Che cos’è la Contabilità per Competenza e Perché è Importante?
La contabilità secondo il criterio di competenza significa che registri i ricavi e le spese quando vengono maturati o sostenuti, non quando il denaro effettivamente si muove.
Questo ti offre una visione chiara e aggiornata della salute finanziaria della tua azienda, così puoi vedere utili e obbligazioni nel momento in cui si verificano, non solo quando il denaro arriva sul conto bancario. Se vuoi un modo più accurato per tenere traccia delle tue finanze, la contabilità per competenza è il metodo di riferimento.
Che cos’è la contabilità per competenza?
La contabilità per competenza è un metodo contabile che stabilisce che ricavi e spese vengano registrati quando si verificano; non quando il denaro viene scambiato.
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Dunque, se guadagni denaro a marzo ma vieni pagato ad aprile, viene comunque conteggiato a marzo. Lo stesso vale per le uscite—se la merce arriva oggi ma la scadenza del pagamento è tra 30 giorni, il costo viene registrato ora.
Questo offre una visione più reale delle performance della tua azienda e del flusso di cassa complessivo. Per i professionisti della finanza, significa report più chiari, migliore pianificazione e conformità a standard come GAAP—molto utile quando si ha a che fare con investitori o finanziatori.
Come funziona la contabilità per competenza?
La contabilità per competenza è adatta sia alla gestione dei crediti che dei debiti e si basa sul sistema della partita doppia. Questo significa che ogni transazione comporta più registrazioni su libri o registri contabili per garantire che i conti restino in equilibrio e che la situazione finanziaria sia chiara su bilanci e altri report finanziari.
Per capire come funziona il metodo della competenza, vediamo due esempi. Prima analizzeremo come vengono registrati i ricavi con la contabilità per competenza. Poi vedremo come questo metodo gestisce le spese, come nel caso di un acquisto di beni o servizi da parte di un’azienda.
Se non hai familiarità con le scritture contabili o la partita doppia, potresti voler consultare il nostro articolo dedicato alla partita doppia prima di proseguire. Per approfondire i principi contabili, considera di esplorare alcuni libri di contabilità essenziali che trattano questi fondamentali.
Contabilità per competenza per i ricavi
Pete’s Tire World ottiene un accordo con Truckers, un’azienda che possiede una flotta di veicoli. L’azienda concorda questa modalità: Pete’s Tire World fornirà pneumatici a Truckers su richiesta. Invierà la fattura a Truckers il primo del mese per tutti i pneumatici forniti nel mese precedente, e Truckers avrà un termine di pagamento a 15 giorni.
Truckers ordina pneumatici per $2.000 il 19 marzo. Pete’s Tire World invia una fattura di $2.000 il 1° aprile. L’azienda paga la fattura il 10 aprile.
Il 19 marzo, quando Truckers ordina i pneumatici, il ricavo è maturato. Il reparto contabilità registra le seguenti scritture contabili:
- Un addebito di $2.000 ai crediti verso clienti, specificamente sull’account di Truckers
- Un accredito di $2.000 ai ricavi
Il 1° aprile non vengono effettuate scritture contabili. Sebbene la fattura venga inviata solo ora, il ricavo era già maturato il 19 marzo, quando la vendita è avvenuta.
Il 10 aprile, quando l’azienda paga la fattura, il reparto contabilità registra nuove scritture per aggiornare i report finanziari:
- Un accredito di $2.000 ai crediti verso clienti (account di Truckers), poiché l’importo è stato ricevuto e non è più un credito
- Un addebito di $2.000 alla cassa
Se Pete’s Tire World operasse con il metodo della contabilità per cassa, riconoscerà il ricavo di questa vendita nel secondo trimestre (supponendo l’anno fiscale coincida con quello solare), poiché il pagamento è arrivato in aprile.
Seguendo invece il metodo della competenza, questo ricavo viene rilevato nel primo trimestre, poiché la vendita è stata effettuata a marzo. Questa distinzione aiuta l’azienda a capire quando sta generando ricavi e quando li sta riscotendo.
Contabilità per competenza per le spese
Il metodo è simile quando il denaro si muove nella direzione opposta. Consideriamo ora un esempio in cui Pete’s Tire World sostiene una spesa. In questo caso, uno dei suoi camion per le consegne si rompe e la riparazione costa $1.500.
L’officina ripara il camion e invia la fattura a Pete’s Tire World il 20 maggio. Pete’s paga la fattura il 2 giugno.
Il team contabile di Pete’s Tire World deve registrare le seguenti scritture in competenza il 20 maggio:
- Un addebito di $1.500 al conto spese per riparazioni e manutenzioni
- Un accredito di $1.500 ai debiti verso fornitori
Il 2 giugno, quando la fattura viene saldata, si registrano le seguenti scritture contabili:
- Un addebito di $1.500 dai debiti verso fornitori, poiché i $1.500 non sono più in sospeso
- Un accredito di $1.500 in cassa che compensa il precedente addebito
Contabilità per competenza vs. contabilità per cassa
Naturalmente, dobbiamo parlare dell'altro metodo principale di tenuta della contabilità: il metodo della contabilità per cassa. Sebbene non offra la stessa trasparenza e la stessa fotografia finanziaria complessiva accurata della contabilità per competenza, la contabilità per cassa può essere più semplice. Per questo motivo, è spesso la scelta preferita per ditte individuali, lavoratori autonomi e piccole imprese con operatori, investitori e creditori limitati.
Cos'è la contabilità per cassa e come funziona?
Nonostante il nome, la contabilità per cassa non ha nulla a che fare con il fatto che un'azienda accetti o preferisca pagamenti in contanti. Si riferisce invece a quando vengono registrati i ricavi e le spese e a come vengono effettuate le registrazioni contabili relative a tali voci.
La differenza chiave tra contabilità per competenza e contabilità per cassa è che, con la seconda, le transazioni non vengono registrate finché il denaro non viene effettivamente trasferito. Per questo motivo, la contabilità per cassa non utilizza lo stesso metodo della partita doppia impiegato dalla contabilità per competenza.
Torniamo all'esempio di Pete’s Tire World e supponiamo che Pete abbia venduto pneumatici per $3.000 il 15 marzo. Il cliente non ha pagato i pneumatici fino al 10 aprile. Se utilizzasse la contabilità per cassa, Pete non riconoscerebbe alcun ricavo fino al 10 aprile.
Invece, le registrazioni contabili includerebbero:
- Un addebito di $3.000 che indica che Pete aveva un credito il 15 marzo
- Un accredito di $3.000 che indica che la fattura è stata saldata il 10 aprile
A differenza del metodo per competenza, il ricavo verrebbe riconosciuto nel secondo trimestre.
Principali differenze tra contabilità per cassa e per competenza
| Contabilità per competenza | Contabilità per cassa |
|---|---|
| Ricavo riconosciuto quando il bene è trasferito | Ricavo riconosciuto quando avviene l’incasso/pagamento |
| Utilizza il metodo della partita doppia | Non utilizza la partita doppia |
| Preferita dai Principi Contabili Generalmente Accettati (GAAP) | Non preferita dai GAAP |
| Deve essere usata dalla maggior parte delle società e dalle aziende di medie e grandi dimensioni | Può essere usata da lavoratori autonomi, imprenditori individuali e piccole imprese con meno di $25 milioni di ricavi lordi annui nei 3 anni precedenti. |
Vantaggi della contabilità per competenza
Potresti pensare che la contabilità per cassa renda più semplice la redazione dei bilanci, ma ci sono numerosi motivi per scegliere invece la contabilità per competenza. Abbiamo raccolto un elenco dei vantaggi di questo metodo:
- La contabilità per competenza è consentita dai Principi Contabili Generalmente Accettati, o GAAP. La contabilità per cassa no. Questi standard contabili possono essere rilevanti per investitori, istituti di credito e altri soggetti. Se hai intenzione di far crescere la tua azienda in modo significativo, di quotarla eventualmente in borsa o di collaborare in futuro con investitori, la contabilità per competenza è più vantaggiosa rispetto alla contabilità per cassa.
- Potresti essere obbligato dall’IRS a utilizzare la contabilità per competenza. Come indicato nella tabella sopra, solo le piccole imprese che rientrano in determinati limiti di fatturato possono optare per la contabilità per cassa.
- La contabilità per competenza favorisce la produzione di rendiconti finanziari più accurati. Registrare ricavi e costi nel momento in cui si verificano consente ai responsabili d’azienda e alle figure decisionali di comprendere meglio la situazione di entrate e debiti dell’attività.
- L’aumentata accuratezza agevola la pianificazione strategica. Quando si possono vedere i flussi di cassa previsti e conoscere, in tempo reale, la situazione aziendale in termini di debiti e ricavi, si possono elaborare strategie di crescita più realistiche.
Certo, il metodo di competenza nella contabilità presenta anche alcuni svantaggi. Principalmente, richiede un po' più di tempo ed è più impegnativo rispetto alla più semplice contabilità per cassa. Per questo motivo, è importante lavorare con CPA o altri professionisti e investire nel giusto software di contabilità, che può automatizzare gran parte del lavoro di registrazione e storno delle scritture.
È inoltre necessario assicurarsi di comprendere i propri libri contabili durante la loro revisione. Sebbene la contabilità per competenza sia una best practice secondo i principi GAAP e aiuti sicuramente a mettere in ordine i tasselli del puzzle, una supervisione inadeguata e la mancanza di controlli possono lasciare qualsiasi azienda esposta a rischi di frodi o costosi errori.
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La contabilità per competenza è adatta alla tua azienda?
Se sei un titolare d'azienda di qualsiasi dimensione che desidera un quadro più accurato della salute finanziaria della propria società, il metodo di competenza potrebbe essere la scelta giusta per te. Se sei una grande organizzazione o una startup in crescita che intende ricercare finanziamenti esterni, la contabilità per competenza può essere indispensabile per finalità fiscali o per garantirti l'accesso alle opportunità finanziarie desiderate. Inoltre, se negli ultimi tre anni hai avuto più di 25 milioni di dollari di ricavi lordi, potresti non avere scelta.
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