Calculer le ROI ERP : Guide Complet, Formule et Exemples
La formule du ROI ERP: La formule du ROI ERP est la suivante : (Valeur totale de l’investissement - Coût total de l’investissement) / Coût total de l’investissement × 100 %.
Importance du ROI: Calculer le ROI de votre ERP est essentiel pour prouver la valeur que votre ERP peut apporter à votre entreprise sur le long terme. Cela peut concerner les coûts, l’amélioration des processus, la précision des données, et plus encore.
Analyse du ROI: Avant d’utiliser la formule, assurez-vous d’évaluer tous les résultats, tels que l’impact sur l’activité et le coût des différents modèles et fournisseurs. Il est également important d’estimer tous les coûts potentiels avant la mise en œuvre afin de renforcer la validité de vos résultats de ROI.
Mettre en place un nouveau système ERP est une grande décision qui s’accompagne d’un prix conséquent. En tant que directeur financier, on attend de vous que vous justifiiez cet investissement auprès du conseil d’administration—non seulement en termes de coûts, mais aussi quant à la perturbation que cela va entraîner au sein de l’entreprise.
En tant qu’expert en solutions numériques ayant aidé plusieurs équipes à identifier et à déployer la solution ERP adaptée, j’ai constaté la pression subie par les responsables financiers dans ces moments. Heureusement, calculer le retour sur investissement (ROI) d’un ERP n’est pas aussi difficile qu’il n’y paraît.
Dans ce guide, je vais vous expliquer les étapes pratiques pour mesurer le ROI de votre ERP, puis je détaillerai la façon d’interpréter les chiffres afin que vous puissiez prouver la valeur ajoutée à votre équipe dirigeante en toute confiance.
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Qu’est-ce que le ROI d’un ERP ?
Le ROI d’un ERP est le rendement financier généré par un système de planification des ressources d’entreprise (ERP), rapporté à son coût. Il est calculé en pourcentage de l’investissement initial dans la solution ERP.
Mais avec un système ERP, le ROI ne se limite pas aux gains financiers directs. C’est aussi la façon dont le système optimise les flux de travail, l’exactitude des données et l’agilité globale de l’entreprise.
Certains avantages sont faciles à mesurer, comme la diminution des coûts d’inventaire. D’autres, tels qu’une meilleure satisfaction des employés ou une hausse de la satisfaction client, sont plus difficiles à quantifier. Connaître cette valeur s’avère utile pour les raisons suivantes :
- Évaluer l’impact du système ERP sur votre organisation.
- Élaborer un argumentaire solide destiné à votre PDG, au conseil d’administration ou aux autres parties prenantes.
- Améliorer votre stratégie ERP au fil du temps afin de maximiser la valeur obtenue.
- Répondre aux besoins actuels et préparer la croissance future de votre entreprise.
L’ERP est comme le système nerveux central des opérations d’une entreprise. Sans une planification, une exécution et un soutien continus appropriés, les projets ERP peuvent échouer, entraînant un énorme gaspillage de ressources.
Préparer l’analyse du ROI de votre ERP : que faire ?
Les systèmes ERP constituent des investissements à long terme. Avant même d’acheter un ERP, deux fonctions clés requièrent l’implication des directeurs financiers :
- Stratégie ERP
- Analyse du ROI de l’ERP
Les calculs de ROI vous aident à justifier votre investissement dans un ERP une fois celui-ci opérationnel. Sans analyse détaillée, certains facteurs de réussite peuvent vous échapper. De plus, il sera bien plus compliqué d’obtenir l’approbation du conseil d’administration lors du prochain budget.
Lors de la réalisation d’une analyse du ROI sur un ERP, il est recommandé de prévoir au moins cinq ans. Assurez-vous d’examiner chacun de ces points essentiels :
Analysez et comparez les coûts
Bon nombre de solutions de comptabilité ERP modernes coûtent plus cher au départ, mais cela ne signifie pas qu’elles reviennent plus cher au final. Souvent, c’est comparable à acheter une voiture neuve plutôt que d’investir chaque année dans l’entretien coûteux d’un ancien modèle.
Vous ne pouvez donc pas simplement englober tout l’investissement dans les dépenses. Il faut comparer vos coûts actuels liés à vos systèmes existants avec ceux liés au nouvel ERP, à la fois initialement et sur la durée. Lorsque vous analysez ces coûts, prenez soin de considérer :
- Les frais de licences, abonnements et éventuelles options supplémentaires nécessaires.
- Les mises à niveau serveurs, améliorations réseau, nouveaux postes de travail et toute autre infrastructure requise pour supporter le système.
- Les frais initiaux de conseil, la migration des données, la personnalisation et l’intégration avec d’autres systèmes.
- Les programmes de formation, les ressources d’apprentissage et l’ajustement de la productivité pendant la période d’adaptation.
- L’assistance informatique, les mises à jour du système et les frais d’entretien annuels.
- Les mesures de sécurité, les frais d’hébergement cloud et les améliorations réseau.
- Les heures supplémentaires des employés lors du déploiement, les pertes temporaires de productivité et les éventuelles perturbations de l’activité.
Pensez à inclure à la fois les coûts ponctuels et récurrents dans votre analyse. Pour les systèmes existants, n’oubliez pas d’intégrer le coût des mises à niveau nécessaires si vous choisissez de ne pas adopter un nouvel ERP.
Rassemblez toutes les estimations nécessaires
Vous devez faire preuve d’une rigueur obsessionnelle dans la collecte des estimations pour votre projet de mise en œuvre ERP. Des chiffres approximatifs mènent à des décisions approximatives, et avec des investissements de cette ampleur, l’improvisation n’a pas sa place.
Lorsque vous assemblez ces chiffres, assurez-vous de prendre en compte :
- Rendements prévisionnels : Gardez à l’esprit que tous les bénéfices ne se concrétiseront pas du jour au lendemain. Les systèmes ERP sont un investissement à long terme, ce qui signifie que de nombreux avantages seront fondés sur des prévisions futures.
- Coûts du nouveau système : Regardez au-delà du devis commercial. La mise en œuvre coûte généralement de 1 à 3 fois le prix du logiciel, selon la complexité.
- Bénéfices quantifiables : Concentrez-vous sur les domaines où l'amélioration est mesurable, comme une réduction de 60 % des déchets grâce à un meilleur suivi des stocks, des délais de production 1,5 fois plus rapides, ou une diminution de 22 % des coûts opérationnels.
- Migration des données : Cet aspect est souvent gravement sous-estimé. Nettoyer, transformer et transférer vos données peut consommer jusqu’à 30 % de votre budget de mise en œuvre.
- Support post-implémentation : Prévoyez un budget pour au moins 6 à 12 mois de support, durant lesquels les questions et problèmes seront les plus fréquents.
Il est important d’être positif mais réaliste dans vos estimations. Si vous êtes une entreprise axée sur les produits, vous pourriez envisager une forte réduction des stocks. Faites vos recherches pour bien comprendre votre secteur d’activité. Certaines entreprises peuvent voir les bénéfices se manifester plus rapidement que d’autres.
Considérez l’impact sur votre entreprise
Les systèmes ERP ne sont pas seulement des logiciels : ce sont des outils de transformation des entreprises. Avant de vous lancer dans le calcul du ROI, vous devez comprendre exactement comment il va transformer vos opérations.
- Commencez par cartographier vos points de douleur actuels. Demandez-vous : « Qu’est-ce qui me donne envie de me cogner la tête contre le mur au quotidien ? » Ces frustrations sont des mines d’or pour l’amélioration. Il s’agit peut-être de la saisie de données en double ou du manque d’informations en temps réel.
- Soyez réaliste concernant le calendrier. Je n’ai jamais entendu parler d’une implémentation ERP qui ait livré tous ses avantages le premier mois — ni même le premier trimestre. En réalité, la plupart des entreprises constatent un retour minimal aux mois 1 à 3, un retour modéré aux mois 4 à 12, puis le véritable gain commence la deuxième année.
- Au lieu de dire « Nous avons besoin de meilleurs rapports », définissez quelles décisions ces rapports amélioreront. Cela vous permettra d’identifier vos véritables priorités et d’écarter les améliorations de façade qui n’apportent aucune valeur ajoutée.
- Ne sous-estimez pas le facteur humain. Votre nouveau système sophistiqué ne sert à rien si les utilisateurs n’adhèrent pas.
La plupart des systèmes ERP échouent souvent parce que les utilisateurs contournent les nouveaux processus au lieu de s’y adapter. Investissez dans des ressources d’intégration appropriées et prévoyez un budget pour la gestion du changement.
Différents types d’ERP et leur impact sur le ROI
Les systèmes ERP offrent de nombreuses options de déploiement. Chaque type de système ERP possède des particularités qui peuvent influencer votre retour sur investissement.
| Type d’ERP | Description | Potentiel ROI | Moteurs du ROI | Risques du ROI |
|---|---|---|---|---|
| ERP sur site | S’exécute sur vos propres serveurs, avec un contrôle total des données et de la personnalisation. | ROI élevé à long terme si utilisé durant de nombreuses années. | La propriété réduit les coûts sur le long terme ; contrôle total. | Délai de rentabilité lent ; maintenance continue. |
| ERP cloud | Hébergé chez le fournisseur, accessible en ligne via abonnement. | ROI rapide grâce à un déploiement rapide et à un faible coût initial. | Paiement à l’utilisation ; évolutif ; mises à jour gérées par le fournisseur. | Cumul des frais ; contrôle limité sur l’infrastructure. |
| ERP hybride | Mixte cloud et sur site pour plus de flexibilité. | ROI équilibré grâce à un compromis entre coûts et contrôle. | Les charges critiques restent sur site ; le reste dans le cloud. | Délais d’intégration ; gestion plus complexe. |
| ERP à deux niveaux | Niveau 1 pour le siège, niveau 2 pour filiales/fonctions. | ROI ciblé pour croissance ou changement. | Moins cher pour les plus petites entités ; évite la surinvestissement. | Inefficacités entre les niveaux ; risques d’intégration. |
Le type d’ERP que vous choisissez a un impact considérable sur le calcul et l’horizon de votre ROI. Par exemple, Nucleus Research affirme que le cloud offre un ROI supérieur de 42 % par rapport aux solutions ERP sur site. Mais bien que l’investissement initial soit plus faible, les solutions cloud reviennent souvent plus cher à long terme comparées au coût unique des systèmes sur site (c’est l’un des avantages clés des ERPs sur site).
La formule du ROI ERP
Il existe une formule standard que la plupart des entreprises utilisent pour déterminer le taux de rendement de tout type d’investissement :
ROI = (Valeur totale de l’investissement – Coût total de l’investissement) / Coût total de l’investissement × 100 %
Normalement, vous pouvez simplement utiliser la même formule pour calculer le ROI à partir de votre système ERP. Par exemple, si un fabricant investit 350 000 $ dans un système ERP et en retire une valeur de 665 000 $ au fil du temps, son ROI serait :
(665 000 $ - 350 000 $) / 350 000 $ × 100 = 90 %.
Mais il y a un piège.
Lors du calcul du ROI, vous devez tenir compte du coût total de possession (TCO), qui inclut à la fois les dépenses initiales et continues. Pour les systèmes sur site, le TCO comprend la gestion informatique, les licences logicielles, l'achat de matériel, les services de mise en œuvre, les coûts de formation, les frais de maintenance et les mises à niveau d'infrastructure. Vous pouvez simplement enregistrer ces coûts en tant que dépenses d'investissement au bilan.
Mais pour les systèmes ERP dans le cloud, la situation se complique. Au lieu de dépenses d'investissement importantes, vous aurez des frais d'abonnement (mensuels ou annuels) qui seront considérés comme des dépenses d'exploitation. Le TCO comprendra donc les frais d'abonnement sur toute la durée de vie du système. Mais vous éviterez d'investir dans le matériel et réduirez les besoins en personnel.
C'est pourquoi les ERP cloud offrent un retour sur investissement plus rapide que les systèmes sur site : l'investissement initial est plus faible, donc les bénéfices commencent à s'accumuler plus tôt. Bien que le modèle d'abonnement étale les coûts sur la durée, la dépense totale sur de nombreuses années peut finir par dépasser le coût ponctuel d'un système sur site.
Cela dit, la plupart des entreprises ne prendront en compte que jusqu'à cinq ans de frais d'abonnement lors du calcul du ROI.
Comment utiliser la formule du ROI ERP
Si vous avez suivi les étapes de préparation dont nous avons parlé, vous êtes déjà à mi-chemin ! Vous avez analysé les coûts, recueilli des estimations et réfléchi aux incidences pour l'entreprise. Il est maintenant temps d'intégrer ces chiffres dans la formule pour vérifier si votre système ERP en valait la peine.
1. Déterminer la valeur totale de l'investissement
La valeur totale montre les bénéfices que votre entreprise retire de l'ERP. Cela inclut les avantages tangibles, comme les économies de coûts et l'augmentation du chiffre d'affaires, ainsi que les avantages immatériels mesurables.
Commencez par repérer les domaines où l’ERP va générer de la valeur. Pour les entreprises manufacturières, les avantages d'un logiciel ERP industriel incluent la réduction des stocks, une productivité accrue, une baisse des coûts salariaux et une augmentation des ventes. Pour les prestataires de services, concentrez-vous sur de meilleurs taux d’utilisation, des cycles de facturation plus rapides et une fidélisation client améliorée.
Ensuite, attribuez des valeurs monétaires à ces bénéfices sur la période d'analyse, généralement de 3 à 5 ans. Soyez prudent avec vos estimations : surestimer pourrait fragiliser votre argumentaire lors du bilan.
Par exemple, considérons Horizon Manufacturing. Ce fabricant de pièces industrielles de taille moyenne réalise 25 millions de dollars de chiffre d'affaires annuel. Après une analyse approfondie, ils ont identifié ces bénéfices annuels attendus de leur projet ERP :
- Réduction des stocks : 175 000 $/an
- Gain de productivité : 120 000 $/an
- Réduction des heures supplémentaires : 85 000 $/an
- Augmentation des ventes grâce à un meilleur service client : 200 000 $/an
- Réduction des erreurs d’expédition : 45 000 $/an
Pour Horizon, le bénéfice annuel total s’élève à 625 000 $. Sur 5 ans, cela représente 3 125 000 $ de valeur totale.
2. Calculer le coût total de l'investissement
Le coût total de l'investissement correspond à toutes les dépenses liées à l’acquisition, la mise en œuvre et l’exploitation de votre ERP. Cela inclut les coûts uniques et récurrents sur la période d'analyse.
Assurez-vous de prendre en compte :
- Coûts uniques de licence
- Frais d’abonnement
- Achat de matériel
- Frais d’implémentation
- Migration des données
- Formation et support des employés
- Maintenance continue
En poursuivant l'exemple d'Horizon Manufacturing, voici un aperçu de leurs coûts :
| Catégorie de coûts | Montant |
| Licence logicielle (cloud) | $350,000 |
| Services d’implémentation | $175,000 |
| Migration des données | $45,000 |
| Formation des employés | $65,000 |
| Coûts internes de l’équipe projet | $120,000 |
| Perte temporaire de productivité | $90,000 |
| Coût total de l’investissement | $845,000 |
3. Appliquer la formule
Maintenant que vous avez déterminé la valeur totale et le coût total de l'investissement, vous pouvez appliquer la formule vue précédemment :
ROI = (Valeur totale de l'investissement - Coût total de l'investissement) / Coût total de l'investissement × 100 %
Ainsi, pour Horizon Manufacturing :
ROI = ($3,125,000 - $845,000) / $845,000 × 100% ROI = $2,280,000 / $845,000 × 100% ROI = 2.70 × 100% ROI = 270%
Pour chaque dollar investi par Horizon dans leur système ERP, ils peuvent s’attendre à récupérer 2,70 $ au cours des 5 prochaines années. Il s'agit d'un argument commercial convaincant pour aller de l'avant avec la mise en œuvre.
Exemples de ROI ERP
Voyons comment calculer le ROI d’un ERP de bout en bout, cette fois-ci pour une autre entreprise, appelée Coastal Logistics.
Coastal est une société de distribution avec 40 millions $ de chiffre d'affaires annuel. Elle souhaite remplacer ses anciens systèmes par un nouvel ERP basé sur le cloud. Voici comment elle procéderait pour son calcul de ROI.
Tout d’abord, ils listeront tous les coûts liés au nouveau système ERP :
| Catégorie de coût | Année 1 | Année 2 | Année 3 | Année 4 | Année 5 | Total |
| Abonnement logiciel | $120,000 | $120,000 | $120,000 | $120,000 | $120,000 | $600,000 |
| Services d'implémentation | $250,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | $250,000 |
| Migration de données | $75,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | $75,000 |
| Formation | $85,000 | $15,000 | $15,000 | $15,000 | $15,000 | $145,000 |
| Ressources internes | $100,000 | $25,000 | $25,000 | $25,000 | $25,000 | $200,000 |
| Perte temporaire de productivité | $150,000 | $0 | $0 | $0 | $0 | $150,000 |
| Total des coûts | $780,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 | $1,420,000 |
Ensuite, ils essaient d’attribuer des montants concrets aux bénéfices attendus :
| Catégorie de bénéfice | Année 1 | Année 2 | Année 3 | Année 4 | Année 5 | Total |
| Réduction d'inventaire | $100,000 | $200,000 | $250,000 | $250,000 | $250,000 | $1,050,000 |
| Économies sur les coûts du travail | $75,000 | $150,000 | $150,000 | $150,000 | $150,000 | $675,000 |
| Amélioration de l’exactitude des commandes | $50,000 | $100,000 | $100,000 | $100,000 | $100,000 | $450,000 |
| Réduction des frais d’expédition | $25,000 | $75,000 | $100,000 | $100,000 | $100,000 | $400,000 |
| Augmentation des ventes | $0 | $200,000 | $300,000 | $400,000 | $500,000 | $1,400,000 |
| Total des bénéfices | $250,000 | $725,000 | $900,000 | $1,000,000 | $1,100,000 | $3,975,000 |
Enfin, ils calculent leur ROI annuel et cumulé :
| Calcul du ROI | Année 1 | Année 2 | Année 3 | Année 4 | Année 5 |
| Coûts annuels | $780,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 | $160,000 |
| Bénéfices annuels | $250,000 | $725,000 | $900,000 | $1,000,000 | $1,100,000 |
| Bénéfice net annuel | -$530,000 | $565,000 | $740,000 | $840,000 | $940,000 |
| Bénéfice net cumulé | -$530,000 | $35,000 | $775,000 | $1,615,000 | $2,555,000 |
| ROI cumulé | -68% | 4% | 71% | 147% | 180% |
Vous remarquerez peut-être que le ROI de la première année est en fait un chiffre négatif. C’est en réalité une situation fréquente lors du calcul du ROI d’un ERP. Pour des projets d'envergure, il est courant de ne pas voir de retour avant la deuxième ou la troisième année.
Astuces pour augmenter efficacement le ROI
Vous craignez de ne pas obtenir assez de ROI pour justifier votre investissement ERP ? Voici cinq stratégies éprouvées pour maximiser le ROI de votre ERP.
- Fixez des objectifs réalistes pour la mise en œuvre de votre ERP. La plupart des systèmes ne fourniront pas toute leur valeur immédiatement. En réalité, de nombreuses organisations constatent de meilleurs retours entre la deuxième et la cinquième année.
- Vérifiez toujours les performances de votre système ERP par rapport à vos objectifs commerciaux. Des audits réguliers vous aident à identifier des axes d’amélioration.
- Misez sur une formation approfondie pour tous les utilisateurs. Même le meilleur ERP ne produira pas de retour sur investissement si votre équipe ne sait pas s’en servir.
- Assurez-vous que votre ERP est aligné avec vos objectifs globaux. Définissez des objectifs SMART qui relient les fonctionnalités de l’ERP à votre vision stratégique.
- Utilisez des méthodes de gestion de données solides pour assurer précision et cohérence. Nettoyez les données avant migration. Mettez en place des politiques de gouvernance et effectuez des contrôles de qualité réguliers.
Principaux avantages des investissements ERP
La mise en œuvre d’un système ERP offre de nombreux avantages pour vos opérations quotidiennes jusqu’au résultat net de l’entreprise :
- Meilleure gestion des équipements : Les ERP assurent le suivi et la planification de la maintenance de vos équipements. Cela permet de prolonger leur durée de vie et de réduire les arrêts imprévus.
- Ressources rationalisées : Les solutions ERP intègrent les données de différents services pour supprimer les redondances et optimiser l’utilisation des ressources.
- Exactitude des enregistrements : Les ERP offrent une source unique de vérité pour toutes les données de l’entreprise. Vous réduisez les erreurs dues à la saisie manuelle et chacun travaille avec des informations précises en temps réel.
- Processus standardisés : Les ERP appliquent et automatisent des workflows et des procédures cohérents dans toute votre organisation. Cela réduit la variabilité et encourage les meilleures pratiques à tous les niveaux.
- Réduction du coût des matériaux : Les ERP améliorent la gestion des stocks et la prévision de la demande. Cela permet de réduire les achats inutiles et d’obtenir de meilleures offres auprès des fournisseurs grâce à des achats plus intelligents.
Comment choisir le meilleur système ERP
Bien que de nombreux acteurs majeurs proposent des ERP « tout-en-un », ils ne conviennent pas forcément à des besoins spécialisés ou à des secteurs de niche. Si vous êtes prêt à faire quelques recherches, gardez ces conseils à l’esprit pour trouver la solution la plus adaptée.
Commencez par identifier les exigences de votre secteur et vos processus métiers. Chaque industrie a des besoins uniques qui nécessitent des fonctionnalités spécifiques. Ensuite, tenez compte de la taille de votre entreprise et de vos plans de croissance. Le système doit pouvoir évoluer avec votre activité sans devenir trop coûteux.
Vérifiez l’ergonomie de chaque système. Des interfaces complexes risquent de freiner l’adoption. Pensez aussi à l’intégration avec les autres logiciels que vous souhaitez garder. Ne négligez pas non plus la réputation du fournisseur et la qualité du support.
Les fournisseurs d’ERP disposent d’équipes commerciales très efficaces. Il est conseillé de faire appel à une personne indépendante pour accompagner l’analyse, la sélection et la mise en œuvre. Elle pourra vous aider à établir un plan d’implémentation couvrant tous les points critiques.
Vous cherchez quelque chose d’un peu différent ? Consultez notre liste des meilleures alternatives ERP que d’autres critiques oublient souvent.
Ressources supplémentaires sur les ERP
De la sélection à l’implémentation, et après, les ERP peuvent représenter un défi. Ils constituent un grand bouleversement pour votre entreprise, et s’ils sont mal gérés, peuvent avoir des conséquences durables.
C’est pourquoi il est conseillé de se tenir informé des évolutions du secteur, développer vos connaissances et continuer à renforcer vos compétences sur les ERP. Vous voulez des ressources complémentaires ? Voici quelques-unes de mes préférées pour bien commencer :
- Qu’est-ce qu’un ERP Cloud ? Pour qui est-ce le mieux ? - CFO Club
- Avantages et défis de la mise en place d’un ERP - CFO Club
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