Det regnearket fungerte helt fint da det bare var noen få kunder som betalte deg.
Nå har en investor bedt om regnskapstallene dine, og du går gjennom rader for å prøve å forstå hvorfor fakturaene ikke stemmer overens med det som kom inn på bankkontoen.
Det er en stressende situasjon å være i når du allerede har en kapitalinnhenting å fokusere på.
Hvis du vil komme i forkant av oppryddingen, er denne artikkelen et godt sted å begynne. Vi viser deg hvordan QuickBooks Payments kan gjøre den spredte betalingshistorikken om til et økonomisystem som er enklere å vedlikeholde og mye enklere å dele når investorer begynner å stille spørsmål.
Slik støtter QuickBooks Payments oppstartsbedriftens betalingsgrunnlag
Ved å samle den daglige betalingsaktiviteten i samme system som regnskapet gir QuickBooks Payments oppstartsbedrifter verktøyene de trenger for å få betalt og holde orden.
Hver faktura og kvalifiserte betaling bidrar til postene som ligger til grunn for rapportene dine, slik at du ikke trenger å rekonstruere oppstartsbedriftens økonomiske historie hver gang noen ber om tallene.
Du må fortsatt gjennomgå og avstemme kontoene dine, men det løpende arbeidet blir enklere å håndtere. Det gir regnskapsføreren ryddigere dokumentasjon å arbeide med og hjelper deg med å svare tryggere på spørsmål fra investorer.
Forutsetninger og krav til oppsett
Før du setter opp noe, må du sørge for at du har riktig QuickBooks Payments-konto, nok informasjon til å opprette nøyaktige åpningsposter og en tydelig plan for hvordan regnskapet skal vedlikeholdes.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
Velg riktig QuickBooks Payments-oppsett
Velg en QuickBooks Online-plan som inkluderer rapportene og tilgangen oppstartsbedriften trenger.
Simple Start inkluderer allerede kjernerapporter som resultatregnskap, balanse og kontantstrøm, mens de dyrere planene gir mer detaljer og funksjonalitet.
Du må også søke separat om QuickBooks Payments, som er underlagt krav til kvalifisering, kredittvurdering og godkjenning.
Samle eksisterende økonomiske dokumenter
Ta med mer enn kundelisten og inntektsregnearket.
Samle utestående fakturaer, kontoutskrifter, driftskostnader og dokumentasjon på penger som grunnleggerne har skutt inn eller lånt, slik at QuickBooks Payments starter med et mer komplett bilde av økonomien.
Bestem hvordan regnskapet skal vedlikeholdes
Arbeid sammen med en regnskapsfører for å velge mellom kontantprinsippet og periodiseringsprinsippet, og bli enige om hvor ofte kontoene skal gjennomgås.
QuickBooks Payments kan vise rapporter etter begge metodene, men institusjonelle investorer forventer ofte avstemt periodisert regnskap når en oppstartsbedrift nærmer seg en priset finansieringsrunde.
Når disse delene er på plass, kan du gå videre til hovedoppsettet med færre korrigeringer å gjøre senere.
Slik bygger du oppstartsbedriftens betalingsgrunnlag i QuickBooks Payments
Slik setter du opp fakturering, betalinger og økonomirapportering i QuickBooks Payments, slik at oppstartsbedriften kan opprettholde nøyaktige registre og forberede seg på fremtidig kapitalinnhenting.
1. Sett opp QuickBooks Online og søk om QuickBooks Payments
Ved å etablere regnskaps- og betalingssystemene tidlig får du et konsekvent utgangspunkt og reduserer mengden historisk informasjon du senere må importere eller avstemme.
QuickBooks Payments krever en separat søknad og er underlagt krav til kvalifisering, kredittvurdering og godkjenning.
2. Velg en regnskapsmetode sammen med regnskapsføreren
QuickBooks Payments lar deg angi kontantprinsippet eller periodiseringsprinsippet som standardmetode og endre metoden som vises i enkeltstående rapporter.
Ved bruk av periodiseringsprinsippet blir inntekter og kostnader vanligvis bokført når de opptjenes eller påløper, noe som kan skje før betalingen faktisk gjennomføres.
Hvis kunder betaler på forhånd for abonnementer eller langsiktige tjenester, kan betalingene måtte bokføres som utsatt inntekt frem til tjenesten leveres.
QuickBooks Online Advanced støtter automatiske tidsplaner for inntektsføring, mens andre abonnementer kan kreve en separat prosess eller hjelp fra en regnskapsfører.
3. Send kundefakturaer gjennom QuickBooks Payments med betalinger aktivert
Dette skaper en enhetlig oversikt over hva kundene skylder, og lar dem betale kvalifiserte fakturaer på nettet.
QuickBooks Payments kan ta imot kredittkort, debetkort, ACH-overføringer, PayPal og Venmo, og kan kategorisere de resulterende betalingene i kontoplanen din.
4. Gå gjennom automatisk registrerte og avstemte betalinger
QuickBooks Payments kan automatisk avstemme kvalifiserte transaksjoner med nedlastede banktransaksjoner, noe som reduserer manuell dataregistrering.
Automatisk avstemming er kanskje ikke tilgjengelig for alle kontoer eller transaksjoner, så betalinger som ikke er avstemt, må fortsatt gjennomgås manuelt.
Automatisk avstemming erstatter heller ikke regelmessig bankavstemming.
Du bør fortsatt sammenligne QuickBooks Payments med kontoutskriftene fra banken og kredittkortene dine for å identifisere manglende, dupliserte eller feilaktig kategoriserte transaksjoner.
5. Gå gjennom de viktigste rapportene dine hver måned
Kontroller resultatregnskapet, balanseoppstillingen, kontantstrømoppstillingen og rapportene over utestående fordringer regelmessig.
QuickBooks Payments tilbyr disse rapportene, selv om de nøyaktige rapportene og detaljnivået som er tilgjengelig, avhenger av abonnementet ditt.
En månedlig gjennomgang hjelper deg med å identifisere manglende eller feilaktig kategoriserte transaksjoner før innsamlingen av finansiering begynner.
6. Gi regnskapsføreren din separat tilgang
Inviter regnskapsføreren eller deltidsøkonomisjefen din gjennom QuickBooks Payments i stedet for å dele påloggingsopplysningene dine. Regnskapsførertilgang er tilgjengelig med kvalifiserte abonnementer, men hva som er inkludert i abonnementene, kan endres, så sjekk den aktuelle sammenligningen før du abonnerer.
7. Gå gjennom rapporteringen på nytt før hver milepæl for kapitalinnhenting
Når en oppstartsbedrift nærmer seg institusjonell finansiering, kan investorer be om avstemte historiske regnskaper, informasjon om kontantforbruk og hvor lenge kapitalen varer, enhetsøkonomi og økonomiske prognoser.
De nøyaktige kravene varierer etter investor og finansieringsfase, så gå gjennom rapportene og underlagsdokumentasjonen med en regnskapsfører før kontrollen begynner.
Slik bør overgangen fra regneark til Serie A med QuickBooks Payments se ut
Når du har fulgt trinnene ovenfor, bør du slippe å sette sammen den økonomiske historikken din hver gang noen ber om den.
Det bør være langt mindre hektisk leting i regneark i siste liten for å finne ut hvilke fakturaer som er betalt, eller hvorfor tallene ikke stemmer.
I stedet vil du ha organiserte oppføringer som er enklere å gå gjennom når du forbereder deg på å hente inn kapital.
Vanlige feil og gode tips
Et godt oppsett må fortsatt vedlikeholdes etter hvert som oppstartsbedriften vokser. Ha disse vanlige feilene og praktiske tipsene i bakhodet for å beskytte nøyaktigheten i regnskapet.
Å føre grunnleggernes penger som ordinære inntekter
Penger som grunnleggerne skyter inn i oppstartsbedriften, bør normalt føres som eierinnskudd eller lån, ikke som kundeinntekter.
Feil kategorisering kan gi et misvisende bilde av inntektene og gjøre balansen uklar.
Å opprette inkonsekvente kontoer for hver transaksjon
Unngå å legge til en ny konto hver gang du møter en ukjent utgift.
Kontotypene du velger, avgjør hvor transaksjonene vises i de økonomiske rapportene, så hold kontoplanen organisert og avklar uvanlige kategorier med regnskapsføreren din.
Lås hver periode etter at den er gjennomgått
Når regnskapsføreren har gjennomgått en måned eller et kvartal, kan du bruke QuickBooks Payments’ innstillinger for avslutning til å varsle brukere eller begrense endringer i eldre transaksjoner.
Du kan fortsatt spore eventuelle senere endringer gjennom rapporten over unntak fra avslutningsdatoen.
Lagre en kopi av månedsrapportene
Etter hver månedlige gjennomgang eksporterer og lagrer du de endelige rapportene for perioden.
Dette gir deg en konsekvent økonomisk historikk du kan bruke som referanse senere, i stedet for å måtte bygge den opp på nytt når en investor starter en aktsomhetsvurdering.
Avsluttende tanker
Lykke til med å etablere betalingsgrunnlaget for oppstartsbedriften din.
Hvis du er klar for neste steg, kan du utforske betalingsverktøyene deres, se hvordan Payments Agent kan hjelpe med oppfølging, eller sammenligne planene deres for å finne det som passer best.
Vanlige spørsmål
Hvilke regnskapsoppstillinger forventer investorer vanligvis ved såkornfinansiering eller serie A?
Investorer ber vanligvis om avstemte resultatregnskaper, balanser og kontantstrømoppstillinger, samt en oppdatert eierandelsoversikt og økonomiske prognoser. De nøyaktige kravene varierer etter investor og finansieringsfase.
Hvordan hjelper QuickBooks Payments meg med å være klar for en aktsomhetsvurdering uten et økonomiteam?
QuickBooks Payments organiserer registrerte økonomiske aktiviteter i standardrapporter og lar en regnskapsfører eller ekstern CFO på deltid gjennomgå regnskapet ditt via separat tilgang. Det reduserer manuelt arbeid, men posteringene må fortsatt gjennomgås og avstemmes regelmessig.
Hvilke betalingsmetoder kan jeg godta fra tidlige kunder?
Avhengig av kvalifisering og tilgjengelighet støtter QuickBooks Payments kreditt- og debetkort, ACH-overføringer, Apple Pay, PayPal, Venmo og Affirm. Betalinger som behandles gjennom QuickBooks Payments, kan registreres og kategoriseres i regnskapet ditt.
Hvordan holdes betalingene koblet til regnskapet uten manuelt arbeid?
QuickBooks Payments kan automatisk koble kvalifiserte transaksjoner, men ikke alle transaksjoner vil kvalifisere. Du bør fortsatt gjennomgå betalinger som ikke er koblet, og avstemme kontoene dine regelmessig.
Hvilke økonomiske rutiner bør en oppstartsbedrift i en tidlig fase etablere før den henter inn kapital for første gang?
Bruk en konsekvent fakturerings- og betalingsprosess, avstem kontoene dine regelmessig, og gjennomgå økonomirapportene hver måned. Diskuter regnskapsmetoden med en regnskapsfører før den institusjonelle kapitalinnhentingen begynner.
