Betalingshåndtering er prosessen med å organisere, effektivisere og optimalisere hvordan virksomheten din håndterer kontantstrøm, betalinger og finansielle operasjoner. Ved å bruke et moderne system for betalingshåndtering kan du redusere kostnader, forbedre effektiviteten og legge til rette for vekst i selskapet ditt.
I denne artikkelen viser jeg deg nøyaktig hvordan du velger en løsning for betalingshåndtering som passer virksomhetens unike behov og hjelper deg med å ligge i forkant av økonomiske utfordringer.
Oversikt over systemer for betalingshåndtering
Et system for betalingshåndtering (PMS) er en plattform som håndterer et selskaps pengetransaksjoner, inkludert utgifter, kontantutbetalinger og andre forhold knyttet til kontanthåndtering. Se på det som et sentralt knutepunkt som ikke bare dekker betaling av regninger, men som også bidrar til å håndtere hele betalingslivssyklusen, fra initiering til avstemming, noe som gjør det til et uunnværlig verktøy for virksomheter av alle størrelser.
Et PMS er vanligvis skybasert og lar deg optimalisere betalingsprosessene dine – håndtere fakturaer, spore forespørsler og godkjenninger, rapportere innsikt og automatisere betalinger. Et godt PMS hjelper deg med å øke betalingssikkerheten og forbedre synligheten og kontrollen over betalinger i virksomheten din.
Standardfunksjoner i systemer for betalingshåndtering
Når du velger et system for betalingshåndtering, er det viktig å vurdere funksjonene som passer best til virksomhetens behov. Noen viktige funksjoner du bør se etter, er:
Fakturahåndtering
Et godt PMS bør håndtere fakturaer, slik at du enkelt kan opprette, redigere, sende og spore kundefakturaer. Dette hjelper deg med å holde oversikt over alle finansielle transaksjoner knyttet til salg og sikrer at det finnes en oversikt over alle forfalte og mottatte betalinger.
Betalingsbehandling
Uten effektiv betalingsbehandling kan virksomheter oppleve forsinkelser i mottak av betalinger eller få problemer med avviste transaksjoner. Det ideelle systemet for betalingshåndtering bør støtte flere betalingsmetoder, for eksempel kredittkort, bankoverføringer og digitale lommebøker. Et stort pluss er muligheten til å håndtere flere valutaer og integrere med populære betalingsportaler (dette er også en viktig fordel med mobile betalingsapper).
Ikke alle betalingstjenester tilbyr sømløse debettransaksjoner. Finn et system som ikke bare håndterer debet effektivt, men som også gir innsikt i likviditetsposisjonen din, slik at du alltid opprettholder en sunn kontantstrøm. ACH er også viktig for direkte debiteringer og krediteringer mellom banker. Sørg for at systemet du vurderer, støtter ACH-transaksjoner for både leverandørgjeld og kundefordringer. Utover enkle transaksjoner bør et optimalt system også bistå i innkjøpsprosessen ved å tilby verktøy som gjør innkjøp og betalingsbehandling enkel og effektiv.
Sammenlign like med like
Hvis du vil forsikre deg om at systemet har det som kreves, kan du sammenligne det direkte med AR- og AP-verktøy. Dette hjelper deg også med å finne det optimale systemet.
Registrering og sporing av fakturaer og transaksjoner
Du bør velge et system som registrerer alle fakturaer, transaksjoner, kvitteringer og betalinger på ett sted, slik at de blir enkle å spore og rapportere. Se etter et PMS som gir deg et tydelig bilde av den økonomiske situasjonen din, og som tilbyr sanntidsoppdateringer av betalingsstatus, automatisk synkronisering med bankkontoer og kategorisering av utgifter. Det bør også gjøre det enkelt å søke etter og hente frem tidligere transaksjoner, med filtre for dato, kunde, beløp og mer.
Generering av kvitteringer
Kvitteringer fungerer som dokumentasjon på transaksjoner, både som dokumentasjon til skatteformål for virksomheter og som kjøpsbevis for kunder. Se etter en plattform som automatisk genererer og sender profesjonelle kvitteringer til kundene dine etter betaling. Muligheten til å tilpasse kvitteringsmaler, legge til profilering og sende via flere kanaler (f.eks. e-post og SMS) er en fordel. Denne funksjonen sparer deg for mye tid og arbeid, samtidig som den gir kundene en bedre opplevelse.
Have an account? Log In
Rapportering
Rapporterings- og analyseverktøy er helt nødvendige – du vil ha innsikt i kontantstrømmen, inntektene, utestående fakturaer og transaksjonsgebyrer. Rapporteringsfunksjonen bør tilby en rekke forhåndsbygde rapporter, for eksempel resultatregnskap, salgsoppsummeringer og utgiftsfordelinger, samt muligheten til å tilpasse rapporter, angi datoperioder og visualisere data gjennom diagrammer eller grafer.
Vurderinger ved kjøp av system for betalingshåndtering
Du bør ikke bare basere deg på disse standardfunksjonene, men også vurdere noen viktige omkringliggende faktorer når du evaluerer systemer, blant annet:
Forretningsbehov
Du må først fastslå hva du er avhengig av, fordi dette til syvende og sist avgjør hvilken programvareløsning du ender opp med. Du bør for eksempel tenke på hvilke typer betalinger du ønsker å behandle, betalingsvolumet og om det sannsynligvis vil øke betydelig i løpet av de neste årene. Noen systemer er bedre utstyrt for behandling av store volumer, mens andre er bedre egnet for små bedrifter med lavere volumer. Ved å prognostisere veksten i betalingsvolumet kan du velge et system som kan skaleres etter behovene dine.
Kostnad
Kostnaden for disse systemene kan variere ganske mye avhengig av funksjonene og nivået på kundestøtten som tilbys. Noen systemer krever en månedlig abonnementsavgift basert på antallet transaksjoner du behandler. Andre har trinnvise prisplaner basert på funksjoner og funksjonalitet. Noen få leverandører tilbyr helt kostnadsfrie grunnleggende tjenester for å komme i gang. Tenk på dine nåværende og fremtidige behov for å finne ut hvilket nivå som passer for deg. Hvis du er en liten oppstartsbedrift, kan et kostnadsfritt alternativ eller et alternativ med lave kostnader være tilstrekkelig på kort sikt. Etter hvert som du vokser, kan du alltid oppgradere til en mer omfattende plan.
Transaksjonsgebyrer er også vanlige og utgjør vanligvis en prosentandel av det totale betalingsbeløpet pluss et fast gebyr per transaksjon. Sammenlign gebyrene hos ulike leverandører for å forsikre deg om at de virker rimelige og konkurransedyktige. Noen kan frafalle eller redusere gebyrene for ideelle organisasjoner eller ved behandling av store betalingsvolumer.
Sikkerhet og samsvar
Robust sikkerhet er avgjørende. Se etter et system med sterk kryptering, flerfaktorautentisering og rollebaserte tilgangskontroller. Kryptering forvrenger dataene dine slik at bare autoriserte parter kan lese dem. Flerfaktorautentisering legger til et ekstra sikkerhetslag ved innlogging, ofte ved å sende en kode til telefonen eller e-postadressen din. Rollebaserte kontroller begrenser de ansattes tilgang til bare dataene og funksjonene de trenger for å gjøre jobben sin.
Når det gjelder samsvar, bør du velge et system som oppfyller standarder som PCI DSS for håndtering av kredittkortdata og HIPAA hvis du håndterer helseinformasjon. Disse sertifiseringene viser at systemet oppfyller strenge krav til sikkerhet og personvern.
Global betalingsdekning
For selskaper som driver virksomhet internasjonalt, er et system som støtter globale betalingsmetoder og valutaer, helt nødvendig. Velg en leverandør med erfaring innen grensekryssende betalinger, og som tilbyr tilkobling til betalingsnettverk over hele verden. Leverandøren bør støtte de viktigste betalingstypene i hver region, for eksempel SEPA i Europa, Faster Payments i Storbritannia og lokale kortmerker i APAC-regionen.
Integrasjon og kompatibilitet
Du bør også finne et PMS som fungerer sømløst sammen med andre forretningsverktøy, for eksempel regnskapsprogramvaren, CRM-systemet, ERP-systemet, e-handelsplattformen og alt annet som er viktig for driften. Hvis ikke, ender du opp med et usammenhengende virvar av arbeidsflyter og flere problemer enn kostnadsbesparelsene er verdt. Se etter alternativer som enkelt synkroniserer data mellom systemer, slik at du unngår manuell dataregistrering og sikrer nøyaktig dokumentasjon. Noen systemer tilbyr ferdigbygde integrasjoner med store plattformer som QuickBooks, NetSuite og Shopify. For andre verktøy kan API-tilgang gjøre det mulig å bygge en tilpasset integrasjon.
Kundeservice
Ikke overse nivået på støtten som tilbys av de ulike leverandørene. Se etter en leverandør med dokumenterte resultater innen kundeservice av høy kvalitet, slik at du får hjelp til å implementere, administrere og optimalisere systemet for betalingshåndtering. Alternativene kan omfatte støtte via telefon, e-post og chat, samt tilgang til opplæringsressurser. God støtte sikrer at du får mest mulig ut av investeringen din.
Redundans og oppetid
For mange teknologiselskaper er betalinger virksomhetskritiske. Se etter et system med innebygd redundans, lastbalansering og automatisk overtakelse ved feil for å garantere høy tilgjengelighet. Det bør tilby en minimumsoppetid på 99.9% for å holde betalingene i gang 24/7/365. Flere datasentre på tvers av geografiske områder er ideelt for redundans.
Prøveperioder
Noen leverandører tilbyr prøveperioder på et bestemt antall dager, mens andre gir tilgang til et sandkassemiljø med testdata, slik at du kan prøve deg frem til du er fornøyd. Målet er å teste verktøyet for å få et inntrykk av hvordan systemet vil håndtere selskapets unike arbeidsflyter og brukstilfeller. Vær oppmerksom – små irritasjonsmomenter i løpet av en prøveperiode kan utvikle seg til store problemer etter at du har forpliktet deg til et system. Sørg for at du foretar et verdifullt kjøp, og at løsningen passer for selskapet ditt.
Kundeanmeldelser
Når du vurderer systemer for betalingshåndtering, bør du ikke bare stole på det selskapet sier – sjekk hva andre har å si. Se hva nåværende kunder egentlig synes om systemet og tjenesten. Se etter gjennomgående ros eller klager i anmeldelsene. Hvis et system får overveldende mange negative anmeldelser som nevner dårlig kundeservice, klønete grensesnitt eller manglende nøkkelfunksjoner, er det et stort varselsignal. På den andre siden er mengder av anmeldelser med fire og fem stjerner som nevner en enkel oppsettsprosess, hjelpsom kundestøtte og verktøy som gjør jobben enklere, gode tegn på at du har funnet en vinner.
De 5 beste programvarene for betalingshåndtering
Hvis du ser etter et pålitelig alternativ, er her 5 populære PMS-løsninger som fanget oppmerksomheten min:
Stripe
Stripe, som ble etablert i 2011, er som den kule aktøren i nabolaget, kjent for sine avanserte funksjoner for betalingsbehandling. Denne virtuelle betalingsløsningen godtar over 135 globale valutaer, integreres sømløst med e-handelsplattformer som Drupal, WooCommerce og Magento, har omfattende rapporteringsfunksjoner og verktøy for abonnementsadministrasjon, og er kjent for sin transparente prising.
De har ingen månedlige avgifter, ettersom alle kostnader beregnes per transaksjon. For nettsalg tar de 2.9% + 30 cents per transaksjon, og 2.7% + 5 cents per transaksjon for kortbehandling i fysisk butikk. En ekstra avgift på 1% gjelder for internasjonale transaksjoner og valutaomregning.
Braintree
Braintree, et datterselskap av PayPal, er en teknologisk avansert løsning for betalingsbehandling som har opparbeidet seg et godt rykte i bransjen. Her er noen bemerkelsesverdige funksjoner:
- Transaksjonskostnadene er 2.59% + 49 cents per transaksjon
- Programvaren drar nytte av PayPals omfattende infrastruktur
- Støtter betaling i over 130 valutaer
- Integreres med PayPal og Venmo
- Legger til rette for globale transaksjoner og svindelkontroller
Braintree er ideelt for dem som setter pris på en enkel betalingsformidler og har sansen for PayPals ressurser.
FreshBooks
FreshBooks er en regnskapsprogramvare som primært retter seg mot frilansere, enkeltpersonforetak og små bedrifter. Formålet er å hjelpe med organisering, betalingshåndtering og utsending av fakturaer. Du kan kalle det en programvare for betalingsbehandling utviklet for små bedrifter, med rimelige abonnementer tilgjengelig. Prisene varierer fra $8.50/måned til $27.50/måned, og hvert abonnement tilbyr en gratis prøveperiode på 30 dager.
Square
Square er en anerkjent løsning for betalingsbehandling og kassasystem (POS) som betjener ulike virksomheter, fra nystartede selskaper til store virksomheter med flere butikker. Den er spesielt attraktiv for små bedrifter og nystartede selskaper på grunn av det budsjettvennlige avgiftssystemet, som kan tilpasses varierende inntekter. Brukerne betaler bare en liten prosentandel og en fast avgift per transaksjon.
For korttransaksjoner i fysisk butikk, inkludert forhåndsbetalte gavekort, større kredittkort og mobile lommebøker som Apple Pay, krever Square en avgift på 2.6% + 10 cents. Hvis et kort tastes inn manuelt eller brukes virtuelt, er avgiften 3.5% + 15 cents per transaksjon. For nettkjøp og andre digitale transaksjoner er avgiften satt til 2.9% + 30 cents.
Tipalti
Tipalti er en skybasert løsning for automatisering av leverandørreskontro som effektiviserer prosessene for leverandørfakturering. Den er ideell for virksomheter i vekst med omfattende behov for fakturabehandling, spesielt de som samarbeider med internasjonale leverandører. Noen av de viktigste funksjonene omfatter:
- Plattformavgiften starter på $149 månedlig
- Støtter betalinger i 196 land med 120 valutaalternativer.
- Egnet for virksomheter med mange lokale og internasjonale leverandører
- Integreres med populære regnskapsprogrammer som QuickBooks, Sage og Xero
Noen siste tips
Frykten for å velge feil og bli bundet til en flerårig avtale med en partner som ikke er ideell, er reell. Hvordan håndterer du det?
More Articles
Stol på magefølelsen
Selv om spesifikasjoner, sikkerhet og kostnader er viktig, må du ikke undervurdere verdien av et godt partnerskap. Hvis teamet hos én leverandør ga deg en god følelse og virket genuint interessert i at du skulle lykkes, sier det mye. Mennesker og kulturen må passe sammen.
Tenk langsiktig
Et skinnende nytt grensesnitt vil miste nyhetens interesse, men fleksibilitet, skalerbarhet og kundestøtte varer evig. Sørg for at ethvert system du vurderer, kan vokse sammen med virksomheten din og tilby integrasjonene du vil trenge på sikt. Du ønsker ikke å vokse fra en løsning etter ett år og måtte gå gjennom hele denne prosessen på nytt.
Ikke la deg påvirke av prisen alene
Et skambud er ikke mye verdt hvis løsningen faktisk ikke kan dekke behovene dine. Og en høyere pris betyr ikke alltid bedre kvalitet. Se på de totale eierkostnadene gjennom hele kontraktsperioden, inkludert ekstra gebyrer for kundestøtte, transaksjoner og tilleggstjenester. Den laveste kostnaden på forhånd kan ende opp med å koste deg mer på lang sikt.
Les det som står med liten skrift
Jeg vet, kontrakter er omtrent like spennende som å se maling tørke. Men du må forstå alle vilkårene, betingelsene og forpliktelsene før du skriver under. Sørg for at det ikke finnes skjulte gebyrer eller begrensende klausuler som ikke samsvarer med målene dine. Hvis noe virker feil, bør du spørre om det. Salgsrepresentanten din bør være villig til å forklare juridisk sjargong som er vanskelig å forstå.
Til slutt, når salgsrepresentantene begynner å slenge rundt seg med moteord som "friksjonsfri", "superladet" eller "teknologidrevet" ... bør du koble dem ut et øyeblikk. Hold fokus på det som virkelig betyr noe for virksomheten din og kundene dine.
Der har du det. En kort innføring i hvordan du kan luke ut mengden av systemer for betalingsstyring der ute og finne ett som er skreddersydd for behovene dine.
Klar for å videreutvikle ferdighetene dine som økonomimedarbeider? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.
