10 måter å effektivisere månedsavslutningen på & feil du bør unngå

Begrensede ressurser, mangel på standardisering av prosesser, manuelle omveier, dårlig koordinering, unøyaktige data … høres det kjent ut? Du er ikke alene. Dette er tingene som gjør månedsavslutningen til en skikkelig hodepine.

Vi har allerede gått gjennom hvordan du kan opprette en løpende sjekkliste for månedsavslutningen, så jeg ønsket å fokusere på ti andre måter å effektivisere månedsavslutningen på en bærekraftig måte – uten å ta snarveier.

1. Opprett og del en sjekkliste eller kalender for månedsavslutningen  

Det høres selvsagt ut, men det er det ikke. Dårlig koordinering ved månedsslutt er en utfordring selv under de beste forhold. Å sørge for at alle prosessene ved månedsslutt fungerer problemfritt, krever presis og rettidig koordinering og organisering. 

Som en som har ledet team innen regnskap og finansiell rapportering, kan jeg bare si dette: Hvis jeg hadde fått en skinnende mynt hver gang jeg har måttet sende ut påminnelser om oversitte frister og oppgaver – du skjønner poenget. 

Heldigvis kan dette løses. 

Kalendere for månedsavslutningen er avgjørende, enten de er i form av en sjekkliste, en Google-kalender eller en automatisert påminnelse som en del av et bredere regnskapssystem. Gjør dette:

• Opprett en kalender som er enkel å oppdatere
• Legg til oppgaver for månedsavslutningen
• Angi frister
• Inviter de ansvarlige
• Automatiser påminnelser

Du holder leverandørreskontroen (leverandørgjeld (AP)), kundereskontroen (kundefordringer (AR)), teamet for finansiell rapportering og alle andre involverte ansvarlige, mer produktive og samkjørte ved utgangen av måneden. Dette sparer alle for mye tid og frustrasjon. 

Author's Tip

Automatiser påminnelser om kommende oppgaver for å gi de ansvarlige et forhåndsvarsel.

2. Ta i bruk skybasert regnskapsprogramvare for automatisering

Manuelle prosesser og omveier er tidkrevende. Skybasert regnskapsføring og automatisering av funksjoner som AP og AR gjør det mulig for teammedlemmer å jobbe hvor som helst, noe som forbedrer fleksibiliteten og effektiviteten og reduserer manuelt arbeid og feil. Dette betyr strømlinjeformede oppgaver, tidsbesparelser og teammedlemmer som kan utføre arbeid med høyere verdi.

Å effektivisere prosessen for månedsavslutningen ved hjelp av skybasert regnskapsprogramvare gir følgende fordeler:

• Rask og nøyaktig dataregistrering
• Forenklede kontoavstemminger
• Enkel rapportgenerering
• Automatiserte oppgaver og påminnelser
• Data i sanntid
• Sentraliserte økonomidata
• Fjerntilgang
• Integrasjon med andre systemer

3. Oppmuntre til mer samarbeid med andre team

Dårlig koordinering av innsatsen bremser prosessen ved månedsslutt og reduserer effektiviteten i ressursbruken. Økt samarbeid mellom avdelinger er avgjørende for en vellykket månedsavslutning. Teamets prestasjoner avhenger av samarbeid med andre funksjonelle enheter og eksterne tilsynsmyndigheter, leverandører eller forhandlere. 

Når alle er samkjørte, arbeider mot felles mål og er informert om fremdriften i avslutningsprosessen, hjelper det teamet ditt med å løse problemer raskt og minimere forsinkelser ved utgangen av hver måned. Gjør dette:

• Etabler tydelig kommunikasjon
• Oppmuntre til mer samarbeid mellom avdelinger og andre parter 
• Oppmuntre til regelmessige møter eller innsjekkinger

Author's Tip

Når du ber om flere innspill fra andre, skaper du oppslutning og fremskynder informasjonsflyten.

4. Gjennomfør gjennomganger av prosessene ved månedsslutt

Hvis regnskapsprosessene dine ved månedsslutt ikke fungerer som forventet eller er utdaterte, må du identifisere områder som kan forbedres, og tenke nytt om hele prosessen for månedsavslutningen. Gjør dette:

• Sett av tid etter hver regnskapsperiode til å evaluere hvor effektive de implementerte strategiene er
• Identifiser eventuelle mangler eller forglemmelser 
• Gå gjennom de dokumenterte prosessene 
• Be om tilbakemeldinger fra teammedlemmer eller andre som er involvert i prosessen 
• Gjør nødvendige justeringer basert på tilbakemeldingene for å effektivisere prosessene

Author's Tip

Referansemåling bidrar også til å måle månedsavslutningsprosessen din opp mot beste praksis i bransjen.

5. Etabler tydelige og standardiserte arbeidsflyter

Ustandardiserte arbeidsflyter kan føre til uoverensstemmelser og økt risiko for feil i prosessen ved månedsslutt. Det er avgjørende å effektivisere regnskapsarbeidsflytene dine hvis du ønsker en mer effektiv månedsavslutning. 

En annen del av effektiviseringen av månedsavslutningen innebærer å sikre data, sørge for konsistens og forbedre kommunikasjonen for å eliminere siloer og tvetydighet, redusere dobbeltarbeid og forbedre den generelle effektiviteten. Gjør dette:

• Gå gjennom alle eksisterende prosesser 
• Identifiser oppgaver som trygt kan fjernes eller endres for å spare tid og innsats 
• Optimaliser arbeidsflytene for å eliminere flaskehalser og forbedre effektiviteten 
• Standardiser prosedyrene dine 
• Dokumenter og del alle trinn i arbeidsflyten, ansvarsområder og tidsfrister 

Author's Tip

Gå gjennom regnskapsarbeidsflytene dine ved månedsslutt årlig for å forbedre effektiviteten.

6. Invester i opplæring og utvikling av medarbeidere

Mangel på riktige ferdigheter eller kunnskap kan føre til bemanningsutfordringer som påvirker månedsavslutningen. Investering i opplæring og utvikling av medarbeidere er avgjørende for å effektivisere prosessen ved månedsslutt. Godt opplærte og kunnskapsrike medarbeidere arbeider mer effektivt og kan bidra effektivt til månedsavslutningen. 

Investering i teamets opplæring og utvikling gir dem nødvendige ferdigheter og kunnskap til å effektivisere prosessen ved månedsslutt på en effektiv måte, og viser dem at arbeidet deres er viktig. Gjør dette:

• Sørg for at økonomiteamet ditt får opplæring i og er fortrolig med bruk av regnskapsprogramvare
• Gi dem tilgang til rapporteringsverktøy og andre automatiseringsverktøy som hjelper dem med å støtte andre og seg selv i å utnytte et regnskapssystem fullt ut 
• Sørg for at teamet ditt er oppdatert på regnskapsprinsipper og beste praksis, slik at de har et solid grunnlag for å utføre oppgavene sine nøyaktig og effektivt 

7. Effektiviser avstemminger 

Avstemming av kontoer er avgjørende for månedsavslutningen, men manuell avstemming kan være tidkrevende og utsatt for feil. Det er også kjedelig som bare det, noe som sliter ut teamet ditt og fører til økt frustrasjon og høyere turnover. 

En automatisert og strømlinjeformet avstemmingsprosess kan forbedre effektiviteten og nøyaktigheten betydelig. Gjør dette: 

• Ta i bruk verktøy som automatisk samsvarer transaksjoner 
• Identifiser avvik og fremhev unntak for å redusere tidsbruk og arbeidsinnsats samt sikre nøyaktighet og fullstendighet 
• Prioriter kontoer med høy risiko eller stor påvirkning for avstemming. Ikke alle kontoer krever samme grad av kontroll under månedsavslutningen 
• Fastsett tydelige retningslinjer og prosedyrer for avstemming 
• Sørg for at alle teammedlemmer følger en standardisert fremgangsmåte for å redusere feil og inkonsekvenser samt forbedre nøyaktigheten 

8. Forbedre datakvalitet og dataintegritet

Datakvalitet og dataintegritet er avgjørende for nøyaktige økonomiske poster, beslutningstaking og for å fastsette og analysere vekstmålinger nøyaktig. Ved å sørge for at dataene er rene, fullstendige og konsistente kan teamet ditt effektivisere månedsavslutningen og unngå forsinkelser og feil.

Bedre datakvalitet og dataintegritet hjelper teamet ditt med å effektivisere månedsavslutningen og sikre nøyaktig økonomisk rapportering. Gjør dette:

• Implementer datavalideringskontroller for å identifisere og korrigere eventuelle feil eller inkonsekvenser i dataregistreringen 
• Ta i bruk automatiseringsverktøy som validerer data mot forhåndsdefinerte regler og fremhever eventuelle avvik 
• Rens og oppdater dataene regelmessig for å opprettholde integriteten 
• Identifiser og håndter eventuelle dupliserte, utdaterte eller irrelevante data 

Author's Tip

Involver andre fageksperter i denne prosessen for å validere og forbedre datakvaliteten.

9. Implementer kontinuerlig overvåking og revisjon

Utdaterte prosesser og arbeidsmetoder legger til rette for dårlige resultater. Kontinuerlig overvåking og revisjon kan effektivisere månedsavslutningen betydelig ved å identifisere feil og avvik på et tidlig tidspunkt. 

Gjør dette:

• Ta i bruk teknologi for å overvåke transaksjoner og kontoer i sanntid 
• Implementer automatiserte varsler og meldinger som fremhever mulige feil eller avvik 
• Gjennomfør regelmessige interne revisjoner for å sikre samsvar med regnskapsstandarder og regulatoriske krav 

10. Evaluer og omfordel ressurser 

Månedsavslutningen er ikke ny eller spesifikk for virksomheten din, men ressursene dine kan være det. Når du sørger for at hver enkelt person har riktig rolle, reduserer du tretthet, kjedsomhet og turnover samtidig som du øker produktivitet, jobbtilfredshet, ansvarlighet og engasjement i arbeidet.

Du bør se på avdelingsstrukturen din årlig og vurdere og omfordele ressursene dine på nytt for å sikre at de best egnede personene arbeider med bestemte oppgaver. 

Evaluer dette: 

• Utdanning og opplæring
• Ferdigheter og kompetanse
• Interesseområder
• Karrieremål
• Jobbtilfredshet
• Individuell prestasjon

5 strategier som ikke fungerer

Et ensidig fokus på måter å redusere tiden det tar å få arbeidet gjort på, kan føre til utilsiktede resultater, som glemte trinn, misfornøyde ansatte og overbelastede team. Dette er fem strategier som rett og slett ikke fungerer når det gjelder å effektivisere månedsavslutningen.

Hoppe over eller slå sammen trinn

Det kan være fristende å hoppe over trinn i månedsavslutningen eller slå dem sammen. Problemet er at dette sannsynligvis vil føre til følgende:

• Noe viktig blir oversett
• Kostbare feil
• Regnskapet blir feil
• Arbeidet blir ofte dobbelt opp for deg og andre senere

Vær klar over at trinnene i en prosess sannsynligvis er der av en grunn. Før du gjør vilkårlige endringer, bør du gå nøye gjennom hvert trinn for å finne ut hvorfor det kan være nødvendig eller unødvendig, og diskutere det med CFO-en og andre som blir berørt.

Å utføre flere oppgaver samtidig for å kompensere for ineffektivitet

Regnskapsteam blir ofte feilaktig sett på som kostnadssentre og forventes å utføre flere oppgaver samtidig og gjøre mer med mindre. Det er viktig å anerkjenne de verdifulle bidragene fra disse avgjørende ressursene og utstyre dem med det de trenger for å få arbeidet gjort i tide.

I stedet for å utføre flere oppgaver samtidig for å kompensere for ineffektivitet, bør du sørge for at regnskapsteamene har verktøyene de trenger for å bli mer effektive, fremfor å presse dem til å jobbe hardere og øke risikoen for utbrenthet hos de ansatte. 

Månedsavslutningen kan være utmattende hvis ting ikke er organisert, så sørg for at du justerer ferieavsetningene for å gi teamet tid til å hvile før neste syklus.

Detaljstyring for å få ting til å gå fremover

Detaljstyring er en annen feil jeg altfor ofte har sett (og opplevd) i regnskapsavdelinger. Selv om det å følge tettere med på de ansatte kan se ut til å gi deg mer kontroll over månedsavslutningen, oppnår det det motsatte.

Stol på at du har ansatt de rette personene med de rette ferdighetene og evnene, og gi dem deretter ganske enkelt informasjonen og verktøyene de trenger for å lykkes.

Ikke innhente innspill for å spare tid

Det kan virke som om det å vente på tilbakemeldinger fra andre team eller interessenter bremser månedsavslutningen. Selv om det kan gjøre det innledningsvis, vil disse tilbakemeldingene og støtten fra andre deler av virksomheten på lang sikt hjelpe deg med å forbedre prosessene ved at du får all den økonomiske informasjonen du trenger for bedre beslutningstaking.

Snakk med andre interessenter og fageksperter om hvorfor du trenger bestemt informasjon, sørg for at de faktisk støtter opp om det, og be dem deretter om å hjelpe deg med å effektivisere prosessene.

Ikke gjennomgå resultatene

Månedsavslutningen er en utmattende periode for de fleste regnskapsteam. Når alt er ferdig, er det siste du kanskje har lyst til å gjøre, å analysere alle resultatene i detalj. Men her er poenget: Dette er et viktig trinn for å effektivisere prosessene fra ende til ende og oppnå bedre resultater i fremtiden – så ved å ikke gjøre det skaper du mer arbeid for deg selv.

Sett av tid til å gjennomgå resultatene fra månedsavslutningen og de økonomiske rapportene. Dette vil være til fordel for teamet ditt ved at problemer kan identifiseres raskere, og ved at teamets ferdigheter blir bedre til neste måned. Det vil også gi hele virksomheten informasjonen som trengs for å ta bedre forretningsbeslutninger raskere.

Abonner for mer innsikt i regnskapssyklusen

Å være en effektiv regnskapsleder innebærer mer enn bare å utføre oppgavene i månedsavslutningen på autopilot. Det kan være krevende, men det er du som må bære ansvaret.

Er du klar til å videreutvikle ferdighetene dine som regnskapsleder? Abonner på vårt kostnadsfrie nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra finansledere som former teknologibransjen.