En ny faktureringssyklus begynte, og ingenting hadde endret seg. Du måtte fortsatt opprette den samme fakturaen på nytt og huske å sjekke om den var betalt.
Det kan være håndterbart for én kunde, men etter hvert som gjentakende oppdrag øker, kan glemte faktureringsoppgaver forsinke forventede inntekter.
Automatisert gjentakende fakturering i QuickBooks Payments reduserer dette gjentakende arbeidet, men krever fortsatt sporadisk oppfølging.
Denne veiledningen viser deg hvordan du konfigurerer det uten å miste oversikten over betalingene.
Hvorfor bruke QuickBooks Payments til gjentakende fakturering?
QuickBooks Payments lar deg opprette en mal for gjentakende fakturaer i stedet for å bygge dem opp på nytt i hver faktureringssyklus.
Den bruker kundeopplysningene og tidsplanen du angir til å opprette fremtidige fakturaer, mens kvalifiserte kunder kan registrere seg for Autopay slik at fremtidige betalinger behandles automatisk.
Fordi fakturaene og betalingene blir værende i QuickBooks Payments, kan du se hva som er fakturert og hva som fortsatt krever oppfølging, uten å administrere et separat betalingssystem.
Betalinger som behandles gjennom QuickBooks Payments, registreres og kobles også til fakturaen. Det gir deg en mer ensartet faktureringsprosess med mindre manuelt arbeid.
Før du konfigurerer dette, må du bekrefte at kontoen og fakturaene oppfyller kravene som beskrives i neste avsnitt.
Dette bør du vite før du automatiserer gjentakende fakturering i QuickBooks Payments
Før du oppretter en gjentakende mal, må du bekrefte at funksjonen passer til kontoen og faktureringsordningen din. Disse kontrollene kan hjelpe deg med å unngå å måtte bygge opp arbeidsflyten på nytt senere.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
Bekreft at abonnementet og fakturaen din oppfyller kravene
Gjentakende transaksjoner er for øyeblikket tilgjengelige i QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus og Advanced.
Autopay krever også en aktiv QuickBooks Payments-konto og en gjentakende faktura med betalingsfunksjon på totalt $5,000 eller mindre. Daglige gjentakende fakturaer kvalifiserer ikke.
Sørg for at faktureringsvilkårene forblir de samme
Autopay fungerer best når beløpet og tidsplanen forblir uendret.
Hvis du endrer beløpet, hyppigheten, betalingsvilkårene, betalingsalternativene eller kundeopplysningene, kan registreringen bli avbrutt. Vurder derfor å fakturere variable kostnader separat.
Forbered kunden og følg med på den første syklusen
Bekreft at kunden godtar den gjentakende tidsplanen og forstår at Autopay vanligvis behandler betalingen tre dager før forfallsdatoen.
Kunden må registrere seg via fakturaen ved hjelp av en Intuit-konto, og du bør gå gjennom den første syklusen for å bekrefte at alt behandles riktig.
Slik konfigurerer du automatisert gjentakende fakturering i QuickBooks Payments
Trinn 1. Opprett en gjentakende faktura
Opprett en faktura og velg Gjør gjentakende.
Avhengig av oppsettet i QuickBooks Payments kan du også gå til Alle apper → Regnskap → Gjentakende transaksjoner → Ny og velge Faktura.
Trinn 2. Velg type gjentakelse
Velg Planlagt for at QuickBooks skal opprette transaksjoner i henhold til en fast tidsplan, Påminnelse for å motta en melding om å opprette og sende transaksjonen, eller Ikke planlagt for å beholde en gjenbrukbar mal til manuell bruk.
QuickBooks Payments kan lagre gjentakende fakturaer som kladder, så gå gjennom og ferdigstill dem før du sender dem.
Trinn 3. Angi faktureringsplanen
Velg hvor ofte fakturaen skal gjentas, og angi deretter start- og sluttdato. Autopay er ikke tilgjengelig for fakturaer med et daglig gjentakelsesintervall.
Trinn 4. Fullfør og lagre malen
Legg til kunden, fakturadetaljene, betalingsvilkårene og betalingsalternativene på nettet. Velg om fakturaen skal sendes automatisk på e-post eller om du vil gå gjennom den først, og velg deretter Lagre mal.
Trinn 5. Send den første fakturaen
Når den gjentakende fakturaen er opprettet, sender du den til kunden med nettbetalinger aktivert. Kunden ser et alternativ for å konfigurere Autopay når vedkommende åpner fakturaen.
Trinn 6. Få kunden til å registrere seg for Autopay
Kunden velger Konfigurer Autopay, logger på med en Intuit-konto, gjennomgår hyppigheten og startdatoen og oppgir betalingsinformasjonen sin.
Deretter velger kunden Autopay for å betale den gjeldende fakturaen og registrere fremtidige fakturaer i serien.
Autopay må dekke hele fakturabeløpet. Hvis kunden endrer beløpet, forsvinner alternativet Autopay.
Trinn 7. Bekreft betalingsplanen
Autopay behandles normalt tre dager før fakturaens forfallsdato.
Hvis fakturaen forfaller om mindre enn tre dager, behandles den umiddelbart. Fakturaer som forfaller ved mottak, belastes så snart den gjentakende malen oppretter dem.
Trinn 8. Unngå endringer som avslutter Autopay
Hvis du endrer totalbeløpet, hyppigheten, vilkårene, betalingsalternativene, kundens e-postadresse eller kundens navn, avsluttes Autopay. QuickBooks Payments sender en e-post til kunden, som deretter må registrere seg på nytt.
Trinn 9. Overvåk Autopay-statusen
Åpne aktivitetsoversikten for fakturaen, og se etter Autopay planlagt under Fakturaaktivitet.
QuickBooks Payments sender bekreftelsesmeldinger for gjennomførte betalinger og varsler kunder hvis en betaling blir avvist, slik at de kan oppdatere betalingsinformasjonen sin.
Slik ser du om gjentakende fakturering i QuickBooks Payments fungerer
Nå som alt er konfigurert, vil den neste faktureringssyklusen vise deg om det fungerer.
Den gjentakende fakturaen skal opprettes etter planen, aktivitetsoversikten for fakturaen skal vise Autopay planlagt, og en gjennomført betaling skal automatisk oppdatere fakturastatusen.
Hvis en betaling blir avvist, skal QuickBooks Payments varsle kunden, slik at problemet ikke blir oversett.
Når dette skjer konsekvent, bruker du mindre tid på å opprette og følge opp fakturaer, samtidig som det blir enklere å spore og forutsi de gjentakende inntektene dine.
Vanlige feil og eksperttips
Gjentakende fakturering kan redusere repetitivt arbeid, men enkelte konfigurasjonsvalg kan skape problemer senere. Ha disse vanlige feilene i bakhodet før du ruller ut arbeidsflyten til flere kunder.
Bruke én mal for faste og variable kostnader
Hvis du endrer fakturabeløpet etter at en kunde har registrert seg, kan Autopay bli avsluttet.
Hvis deler av faktureringen endres hver måned, bør du vurdere å bruke den gjentakende fakturaen for det faste beløpet og sende variable kostnader separat.
Velge en forfallsdato uten å ta hensyn til betalingstidspunktet
Autopay behandles normalt tre dager før fakturaen forfaller, så en forfallsdato den første dagen i måneden kan føre til en belastning mot slutten av den foregående måneden. Sørg for at beløpet, hyppigheten og den forventede belastningsdatoen er tydelige for kunden før vedkommende registrerer seg.
Rulle ut gjentakende fakturering til alle samtidig
Test arbeidsflyten med én kunde eller en liten gruppe først.
Bekreft at fakturaene opprettes riktig, at Autopay vises som planlagt, og at betalingene registreres som forventet, før du bruker oppsettet i større skala.
Vanlige spørsmål om tilbakevendende fakturering i QuickBooks Payments
Hva er forskjellen mellom planlagte, påminnelsesbaserte og ikke-planlagte tilbakevendende fakturaer?
Planlagt oppretter transaksjoner i henhold til en fast tidsplan, Påminnelse ber deg om å gjennomgå og sende dem, og Ikke-planlagt beholder en gjenbrukbar mal for manuell bruk. QuickBooks Payments kan lagre tilbakevendende fakturaer som utkast, så gjennomgå og ferdigstill dem før du sender dem.
Fungerer Autopay med alle betalingsmetoder?
Nei. Autopay fungerer bare med betalingsalternativene som er aktivert for en betalingsaktivert tilbakevendende faktura gjennom QuickBooks Payments.
Når belaster Autopay kunden?
Autopay behandler vanligvis betalingen tre dager før fakturaen forfaller, eller umiddelbart hvis den forfaller innen tre dager eller ved mottak. Funksjonen er ikke tilgjengelig for fakturaer med daglig gjentakelsesintervall.
Hva skjer hvis kundens lagrede kort utløper?
Noen kort kan oppdatere utløpsdatoene automatisk. Hvis en betaling avvises, sender QuickBooks Payments kunden en e-post med beskjed om å oppdatere opplysningene sine. Deretter behandles betalingen umiddelbart, og kunden kan måtte registrere seg på nytt.
Hvilke QuickBooks Payments-abonnementer støtter tilbakevendende fakturaer?
Tilbakevendende fakturaer er tilgjengelige med QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus og Advanced. Hvilke oppsettsmåter som er tilgjengelige, kan variere avhengig av abonnementet ditt og oppsettet i QuickBooks Payments.
Konklusjon
Jeg håper denne veiledningen hjelper deg med å sette opp tilbakevendende fakturering med større trygghet. Begynn med én kunde, følg med på den første faktureringssyklusen, og juster arbeidsflyten etter behov.
Lykke til med å få det til å fungere for virksomheten din.
Hvis du er klar til å fortsette, kan du utforske deres betalingsverktøy og sammenligne abonnementene og prisene deres. For fakturaer utenfor den tilbakevendende tidsplanen kan du se hvordan deres Payments Agent kan hjelpe med oppfølging.
