En kunde betaler fakturaen din, men i stedet for å gå videre må du fortsatt åpne flere verktøy for å finne ut hvor pengene havnet, og hvorfor det innbetalte beløpet ser annerledes ut.
Det blir enda mer forvirrende når flere betalinger samles i én enkelt innbetaling, og behandlingsgebyrene registreres separat.
Denne veiledningen viser deg hvordan du kan holde hele prosessen sammenkoblet i QuickBooks Payments.
Du lærer hvordan du kan følge en kundebetaling fra den opprinnelige fakturaen og frem til postene dine, med mindre behov for å veksle frem og tilbake mellom separate verktøy.
Slik fungerer fakturering, betalinger og bokføring sammen i QuickBooks Payments
Når alt kjøres samlet, sørger QuickBooks Payments for at den samme kundetransaksjonen henger sammen fra fakturaen til bankinnbetalingen.
Hvis du for eksempel sender en faktura på $100 og kunden betaler gjennom QuickBooks Payments, markeres fakturaen som betalt, og betalingen registreres i regnskapet. Deretter inkluderes betalingen i en samlet innbetaling, mens det tilhørende behandlingsgebyret registreres separat.
Når den samlede innbetalingen vises på den tilkoblede bankkontoen, kan QuickBooks matche den med betalingene som allerede er registrert. Du må fortsatt gjennomgå og avstemme kontoene dine, men det meste av betalingssporet er allerede på plass.
Forutsetninger for fakturering, betalinger og bokføring i QuickBooks
Før du begynner, må du sørge for at følgende er klart.
Want to learn more about Intuit QuickBooks Online?
En aktiv QuickBooks Online- og QuickBooks Payments-konto
Du trenger et aktivt QuickBooks Online-abonnement og en godkjent QuickBooks Payments-konto som er koblet til det. QuickBooks Payments er underlagt kvalifikasjonskrav og søknadsgodkjenning, mens transaksjonsgebyrer gjelder uten månedlige gebyrer eller minimumskrav.
En tilkoblet bedriftsbankkonto
Velg bankkontoen der innbetalingene fra QuickBooks Payments skal komme inn, og koble til banktilkoblingen. QuickBooks kan deretter laste ned banktransaksjonene og matche samlede innbetalinger med postene som allerede finnes i regnskapet.
Nettbaserte fakturabetalinger og registreringskontoer er konfigurert
Aktiver nettbaserte fakturabetalinger, og bekreft at innbetalinger og behandlingsgebyrer er knyttet til de riktige kontoene.
Når dette er klart, viser neste del deg arbeidsflyten fra sending av en faktura til gjennomgang av den resulterende bankinnbetalingen.
Slik kjører du fakturering, betalinger og bokføring samlet i QuickBooks Payments
Slik kobler du sammen arbeidsflyten, slik at QuickBooks Payments kan ta med informasjon fra den opprinnelige fakturaen videre til betalingen, innbetalingen og bokføringspostene.
Trinn 1. Bekreft at QuickBooks Payments er aktiv
Gå til Innstillinger → Konto og innstillinger → Betalinger for å bekrefte at QuickBooks Payments-kontoen er tilkoblet.
Mens du er der, må du kontrollere at standardinnbetalinger og behandlingsgebyrer er knyttet til de riktige kontoene.
Trinn 2. Koble til bedriftsbankkontoen
Gå til Alle apper → Regnskap → Banktransaksjoner, og velg Koble til konto. Hvis du allerede har en annen konto tilkoblet, velger du Koble konto i stedet.
Koble til kontoen der innbetalingene fra QuickBooks Payments kommer inn, slik at QuickBooks kan sammenligne nedlastede banktransaksjoner med innbetalingene som er registrert i regnskapet.
Trinn 3. Send fakturaer med nettbaserte betalingsalternativer aktivert
Velg + Opprett → Faktura, og skriv inn kunde- og fakturadetaljene. Før du sender fakturaen, aktiverer du betalingsmetodene på nett som du vil godta.
Når kunden betaler via fakturaens betalingslenke, kan QuickBooks knytte betalingen direkte til fakturaen.
Trinn 4. La QuickBooks Payments registrere betalingen
Gå til Alle apper → Salg og få betalt → Fakturaer og åpne kundens faktura. Etter at betalingen er behandlet, skal statusen vises som Betalt, og betalingen skal automatisk være knyttet til fakturaen.
Trinn 5. Gå gjennom det tilsvarende innskuddet
QuickBooks Payments grupperer behandlede betalinger i et samlet innskudd og registrerer de tilknyttede behandlingsgebyrene separat.
Når innskuddet vises i bankstrømmen, kan QuickBooks Payments koble det til betalingene som allerede er registrert.
Hvis QuickBooks Payments ikke finner et samsvar automatisk, kan du bruke alternativet Samsvar for å finne det tilsvarende innskuddet manuelt. Tidspunktet for innskudd varierer, og de første innskuddene eller betalingene som er satt til kontroll, kan ta lengre tid enn standardplanen.
Trinn 6. Kontroller rapportene uten å eksportere noe
Gå til Rapporter → Standardrapporter og gå gjennom rapporter som Resultatregnskap og Aldersfordelt sammendrag for kundefordringer.
Disse viser hvordan inntekter registreres, og hvilke fakturaer som fortsatt ikke er betalt, selv om de nøyaktige resultatene avhenger av om virksomheten bruker kontant- eller periodiseringsprinsippet.
Trinn 7. Se etter mulige avvik
Gå til Alle apper → Regnskap → Avstem og sammenlign transaksjonene i QuickBooks Payments med kontoutskriften fra banken. Hvis differansen ikke er null, bør du kontrollere om det mangler innskudd, om det finnes duplikatoppføringer, eller om behandlingsgebyrer er registrert på feil konto.
Slik ser en vellykket arbeidsflyt i QuickBooks Payments ut
Når alt er konfigurert, bør du bruke mindre tid på å finne ut hvor hver betaling ble av.
Tidligere kan det hende du måtte bytte mellom separate verktøy og deretter bruke et regneark for å samle postene.
Når alt er koblet sammen i QuickBooks Payments, kan du imidlertid følge transaksjonen fra den opprinnelige fakturaen til bankinnskuddet på ett sted.
Du må fortsatt avstemme kontoene dine og undersøke alt som ikke ble riktig samsvart. Men i stedet for å sette sammen betalingssporet manuelt kan du bruke mer av tiden på å gå gjennom avvik.
Hvis fakturastatusene dine er oppdaterte, saldoen i QuickBooks Payments samsvarer med kontoutskriften fra banken, og rapportene viser den forventede aktiviteten uten et separat regneark, fungerer oppsettet som det skal.
Vanlige feil i arbeidsflyten for QuickBooks Payments og eksperttips
Selv når hovedarbeidsflyten er koblet sammen, kan enkelte detaljer i oppsettet og bokføringen fortsatt føre til at betalinger eller innskudd havner på feil sted.
Her er noen feil du bør unngå, samt tips som kan hjelpe deg med å holde alt organisert.
Bruke en betalingsformidler som ikke synkroniserer riktig
En separat betalingsformidler kan fortsatt fungere med QuickBooks Payments, men kontroller hvilken informasjon integrasjonen faktisk overfører.
Hvis den bare sender salgsbeløpet uten den tilknyttede fakturaen, innskuddet eller behandlingsgebyret, kan det hende du fortsatt må registrere og samsvare disse opplysningene manuelt.
La betalinger stå som ikke-deponerte midler
QuickBooks Payments håndterer egne fakturabetalinger uten at du må plassere dem blant ikke-deponerte midler.
Hvis du bruker denne kontoen for sjekker, kontanter eller betalinger som er innkrevd andre steder, må du likevel huske å gruppere og sette dem inn, slik at saldoen ikke fortsetter å bygge seg opp.
Bekreft hvor innskudd og gebyrer registreres
Etter at du har aktivert QuickBooks Payments, bør du kontrollere at standardinnskudd og behandlingsgebyrer føres på riktige kontoer.
Ellers kan QuickBooks Payments registrere transaksjonene automatisk, men plassere dem et sted du ikke hadde forventet.
Gå gjennom rapporter og avstem regelmessig
Automatisk samsvarskontroll kan håndtere mye av det rutinemessige arbeidet, men du bør fortsatt gå gjennom rapportene over kundefordringer og avstemme mot kontoutskriften fra banken.
På den måten kan du konsentrere deg om avvik, for eksempel manglende innskudd, duplikattransaksjoner eller feil gebyrer, i stedet for å kontrollere hver betaling fra grunnen av.
Konklusjon
Å samle fakturering, betalinger og bokføring betyr ikke at du må endre alt på én gang. Begynn med én arbeidsflyt, sørg for at betalingene og gebyrene bokføres på riktige kontoer, og juster oppsettet etter hvert som du bruker det.
Hvis du vil se hva annet som er tilgjengelig, kan du utforske deres betalingsverktøy eller lære hvordan deres Betalingsagent kan hjelpe med oppfølging av fakturaer.
Lykke til med å koble sammen alt. Jeg håper det gir deg færre betalinger å spore opp og mer tid til å fokusere på resten av virksomheten.
Vanlige spørsmål om å håndtere fakturering, betalinger og bokføring samlet
Hva betyr «alt-i-ett» egentlig her?
Den samme kundetransaksjonen forblir koblet sammen fra fakturaen til bokføringen. Betalinger som gjøres gjennom QuickBooks Payments, brukes automatisk på fakturaen.
Hvordan skiller dette seg fra å bruke en separat betalingsapp sammen med QuickBooks Payments?
Det avhenger av hvilken informasjon appen overfører til QuickBooks Payments. Hvis opplysninger om innskudd og gebyrer mangler, kan det fortsatt være nødvendig å registrere eller avstemme noe manuelt.
Blir betalinger virkelig koblet til fakturaer automatisk?
Betalinger som gjøres gjennom en QuickBooks Payments-faktura, brukes automatisk på den. Den tilsvarende banktransaksjonen kan imidlertid fortsatt måtte gjennomgås eller avstemmes manuelt.
Hvilke betalingsmetoder støttes gjennom denne arbeidsflyten?
Kunder kan betale med kort, ACH, Apple Pay, PayPal eller Venmo. Affirm kan også være tilgjengelig for kvalifiserte fakturaer.
Finnes det beskyttelse hvis en kunde bestrider en kortbetaling?
Valgfri beskyttelse mot betalingsinnsigelser kan dekke kvalifiserte tilbakeføringer for kreditt- og debetkort som behandles etter registrering. Den gjelder ikke for ACH, PayPal, Venmo eller Affirm, og det gjelder dekningsgrenser og ekstra gebyrer.
