Slik automatiserer du betalingsoppfølging i QuickBooks Payments og slutter å purre på fakturaer

Du åpner QuickBooks Payments for å se hvilke fakturaer som er betalt, og finner flere som fortsatt har forfalt. Nå sjekker du forfallsdatoer, skriver påminnelser og avgjør hvilke kunder som trenger en ny melding.

QuickBooks Payments kan håndtere mye av dette arbeidet for deg. 

Denne veiledningen viser deg hvordan du automatiserer fakturapåminnelser, tilpasser meldingene kundene mottar, og bruker de mer avanserte verktøyene, slik at du kan bruke mindre tid på å følge opp betalinger og mer tid på å drive virksomheten.

Slik støtter QuickBooks Payments oppfølging av betalinger

QuickBooks Payments gir deg flere måter å hindre at ubetalte fakturaer blir glemt. 

Du kan planlegge opptil tre automatiske påminnelser før eller etter at en faktura forfaller, tilpasse innholdet i hver melding og la QuickBooks Payments sende dem regelmessig for fakturaer som opprinnelig ble sendt på e-post.

Virksomheter som bruker QuickBooks Online Advanced, kan også opprette arbeidsflyter som reagerer på bestemte betingelser, for eksempel kunden, fakturastatusen eller beløpet. 

Berettigede brukere kan ta dette et steg videre med Payments AI, som bruker betalingshistorikk til å foreslå påminnelsesplaner, utarbeide redigerbare meldinger og anbefale andre måter å oppmuntre til betaling innen fristen på.

Til sammen reduserer disse funksjonene tiden du bruker på å sjekke forfallsdatoer og skrive de samme påminnelsene om igjen, samtidig som du fortsatt har kontroll over hva kundene mottar. 

Slik konfigurerer og administrerer du oppfølgingen av betalinger i QuickBooks Payments.

Slik automatiserer du oppfølging av betalinger i QuickBooks Payments

Slik sørger du for at kontoen er klar, og konfigurerer påminnelsesverktøyene som er tilgjengelige i abonnementet ditt. Når de er aktivert, kan QuickBooks Payments følge opp ubetalte fakturaer uten at du må huske på hver enkelt.

Forutsetninger og krav til konfigurering

Før du endrer påminnelsesinnstillingene, må du sørge for at følgende er på plass:

• Et QuickBooks Online-abonnement som inkluderer automatiske fakturapåminnelser
• Fakturaer som er sendt på e-post gjennom QuickBooks Payments, siden automatiske påminnelser bare gjelder fakturaer QuickBooks Payments allerede har sendt
• Et QuickBooks Online Advanced-abonnement hvis du vil opprette egendefinerte påminnelsesarbeidsflyter
• For Payments AI: en kvalifisert konto i USA på Essentials, Plus, Advanced eller Intuit Enterprise Suite, samt tillatelse til å opprette eller redigere fakturaer

Trinn

Når alt er klart, følger du trinnene nedenfor for å automatisere oppfølgingen av betalinger.

Trinn 1. Slå på automatiske fakturapåminnelser

Gå til Innstillinger ⚙ → Konto og innstillinger → Salg → Påminnelser, og velg Rediger. 

Slå på automatiske fakturapåminnelser.

Trinn 2. Angi påminnelsesplanen

Konfigurer opptil tre påminnelser, der hver enkelt planlegges et bestemt antall dager før eller etter forfallsdatoen. 

Du kan for eksempel sende én kort tid før forfallsdatoen og flere påminnelser etter at fakturaen har forfalt.

Trinn 3. Tilpass hver påminnelsesmelding

Rediger emnelinjen, hilsenen og meldingen slik at e-posten høres ut som om den kommer fra virksomheten din. 

Du kan også bruke tilgjengelige variabler, for eksempel fakturanummer og firmanavn, for å legge til relevante opplysninger automatisk.

Trinn 4. Send fakturaer på e-post gjennom QuickBooks Payments

Automatiske påminnelser fungerer bare for fakturaer QuickBooks Payments allerede har sendt på e-post. Hvis du oppretter en faktura i QuickBooks Payments, men leverer den på en annen måte, blir ikke påminnelsene sendt.

Trinn 5. Send en manuell påminnelse ved behov

Gå til Alle apper → Salg og få betalt → Fakturaer, og finn den forfalte fakturaen. 

Åpne rullegardinmenyen for Motta betaling, velg Send påminnelse, tilpass meldingen og velg Send.

Trinn 6. Opprett en tilpasset arbeidsflyt hvis du bruker den avanserte versjonen

QuickBooks Online Advanced lar deg bygge påminnelsesarbeidsflyter basert på betingelser som kunden, fakturastatusen eller beløpet. 

Du kan la QuickBooks Payments sende e-post til kunden, tildele fakturaen til et teammedlem eller sende et internt varsel når disse betingelsene er oppfylt.

Trinn 7. Gå gjennom Payments AI-forslag hvis de er tilgjengelige

Amerikanske kunder med Essentials, Plus, Advanced eller Intuit Enterprise Suite som har tillatelse til å opprette eller redigere fakturaer, kan åpne Payments AI-panelet ved å opprette eller åpne en faktura eller velge Intuit AI-ikonet. 

Det kan bruke betalingshistorikken til å foreslå en påminnelsesplan, utarbeide redigerbare meldinger og anbefale en tilpassbar policy for forsinkelsesgebyr.

Trinn 8. Sjekk hvilke fakturaer som fortsatt trenger oppfølging

Gå regelmessig gjennom fakturalisten og påminnelsesaktiviteten for å identifisere kunder som kan trenge direkte oppfølging etter at de automatiske påminnelsene er sendt.

Tegn på at de automatiserte betalingsoppfølgingene dine fungerer i QuickBooks Payments

Innen du er ferdig med trinnene ovenfor, bør QuickBooks Payments håndtere de rutinemessige betalingspåminnelsene dine i bakgrunnen. 

I stedet for å åpne fakturalisten for å finne ut hvem som trenger en ny e-post, kan du se gjennom det QuickBooks Payments allerede har sendt, og bare gripe inn når en kunde trenger personlig oppfølging.

Det bør bety at færre forfalte fakturaer slipper gjennom, samtidig som du bruker mindre av dagen på å følge opp betalinger. 

QuickBooks Payments opplyser også at kunder som bruker Payments AI-påminnelser, i gjennomsnitt får betalt raskere, selv om dette er Intuits eget referansetall og ikke et uavhengig verifisert resultat. 

Den praktiske gevinsten er enkel: Oppfølgingsprosessen fortsetter selv når oppmerksomheten din er rettet mot noe annet.

Vanlige feil du bør unngå, og tips du bør følge

Når påminnelsene er satt opp, er neste trinn å sørge for at de hjelper uten å skape nye hindringer. Ha disse feilene og tipsene i bakhodet når du administrerer prosessen.

Planlegge påminnelser for tett

Gi kundene nok tid til å se og reagere på hver melding. Flere påminnelser i løpet av kort tid kan virke overdrevne uten å øke sannsynligheten for betaling.

Bruke samme tone i alle faser

Hold de tidlige påminnelsene vennlige og hjelpsomme, og bli deretter mer direkte etter hvert som fakturaen forblir forfalt. En kunde som er én dag forsinket, bør ikke motta den samme meldingen som en kunde som har ignorert fakturaen i flere uker.

Overser kundens kontakt- og betalingsopplysninger

Bekreft at e-postadressen er riktig, og at fakturaen tydelig viser hvordan kunden skal betale. Automatisering kan ikke hjelpe hvis påminnelsen sendes til en inaktiv innboks eller kunden er usikker på neste trinn.

Bruke et AI-foreslått forsinkelsesgebyr uten å gå gjennom det

Kontroller at gebyrpolicyen for forsinket betaling er tydelig opplyst til kundene og tillatt i jurisdiksjonen din før du godtar anbefalingen.

La automatiseringen håndtere situasjoner som krever en samtale

En bestridt faktura eller en avtalt betalingsordning krever personlig oppfølging. Gå gjennom disse tilfellene før du stoler på en ny planlagt påminnelse.

Avsluttende tanker

Når påminnelsene er på plass, kan du bruke mindre tid på å følge opp fakturaer og gi ubetalte beløp den oppmerksomheten de trenger. 

Hvis du vil bygge videre på dette oppsettet, kan du utforske betalingsverktøyene våre for å se hvordan nettbaserte fakturaer og regelmessige betalinger kan forenkle resten av innkrevingsprosessen din. 

Du kan også se nærmere på Payments AI og hvordan det bidrar til mer konsekvent oppfølging av betalinger. Når du er klar til å gå videre, kan du sammenligne planene og prisene våre for å finne funksjonene som passer for virksomheten din. 

Hvis du trenger hjelp til å velge, ta kontakt med teamet deres, eller besøk ressurssenteret deres for små bedrifter for mer praktisk veiledning. 

Lykke til med oppsettet – jeg håper det gir deg én ting mindre å følge opp hver uke.