Che cos’è la contabilità per competenza e perché è importante?
Contabilità per competenza svelata: La contabilità per competenza registra ricavi e spese quando si verificano, offrendo una visione più chiara delle prestazioni di un'azienda nel momento stesso.
Contabilità per cassa vs. contabilità per competenza: La contabilità per cassa registra le transazioni dopo il trasferimento del denaro, piuttosto che quando avviene la transazione, offrendo così meno trasparenza e una visione meno globale delle finanze aziendali.
Obiettivi GAAP: conformità e chiarezza: Grazie al rispetto degli standard contabili come i GAAP, la contabilità per competenza favorisce una pianificazione migliore e relazioni finanziarie più trasparenti, rendendo più facile attrarre investitori e ottenere prestiti.
Che cos'è la contabilità per competenza?
La contabilità per competenza è un metodo contabile che stabilisce che i ricavi e le spese vengano registrati quando si verificano; non quando avviene lo scambio di denaro.
Quindi, se guadagni soldi a marzo ma vieni pagato ad aprile, il ricavo viene comunque attribuito a marzo. Lo stesso vale per le spese: se la merce arriva oggi ma il pagamento è dovuto tra 30 giorni, il costo viene registrato subito.
Questo offre una visione più veritiera dell’andamento della tua azienda e del flusso di cassa complessivo. Per i professionisti della finanza significa report più chiari, miglior pianificazione e rispetto di standard come i GAAP—particolarmente utile quando si tratta con investitori o finanziatori.
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Come funziona la contabilità per competenza?
La contabilità per competenza funziona sia per i crediti che per i debiti verso fornitori e si basa su un sistema di contabilità a partita doppia. Significa che ogni transazione comporta diverse registrazioni in bilancio o nel libro giornale per garantire che i libri restino in equilibrio e che si possa avere un quadro finanziario chiaro su bilanci e altri report finanziari.
Per capire come funziona il metodo della competenza, vediamo due esempi. Prima analizzeremo come vengono registrati i ricavi nella contabilità per competenza. Poi vedremo come questo metodo gestisce le spese, come quando un’azienda acquista beni o servizi.
Se non hai familiarità con le scritture contabili o la contabilità a partita doppia, ti consigliamo di leggere il nostro articolo sulla partita doppia prima di proseguire. Per approfondire i principi contabili, puoi consultare i libri di contabilità fondamentali che trattano queste basi.
Contabilità per competenza per i ricavi
Pete’s Tire World ottiene un contratto con Truckers, un’azienda con una flotta di veicoli. Le due imprese concordano il seguente accordo: Pete’s Tire World fornirà pneumatici a Truckers su richiesta. Pete’s emetterà la fattura il primo giorno del mese per tutti i pneumatici forniti nel mese precedente e Truckers pagherà con termini a 15 giorni data fattura.
Truckers ordina pneumatici per $2.000 il 19 marzo. Pete’s Tire World invia la fattura per $2.000 il 1° aprile. L’azienda paga la fattura il 10 aprile.
Il 19 marzo, quando Truckers ordina i pneumatici, il ricavo è maturato. Il dipartimento contabilità registra le seguenti scritture contabili:
- Un addebito di $2.000 ai crediti verso clienti, specificatamente al conto di Truckers
- Un accredito di $2.000 ai ricavi
Il 1° aprile non vengono fatte scritture contabili. Anche se la fattura viene inviata solo ora, il ricavo è stato rilevato il 19 marzo, quando si è conclusa la vendita.
Il 10 aprile, quando l’azienda paga la fattura, il dipartimento amministrativo effettua nuove registrazioni per aggiornare i prospetti finanziari:
- Un accredito di $2.000 ai crediti verso clienti (conto Truckers), dato che il denaro è stato ricevuto e non è più credito
- Un addebito di $2.000 alla cassa
Se Pete’s Tire World usasse la contabilità per cassa, riconoscerebbe i ricavi di questa vendita nel secondo trimestre (supponendo che l’anno fiscale coincida con quello solare), visto che il pagamento è arrivato ad aprile.
Usando invece la contabilità per competenza, questo ricavo viene contabilizzato nel primo trimestre, perché la vendita è avvenuta a marzo. Questa differenza aiuta l’azienda a distinguere tra il momento in cui guadagna denaro e quello in cui lo incassa.
Contabilità per competenza per le spese
Il metodo è simile quando il denaro fluisce in senso opposto. Vediamo un esempio in cui Pete’s Tire World è l’azienda che sostiene la spesa. In questo caso, uno dei suoi camion per la consegna dei pneumatici si guasta e il costo della riparazione è di $1.500.
L’officina ripara il camion ed emette la fattura a Pete’s Tire World il 20 maggio. Pete’s paga la fattura il 2 giugno.
Il team di contabilità di Pete’s Tire World deve registrare le seguenti scritture contabili per competenza il 20 maggio:
- Un addebito di $1.500 al conto delle spese per riparazioni e manutenzioni
- Un accredito di $1.500 ai debiti verso fornitori
Il 2 giugno, quando la fattura viene saldata, vengono registrate le seguenti scritture:
- Un addebito di $1.500 dai debiti verso fornitori, in quanto il debito non risulta più in sospeso
- Un accredito di $1.500 alla cassa a compensazione dell’addebito precedente
Contabilità per cassa vs. metodo della competenza
Ovviamente, dobbiamo parlare anche dell'altro principale metodo di contabilità: il metodo della contabilità per cassa. Anche se non offre la stessa trasparenza e un quadro finanziario complessivamente accurato come la contabilità per competenza, la contabilità per cassa può essere più semplice. Per questo motivo, è spesso la scelta di imprenditori individuali, liberi professionisti e piccole aziende con pochi operatori, investitori e debitori.
Che cos'è la contabilità per cassa e come funziona?
Nonostante il nome, la contabilità per cassa non ha nulla a che fare con il fatto che un'azienda accetti o preferisca pagamenti in contanti. Si riferisce a quando vengono registrati i ricavi e le spese e a come vengono effettuate le scritture contabili per tali elementi.
La differenza principale tra la contabilità per competenza e quella per cassa è che, con la contabilità per cassa, le transazioni non vengono registrate finché il denaro non passa effettivamente di mano. Per questo motivo, la contabilità per cassa non utilizza il sistema della partita doppia come accade nella contabilità per competenza.
Riprendiamo l'esempio di Pete's Tire World e supponiamo che Pete abbia venduto pneumatici per 3.000 $ il 15 marzo. Il cliente però ha pagato gli pneumatici solo il 10 aprile. Se utilizzasse la contabilità per cassa, Pete non riconoscerebbe alcun ricavo fino al 10 aprile.
Invece, le registrazioni contabili sarebbero le seguenti:
- Un addebito di 3.000 $ che indica che Pete aveva un credito il 15 marzo
- Un accredito di 3.000 $ che indica che la fattura è stata pagata il 10 aprile
A differenza del metodo per competenza, il ricavo sarebbe riconosciuto nel secondo trimestre.
Principali differenze tra la contabilità per cassa e per competenza
| Contabilità per competenza | Contabilità per cassa |
|---|---|
| Il ricavo viene riconosciuto quando il bene viene ceduto | Il ricavo viene riconosciuto quando il denaro/pagamento viene incassato |
| Utilizza un sistema contabile a partita doppia | Non utilizza un sistema contabile a partita doppia |
| Preferito dai Principi Contabili Generalmente Accettati (GAAP) | Non preferito dai GAAP |
| Deve essere utilizzato dalla maggior parte delle società e dalle aziende medie e grandi | Può essere utilizzato da appaltatori, imprenditori individuali e piccole imprese con meno di 25 milioni di $ di ricavi lordi annuali negli ultimi 3 anni. |
Vantaggi della contabilità per competenza
Si potrebbe pensare che la contabilità per cassa renda più facili da gestire i rendiconti finanziari, ma ci sono numerosi motivi per scegliere invece la contabilità per competenza. Abbiamo raccolto un elenco dei vantaggi di questo metodo:
- La contabilità per competenza è consentita dai Generally Accepted Accounting Principles, o GAAP. Quella per cassa no. Questi standard contabili potrebbero interessare investitori, finanziatori e altri soggetti. Se vuoi far crescere la tua azienda in modo significativo, puntare a una futura IPO o avviare partnership con investitori, la contabilità per competenza è più adatta della contabilità per cassa.
- L'IRS potrebbe obbligarti a utilizzare la contabilità per competenza. Come indicato nella tabella sopra, solo le piccole imprese che rientrano in determinati limiti di fatturato possono optare per la contabilità per cassa.
- La contabilità per competenza contribuisce a ottenere rendiconti finanziari più accurati. Registrando ricavi e spese al momento in cui si verificano, i decisori possono comprendere meglio il reddito previsto e la situazione debitoria dell’impresa.
- Una maggiore accuratezza rende più semplice la pianificazione strategica. Sapere quale sarà il flusso di cassa futuro atteso e capire, in tempo reale, la situazione di debiti e ricavi dell’azienda permette di definire piani di crescita più realistici.
Certo, il metodo per competenza presenta anche degli svantaggi. Soprattutto, è un po’ più impegnativo e complesso rispetto alla contabilità per cassa. Per questo motivo, è importante lavorare con CPA o altri professionisti ed investire negli opportuni software contabili, che possono automatizzare molte scritture contabili e operazioni di storno.
Inoltre, occorre assicurarsi di comprendere la propria contabilità quando la si revisiona. Sebbene la contabilità per competenza sia una best practice secondo i GAAP e aiuti certamente a mettere insieme i tasselli nel modo giusto, una supervisione inadeguata e la mancanza di controlli possono esporre qualsiasi impresa a rischi di frodi o costosi errori.
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Prendersi il tempo per imparare queste cose è importante. Avere buoni strumenti per gestirle quando le cose si fanno frenetiche? È altrettanto fondamentale. Queste sono le migliori soluzioni software di contabilità che abbiamo trovato sul mercato:
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La contabilità per competenza è adatta alla tua azienda?
Se sei un imprenditore di qualsiasi dimensione e vuoi avere un quadro più preciso della situazione finanziaria della tua azienda, il metodo di contabilità per competenza potrebbe essere quello giusto per te. Se sei una grande organizzazione o una startup in crescita che intende cercare finanziamenti esterni, la contabilità per competenza potrebbe essere indispensabile per questioni fiscali o per assicurarti l'accesso alle opportunità finanziarie che desideri. Inoltre, se negli ultimi tre anni hai ottenuto più di 25 milioni di dollari di ricavi lordi, potresti non avere scelta.
Hai domande o commenti sul metodo contabile più adatto alla tua azienda? Lascia il tuo pensiero nei commenti qui sotto oppure visita i nostri profili social per confrontarti con la community e ricevere dei feedback.
