Intuit QuickBooks Online – automatiserte arbeidsflyter: funksjonsdykk og hvordan det fungerer

En faktura gikk nok en gang over forfallsdato. Noen glemte å følge opp en betaling. En tilbakevendende transaksjon måtte opprettes manuelt for tredje måned på rad, samtidig som bokføringsoppgavene fortsatte å hope seg opp i bakgrunnen.

Intuit QuickBooks Online inkluderer automatiserte arbeidsflytfunksjoner som hjelper bedrifter med å redusere repetitive økonomiske administrasjonsoppgaver.

Med funksjoner som automatiserte påminnelser, godkjenninger, tilbakevendende transaksjoner og hjelp med avstemming kan bedrifter bruke mindre tid på å følge opp rutineoppgaver og mer tid på å holde driften i gang.

Hva er automatiserte arbeidsflyter i QuickBooks Online?

QuickBooks Online inkluderer automatiserte arbeidsflytfunksjoner som hjelper bedrifter med å automatisere repetitive bokførings- og økonomioppgaver.

I stedet for å sende fakturapåminnelser, be om godkjenninger eller administrere tilbakevendende transaksjoner manuelt hver gang, kan QuickBooks automatisere disse handlingene basert på regler og betingelser du konfigurerer.

De fleste arbeidsflyter følger en enkel prosess:

1. En utløser starter arbeidsflyten
2. QuickBooks kontrollerer om betingelsene er oppfylt
3. Systemet utfører automatisk en handling

En arbeidsflyt kan for eksempel utløses når en faktura nærmer seg forfallsdato. Hvis fakturaen fortsatt er merket som ubetalt, kan QuickBooks automatisk sende en betalingspåminnelse eller be om godkjenning basert på innstillingene for arbeidsflyten.

Hva kan automatiserte arbeidsflyter i QuickBooks Online gjøre?

Avhengig av hvilken arbeidsflyt eller automatiseringsfunksjon som brukes, kan QuickBooks Online bidra til å automatisere repetitive bokførings- og økonomioppgaver på tvers av ulike deler av en virksomhet.

• Sende fakturapåminnelser og betalingsoppfølging automatisk basert på konfigurerte arbeidsflytbetingelser.
• Opprette tilbakevendende fakturaer, regninger, utgifter og betalinger med planlagte intervaller.
• Utløse godkjenningsarbeidsflyter for fakturaer, regninger, innkjøp og utgifter som må gjennomgås før behandling.
• Foreslå transaksjonskategorier og samsvarende poster ved hjelp av aktivitet i bankstrømmen, bokføringsregler og tidligere kategoriseringsmønstre.
• Bruke AI-assisterte funksjoner for betalingspåminnelser for å bidra til å optimalisere betalingsoppfølging og arbeidsflyter for innkreving av fakturaer.
• Importere og avstemme bank- og kredittkorttransaksjoner for å effektivisere avstemmingsarbeidsflyter og redusere manuell dataregistrering.

Disse automatiseringsfunksjonene kan hjelpe bedrifter med å redusere repetitive administrasjonsoppgaver og samtidig forbedre ensartetheten i økonomiske arbeidsflyter.

Fremtredende aspekter ved QuickBooks Onlines automatiserte arbeidsflyter

Bibliotek med forhåndsbygde maler

QuickBooks Online Advanced inkluderer mer enn 60 maler for automatisering av arbeidsflyter for fakturaer, regninger, tilbud, innkjøpsordrer, regningsbetalinger, godkjenninger og påminnelser.

AI-drevne betalingspåminnelser

QuickBooks Payments AI bruker kundens betalingshistorikk og innsikt i betalingsatferd for å bidra til å foreslå tidspunkt for påminnelser, betalingsinnstillinger og oppfølgingskommunikasjon. QuickBooks opplyser at bedrifter som bruker AI-assisterte betalingspåminnelser, i gjennomsnitt kan få betalt raskere enn ved standard oppfølging av fakturaer.

Automatisering av bankstrøm med avviksdeteksjon

Automatisering av bankstrøm med avviksdeteksjon: QuickBooks Online kobler seg til over 24 000 finansinstitusjoner og lærer hvordan du kategoriserer transaksjoner over tid. Accounting AI bidrar til å foreslå samsvarende transaksjoner og kategoriseringsanbefalinger, samtidig som brukerne beholder kontrollen over gjennomgangen av transaksjoner.

Godkjenningsarbeidsflyter for team med flere brukere

For team der mer enn én person håndterer økonomien, støtter QuickBooks Online Advanced godkjenningsarbeidsflyter som bidrar til å sikre at fakturaer, regninger og andre transaksjoner blir gjennomgått før de behandles.

Slik setter du opp automatiserte arbeidsflyter i QuickBooks Online

Slik kan bedrifter opprette og administrere automatiserte arbeidsflyter i QuickBooks Online Advanced ved hjelp av arbeidsflytmaler, betingelser, godkjenninger, påminnelser og automatiseringsinnstillinger.

Trinn 1: Åpne arbeidsflytdashbordet

For å begynne å konfigurere arbeidsflyter går du til Innstillinger-menyen og velger «Administrer arbeidsflyter». 

Dette åpner arbeidsflytdashbordet, der virksomheter kan opprette, redigere, aktivere, deaktivere og administrere eksisterende automatiseringer.

QuickBooks lagrer aktive arbeidsflyter under delen «Mine arbeidsflyter», noe som gjør det enklere å overvåke og administrere flere automatiseringer fra ett sted.

Trinn 2: Velg en arbeidsflytmal eller opprett en egendefinert arbeidsflyt

QuickBooks Online Advanced inneholder mer enn 60 arbeidsflytmaler for fakturaer, regninger, estimater, innkjøpsordrer, godkjenninger, påminnelser og andre økonomiske oppgaver. Brukere kan enten starte med en mal eller opprette en egendefinert arbeidsflyt fra grunnen av.

Plattformen grupperer arbeidsflyter i flere kategorier, blant annet:

• påminnelser
• godkjenninger
• automatiseringer

Maler hjelper virksomheter med å automatisere vanlige oppgaver raskere uten å måtte bygge hver arbeidsflyt manuelt fra grunnen av.

Trinn 3: Angi betingelser og utløsere for arbeidsflyten

Etter at en arbeidsflyt er valgt, kan brukerne konfigurere betingelsene og utløserne som bestemmer når automatiseringen kjører.

Utløsere er hendelsene som starter arbeidsflyten, mens betingelser fungerer som reglene QuickBooks kontrollerer før en handling utføres. Virksomheter kan konfigurere arbeidsflyter basert på fakturabeløp, kundetyper, forfallsdatoer, krav til godkjenning og transaksjonsaktivitet.

En virksomhet kan for eksempel opprette en arbeidsflyt som automatisk ber om godkjenning når en faktura overstiger et bestemt dollarbeløp, eller sender påminnelser for ubetalte fakturaer som nærmer seg forfallsdato.

QuickBooks lar også brukerne legge til flere betingelser i én enkelt arbeidsflyt for å få mer presis kontroll over automatiseringen.

Trinn 4: Konfigurer handlinger for arbeidsflyten

Når betingelsene er konfigurert, kan virksomheter velge hvilke handlinger QuickBooks automatisk skal utføre når arbeidsflyten utløses.

Avhengig av arbeidsflyttypen kan QuickBooks:

• sende e-postpåminnelser
• opprette godkjenningsforespørsler
• varsle teammedlemmer
• sende rapporter eller kontoutskrifter
• opprette interne oppgavepåminnelser
• automatisere tilbakevendende driftsoppgaver

Virksomheter kan også tilpasse mottakere av varsler, påminnelsesplaner, godkjenningsflyt og enkelte meldinger i arbeidsflyten.

Trinn 5: Lagre, aktiver og test arbeidsflyten

Etter at innstillingene for arbeidsflyten er konfigurert, kan brukerne lagre arbeidsflyten og aktivere den i QuickBooks Online Advanced.

Før virksomheter baserer den daglige driften på automatisering, bør de gjennomgå logikken i arbeidsflyten nøye. Dette bidrar til å bekrefte at betingelsene er riktig konfigurert, at godkjenninger sendes til riktige brukere, at påminnelsesplanene fungerer som de skal, og at varsler utløses som forventet.

QuickBooks lar også brukerne redigere, deaktivere, kopiere eller slette arbeidsflyter senere hvis driftsbehovene endrer seg.

Trinn 6: Overvåk og optimaliser automatiseringene

Etter at arbeidsflytene er aktivert, bør virksomheter jevnlig gjennomgå og optimalisere automatiseringene etter hvert som de økonomiske prosessene utvikler seg.

QuickBooks lar brukerne administrere arbeidsflyter direkte fra delen «Mine arbeidsflyter», der de kan overvåke aktive automatiseringer, justere betingelser for arbeidsflyter og finjustere varslingsinnstillinger over tid.

Når godkjenningsprosesser, fakturastrukturer, kunders betalingsatferd eller interne arbeidsflyter endres, kan oppdatering av automatiseringsreglene bidra til å opprettholde nøyaktige arbeidsflyter og en konsekvent drift.

Hvem vil ha nytte av QuickBooks Onlines automatiserte arbeidsflyter?

Frilansere og selvstendig næringsdrivende

Frilansere, konsulenter og selvstendig næringsdrivende kan bruke tilbakevendende fakturaer og automatiserte påminnelser for å redusere manuell oppfølging og repetitive faktureringsoppgaver.

Tjenestebaserte virksomheter

Byråer, konsulentselskaper og andre tjenestebaserte virksomheter kan bruke arbeidsflytautomatisering til å håndtere gjentakende fakturering, godkjenninger, fakturapåminnelser og oppfølging av kundebetalinger mer effektivt.

Bedriftseiere uten regnskapsbakgrunn

QuickBooks Onlines funksjoner for kategorisering, bankimport og avstemmingsstøtte kan bidra til å forenkle bokføringsoppgaver for bedriftseiere med begrenset regnskapserfaring.

Bokførere og regnskapsførere

Bokførere og regnskapsførere som håndterer flere kunder, kan bruke arbeidsflytautomatisering til å redusere repetitivt administrativt arbeid knyttet til fakturering, gjennomgang av transaksjoner og oppfølging av betalinger.

Detaljhandels- og e-handelsvirksomheter

Detaljhandels- og e-handelsvirksomheter med store transaksjonsvolumer kan bruke import fra bank, transaksjonsmatching og kategoriseringsverktøy for å bidra til å effektivisere avstemmingsarbeidsflyter.

Økonomiteam med flere brukere

Økonomiteam med flere brukere som håndterer fakturaer, regninger eller godkjenninger, kan bruke godkjenningsarbeidsflyter og verktøy for arbeidsflytstyring til å forbedre oversikten over økonomiske prosesser.

Voksende oppstartsbedrifter

Oppstartsbedrifter vokser ofte raskt fra manuelle regneark og grunnleggende bokføringsprosesser. QuickBooks Onlines automatiserte arbeidsflyter kan bidra til å håndtere økende transaksjonsvolumer, gjentakende fakturering, godkjenninger og administrative økonomioppgaver uten å tilføre betydelig mer manuelt arbeid.

Avsluttende tanker om automatiserte arbeidsflyter i QuickBooks Online

Automatiserte arbeidsflyter kan hjelpe virksomheter med å redusere repetitivt bokføringsarbeid, forbedre økonomisk konsistens og effektivisere den daglige driften.

Hvis du vil utvide automatiseringsoppsettet ytterligere, anbefaler jeg å undersøke hvordan du kan opprette og bruke prosjektarbeidsflyter i QuickBooks Online.

Lykke til med arbeidsflytene eller økonomiprosessene du planlegger å forbedre neste gang.