I conti delle spese sono un elemento fondamentale della contabilità. Aiutano a tenere traccia del denaro speso per l'attività e a preparare rendiconti finanziari conformi ai principi GAAP alla fine del periodo contabile.
È un concetto semplice, ma presenta alcune sfumature. In questa guida, uso la mia esperienza come ex contabile per semplificare il significato e il ruolo dei conti delle spese, oltre ad affrontare alcune delle loro varianti e gli strumenti per la gestione delle spese. Iniziamo.
Cosa sono i conti delle spese?
I conti delle spese sono conti temporanei che registrano i costi sostenuti da un'azienda nel processo di generazione dei ricavi. Fanno parte del conto economico (o prospetto profitti e perdite) e vengono utilizzati per registrare tutte le spese che riducono l'utile.
Tra le spese più comuni rientrano affitto, stipendi/salari, utenze, pubblicità, forniture per ufficio e gestione delle spese di viaggio. Quando un'azienda paga qualcosa (come un viaggio), tale importo viene addebitato a un conto delle spese. Questo aumenta le spese totali, riducendo di conseguenza l'utile dell'azienda.
Ecco come si presenta in genere il processo:
Supponiamo che quest'anno tu abbia speso $10,000 per il viaggio annuale dell'ufficio, comprese le spese di intrattenimento. Non hai ancora pagato l'agente di viaggio, che non ha problemi ad aspettare il periodo contabile successivo.
I $10,000 vengono trasferiti a un conto “spese per il viaggio dell'ufficio” e il conto dell'agente di viaggio viene accreditato dello stesso importo. Se hai domande sul motivo per cui funziona in questo modo, consulta la nostra guida sulle tre regole auree della contabilità.
Quando chiudi i libri contabili alla fine del periodo contabile, il saldo del conto delle spese viene chiuso nel conto profitti e perdite (presentato come conto economico ai fini della conformità ai principi GAAP). Nel tuo libro giornale, vengono registrate le seguenti scritture per contabilizzare la transazione appena descritta:
Perché i conti delle spese sono importanti?
I conti delle spese aiutano a organizzare e classificare le transazioni relative alle spese e i relativi costi indiretti. Aiutano inoltre a monitorare le soglie di spesa specifiche per categoria, offrendo visibilità, controllo e una maggiore comprensione delle operazioni aziendali.
Esempio: supponiamo che tu abbia stanziato $50,000 per celebrazioni come compleanni, anniversari e altri eventi personali dei dipendenti. Molti membri del tuo team hanno avuto figli in questo trimestre e hai già superato il limite di $50,000 prima della fine del secondo trimestre.
Se disponi di un conto delle spese per le celebrazioni dei dipendenti, il tuo team potrà segnalare un potenziale superamento dei costi per l'anno in corso. Questo ti dà il tempo di prepararti e riallocare i fondi da un'altra categoria di spesa o dal piano dei conti alle spese per le celebrazioni dei dipendenti, così da rispettare comunque i limiti di spesa complessivi.
Conforme ai requisiti dell'IRS
I conti delle spese sono importanti anche per la loro corretta gestione, perché l’IRS deve sapere cosa spendi, non solo quanto spendi. Mantenere conti separati per tutte le categorie di spesa rende più semplice per i revisori esterni e dell’IRS verificare che le spese dichiarate siano deducibili.
I 4 diversi tipi di conti delle spese
Sapevi che esiste più di un tipo di conto delle spese? I diversi conti delle spese presentano sfumature proprie, che è utile conoscere nel lungo periodo. Ecco una panoramica completa di ogni tipo e di ciò che comporta:
Costo del venduto
Il costo del venduto (COGS) comprende i costi diretti sostenuti dai produttori per realizzare i beni. Per i rivenditori, il COGS include il costo delle scorte e le spese correlate, come il trasporto.
Anche le aziende di servizi hanno un equivalente del COGS, chiamato costo delle vendite (COS), che comprende i costi diretti (manodopera diretta e costi indiretti) della prestazione del servizio. In genere, i CFO di aziende SaaS gestiscono il costo delle vendite, mentre i CFO del settore tecnologico che lavorano con aziende hardware devono occuparsi anche di COGS e scorte.
Il COS viene contabilizzato come spesa nello stesso anno in cui viene sostenuto. In alcuni casi viene capitalizzato, ma anche in questi casi generalmente appare nello stato patrimoniale come spesa anticipata. Ad esempio, se una parte del COS viene pagata in anticipo per servizi futuri, viene registrata come spesa anticipata e ammortizzata nel tempo.
Ogni volta che un produttore sostiene spese per materie prime, manodopera e costi generali, tali spese vengono capitalizzate come rimanenze. Queste spese rimangono nello stato patrimoniale come rimanenze fino alla loro vendita. Quando il rivenditore acquista queste rimanenze, il costo di acquisto appare nel suo stato patrimoniale come rimanenze fino alla successiva vendita.
Supponiamo che tu venda magliette e che il costo unitario di una maglietta sia di $10. Ogni volta che vendi un'unità (una maglietta), $10 vengono trasferiti dalle rimanenze al conto COGS. Il costo delle rimanenze invendute—supponiamo 1.000 unità per un valore di $10.000—continua ad apparire nello stato patrimoniale.
Il saldo del conto COGS viene chiuso nel conto economico alla fine dell'anno per calcolare l'utile lordo.
Da ricordare
Le rimanenze (un’attività corrente) vengono convertite in una spesa \u003cstrong\u003esolo quando vengono vendute\u003c/strong\u003e sia per i produttori sia per i rivenditori, in conformità con il \u003ca href=\u0022https://corporatefinanceinstitute.com/resources/accounting/matching-principle/\u0022 target=\u0022_blank\u0022 rel=\u0022noreferrer noopener\u0022\u003eprincipio di correlazione dei costi e dei ricavi\u003c/a\u003e in contabilità.
Have an account? Log In
Costi operativi
I costi operativi vengono raramente capitalizzati. La maggior parte dei conti relativi ai costi operativi, come le spese pubblicitarie, le spese di viaggio aziendale e le spese per le utenze, viene chiusa nel conto economico alla fine dell'anno.
Tuttavia, esistono alcune eccezioni. Tra gli esempi figurano:
| Tipo | Descrizione |
| Spese per migliorie | Quando sostieni spese per riparazioni o revisioni che migliorano la funzionalità o l'efficienza di un'attività o ne prolungano la vita utile, puoi capitalizzarle aggiungendole al valore contabile dell'attività. |
| Costi di ricerca e sviluppo | I costi iniziali di ricerca e sviluppo vengono generalmente spesati, ma determinati costi successivi alla verifica della fattibilità, come la codifica e i test per software destinati all'uso interno, possono essere capitalizzati e ammortizzati se sono soddisfatte le condizioni previste da ASC 350-40 e IRS §174. |
| Spese anticipate | Le spese pagate per servizi che saranno utilizzati durante un futuro periodo contabile vengono capitalizzate. Non dimenticare di considerare la quota di ammortamento quando elabori il budget per i periodi futuri. |
| Interessi sui prestiti per costruzioni | Gli interessi pagati durante la costruzione di un'attività a lungo termine, come un edificio, possono essere capitalizzati utilizzando un conto dell'attività finché questa non è pronta per l'uso, e spesati tramite il conto degli ammortamenti nei periodi futuri. |
Costi non operativi
I costi non operativi sono quelli non direttamente correlati alle attività principali dell'azienda. Vengono trattati come qualsiasi altro costo. Ecco alcuni esempi:
- Interessi: Gli interessi sono un costo finanziario. Gli interessi su prestiti, obbligazioni o linee di credito sono classificati come costi non operativi.
- Transazioni relative a cause legali e spese legali: Le multe, le sanzioni e gli accordi derivanti da cause legali che non scaturiscono dalle normali attività aziendali sono classificati come costi non operativi.
- Ammortamento (talvolta non operativo): La quota di ammortamento relativa ad attività non utilizzate nell'attività principale (come gli immobili dati in locazione) può essere classificata come costo non operativo.
Costi non deducibili
I costi non deducibili vengono registrati come qualsiasi altro costo, ma non vengono rettificati ai fini della dichiarazione fiscale. Sebbene un costo non deducibile riduca comunque l'utile netto, non riduce il debito d'imposta perché l'IRS non lo consente.
Tra gli esempi di costi non deducibili figurano multe e sanzioni (come le sanzioni dell'IRS e le multe OSHA), i contributi politici e le spese di lobbying, nonché determinati premi di assicurazione sulla vita (se l'azienda è la beneficiaria)
Vantaggi dei conti dei costi
I conti dei costi sono una componente irrinunciabile della contabilità finanziaria, perché non è possibile preparare i bilanci senza di essi. Tuttavia, offrono anche diversi altri vantaggi, tra cui:
- Monitoraggio finanziario accurato: Separare le spese in conti dedicati previene il caos finanziario. Garantisce registri ordinati per la rendicontazione, la definizione del budget e l'analisi.
- Ottimizzazione fiscale e conformità: Le spese correttamente categorizzate aiutano a massimizzare le deduzioni mantenendo al contempo soddisfatto l'IRS: a nessuno piace una verifica fiscale.
- Verifiche e revisioni finanziarie più semplici: Che siano interne o esterne, i conti delle spese ben organizzati velocizzano le verifiche e riducono i problemi durante la riconciliazione dei dati finanziari.
- Controllo dei costi e definizione del budget: Monitorare diverse categorie di spesa facilita la definizione dei budget e l'identificazione delle aree di spesa eccessiva prima che diventino un problema.
Svantaggi dei conti delle spese
Non c'è una buona ragione, né tantomeno un'opzione, per ignorare i conti delle spese. Tuttavia, presentano comunque alcuni svantaggi, tra cui:
- Complessità e onere amministrativo: Gestire molteplici categorie di spesa può diventare opprimente, soprattutto per le aziende con elevati volumi di transazioni. Un livello di dettaglio eccessivo si traduce spesso in un incubo amministrativo.
- Rischio di classificazione errata: I dipendenti o i contabili potrebbero classificare erroneamente le spese, causando rendiconti finanziari inesatti e potenziali problemi di conformità fiscale.
- Categorizzazione incoerente tra i reparti: Se team diversi utilizzano metodi diversi per monitorare le spese, ciò può portare a incongruenze nella rendicontazione e a problemi durante la riconciliazione.
Come gestire i conti delle spese
La gestione dei conti delle spese non riguarda solo la contabilità. Riguarda il controllo finanziario, l'ottimizzazione fiscale e il processo decisionale strategico. Ecco alcuni modi per gestire efficacemente i conti delle spese:
1. Standardizza le categorie di spesa
Categorizza le spese e definisci cosa comprende ciascuna categoria. Tuttavia, evita un livello di dettaglio eccessivo. Troppe categorie rendono la rendicontazione inutilmente complessa.
2. Automatizza il monitoraggio delle spese
Utilizza software di contabilità basati sul cloud come QuickBooks, Xero o NetSuite per categorizzare e monitorare le spese automaticamente. Inoltre, valuta la possibilità di investire in strumenti di automazione delle spese come Expensify, Brex o Ramp, per consentire ai dipendenti di inviare le ricevute digitalmente.
3. Definisci politiche chiare e la rendicontazione delle spese
Definisci le spese ammissibili, chiarisci quali spese i dipendenti possono o non possono rendicontare e utilizza un modello standard di nota spese. Richiedi le ricevute per le spese superiori a un determinato importo e stabilisci flussi di approvazione delle spese. Ad esempio, potresti richiedere l'approvazione del responsabile per i rimborsi delle note spese superiori a 500 $.
È inoltre importante stabilire quando è necessario registrare le spese e quando è troppo presto. Se le registri prima del necessario, rischi di distorcere il reddito netto e la salute finanziaria.
4. Riconcilia regolarmente i conti
Le riconciliazioni mensili, che garantiscono che le spese registrate corrispondano agli estratti conto bancari e alle transazioni con carta di credito, sono un'ottima strategia per evitare problemi dell'ultimo minuto dovuti a transazioni mancanti o discutibili. Con l'aumento dei volumi delle transazioni, gli strumenti per riconciliare le transazioni con carta di credito possono aiutare ad automatizzare il processo di abbinamento.
5. Monitora le spese e definisci i budget
Analizza le tendenze delle spese per capire dove viene impiegata una parte consistente del denaro. Se i costi aumentano gradualmente senza essere notati, le revisioni periodiche aiutano a individuarli tempestivamente. Puoi anche controllare i costi stabilendo limiti di spesa per ciascun reparto e utilizzando strumenti di revisione delle prestazioni come l'analisi degli scostamenti dal budget.
6. Pianifica le deduzioni fiscali e la conformità
Per massimizzare i vantaggi fiscali, conserva registri dettagliati delle spese deducibili, come i costi degli abbonamenti ai software aziendali e le spese per i viaggi di lavoro. Collabora con un commercialista per rispettare la normativa dell'IRS.
7. Esamina e ottimizza periodicamente i conti
Consolida le categorie di spesa ridondanti per semplificare la rendicontazione finanziaria. Individua gli abbonamenti o i servizi sottoutilizzati che possono essere annullati ed esamina le tendenze storiche della spesa per prendere decisioni di budgeting basate sui dati.
Strumenti per la gestione dei conti spese
La gestione delle spese può diventare troppo complessa da gestire manualmente con la crescita dell'azienda. È qui che il software per la gestione delle spese si rivela utile. I vantaggi degli strumenti per la gestione delle spese includono la possibilità di automatizzare la maggior parte dei processi, semplificare la rendicontazione e prendere decisioni basate sui dati.
Se stai cercando una soluzione per la gestione delle spese, ecco alcune delle nostre migliori proposte:
Il software e la semplicità sono fondamentali
I conti spese possono trasformarsi in una complessa rete di transazioni. Qual è il modo migliore per gestirli? Una categorizzazione semplice e un software per la gestione delle spese che semplifichino le attività eliminando il caos, gli errori e il lavoro manuale dal processo di gestione delle spese.
Pronto a potenziare ulteriormente le tue capacità di professionista della finanza? Iscriviti alla nostra newsletter gratuita per ricevere consigli, guide e approfondimenti dai leader della finanza che stanno plasmando il settore tecnologico.