5 meilleurs systèmes de gestion des paiements + guide d’achat

Un PMS est généralement basé sur le cloud et vous permet d’optimiser vos processus de paiement : gérer les factures, suivre les demandes et les validations, présenter des analyses et automatiser les paiements. Un bon PMS vous aidera à renforcer la sécurité des paiements et à améliorer la visibilité et le contrôle des paiements au sein de votre entreprise.

Fonctionnalités standard d’un système de gestion des paiements

Lorsque vous choisissez un système de gestion des paiements, il est essentiel de prendre en compte les fonctionnalités qui répondent le mieux aux besoins de votre entreprise. Parmi les fonctionnalités essentielles à rechercher, citons :

Gestion des factures

Un bon PMS devrait gérer les factures, afin de vous permettre de créer, modifier, envoyer et suivre facilement les factures clients. Cela vous aidera à suivre toutes les transactions financières liées aux ventes, en veillant à conserver un registre de tous les paiements dus et reçus.

Traitement des paiements

Sans un traitement efficace des paiements, les entreprises peuvent subir des retards dans la réception des paiements ou rencontrer des problèmes liés aux transactions refusées. Le système idéal de gestion des paiements devrait prendre en charge plusieurs moyens de paiement, tels que les cartes de crédit, les virements bancaires et les portefeuilles numériques. La prise en charge de plusieurs devises et l’intégration avec les passerelles de paiement courantes constituent un avantage important (il s’agit également d’un avantage clé des applications de paiement mobile). 

Tous les services de paiement ne proposent pas des transactions par débit fluides. Recherchez un système qui non seulement gère efficacement les débits, mais fournit également des informations sur votre position de liquidité, afin de vous permettre de toujours maintenir un flux de trésorerie sain. L’ACH est également essentiel pour les débits et crédits directs entre les banques. Assurez-vous que le système envisagé prend en charge les transactions ACH pour les opérations de comptes fournisseurs et clients. Au-delà des simples transactions, un système optimal devrait également faciliter le processus d’approvisionnement, en proposant des outils qui rendent les achats et le traitement des paiements simples et efficaces.

Comparer des éléments comparables

Si vous voulez vous assurer que le système possède les fonctionnalités nécessaires, comparez-le directement aux outils de gestion des comptes fournisseurs. Cela vous aidera également à déterminer votre système optimal.

Enregistrement et suivi des factures et des transactions

Vous aurez besoin d’un système qui enregistre toutes vos factures, transactions, reçus et paiements au même endroit afin de faciliter le suivi et la création de rapports.  Recherchez un PMS qui vous donne une vision claire de votre santé financière et propose des mises à jour en temps réel de l’état des paiements, une synchronisation automatique avec les comptes bancaires et une catégorisation des dépenses. Il devrait également permettre de rechercher et de retrouver facilement les transactions passées, grâce à des filtres par date, client, montant, etc.

Génération de reçus

Les reçus servent de preuve des transactions : ils constituent des justificatifs à des fins fiscales pour les entreprises et une preuve d’achat pour les clients. Recherchez une plateforme qui génère et envoie automatiquement des reçus professionnels à vos clients après le paiement. La possibilité de personnaliser les modèles de reçus, d’ajouter une identité visuelle et d’envoyer les reçus par plusieurs canaux (par exemple, e-mail, SMS) constitue un avantage. Cette fonctionnalité particulière vous fera gagner beaucoup de temps et d’efforts tout en améliorant l’expérience client.

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Rapports

Les outils de création de rapports et d’analyse sont indispensables : vous aurez besoin d’informations sur vos flux de trésorerie, vos revenus, vos factures impayées et vos frais de transaction. La fonctionnalité de création de rapports devrait proposer un éventail de rapports prédéfinis, tels que les comptes de résultat, les synthèses des ventes et la ventilation des dépenses, ainsi que la possibilité de personnaliser les rapports, de définir des périodes et de visualiser les données au moyen de graphiques ou de diagrammes.

Points à prendre en compte lors de l’achat d’un système de gestion des paiements

Vous ne devez pas vous appuyer uniquement sur ces fonctionnalités standard, mais également tenir compte de certains facteurs importants lors de l’évaluation des systèmes, notamment :

Besoins de l’entreprise

Vous devez d’abord déterminer vos exigences essentielles, car cela déterminera en fin de compte la solution logicielle qui vous conviendra. Par exemple, vous devez réfléchir aux types de paiements que vous souhaitez traiter, au volume de paiements et à la probabilité qu’il augmente considérablement au cours des prochaines années. Certains systèmes sont mieux équipés pour gérer des volumes importants, tandis que d’autres s’adressent davantage aux petites entreprises traitant des volumes plus faibles. Prévoir la croissance de votre volume de paiements vous permet de choisir un système capable d’évoluer avec vos besoins.

Coût

Le coût de ces systèmes peut varier considérablement en fonction des fonctionnalités et du niveau d’assistance proposés. Certains systèmes facturent un abonnement mensuel basé sur le nombre de transactions que vous traitez. D’autres proposent des tarifs échelonnés en fonction des fonctionnalités et des capacités. Quelques fournisseurs offrent des services de base entièrement gratuits pour vous permettre de démarrer. Tenez compte de vos besoins actuels et futurs afin de déterminer le niveau qui vous convient. Si vous êtes une jeune entreprise, une option gratuite ou peu coûteuse peut suffire à court terme. À mesure que votre activité se développe, vous pourrez toujours passer à une formule plus complète.

Les frais de transaction sont également courants et correspondent généralement à un pourcentage du montant total du paiement, auquel s’ajoute un montant fixe par transaction. Comparez les frais des différents fournisseurs pour vous assurer qu’ils sont raisonnables et compétitifs. Certains peuvent supprimer ou réduire les frais pour les organismes à but non lucratif ou pour le traitement de volumes importants de paiements.

Sécurité et conformité

Une sécurité robuste est essentielle. Recherchez un système doté d’un chiffrement puissant, d’une authentification multifacteur et de contrôles d’accès basés sur les rôles. Le chiffrement brouille vos données afin que seules les personnes autorisées puissent les lire. L’authentification multifacteur ajoute un niveau de sécurité supplémentaire lors de la connexion, en envoyant souvent un code sur votre téléphone ou par e-mail. Les contrôles basés sur les rôles limitent l’accès des employés aux seules données et fonctions dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.

 En matière de conformité, choisissez un système qui respecte des normes telles que la norme PCI DSS pour le traitement des données de cartes bancaires et la norme HIPAA si vous gérez des informations de santé. Ces certifications montrent que le système respecte des règles strictes en matière de sécurité et de confidentialité. 

Prise en charge des paiements internationaux

Pour les entreprises exerçant leur activité à l’international, un système prenant en charge les méthodes de paiement et les devises utilisées dans le monde entier est indispensable. Choisissez un fournisseur expérimenté dans la gestion des paiements transfrontaliers et proposant une connexion aux réseaux de paiement du monde entier. Il doit prendre en charge les principaux types de paiement de chaque région, comme SEPA pour l’Europe, Faster Payments pour le Royaume-Uni et les marques de cartes locales pour la région APAC.

Intégration et compatibilité

Vous devez également trouver un PMS qui fonctionne parfaitement avec vos autres outils professionnels, tels que votre logiciel de comptabilité, votre CRM, votre ERP, votre plateforme de commerce électronique et tout autre outil essentiel à vos activités. Dans le cas contraire, vous vous retrouverez avec un ensemble de flux de travail incohérents et davantage de problèmes que les économies réalisées ne pourront compenser. Recherchez des solutions qui synchronisent facilement les données entre les systèmes afin d’éviter la saisie manuelle et de garantir l’exactitude des informations enregistrées. Certains systèmes proposent des intégrations préconfigurées avec des plateformes majeures telles que QuickBooks, NetSuite et Shopify. Pour les autres outils, l’accès à une API peut vous permettre de créer une intégration personnalisée.

Service client

Ne négligez pas le niveau d’assistance proposé par chaque fournisseur. Recherchez un prestataire ayant fait ses preuves en matière de service client de haute qualité afin de vous aider à mettre en œuvre, gérer et optimiser votre système de gestion des paiements. Les options peuvent inclure une assistance par téléphone, e-mail et chat, ainsi qu’un accès à des ressources pédagogiques. Une assistance solide vous permettra de tirer le meilleur parti de votre investissement.

Redondance et disponibilité

Pour de nombreuses entreprises technologiques, les paiements sont essentiels à leur activité. Recherchez un système doté d’une redondance intégrée, d’un équilibrage de charge et d’un basculement automatique afin de garantir une haute disponibilité. Il doit offrir une disponibilité minimale de 99,9 % pour assurer le fonctionnement de vos paiements 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an. La présence de plusieurs centres de données répartis dans différentes zones géographiques est idéale pour assurer la redondance.

Essais

Certains fournisseurs proposent des essais pendant un nombre défini de jours, tandis que d’autres donnent accès à un environnement bac à sable contenant des données fictives afin que vous puissiez l’utiliser à votre convenance. L’objectif est de tester l’outil pour anticiper la manière dont le système gérera les flux de travail et les cas d’utilisation propres à votre entreprise. Soyez vigilant : de petits désagréments rencontrés pendant un essai peuvent se transformer en problèmes majeurs après votre engagement auprès d’un système. Assurez-vous de faire un achat qui en vaut la peine et qui convient réellement à votre entreprise.

Avis des clients

Lorsque vous évaluez des systèmes de gestion des paiements, ne vous contentez pas de croire l’entreprise sur parole : vérifiez ce que les autres en disent. Découvrez ce que les clients actuels pensent réellement du système et du service. Recherchez les éloges ou les plaintes récurrents dans les avis. Si un système reçoit une majorité écrasante d’avis négatifs mentionnant un service client médiocre, des interfaces peu pratiques ou l’absence de fonctionnalités essentielles, c’est un signal d’alerte majeur. À l’inverse, une multitude d’avis quatre et cinq étoiles mentionnant un processus de configuration simple, une assistance utile et des outils qui facilitent le travail sont de bons signes indiquant que vous avez trouvé la solution idéale.

Les 5 meilleurs logiciels de gestion des paiements

Si vous recherchez une option fiable, voici 5 PMS populaires qui ont retenu mon attention :

Stripe

Fondée en 2011, Stripe est un peu la vedette du quartier, réputée pour ses fonctionnalités de traitement des paiements haut de gamme. Cette solution de paiement virtuelle accepte plus de 135 devises internationales, s’intègre parfaitement à des plateformes de commerce électronique telles que Drupal, WooCommerce et Magento, dispose de fonctionnalités complètes de création de rapports et d’outils de gestion des abonnements, et est réputée pour sa tarification transparente.

Aucun frais mensuel n’est facturé, puisque tous les frais sont appliqués par transaction. Pour les ventes en ligne, les frais s’élèvent à 2.9% + 30 cents par transaction, et à 2.7% + 5 cents par transaction pour le traitement des cartes en personne. Des frais supplémentaires de 1% s’appliquent aux transactions internationales et aux conversions de devises.

Braintree

Braintree, une filiale de PayPal, est une solution de traitement des paiements à la pointe de la technologie qui s’est forgé une solide réputation dans le secteur. Voici quelques fonctionnalités notables :

• Les coûts de transaction s’élèvent à 2.59% + 49 cents par transaction
• Le logiciel bénéficie de l’infrastructure étendue de PayPal
• Prend en charge les paiements dans plus de 130 devises
• S’intègre à PayPal et Venmo
• Facilite les transactions internationales et les contrôles antifraude

Braintree est idéale pour les personnes qui apprécient un processeur de paiement simple et qui souhaitent profiter des ressources de PayPal.

FreshBooks

FreshBooks est un logiciel de comptabilité qui s’adresse principalement aux travailleurs indépendants, aux entrepreneurs individuels et aux petites entreprises. Il vise à faciliter l’organisation, la gestion des paiements et l’envoi des factures. On peut le considérer comme un logiciel de traitement des paiements conçu pour les petites entreprises, avec des forfaits économiques disponibles. Les tarifs vont de $8.50/mois à $27.50/mois, chaque forfait offrant un essai gratuit de 30 jours.

Square

Square est une solution reconnue de traitement des paiements et de point de vente (POS) qui s’adresse à diverses entreprises, des jeunes pousses aux grandes entreprises possédant plusieurs magasins. Elle est particulièrement intéressante pour les petites entreprises et les jeunes pousses grâce à son système de frais abordable, qui s’adapte aux revenus fluctuants. Les utilisateurs ne paient qu’un faible pourcentage et des frais fixes par transaction. 

Pour les transactions par carte en personne, notamment les cartes-cadeaux prépayées, les principales cartes de crédit et les portefeuilles mobiles comme Apple Pay, Square applique des frais de 2.6% + 10 cents. Si une carte est saisie manuellement ou utilisée virtuellement, les frais s’élèvent à 3.5% + 15 cents par transaction. Pour les achats en ligne et autres transactions numériques, les frais sont fixés à 2.9% + 30 cents.

Tipalti

Tipalti est une solution infonuagique d’automatisation des comptes fournisseurs qui simplifie les processus de facturation des fournisseurs. Elle est idéale pour les entreprises en croissance ayant d’importants besoins en matière de traitement des factures, notamment celles qui travaillent avec des fournisseurs internationaux. Ses principales fonctionnalités comprennent :

• Les frais de plateforme commencent à $149 par mois
• Prend en charge les paiements dans 196 pays avec 120 options de devise.
• Convient aux entreprises ayant de nombreux fournisseurs locaux et internationaux
• S’intègre aux logiciels de comptabilité populaires comme QuickBooks, Sage et Xero

Quelques derniers conseils

La crainte de faire le mauvais choix et de se retrouver coincé dans un contrat pluriannuel avec un partenaire qui ne répond pas parfaitement à ses besoins est bien réelle. Comment y faire face ?

Fiez-vous à votre instinct

Bien que les spécifications, la sécurité et le coût soient importants, ne sous-estimez pas la valeur d’un bon partenariat. Si l’équipe d’un fournisseur vous a donné une bonne impression et semblait sincèrement intéressée par votre réussite, cela en dit long. L’adéquation entre les personnes et la culture compte.

Pensez à long terme

Une interface flambant neuve finira par perdre de son attrait, mais la flexibilité, l’évolutivité et le service client sont là pour durer. Assurez-vous que tout système que vous envisagez puisse évoluer avec votre entreprise et fournir les intégrations dont vous aurez besoin à l’avenir. Vous ne voulez pas dépasser les capacités d’une solution au bout d’un an et devoir recommencer tout ce processus.

Ne vous laissez pas influencer uniquement par le prix

Une offre anormalement basse ne vaut pas grand-chose si la solution ne peut pas réellement répondre à vos besoins. Et un prix plus élevé n’est pas toujours synonyme de meilleure qualité. Examinez le coût total de possession pendant toute la durée du contrat, y compris les frais supplémentaires liés à l’assistance, aux transactions et aux extensions. Le coût initial le plus bas pourrait finalement vous coûter plus cher à long terme.

Lisez les petits caractères

Je sais, les contrats sont à peu près aussi passionnants que de regarder de la peinture sécher. Mais vous devez comprendre l’ensemble des conditions, modalités et engagements avant de signer. Assurez-vous qu’il n’y a pas de frais cachés ni de clauses restrictives qui ne correspondent pas à vos objectifs. Si quelque chose vous semble suspect, posez des questions. Votre représentant commercial devrait être disposé à clarifier toute formulation juridique déroutante.

Enfin, lorsque les représentants commerciaux commencent à employer des mots à la mode comme "sans friction", "ultraperformant" ou "axé sur la technologie"... cessez de les écouter pendant un instant. Concentrez-vous sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise et vos clients.

Voilà donc. Un guide rapide pour vous aider à faire le tri parmi la multitude de systèmes de gestion des paiements disponibles et à trouver celui qui est adapté à vos besoins.

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