Riconoscimento dei Ricavi SaaS: La Guida ai 5 Passi dell’ASC 606
Le aziende SaaS devono seguire l'ASC 606. Questo principio contabile ha stabilito criteri chiari e definiti per il riconoscimento dei ricavi nelle aziende SaaS.
Ad esempio, le aziende SaaS in genere incassano in anticipo le quote di abbonamento, quindi si presenta la domanda: quando deve essere riconosciuta questa quota di abbonamento come ricavo nel conto economico?
In questa guida discuto vari concetti relativi al riconoscimento dei ricavi SaaS, tra cui i ricavi differiti e il riconoscimento dei ricavi in caso di upgrade, downgrade e cancellazioni di piano. Se sei un CFO SaaS o fai parte del team contabile di un'azienda SaaS, questa guida fa per te.
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Il Principio di Riconoscimento dei Ricavi nelle SaaS
Il riconoscimento dei ricavi è un concetto contabile che determina quando un'azienda può registrare le vendite come ricavo nel proprio conto economico.
Riconoscere correttamente i ricavi è fondamentale perché MRR e ARR, che dipendono dal metodo utilizzato per il riconoscimento dei ricavi, sono indicatori chiave di contabilità SaaS. Investitori e soggetti interessati solitamente puntano a massimizzare MRR e ARR; tuttavia, puoi aumentare questi indicatori solo riconoscendo i ricavi; i pagamenti anticipati per servizi non ancora erogati non possono essere aggiunti a MRR o ARR.
Il concetto di riconoscimento dei ricavi deriva dalla contabilità per competenza. Se segui la contabilità per cassa, riconosci i ricavi ogni volta che ricevi del denaro; tuttavia, la contabilità per competenza richiede di riconoscere i ricavi quando fornisci i servizi per cui il cliente ha pagato (o pagherà).
Supponiamo che oggi sia l'ultimo giorno del periodo contabile. Qualche minuto prima della fine della giornata, un cliente paga $500 per l'abbonamento annuale al tuo prodotto relativo al prossimo anno. Devi aggiungere i $500 ai ricavi dell'anno in corso nel conto economico?
No.
Lo standard di riconoscimento dei ricavi (ASC 606) stabilisce che un'attività può riconoscere i ricavi solo quando sono maturati. Anche se il cliente ha pagato l'abbonamento, non hai ancora fornito il servizio. Potrai riconoscere i ricavi solo quando il cliente utilizza il tuo prodotto.
Se non adempi alle tue obbligazioni di prestazione, dovrai rimborsare ai clienti un importo proporzionale, il che comporta problemi di flusso di cassa.
Perché È Importante Riconoscere Correttamente i Ricavi
I ricavi vengono riconosciuti secondo il quadro e le indicazioni fornite dall’ASC 606.
Il FASB (Financial Accounting Standards Board) e l’International Accounting Standards Board (IASB) hanno sviluppato congiuntamente l'ASC 606 (Ricavi derivanti da contratti con i clienti) per rispondere alle esigenze di riconoscimento dei ricavi secondo gli IFRS (International Financial Reporting Standards) e i GAAP USA (Principi Contabili Generalmente Accettati negli Stati Uniti).
Redigere i bilanci in conformità all’ASC 606 (o all’IFRS 15) è essenziale per la conformità. Il processo in cinque fasi descritto nell’ASC 606 aiuta a garantire il rispetto delle linee guida sul riconoscimento dei ricavi.
Riconoscimento dei Ricavi: Il Processo in 5 Fasi
Le aziende SaaS sono aziende in abbonamento. Il modello di business SaaS prevede l'incasso dei pagamenti su base a consumo oppure su abbonamento mensile, trimestrale o annuale.
Ai fini di questa guida, analizzerò i piani di ricavi da abbonamento. Quando la tua azienda offre servizi per tutto il periodo di abbonamento, potresti dover riconoscere i ricavi in modo proporzionale, in base alla frequenza dei pagamenti effettuati dal cliente.
ASC 606 delinea un processo di riconoscimento dei ricavi in cinque fasi. Si tratta di un processo indipendente dal settore che aiuta tutte le aziende, SaaS e non solo, a determinare quando riconoscere i ricavi.
Ecco i cinque passaggi del processo:
Fase 1: Identificare il Contratto
Quali condizioni devono essere soddisfatte quando si stabilisce un contratto con un cliente prima di fornirgli l’accesso al tuo SaaS? I ricavi vengono riconosciuti solo su contratti clienti validi, quindi è importante identificare i contratti in cui il cliente ha accettato termini e condizioni della tua azienda. Il contratto può essere scritto, verbale o implicito, secondo la tua policy.
Fase 2: Essere Chiari Sugli Obblighi
Il contratto crea obbligazioni di prestazione per la tua attività. Quando beni o servizi sono abbinati ai beni o servizi principali offerti dalla tua azienda, vanno contabilizzati separatamente. Puoi riconoscere i ricavi solo dopo aver adempiuto alle tue obbligazioni.
Passaggio 3: Calcola il valore della transazione
Il valore della transazione è il ricavo dell'abbonamento che ti aspetti di ricevere da un cliente per l'offerta del tuo SaaS. Ad esempio, se il prezzo del tuo prodotto è di 500 $ all’anno, il valore della transazione per tutte le transazioni di acquisto di abbonamento annuale sarebbe di 500 $.
Passaggio 4: Assegna i valori della transazione
Assegnare un valore alla transazione implica delineare i criteri per allocare il prezzo della transazione tra le obbligazioni di performance. Ad esempio, se hai adempiuto al 50% delle tue obbligazioni, puoi riconoscere il 50% del ricavo nei tuoi libri contabili, indipendentemente dal fatto che il cliente abbia pagato in anticipo o pagherà in un secondo momento.
Passaggio 5: Riconosci i tuoi ricavi
I ricavi possono essere riconosciuti quando tu, l’entità che incassa, soddisfi un’obbligazione di performance. Supponiamo che la tua obbligazione preveda di fornire ai clienti l’accesso al tuo prodotto per 12 mesi (per 500 $). Puoi riconoscere 41,67 $ alla fine di ogni mese, oppure 125 $ a trimestre, nel tuo software di contabilità.
Concetti di riconoscimento dei ricavi
Prima di procedere oltre, è importante comprendere tre termini chiave:
- Ricavi differiti: I ricavi differiti (o ricavi non maturati) sono l’importo che hai fatturato ma non ancora riconosciuto come ricavo perché il servizio non è stato ancora erogato. I ricavi differiti appaiono come una passività nel tuo stato patrimoniale perché la tua azienda è tenuta a rimborsare i clienti se non fornisce il servizio.
- Ricavi non fatturati: I ricavi non fatturati sono ricavi già riconosciuti ma non ancora fatturati. Potresti avere ricavi non fatturati nei tuoi libri contabili quando un cliente utilizza il tuo SaaS, ma le milestone di fatturazione nel contratto consentono la fatturazione solo in una data successiva (ad esempio, alla fine del trimestre o dell’anno). I ricavi non fatturati fanno parte dei crediti commerciali nello stato patrimoniale.
- Prenotazioni: Le prenotazioni includono il valore dei contratti con un cliente per un determinato periodo di tempo. Rappresenta l’impegno del cliente a pagarti in cambio del tuo SaaS. Le prenotazioni indicano la crescita futura dei ricavi, il che aiuta a stimare la futura redditività e i flussi di cassa.
Problemi comuni con il riconoscimento dei ricavi SaaS
Il riconoscimento dei ricavi è semplice quando si gestiscono abbonamenti annuali. Ma cosa succede se i clienti annullano l’abbonamento a metà periodo oppure effettuano un upgrade o downgrade del loro piano? Come riconosci i ricavi quando il tuo SaaS è bundle con funzionalità personalizzate, costi di assistenza o servizi di consulenza?
ASC 606 offre indicazioni su come contabilizzare queste situazioni. Qui sotto ho incluso alcuni degli scenari più comuni che potresti incontrare nel riconoscimento dei ricavi SaaS, utilizzando il seguente esempio:
Supponiamo di emettere una fattura di 6.000 $ a XYZ Ltd. a gennaio. Ecco come apparirebbe la pianificazione dei ricavi:
- Fine del Q1: 1.500 $
- Fine del Q2: 1.500 $
- Fine del Q3: 1.500 $
- Fine del Q4: 1.500 $
Riconoscimento dei ricavi per un upgrade del piano
XYZ Ltd. effettua un upgrade a un piano di livello superiore, che costa 9.000 $ all’anno, alla fine del Q1. Entro la fine del Q1, avrai già riconosciuto 1.500 $ di ricavi.
Quando il cliente effettua l’upgrade, dovrai emettere una nota di credito del valore di 4.500 $:
4.500 $ = 6.000 $ (importo fattura di gennaio) - 1.500 $ (ricavi riconosciuti)
La nota di credito pareggia il conto del cliente. Dopo aver emesso una fattura proporzionata alla fine del Q1, i tuoi ricavi differiti saranno di 6.750 $:
6.750 $ = [9.000 $ quota di abbonamento ÷ 12 mesi] x 9 mesi
A partire dal prossimo trimestre, riconoscerai 750 $ ogni trimestre.
Riconoscimento dei ricavi per un downgrade del piano
XYZ Ltd. effettua il downgrade a un piano che costa 3.000 $ all’anno alla fine del Q1. Poiché avrai già riconosciuto 1.500 $ di ricavi, dovrai emettere una nota di credito per 4.500 $ per pareggiare il conto del cliente:
4.500 $ = 6.000 $ (importo fattura) - 1.500 $ (ricavi riconosciuti)
Dopo aver emesso la fattura proporzionata, i tuoi ricavi differiti saranno di 2.250 $:
2.250 $ = [3.000 $ quota di abbonamento ÷ 12 mesi] x 9 mesi
A partire dal prossimo trimestre, riconoscerai 250 $ ogni trimestre.
Riconoscimento dei ricavi in caso di cancellazione
Il riconoscimento dei ricavi in caso di cancellazione dipende dai termini del contratto. Ecco le due possibilità:
- Rimborsi proporzionali: Se la tua politica prevede il rimborso di un importo proporzionale, puoi semplicemente accreditare l'importo sul conto del cliente. Dovrai comunque riconoscere i ricavi maturati prima della data di cancellazione.
- Nessun rimborso: Se hai una politica di non rimborso, puoi riconoscere il ricavo differito alla data della cancellazione. Non è necessario accreditare il conto del cliente poiché, appunto, non è previsto alcun rimborso.
Riconoscimento dei Ricavi in Caso di Servizi Raggruppati
I servizi raggruppati creano obbligazioni di prestazione separate, quindi devi separare i ricavi derivanti da questi servizi e dal tuo SaaS. Puoi riconoscere i ricavi dai servizi raggruppati (come servizi professionali o di implementazione) solo dopo aver effettuato la prestazione, anche se il cliente sta già utilizzando il tuo SaaS.
Supponiamo che tu offra servizi di implementazione come parte di un pacchetto. Il cliente ha già pagato questo servizio in anticipo. Tuttavia, puoi riconoscere questo ricavo solo dopo che il cliente ha usufruito del servizio di implementazione. In questo caso, è piuttosto semplice: riconosci il ricavo quando il servizio è stato completato.
Riconoscimento dei Ricavi per Add-on
I ricavi derivanti dagli add-on vengono riconosciuti quando vengono fatturati. Supponiamo che XYZ Ltd. voglia includere l'add-on di sviluppo personalizzato, dal costo di $150, per aprile e maggio.
Poiché XYZ Ltd. vuole utilizzare l'add-on di sviluppo personalizzato ad aprile e maggio, è in quei mesi che devi riconoscere il ricavo, cioè $150 sia ad aprile che a maggio.
Riconoscimento dei Ricavi per Crediti Insoluti
Quando un cliente si rifiuta di effettuare il pagamento dopo aver utilizzato il tuo servizio, devi registrare quel credito non esigibile come credito inesigibile secondo i GAAP.
Ad esempio, supponiamo che XYZ Ltd. abbia $500 di ricavi non fatturati. Prima di emettere la fattura, XYZ Ltd. dichiara fallimento, quindi non può più pagare l'importo dovuto. Dovrai registrare i $500 in sospeso sul loro conto come credito inesigibile. Questo è un esempio di annullamento completo.
Se XYZ Ltd. accetta di pagare $250, dovrai annullare solo i restanti $250. Questo è chiamato annullamento parziale.
In entrambi i casi, l'incapacità di un cliente di pagare influenza le tue prenotazioni e, allo stesso modo, i tuoi ricavi futuri e l'utile netto.
Fine della Storia
Ed è tutto qui! Grazie all'ASC 606, il riconoscimento dei ricavi per SaaS e altri servizi tecnologici è diventato relativamente semplice.
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