Automatisation des rapports financiers : 5 avantages de la modernisation
L’automatisation des rapports financiers, c’est comme avoir un super-héros de la finance dans votre équipe. Elle vous permet d’automatiser ces rapports financiers chronophages afin que vous puissiez vous concentrer sur les choses plus intéressantes, comme utiliser les informations obtenues pour développer votre entreprise.
Dans cet article, je vais expliquer ce que signifie l’automatisation des rapports financiers, quels sont ses avantages et comment vous pouvez intégrer avec succès un véritable super-héros à votre entreprise.
Qu’est-ce que l’automatisation des rapports financiers ?
L’automatisation des rapports financiers consiste à utiliser la technologie pour simplifier l’analyse financière, en automatisant des tâches telles que la saisie des données, la validation des données, la génération de rapports et les contrôles de conformité.
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Elle ne peut pas éliminer complètement les feuilles de calcul — du moins, pas encore — mais l’automatisation de ces tâches réduit les coûts, améliore l’efficacité et maximise la productivité.
Les meilleurs logiciels d’automatisation des rapports financiers
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Quelles tâches de rapports financiers peuvent être automatisées ?
Vous pouvez automatiser les tâches courantes liées aux rapports financiers, telles que :
- Préparation des états financiers : cela comprend les états financiers trimestriels et annuels, les comptes de résultat, les tableaux des flux de trésorerie, les bilans, etc.
- Consolidation des données : elle peut compiler, combiner et stocker automatiquement des données provenant de différentes sources en un seul endroit.
- Rapports réglementaires : elle peut automatiser la collecte et la transmission des données financières aux autorités réglementaires telles que l’administration fiscale américaine (IRS).
- Rapports de gestion : elle peut générer des rapports financiers que la direction peut utiliser pour prendre des décisions stratégiques et suivre les KPI en temps réel.
- Rapprochements bancaires : elle peut faire correspondre automatiquement les transactions de plusieurs comptes bancaires avec les écritures comptables.
- Budgétisation et prévisions : elle peut fournir des informations utiles pour préparer vos budgets et prévoir les revenus sur la base de données historiques et en temps réel, ce qui est particulièrement utile pendant la saison fiscale.
- Conversion des devises : elle permet aux entreprises ayant des activités internationales de rapprocher toutes leurs transactions dans une seule devise (généralement la devise locale).
Les 5 principaux avantages de l’automatisation des rapports financiers
Examinons cela plus en détail : voici les 5 principaux avantages d’investir dans un logiciel d’automatisation financière :
1. Une meilleure intégrité des données
En 2017, Gartner a indiqué que la mauvaise qualité des données coûtait environ 15 millions de dollars par an aux entreprises. Elle entraîne des analyses de données inexactes, de mauvaises prises de décision et des problèmes de migration des données. Malheureusement pour nous, l’erreur humaine est la principale cause des données inexactes.
L’automatisation des rapports financiers consolide automatiquement les données provenant de plusieurs sources, en vérifiant les incohérences en temps réel et en éliminant l’erreur humaine de l’équation.
2. Une prise de décision plus rapide
L’automatisation des rapports financiers contribue à accélérer vos processus décisionnels et, fait intéressant, les organisations dotées de processus décisionnels efficaces sont deux fois plus susceptibles d’obtenir de meilleurs résultats financiers. Elle peut :
- Générer des rapports financiers et des bilans, laissant davantage de temps aux experts financiers pour l’analyse et les prévisions.
- Vous donner un accès en temps réel aux données.
- Identifier les tendances et les modèles.
3. Réduction des dépenses d’exploitation
75 % des organisations dépensent 1 $ pour créer des rapports financiers pour chaque tranche de 1 000 $ de chiffre d’affaires. Ainsi, si votre entreprise réalise un chiffre d’affaires de 1 000 000 $, vous dépensez 1 000 $ uniquement pour les rapports — un montant considérable pour les petites entreprises. Cela comprend le coût du personnel, des frais généraux et des logiciels utilisés pour créer ces rapports.
L’automatisation de la génération des rapports financiers permet aux entreprises de réduire considérablement les coûts liés aux rapports en :
- Réaffectant les employés à des tâches importantes génératrices de revenus.
- Rationalisant la génération des rapports, afin de créer des processus de rapports plus efficaces.
Ces petites mesures peuvent finalement vous faire économiser beaucoup sur les coûts opérationnels, en particulier si vous générez régulièrement des rapports financiers et des notes de frais.
4. Transparence entre les services
La plupart des entreprises possèdent plusieurs secteurs d’activité et services — chacun réalisant des transactions indépendantes correspondant à sa fonction. Pour obtenir une vision complète de la santé financière de votre entreprise, vous devrez compiler régulièrement toutes ces informations au même endroit.
L’automatisation facilite l’agrégation des données en un seul endroit, vous offrant une vision globale de la santé financière de votre entreprise et de la contribution de chaque service. Ainsi, les responsables accèdent à des informations précises, ce qui les aide à prendre des décisions commerciales éclairées (et à se vanter d’être les meilleurs).
5. Pistes d’audit
L’IRS applique des réglementations strictes en matière de conservation des données financières. Le non-respect de celles-ci peut entraîner de lourdes amendes et des conséquences juridiques, ainsi que, ironiquement, des audits de l’entreprise. L’automatisation des rapports financiers crée des pistes d’audit claires, ce qui facilite le suivi des transactions.
Les auditeurs peuvent facilement revenir en arrière et retrouver des transactions spécifiques pour résoudre les écarts. Elle organise également vos documents financiers au cas où vous devriez prouver que votre entreprise respecte les exigences réglementaires.
Comment fonctionne l’automatisation des rapports financiers
Maintenant que nous avons examiné pourquoi vous devriez investir dans l’automatisation financière, voyons comment la magie opère :
1. Choisir le logiciel
Le meilleur logiciel de rapports financiers devrait proposer des rapports de base tels que les bilans, les comptes de profits et pertes, les tableaux des flux de trésorerie, etc. Il devrait également proposer des rapports propres au secteur et à l’entreprise, adaptés à votre activité.
Par exemple, les entreprises de commerce électronique doivent connaître les coûts liés à leur site web, à leurs stocks et à l’acquisition de clients, tandis que les agents immobiliers mesurent les frais de courtage, les commissions et le prix moyen des logements.
Pour trouver le logiciel d’automatisation financière adapté à vos objectifs et à votre budget, commencez par :
- Identifier les rapports essentiels dont vous avez besoin (ainsi que toute autre exigence propre à votre secteur).
- Utiliser ces informations pour définir vos critères de sélection, tels que les formats de rapports requis, le budget, la sécurité des données, les options de visualisation et les capacités du service client.
- Dresser une liste des candidats, puis vous inscrire à une démonstration du produit ou à un essai pour voir le logiciel en action.
2. Installer le logiciel
Je sais que je joue ici au capitaine Évidence. Mais cela vaut la peine d’être mentionné : 70 % des projets logiciels échouent en raison d’une mauvaise planification lors de leur mise en œuvre. Disposer d’un plan de mise en œuvre établi garantit que le projet est réalisé dans les limites du budget en réduisant les erreurs et les retards lors de l’installation.
Le fournisseur du logiciel fournira généralement une documentation détaillant la manière d’installer et d’utiliser le logiciel d’automatisation financière, mais il peut également vous fournir une estimation des besoins en ressources et des délais (ainsi qu’un représentant du service client pour vous aider).
3. Effectuer un test pilote
Avant de passer complètement au nouveau système, faites-le fonctionner parallèlement à vos systèmes et processus existants. Cela vous aidera à identifier les problèmes potentiels sans perturber les opérations habituelles. Vous devrez recueillir des données à deux niveaux :
- Technique : vous pouvez recueillir des informations sur les performances du système afin de garantir l’exactitude des données, de comprendre les besoins en charge des serveurs et de calculer les coûts de bande passante.
- Opérationnel : vous pouvez recueillir les commentaires de vos employés sur l’impact du logiciel sur l’efficacité opérationnelle, la productivité et la qualité des informations obtenues.
Utilisez les données et les commentaires issus du test pilote pour optimiser vos opérations de rapports financiers, et n’ayez pas peur de modifier certains éléments afin de les adapter à votre nouveau système — rappelez-vous que certains changements sont bénéfiques.
Bonnes pratiques pour mettre en œuvre l’automatisation des rapports financiers
Voici quelques éléments à garder à l’esprit pour tirer le meilleur parti de votre système de rapports financiers :
Impliquer les principales parties prenantes
Cela inclut toutes les personnes qui bénéficient du logiciel. Vous pouvez les répartir en trois groupes :
- Équipe chargée de la mise en œuvre du projet : cela inclut votre équipe informatique, les fournisseurs de logiciels et tout autre personnel technique impliqué dans la mise en œuvre du logiciel.
- Équipe dirigeante : cela inclut vos directeurs généraux, directeurs financiers, membres du conseil d’administration et responsables, qui peuvent vous éclairer sur les besoins de l’entreprise en matière d’automatisation des rapports financiers.
- Utilisateurs finaux : cela inclut les personnes qui utilisent quotidiennement le logiciel, comme votre équipe financière, vos employés, etc.
Utiliser des informations financières de haute qualité
Votre logiciel d’automatisation financière a besoin de données de haute qualité pour fournir des rapports précis et fiables. Il est recommandé d’auditer vos données avant de mettre en œuvre le logiciel. Vous pourrez ainsi garantir une qualité constante des données lors de la migration et des rapports.
Introduire le logiciel au bon moment
Le meilleur moment pour introduire l’automatisation des rapports financiers est au début de l’exercice financier. Vous pourrez ainsi migrer toutes vos données historiques vers le nouveau système. Si vous commencez à utiliser le logiciel en cours d’exercice, vous vous exposez à des informations inexactes, à des problèmes de migration des données et à des temps d’arrêt du système.
Vérifier les intégrations natives
Assurez-vous que le logiciel s’intègre parfaitement à vos outils financiers existants (c’est-à-dire un logiciel de comptabilité, un système de point de vente, un ERP, etc.). Vous pourrez ainsi garantir un transfert fluide des données entre les systèmes et les services.
Former vos employés
Les sessions de formation familiarisent vos employés avec le logiciel automatisé de rapports financiers. Elles rendront le changement moins intimidant, tout en veillant à ce que la productivité et la satisfaction des employés ne diminuent pas. Pendant la formation, abordez tous les aspects essentiels, notamment la sécurité des données et la conformité.
Abonnez-vous pour obtenir davantage d’informations sur les systèmes financiers
Les rapports financiers automatisés sont un véritable atout qui aide l’ensemble de l’entreprise. Les équipes financières peuvent générer des rapports précis et fiables en quelques minutes, tandis que la direction peut prendre des décisions plus rapides grâce à de meilleures données.
Si vous utilisez déjà l’automatisation des rapports financiers, vous voudrez peut-être découvrir comment le traitement automatique du langage naturel peut faire passer vos rapports au niveau supérieur.
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