Systèmes de gestion des stocks ERP : en valent-ils la peine ?
Si vous êtes arrivé ici après avoir recherché « systèmes de gestion des stocks ERP », c’est probablement parce que vous êtes prêt à abandonner les listes papier et les feuilles Excel. Vous souhaitez commencer à organiser vos opérations plus efficacement, et j’en suis fier de vous !
Commence alors le travail nécessaire de migration de vos dossiers manuels vers le numérique grâce à la planification des ressources d’entreprise.
Qu’est-ce que la gestion des stocks ERP ?
La gestion des stocks ERP est exactement ce qu’elle semble être : c’est le processus de gestion de toutes vos opérations commerciales et de vos stocks sur une plateforme centrale.
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Les systèmes ERP vous aident à rationaliser diverses tâches de gestion des stocks, de la finance et des achats, jusqu’à la gestion d’entrepôt et l’exécution des commandes.
Avez-vous besoin d’une gestion des stocks ?
La gestion des stocks devient généralement pertinente pour les entreprises (qui achètent et vendent des produits physiques) lorsqu’elles sont prêtes à évoluer vers la « prochaine phase » de croissance.
Bien que les signes qui indiquent cette « prochaine phase » puissent beaucoup varier, il y a quelques questions à se poser pour déterminer si vous êtes prêt à adopter un système ERP:
- Rencontrez-vous des incohérences entre les niveaux de stock réels et enregistrés ? Si c’est le cas, cela affecte-t-il vos opérations ?
- Le suivi manuel des stocks affecte-t-il la productivité de votre équipe et engendre-t-il des coûts de main d’œuvre plus élevés que la moyenne ?
- Manquez-vous de visibilité en temps réel sur les niveaux et les mouvements de stock, ce qui rend difficile une réponse rapide à l’évolution de la demande ?
Si vous avez répondu oui à une ou plusieurs de ces questions, la gestion des stocks basée sur l’ERP pourrait être faite pour vous.
Avantages de la gestion des stocks ERP
Différents types de systèmes ERP profitent à divers départements de l'entreprise. Cela inclut la comptabilité, la finance, les ressources humaines, les ventes, le service client et—bien sûr, la gestion des stocks.
Les systèmes de gestion des stocks ERP rationalisent particulièrement vos opérations et augmentent l’efficacité, permettant au final d’éviter les pertes financières et de maximiser les profits.
Visibilité et contrôle des stocks en temps réel
Les systèmes ERP offrent une visibilité détaillée sur vos stocks à travers plusieurs sites. Ils permettent de surveiller les niveaux de stock, de suivre les commandes, et de détecter les inexactitudes.
Cette vue améliorée permet également un meilleur contrôle des stocks—limitant les ruptures, les pénuries, la surstock et les coûts qui y sont liés.
Des achats plus efficaces
Un système ERP vous permet d’automatiser les processus d’achats. Cela inclut la création de bons de commande, la gestion des fournisseurs et le suivi de leur performance.
Passer de l’approvisionnement manuel vous permet également de vous concentrer sur le réapprovisionnement et la négociation de meilleurs prix auprès de vos fournisseurs.
Traitement et exécution de commandes rationalisés
Un logiciel ERP simplifie l’exécution des commandes, ce qui améliore la satisfaction de la clientèle. Il gère les commandes clients et l’allocation des stocks, tout en suivant le mouvement des produits de la commande à la livraison.
Ce processus automatisé réduit vos délais, limite les erreurs et garantit la livraison ponctuelle des produits.
Prévisions de la demande fiables
Les systèmes ERP vous donnent accès à des données historiques et aux tendances de consommation qui aident à anticiper la demande. Des prévisions de la demande précises éviteront les surplus de stock, garantissant que vous ne dépensez pas trop en frais de stockage.
Processus métier intégrés
L’utilisation d’un système ERP vous permet d’intégrer en toute transparence la gestion des stocks avec d’autres opérations essentielles telles que la finance, la production et les ventes. Ces intégrations assurent une circulation fluide des données entre les services, facilitant la collaboration et la prise de décision.
Il existe d'autres avantages majeurs et attrayants qui découlent de l'utilisation des systèmes ERP mais, pour les besoins de cet article, nous allons concentrer notre attention sur la gestion des stocks.
Fonctionnalités principales de la gestion des stocks dans un ERP
Les meilleurs systèmes ERP pour la gestion des stocks et de la chaîne d’approvisionnement ont un point commun—enfin, en réalité, ils possèdent ces cinq points communs :
1. Suivi des stocks
Toute bonne solution de gestion des stocks par ERP proposera des outils robustes de suivi des stocks. Cette fonctionnalité vous aide à surveiller les marchandises dont vous disposez et à vous préparer à toute évolution de la demande ou de l’offre.
2. Approvisionnement et réapprovisionnement
La fonction d’approvisionnement et de réapprovisionnement couvre des tâches telles que la création de bons de commande, la gestion des relations fournisseurs et le suivi de la performance des partenaires. Cette fonctionnalité garantit que vous ne soyez jamais en rupture de stock ou en surstock.
3. Gestion des commandes
La fonctionnalité de gestion des commandes vous permet de générer de nouveaux enregistrements de commandes et d’assurer leur suivi jusqu’à leur arrivée chez le client.
Elle permet également d’accéder à l’historique et aux informations de chaque produit au besoin, sans avoir à fouiller parmi une multitude de systèmes non connectés.
4. Prévisions et planification
Les fonctionnalités de prévision et de planification vous aident à anticiper les besoins futurs en stocks. Elles vous permettent de maintenir les niveaux requis en analysant les données historiques, les projections de ventes et les tendances du marché.
5. Intégration du système
Le meilleur logiciel ERP de gestion des stocks assure un alignement à l’échelle de l’organisation en reliant la gestion des stocks à d’autres fonctions clés de l’entreprise, ce qui permet des intégrations fluides entre les outils.
Plus important encore, la gestion des stocks dans un ERP n'est généralement pas conçue pour fonctionner en activité autonome. Elle s’intègre à un système unifié visant à améliorer l'efficacité de l’entreprise.
Autres fonctionnalités ERP utiles pour la gestion des stocks
Les fonctionnalités listées ci-dessus resteront toujours les plus importantes. Mais voici quelques fonctionnalités intéressantes, non essentielles, à considérer lors de la sélection d’un ERP.
| Analytique et rapports | Affiche des données d’inventaire actuelles et historiques précises |
| Compatibilité mobile | Permet la gestion des stocks en mobilité |
| Contrôle d’accès utilisateur | Limite la visibilité des données sensibles liées aux stocks |
| Gestion des retours | Suit les stocks retournés, les remboursements et les réparations |
| Alertes automatisées | Signale les niveaux critiques de stock et les points de réapprovisionnement |
| Scalabilité | Personnalisable pour s’adapter à la croissance de l’entreprise |
| Contrôles qualité | Applique des règles ou logiques pour l’assurance qualité |
| Code-barres et étiquetage | Facilite le suivi des produits et réduit les erreurs humaines |
| Gestion multi-sites | Prend en compte le stock de plusieurs entrepôts |
| Suivi de lots et de péremption | Évite les pertes sur les produits périssables |
| Gestion d’entrepôt | Optimise l’automatisation de l’entreposage |
| Gestion de la relation client (CRM) | Améliore l’expérience client |
Comment choisir un système ERP axé sur la gestion des stocks
Maintenant que vous savez quoi rechercher dans la solution idéale, je souhaite vous aider à utiliser au mieux le logiciel ERP que vous aurez choisi, quelle que soit la solution choisie.
Étape 1 - Définir les besoins de l’entreprise
Rencontrez les parties prenantes clés pour bien comprendre les besoins de gestion des stocks de votre entreprise. Ensuite, constituez une équipe de mise en œuvre ERP. Cette équipe peut être composée de responsables d’entrepôt, d’acheteurs et de membres de la finance.
Vous pouvez également faire participer d'autres collègues que vous jugez utiles pour définir des besoins complets, ou faire appel à un consultant ERP pour vous simplifier la tâche ainsi qu’à votre équipe.
Étape 2 - Définir des objectifs et allouer un budget
Techniquement, il s’agit de deux étapes :
- Définissez des objectifs précis pour votre nouveau logiciel ERP de gestion des stocks.
- Déterminez le budget que vous pouvez raisonnablement allouer à ce projet.
Si vous ne savez pas exactement par où commencer en matière de définition d’objectifs, envisagez de fixer des objectifs spécifiques concernant l’amélioration de la précision des stocks, l’augmentation des taux de traitement des commandes, la réduction des délais de livraison et d’autres aspects similaires.
Si vous avez du mal à obtenir l’adhésion à un budget réaliste, envisagez de réaliser une analyse coûts-bénéfices et de partager les résultats avec les autres parties prenantes impliquées dans cette décision.
Étape 3 - Sélectionnez une solution de gestion des stocks ERP
En gardant à l’esprit vos besoins et votre budget, explorez différents logiciels ERP et prestataires.
Concentrez-vous sur les options qui offrent les fonctionnalités souhaitées, puis dressez une liste restreinte des systèmes à examiner plus en détail. Sinon, vous pouvez contacter mon équipe pour obtenir des conseils personnalisés concernant les systèmes adaptés à vos besoins.
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Étape 4 - Concevez et configurez les flux de travail pour le nouveau système
Travaillez avec votre équipe projet pour concevoir et élaborer des flux de travail adaptés à l’ensemble de vos processus de gestion des stocks. Pour commencer, vous devrez :
- Analyser et personnaliser les modules,
- Définir les paramètres de données,
- Déterminer les droits d’accès des utilisateurs, et
- Mettre en place les intégrations nécessaires avec les outils transverses.
Étape 5 - Réalisez des tests utilisateur complets
Avant de lancer officiellement le nouveau système ERP, assurez-vous que d’autres personnes que vous comprennent son fonctionnement. Pour cela, demandez à des collègues de différents services de tester votre nouvelle configuration.
Cela peut être aussi simple que de demander à quelqu’un de l’équipe des achats de tester le processus de bon de commande : même si des questions sont inévitables, il ne devrait pas y avoir de préoccupations majeures.
Prenez note des retours reçus et corrigez les éventuels problèmes ou bugs avant d’aller plus loin.
Étape 6 - Déployez la solution et formez les utilisateurs
Il est temps de procéder au déploiement. Passez le système en production et donnez l’accès à tous les membres concernés de votre/vos équipe(s) de gestion des stocks.
Assurez-vous de passer en revue tous les changements opérationnels avec votre équipe, et pensez à prévoir une formation en personne ou à distance avec l’éditeur avant la mise en service. C’est une étape qu’il est facile de négliger, mais si vous le faites, je peux presque garantir que le retour sur investissement en sera diminué.
Après le déploiement, désignez des « référents de changement » dans chaque service ou poursuivez l’accompagnement par votre équipe projet encore quelque temps. Appuyez-vous sur ces personnes pour recueillir des retours concrets et résoudre rapidement les éventuelles difficultés.
Étape 7 - Fournissez un support et une maintenance continue
Renseignez-vous sur le type de support fourni par votre prestataire ERP et surveillez les mises à jour logicielles pour que votre équipe reste toujours à jour. Continuez également à suivre les performances du système et apportez les ajustements nécessaires pour optimiser la productivité.
Faites évoluer votre entreprise avec la gestion des stocks ERP
Si vous êtes arrivé jusqu’ici, je parie que ce sujet vous concerne particulièrement, alors… Pourquoi attendre ? Intéressez-vous aux systèmes ERP pour vos besoins en gestion des stocks et observez comment votre quotidien deviendra un peu plus simple.
Si votre système ERP ne le permet pas...
Optez pour un système qui le peut. Vous n’êtes pas obligé d’utiliser votre système ERP pour gérer votre inventaire — il existe aussi de nombreux outils de gestion d’inventaire spécialisés sur le marché. Voici mes favoris :
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