Conti spese: guida completa alla gestione finanziaria

Tra le spese comuni rientrano affitto, stipendi/salari, utenze, pubblicità, forniture per ufficio e gestione delle spese di viaggio. Quando un’azienda paga qualcosa (come un viaggio), tale importo viene addebitato a un conto delle spese. Questo aumenta le spese totali, riducendo così l’utile dell’azienda.

Ecco come si presenta generalmente il processo: 

Supponiamo che quest’anno tu abbia speso $10,000 per il viaggio annuale dell’ufficio, incluse le spese di intrattenimento. Non hai ancora pagato l’agente di viaggio, che non ha problemi a ricevere il pagamento durante il periodo contabile successivo.

I $10,000 vengono trasferiti a un conto “spese per il viaggio dell’ufficio” e il conto dell’agente di viaggio viene accreditato dello stesso importo. Se hai domande sul motivo per cui funziona in questo modo, consulta la nostra guida alle tre regole auree della contabilità.

Quando chiudi i libri contabili alla fine del periodo contabile, il saldo del conto delle spese viene chiuso nel conto profitti e perdite (presentato come conto economico ai fini della conformità ai GAAP). Nel tuo libro giornale, vengono registrate le seguenti scritture per annotare la transazione appena descritta:

Perché i conti delle spese sono importanti?

I conti delle spese aiutano a organizzare e categorizzare le transazioni relative alle spese e i relativi costi indiretti. Inoltre, aiutano a monitorare le soglie di spesa specifiche per categoria, offrendo visibilità, controllo e informazioni sulle operazioni aziendali.

Esempio: supponiamo che tu abbia stanziato $50,000 per celebrazioni come compleanni, anniversari e altri eventi personali dei dipendenti. Molti membri del tuo team hanno avuto figli in questo trimestre e hai già superato il limite di $50,000 prima della fine del secondo trimestre.

Se hai un conto delle spese per le celebrazioni dei dipendenti, il tuo team potrà segnalare un potenziale superamento dei costi per l’anno in corso. Questo ti dà il tempo di prepararti e riallocare fondi da un’altra categoria di spesa o dal piano dei conti alle spese per le celebrazioni dei dipendenti, per assicurarti di rispettare comunque i limiti di spesa complessivi.

Conforme all’IRS

Anche il mantenimento dei conti delle spese è importante, perché l’IRS deve sapere per cosa spendi il denaro, non solo quanto spendi. Mantenere conti separati per tutte le categorie di spesa facilita il lavoro dei revisori esterni e dell’IRS nel verificare che le spese dichiarate siano deducibili.

I 4 diversi tipi di conti delle spese

Sapevi che esiste più di un tipo di conto delle spese? I diversi conti delle spese presentano sfumature proprie, che è utile conoscere nel lungo periodo. Ecco una panoramica completa di ogni tipo e di ciò che comporta:

Costi dei beni venduti

Il costo dei beni venduti (COGS) comprende i costi diretti sostenuti dai produttori per realizzare i beni. Per i rivenditori, il COGS include il costo delle rimanenze e le spese correlate, come il trasporto.

Anche le aziende di servizi hanno un equivalente del COGS, chiamato costo delle vendite (COS), che comprende i costi diretti (manodopera diretta e costi generali) sostenuti per erogare il servizio. I CFO delle aziende SaaS gestiscono in genere il costo delle vendite, mentre i CFO tecnologici che lavorano con aziende hardware devono occuparsi anche di COGS e rimanenze.

Il COS viene imputato a conto economico nello stesso anno in cui viene sostenuto. In alcuni casi viene capitalizzato, ma anche in tali circostanze generalmente appare nello stato patrimoniale come spesa anticipata. Ad esempio, se una parte del COS viene pagata in anticipo per servizi futuri, viene registrata come spesa anticipata e ammortizzata nel tempo.

Ogni volta che un produttore sostiene spese per materie prime, manodopera e costi generali, tali spese vengono capitalizzate come rimanenze. Queste spese rimangono nello stato patrimoniale come rimanenze fino alla loro vendita. Quando il rivenditore acquista queste rimanenze, il costo di acquisto appare nel suo stato patrimoniale come rimanenze fino alla successiva vendita.

Supponiamo che tu venda magliette e che il costo unitario di una maglietta sia di $10. Ogni volta che vendi un'unità (una maglietta), $10 vengono trasferiti dalle rimanenze al conto COGS. Il costo delle rimanenze invendute, ad esempio 1.000 unità per un valore di $10.000, continua ad apparire nello stato patrimoniale.

Il saldo del conto COGS viene chiuso nel conto economico alla fine dell'anno per calcolare l'utile lordo. 

Tieni presente

Le rimanenze (un’attività corrente) vengono convertite in una spesa solo quando vengono vendute, sia per i produttori sia per i rivenditori, in conformità al principio di correlazione dei costi e dei ricavi.

Spese di esercizio

Le spese di esercizio vengono raramente capitalizzate. La maggior parte dei conti delle spese di esercizio, come le spese pubblicitarie, le spese per trasferte di lavoro e le spese per utenze, viene chiusa nel conto economico alla fine dell'anno.

Tuttavia, esistono alcune eccezioni. Tra gli esempi figurano:

Spese non operative

Le spese non operative sono quelle non direttamente legate alle attività operative principali dell'azienda. Vengono trattate come qualsiasi altra spesa. Ecco alcuni esempi:

• Interessi: Gli interessi sono una spesa finanziaria. Gli interessi su prestiti, obbligazioni o linee di credito sono classificati come spese non operative.
• Transazioni transattive e spese legali: Le multe, le sanzioni e gli accordi transattivi derivanti da cause legali che non scaturiscono dalle normali attività aziendali sono classificati come non operativi.
• Ammortamento (a volte non operativo): La quota di ammortamento relativa ad attività non utilizzate nell'attività principale (come gli immobili in affitto) può essere classificata come non operativa.

Spese non deducibili

Le spese non deducibili vengono registrate come qualsiasi altra spesa, ma non vengono rettificate ai fini della dichiarazione fiscale. Sebbene un reddito non deducibile riduca comunque l'utile netto, non riduce il debito d'imposta perché l'IRS non lo ammette in deduzione.

Tra gli esempi di spese non deducibili figurano le multe e le sanzioni (come le sanzioni dell'IRS e le multe dell'OSHA), i contributi politici e le spese di lobbying, nonché determinati premi per assicurazioni sulla vita (se l'azienda è il beneficiario)

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Vantaggi dei conti delle spese

I conti delle spese sono una componente imprescindibile della contabilità finanziaria, perché non è possibile preparare i bilanci senza di essi. Tuttavia, offrono anche diversi altri vantaggi, tra cui:

• Monitoraggio finanziario accurato: Separare le spese in conti dedicati previene il caos finanziario. Garantisce registri ordinati per la rendicontazione, la definizione del budget e l'analisi.
• Ottimizzazione fiscale e conformità: Le spese correttamente categorizzate aiutano a massimizzare le deduzioni mantenendo al contempo l'IRS soddisfatto: a nessuno piace una verifica fiscale.
• Verifiche e revisioni finanziarie più semplici: Che siano interne o esterne, le spese organizzate in modo adeguato velocizzano le verifiche e riducono le complicazioni durante la riconciliazione dei dati finanziari.
• Controllo dei costi e definizione del budget: Monitorare diverse categorie di spesa semplifica la definizione dei budget e l'individuazione delle aree di spesa eccessiva prima che diventino un problema.

Svantaggi dei conti delle spese

Non c'è alcun valido motivo, né tantomeno la possibilità, di ignorare i conti delle spese. Tuttavia, presentano comunque alcuni svantaggi, tra cui:

• Complessità e onere amministrativo: Gestire molteplici categorie di spesa può diventare opprimente, soprattutto per le aziende con elevati volumi di transazioni. Un livello di dettaglio eccessivo si traduce spesso in un incubo amministrativo.
• Rischio di classificazione errata: I dipendenti o i contabili potrebbero classificare erroneamente le spese, causando rendiconti finanziari inaccurati e potenziali problemi di conformità fiscale.
• Categorizzazione incoerente tra i reparti: Se team diversi utilizzano metodi diversi per il monitoraggio delle spese, ciò può causare incoerenze nella rendicontazione e complicazioni durante la riconciliazione.

Come gestire i conti delle spese

Gestire i conti delle spese non significa occuparsi solo della contabilità. Significa anche garantire il controllo finanziario, ottimizzare le imposte e prendere decisioni strategiche. Ecco alcuni modi per gestire efficacemente i conti delle spese:

1. Standardizza le categorie di spesa

Categorizza le spese e definisci cosa comprende ciascuna categoria. Tuttavia, evita un livello di dettaglio eccessivo. Un numero troppo elevato di categorie rende la rendicontazione inutilmente complessa.

2. Automatizza il monitoraggio delle spese

Utilizza software di contabilità basati sul cloud come QuickBooks, Xero o NetSuite per categorizzare e monitorare le spese automaticamente. Inoltre, valuta l'investimento in strumenti di automazione delle spese come Expensify, Brex o Ramp, per consentire ai dipendenti di inviare le ricevute in formato digitale.

3. Definisci politiche chiare e procedure per la rendicontazione delle spese 

Definisci le spese ammissibili, chiarisci quali spese i dipendenti possono o non possono rimborsare e utilizza un modello standard di nota spese. Richiedi le ricevute per le spese superiori a un determinato importo e stabilisci procedure di approvazione delle spese. Ad esempio, potresti richiedere l'approvazione del responsabile per i rimborsi delle note spese superiori a $500.

È inoltre importante stabilire quando è necessario presentare le spese e quando è troppo presto. Se le presenti prima del necessario, rischi di distorcere il reddito netto e la situazione finanziaria.

4. Riconcilia regolarmente i conti

Le riconciliazioni mensili, che garantiscono la corrispondenza tra le spese registrate, gli estratti conto bancari e le transazioni con carta di credito, sono un'ottima strategia per evitare il caos dell'ultimo minuto dovuto a transazioni mancanti o dubbie. Con l'aumentare del volume delle transazioni, gli strumenti per riconciliare le transazioni con carta di credito possono aiutare ad automatizzare il processo di abbinamento.

5. Monitora le spese e definisci i budget 

Analizza l'andamento delle spese per capire dove viene utilizzata una parte consistente del denaro. Se i costi aumentano gradualmente senza farsi notare, revisioni regolari aiutano a individuarli tempestivamente. Puoi inoltre controllare i costi stabilendo limiti di spesa per ciascun reparto e utilizzando strumenti di revisione delle prestazioni come l'analisi degli scostamenti di budget.

6. Pianifica le deduzioni fiscali e la conformità

Per massimizzare i vantaggi fiscali, conserva registri dettagliati delle spese deducibili, come i costi degli abbonamenti ai software aziendali e le spese per i viaggi di lavoro. Collabora con un commercialista per rispettare le normative dell'IRS.

7. Rivedi e ottimizza periodicamente i conti

Consolida le categorie di spesa ridondanti per semplificare la rendicontazione finanziaria. Individua gli abbonamenti o i servizi sottoutilizzati che possono essere annullati e analizza le tendenze storiche della spesa per prendere decisioni di bilancio basate sui dati.

Strumenti per la gestione dei conti spese

La gestione delle spese può diventare troppo complessa da gestire manualmente man mano che l'azienda cresce. È qui che intervengono i software per la gestione delle spese. I vantaggi degli strumenti per la gestione delle spese includono la possibilità di automatizzare la maggior parte dei processi, semplificare la rendicontazione e prendere decisioni basate sui dati.

Se stai cercando una soluzione per la gestione delle spese, ecco alcune delle nostre migliori opzioni:

Software e semplicità sono fondamentali

I conti spese possono trasformarsi in una complessa rete di transazioni. Il modo migliore per gestirli? Una semplice categorizzazione e un software per la gestione delle spese che rendano tutto più semplice, eliminando il caos, gli errori e il lavoro manuale dal processo di gestione delle spese.

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