP que nous avons trouvés :
Qu’est-ce que la double et la quadruple correspondance dans les comptes fournisseurs ?
La double correspondance compare les lignes du bon de commande et de la facture, mais pas le GRN. Le comptable examine la quantité et le prix du bon de commande et vérifie que la facture du fournisseur présente les mêmes éléments. Essentiellement, la double correspondance ne vérifie pas si le produit a effectivement été livré.
La quadruple correspondance va encore plus loin que la triple en comparant la facture avec le bon d’inspection. Ce bon précise la quantité de marchandises acceptées après inspection. Vous devrez informer le fournisseur si des produits sont livrés en mauvais état afin qu’il puisse effectuer une nouvelle livraison ou ajuster le montant total de la facture.
Voici un résumé des différences entre ces trois processus de correspondance :
| Document | Bon de commande | GRN | Facture fournisseur | Bon d’inspection |
| Double correspondance | ✓ | - | ✓ | - |
| Triple correspondance | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Quadruple correspondance | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Quelle est la différence entre la correspondance et le rapprochement ?
La correspondance consiste à comparer deux documents pour repérer les similitudes entre les données. Par exemple, la triple correspondance implique de comparer la facture avec le bon de commande et le GRN pour s’assurer que tous les détails concordent.
D'un autre côté, la réconciliation est le processus de vérification entre deux ensembles de données pour s'assurer qu'ils concordent. Un état des flux de trésorerie établi selon la méthode indirecte est un excellent exemple de rapprochement entre le bénéfice net et le flux de trésorerie.
Les trois composantes du rapprochement à trois voies
Le rapprochement à trois voies repose sur trois éléments essentiels : le bon de commande, le bon de réception de marchandises et la facture. L'examen de ces trois documents permet de vérifier si la commande a été exécutée comme prévu et si les informations de la facture sont correctes.
Voici quelques informations supplémentaires sur chacun des trois documents à examiner :
Bon de commande (PO)
Ce sont vos collègues du service des achats ou des approvisionnements qui émettent le bon de commande.
Le bon de commande autorise l'achat des articles listés et précise des éléments importants tels que la quantité et le prix (tel qu'approuvé avec le fournisseur) des articles. Chaque bon de commande possède un numéro unique permettant de le référencer et de le suivre.
Bon de réception de marchandises (GRN)
Aussi appelé rapport de réception ou bon de livraison, le GRN confirme que le service de réception a bien reçu la livraison. Il contient des informations sur les articles reçus et précise si la livraison est complète ou partielle.
Facture
En général, le fournisseur envoie une facture après la réception de la commande, mais cela peut varier selon votre relation avec lui. La facture comprend notamment les coordonnées du fournisseur, un numéro de facture unique, les éventuels crédits ou remises applicables, le montant total dû et les moyens de paiement disponibles.
Processus de rapprochement à trois voies
Le rapprochement à trois voies est un processus simple (bien que légèrement chronophage) où l'agent chargé des comptes fournisseurs compare trois documents—le bon de commande, le GRN et la facture—pour déceler d'éventuelles anomalies ainsi que les factures frauduleuses ou dupliquées.
La vérification des factures fournisseurs se déroule en trois étapes :
1. Vérification du bon de commande
Assurez-vous que le bon de commande comporte toutes les informations nécessaires au moment de la commande, notamment le nom et l'adresse du fournisseur, les articles commandés, la quantité et le tarif de ces articles.
2. Vérification de la livraison
À l'arrivée de l'expédition, le service de réception vérifie l'état des marchandises et compare la quantité reçue avec celle indiquée sur le bon de commande. Si tout est conforme, il émet un GRN pour confirmer la réception et l'enregistre dans le logiciel de gestion des stocks.
3. Vérification de la facture
Faites correspondre les informations de la facture avec le bon de commande et le GRN.
- Le montant total de la facture correspond-il à celui du bon de commande ?
- La quantité facturée correspond-elle à la quantité reçue telle qu'indiquée sur le GRN ?
- Si le GRN mentionne des articles endommagés lors de la livraison, la facture du fournisseur a-t-elle été ajustée en conséquence ?
Facile, non ? Pourtant, ce processus simple peut rapidement devenir écrasant lorsqu'on doit gérer des milliers de livraisons chaque mois.
Vous pouvez embaucher plus de gestionnaires, mais il existe une solution plus intelligente et économique pour rendre le rapprochement à trois voies plus évolutif : un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs. L'automatisation des comptes fournisseurs aide à mettre à l'échelle le rapprochement à trois voies et réduit les risques d'erreurs humaines.
Équipes impliquées dans le processus de rapprochement à trois voies
Trois services participent au processus de rapprochement à trois voies :
- Service achats : Le service achats émet le bon de commande et veille à y faire figurer toutes les informations nécessaires, comme le numéro de commande, le prix et les quantités.
- Service de réception : Le service de réception reçoit les livraisons, enregistre les nouveaux articles dans l'inventaire et émet le GRN.
- Service financier ou service comptable : L'équipe des comptes fournisseurs reçoit les factures des fournisseurs et les recoupe avec le bon de commande et le GRN. Si tout est correct, elle valide la facture.
Exemple de rapprochement à trois voies
Voyons un exemple pour comprendre le fonctionnement du rapprochement à trois voies. Supposons que votre société de logiciels ait besoin de 10 nouveaux moniteurs. Le service achats décide de passer la commande auprès de l'entreprise A.
Le bon de commande indique une valeur totale de 15 000 $ et inclut des informations telles que la quantité et le prix des moniteurs commandés, la date de livraison prévue et les codes comptables internes.
Une fois que l’entreprise A livre les moniteurs et envoie une facture, le comptable fournisseurs commence le processus de vérification. Il vérifie si l’achat a été autorisé via un bon de commande, en s’assurant du prix, de la quantité et du nom de la société pour s’assurer qu’il ne s’agit pas d’une fausse facture.
Ensuite, le comptable fournisseurs recoupe le bon de réception pour vérifier que 10 moniteurs ont bien été livrés. Une fois satisfait, il autorise le paiement.
Avantages du rapprochement à trois étapes
Le rapprochement à trois étapes offre les avantages suivants :
Prévention de la fraude et des trop-perçus
J’ai déjà mentionné cet avantage plusieurs fois, mais vous avez compris : vérifier les détails sur trois documents distincts permet de détecter les écarts, évitant ainsi des paiements excessifs et identifiant les factures frauduleuses. La vérification à trois étapes conduit à un processus de comptes fournisseurs efficace qui protège vos résultats et votre trésorerie.
Paiements plus rapides
Le rapprochement à trois étapes permet de simplifier le paiement des fournisseurs légitimes, en particulier si vous utilisez un outil d’automatisation des comptes fournisseurs. Des paiements plus rapides contribuent à établir des relations plus solides avec les fournisseurs, 81 % des payeurs estimant que des paiements instantanés = de meilleures relations fournisseurs.
Des paiements rapides peuvent aussi potentiellement mener à des conditions de crédit améliorées, une priorité sur les commandes, et des remises pour paiement anticipé.
Création d’une piste d’audit
Le rapprochement à trois étapes nécessite de conserver les documents commerciaux (et de pouvoir les retrouver sans s’arracher les cheveux !). Avoir ce système facilite la recherche des documents lors d’un audit interne, accélérant l’ensemble du processus.
Inconvénients du rapprochement à trois étapes
Toutes les bonnes choses ont un prix; voici les inconvénients du rapprochement à trois étapes :
Procédure lourde en main-d'œuvre
Le rapprochement à trois étapes peut être un processus long et fastidieux lors de sa mise en place. Des délais de traitement allongés au départ peuvent entraîner des paiements tardifs et freiner l’établissement d’une bonne relation avec le fournisseur.
L’automatisation des comptes fournisseurs est une solution facile pour éliminer les longues étapes manuelles de rapprochement. Le système automatisé se charge de tout, du rapprochement avec les bons de commande et les bons de réception jusqu’au paiement. Si ce n’était pas déjà assez clair, je pense que l’automatisation est la meilleure voie à suivre; il n’y a aucune raison de passer votre temps à reconstituer un puzzle avec vos informations professionnelles si ce n’est pas nécessaire.
Peu adapté aux services
Il n’est pas possible d’émettre un bon de réception pour des services, puisqu’ils sont fournis de façon continue. Un membre de l’équipe devra donc auditer manuellement la qualité du service et informer l’équipe des comptes fournisseurs afin de libérer le paiement. C’est plutôt contraignant.
Ne couvre pas toutes les erreurs
Le rapprochement à trois étapes traite les erreurs dans la facture. Il ne tient pas compte d’autres erreurs, comme des documents égarés ou une mauvaise interprétation des termes du contrat.
De plus, lorsque vous ou votre système automatisé détectez des erreurs, il vous faudra en discuter avec les services achats et réception. Cela peut encore ralentir le processus, surtout si les équipes travaillent à des endroits différents.
Cela dit, il y a aussi un avantage partiel : détecter ces erreurs en amont vous aide à éviter de plus gros malentendus par la suite s’ils ne sont pas repérés à temps.
Comment mettre en place le rapprochement à trois étapes
Le rapprochement manuel à trois étapes demande beaucoup de travail; si vous vous lancez sans plan, le temps de traitement des factures peut exploser et créer un véritable goulot d’étranglement dans votre workflow de comptes fournisseurs. Voici comment mettre en place le rapprochement à trois étapes sans que cela ne bloque vos paiements :
- Attribuez un responsable : Identifiez une personne qui supervisera le processus de rapprochement à trois. Il s'agit idéalement d'un membre de l'équipe Comptes Fournisseurs, de préférence quelqu'un capable de configurer le système AP pour rapprocher les factures et traiter les erreurs signalées par le système.
- Définissez une valeur minimale de facture pour le rapprochement à trois : Il est préférable de ne pas appliquer le rapprochement à trois pour une facture de 50 $. Gardez cette procédure pour les factures dépassant un certain seuil car les factures de forte valeur sont généralement plus exposées au risque de fraude.
- Automatisez le rapprochement à trois : Un système automatisé élimine la nécessité pour un employé des Comptes Fournisseurs de vérifier manuellement les factures des fournisseurs. Le système compare les trois documents sans intervention humaine. En cas d'écart, le système prévient le gestionnaire AP.
- Définissez un seuil de tolérance pour les écarts : Si vous utilisez un logiciel, je recommande de définir un seuil de tolérance pour permettre au système de valider les paiements présentant de légers écarts, tant qu’ils restent dans une plage acceptable. Cela évite d’investiguer les écarts mineurs sur des factures importantes. Par exemple, l’employé AP ne devrait pas avoir à enquêter une différence de 10 $ pour une facture de 10 000 $.
- Adoptez le changement progressivement : Mettez en place l’automatisation du rapprochement à trois en expliquant à l’équipe AP l'importance de cette procédure, ses avantages et son rôle dans l’ensemble du processus comptable.
L'Avenir du Rapprochement à Trois
Si vous aviez "IA" sur votre grille de bingo, préparez-vous à cocher cette case !
Actuellement, le logiciel est la meilleure solution pour effectuer le rapprochement à trois ; toutefois, les technologies d'intelligence artificielle façonneront l'avenir. L’IA rend les solutions logicielles plus puissantes dans tous les secteurs et, à mesure qu’elles deviennent plus intelligentes, elles feront économiser beaucoup d’argent aux entreprises grâce à une efficacité accrue, à une réduction de la fraude et à des prises de décisions automatisées.
Par exemple, en 2019, un employé de Honda a détourné 750 000 $ de l'entreprise en créant plusieurs bons de commande. Honda aurait pu éviter cela avec un système AP alimenté par IA, économisant ainsi 750 000 $.
Un système AP piloté par l'IA peut faire bien plus que repérer des factures frauduleuses. Par exemple, la détection d’anomalies basée sur l’apprentissage automatique permet de surveiller l’engagement des employés dans le processus AP. Le système signale tout comportement malveillant afin que vous puissiez réagir à temps.
Vous pouvez également utiliser des technologies comme le rapprochement flou pour détecter les factures provenant de fausses sociétés.
« Le rapprochement flou englobe un ensemble de techniques statistiques permettant de comparer et d’apparier des chaînes de caractères à peu près identiques. Ces techniques appliquent des règles statistiques pour déterminer un degré relatif de similitude entre deux chaînes, contrairement à l’approche booléenne, qui utilise un format distinct, codé pour chaque tâche afin de fournir une réponse Oui/Non. »
Un système peut utiliser le rapprochement flou pour parcourir plusieurs bases de données, interroger la base des fournisseurs existants et comparer différents documents afin d’identifier les faux documents.
Le résultat ? Détecter la fraude même dans des cas où un humain serait passé à côté.
Préparez-vous à l'Avenir Dès Aujourd'hui
Le rapprochement manuel à trois voies appartient aux années 90. Les entreprises modernes utilisent des logiciels pour détecter erreurs et fraudes. L’IA est sur le point de transformer le processus AP, mais en attendant, gagnez du temps et améliorez la sécurité en adoptant la vérification à trois aujourd’hui.
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