Slik går du bort fra regneark og begynner å få betalt på nettet med QuickBooks Payments

Du sendte en faktura fra et regneark, kunden betalte gjennom en annen app, og nå veksler du mellom bankkontoen og fakturaoversikten bare for å bekrefte betalingen. 

Før du rekker å bli ferdig med å oppdatere filen, trenger en annen faktura oppmerksomheten din, og du er tilbake i regnearket og prøver å finne ut hva som fortsatt er utestående.

Denne prosessen kan virke håndterlig i begynnelsen, men etter hvert som du får flere kunder, begynner tiden du bruker på å oppdatere rader og avstemme betalinger å hope seg opp. Én manglende registrering kan til og med føre til at du etterlyser en betaling som allerede har kommet inn.

Med denne veiledningen kan du erstatte denne rutinen med en tydeligere prosess i QuickBooks Payments.

Vi viser deg hvordan du klargjør oppføringene dine og setter opp nettbetalinger, slik at du kan sende betalingsklare fakturaer og følge dem opp på ett sted.

Fordelene ved å gå fra regneark til QuickBooks Payments

Når du flytter faktureringen til QuickBooks Payments, blir det enklere for kundene å betale deg. 

De tilgjengelige betalingsalternativene vises på fakturaen, så du trenger ikke lenger å sende separate instruksjoner. Det høres kanskje ut som en liten endring, men den fjerner et ekstra trinn mellom å sende fakturaen og å få betalt.

Oppføringene dine blir også mer nyttige. Du kan se gjennom innbetalinger uten å sette sammen informasjon fra flere steder, og du har ryddigere informasjon når det er tid for å kjøre en rapport eller snakke med regnskapsføreren din.

Før du kommer dit, skal vi se på hva som må flyttes til QuickBooks Payments, og hvordan du klargjør det.

Dette bør du vite før du går fra regneark til QuickBooks Payments

Før du begynner å importere noe, er det nyttig å avklare tre ting. Hvis du gjør dette nå, kan du unngå å måtte stoppe halvveis for å rette oppføringer eller lete etter manglende kontodetaljer.

Bestem hva du faktisk trenger å ta med

Du trenger ikke å overføre alle fakturaene du noen gang har sendt. 

Begynn med aktive kunder og ubetalte fakturaer, og velg deretter en dato fra og med hvilken du skal opprette alle nye fakturaer i QuickBooks Payments.

Behold en urørt sikkerhetskopi av det opprinnelige regnearket. Eldre, betalte fakturaer kan bli værende der, med mindre du trenger dem i QuickBooks Payments for rapportering eller arkivering.

Samle inn kravene for oppsettet

For å konfigurere QuickBooks Payments og motta nettbetalinger trenger du:

• En QuickBooks Payments-konto med et abonnement som støtter funksjonene du trenger
• Informasjon om virksomheten og eieren for søknaden om QuickBooks Payments
• En bankkonto der kundeinnbetalingene dine skal settes inn

QuickBooks Payments krever en separat godkjenning. Intuit sender vanligvis en e-post med avgjørelsen innen noen få virkedager, så hvis du søker tidlig, kan du unngå at dette forsinker resten av oppsettet.

Rydd opp i og formater regnearkdataene

Gå gjennom kunde- og fakturaoppføringene før du laster dem opp. Fjern duplikater, tomme rader, formler og utdatert informasjon som kan føre til problemer under importen.

Kundelister kan importeres fra CSV, Excel eller Google Sheets, mens fakturaimport krever CSV. Du bør også kontrollere at kundenavnene er konsekvente, og legge til eventuelle produkter eller tjenester du planlegger å bruke på fakturaene.

Når disse delene er klare, kan du begynne oppsettet og importprosessen med færre avbrytelser.

Slik går du bort fra regneark og begynner å få betalt på nett i QuickBooks Payments

Slik kan du gå fra regneark til QuickBooks Payments og begynne å ta imot nettbetalinger.

1. Registrer deg for QuickBooks Online og søk om QuickBooks Payments

Følg denne fremgangsmåten for å søke om QuickBooks Payments:

1. Opprett QuickBooks Online-kontoen din.
2. Gå til Innstillinger ⚙ → Konto og innstillinger → Betalinger.
3. Velg Finn ut mer, og velg deretter Konfigurer betalinger.
4. Angi informasjon om virksomheten og eieren.
5. Velg bankkontoen der kundebetalingene skal settes inn.

QuickBooks Payments sender vanligvis en e-post med avgjørelsen innen noen virkedager, selv om Intuit kan be om mer informasjon. 

Start dette trinnet først, og klargjør regnearkdataene mens du venter på godkjenning.

2. Rydd opp i og sikkerhetskopier regnearkdataene

Lagre en urørt kopi av det gjeldende regnearket, velg en tydelig migreringsdato, og skill aktive kunder og ubetalte fakturaer fra avsluttede historiske poster. 

Rett opp dupliserte navn, tomme rader, formler og utdatert informasjon før du importerer noe.

3. Importer kundelisten

Gå til Innstillinger ⚙ → Importer data → Kunder, og last opp kundelisten. QuickBooks Payments støtter CSV-, Excel- og Google Sheets-filer for kundeimport.

Hver fil er begrenset til 1 000 rader eller 2 MB. Kundenavn må være unike, og den første importen støtter én e-postadresse per kunde.

4. Importer eller opprett de åpne fakturaene på nytt

Etter at du har importert kundene og konfigurert de relevante produktene eller tjenestene, går du til Innstillinger ⚙ → Importer data → Fakturaer. Fakturaimport krever en CSV-fil og støtter opptil 100 fakturaer eller 1 000 rader per opplasting. 

Hver linje må inneholde fakturanummer, kunde, fakturadato, forfallsdato og varebeløp. Negative beløp, inkludert rabatter og kreditnotaer, kan ikke importeres og må legges til senere.

Den gjeldende dokumentasjonen for fakturaimport sier også at denne metoden ikke kan brukes etter at merverdiavgift er konfigurert. 

Tilgjengeligheten kan variere avhengig av abonnement og konto. Hvis Fakturaer ikke vises under Importer data, oppretter du de gjeldende åpne fakturaene på nytt manuelt eller kontakter QuickBooks Payments-kundestøtte for å bekrefte hvilke importalternativer som er tilgjengelige for deg.

5. Konfigurer innskudd og alternativer for nettbetaling

Når QuickBooks Payments er godkjent, fullfører du disse innstillingene:

• Under Innstillinger ⚙ → Konto og innstillinger → Betalinger velger du kontoene som brukes til å registrere innskudd og behandlingsgebyrer.
• Under Innstillinger ⚙ → Konto og innstillinger → Salg → Fakturabetalinger velger du betalingsmetodene kundene kan bruke.
• Under Innstillinger ⚙ → Konto og innstillinger → Salg → Nettlevering må du kontrollere at Nettfaktura er valgt.

Kunder kan kanskje betale med kort, ACH-bankoverføring, Apple Pay, PayPal eller Venmo, avhengig av hvilke betalingsalternativer som er tilgjengelige for kontoen.

6. Se gjennom og send den første fakturaen som kan betales

Åpne en importert faktura eller opprett en ny for en eksisterende kunde. 

Bekreft kunden, beløpet, forfallsdatoen og betalingsalternativene. Åpne Administrer → Betalingsalternativer på fakturaen, og aktiver metodene du vil tilby. Velg deretter Se gjennom og send.

Kunden mottar en nettbasert faktura med en betalingslenke i stedet for å måtte betale separat fra en PDF.

7. Bekreft at betalingen er registrert, og følg med på innskuddet

Når kunden betaler gjennom fakturaen, skal QuickBooks Payments opprette en transaksjon for mottatt betaling og knytte den til den tilsvarende fakturaen. 

Kontroller fakturastatusen og utbetalingene fra QuickBooks Payments for å bekrefte at betalingen er behandlet, og følg med på når den sendes til banken.

Automatisk samsvar, når det er tilgjengelig, reduserer manuell registrering, men brukerne bør likevel gjennomgå transaksjonene og avstemme bankkontoen regelmessig.

Tegn på at overgangen fra regneark til QuickBooks Payments var vellykket

Etter at du har fullført trinnene ovenfor, kontrollerer du først at kundepostene og de åpne fakturaene ble importert riktig. Send deretter en faktura, og bekreft at kunden mottar en nettbasert betalingslenke. 

Når de betaler, skal QuickBooks Payments registrere transaksjonen, merke fakturaen som betalt og vise betalingen under utbetalinger i QuickBooks Payments, slik at du kan følge med på innbetalingen.

Husk at fakturaen kan vises som betalt før pengene når bankkontoen din. 

Den første innbetalingen kan ta opptil fem virkedager. Etter den innledende oppsettsperioden mottar kontoer med innbetalinger neste dag vanligvis betalinger som er behandlet før kl. 15.00 

Stillehavstid på den neste virkedagen, mens senere betalinger kan ta opptil to virkedager. Fristen er kl. 16.00 fjelltid, 17.00 sentraltid og 18.00 østkysttid.

Vanlige feil og eksperttips

De fleste problemene etter overgangen oppstår når den gamle betalingsprosessen overlapper med de nye postene i QuickBooks Payments. Her er det du bør være oppmerksom på når du begynner å sende fakturaer til kunder.

Fortsette å bruke gamle betalingsmetoder uten en overgangsplan

Fortell kundene hvilke fakturaer som skal betales gjennom QuickBooks Payments, og hvordan du skal håndtere sjekker eller separate Venmo-betalinger etter overgangen. 

Hvis en kunde betaler utenom QuickBooks Payments, registrerer du betalingen mot riktig faktura, slik at den ikke fortsatt står som forfalt ved en feil.

Sende alle importerte fakturaer før du tester arbeidsflyten

Gå gjennom de importerte fakturaene før du sender dem til kundene. 

Begynn med én faktura, og bekreft at saldoen, forfallsdatoen, betalingsalternativene og betalingslenken fungerer som de skal, før du bruker den nye prosessen med alle.

Importere en hel fil på nytt etter en delvis feil

Noen kunder eller fakturaer kan bli importert uten problemer selv om andre rader mislykkes. 

Gå gjennom importresultatene, og korriger bare postene som mislyktes, siden det å laste opp hele filen på nytt kan opprette duplikater i stedet for å erstatte de opprinnelige postene.

Legge til en nedlastet innbetaling i stedet for å avstemme den

QuickBooks Payments oppretter en betalingspost når en faktura blir betalt. 

Når innbetalingen senere vises i bankfeeden, avstemmer du den mot den eksisterende posten i stedet for å legge den til som ny inntekt. Ellers kan den samme betalingen bli telt to ganger.

Forvente at hver innbetaling tilsvarer én faktura

QuickBooks Payments kan kombinere flere kundebetalinger i én innbetaling og vise de tilknyttede behandlingsgebyrene separat. Kontroller detaljene for innbetalingen under utbetalinger i QuickBooks Payments før du betrakter en forskjell mellom faktura- og innbetalingsbeløpet som en feil.

Konklusjon

Å gå bort fra regneark kan gjøre fakturering og betalingssporing mye enklere, og jeg håper denne veiledningen gir deg et tydelig sted å begynne. 

Når du er klar, se hvordan de kan hjelpe deg med å administrere virksomheten din, sammenlign abonnementene deres eller lær hvordan nettbetalingene deres fungerer. 

Lykke til med overgangen og med det som kommer videre for virksomheten din.