Småbedriftseiere bruker for mye tid på å kreve inn utestående fordringer (AR), i stedet for å drive virksomheten sin – jeg kritiserer ikke, jeg forstår det. Som småbedriftseier selv har jeg hatt den samme utfordringen.
Men her er saken: Jeg har ikke dette problemet lenger. Dette er mitt råd om hvordan du kan håndtere utestående fordringer – og forresten, det innebærer ikke at du må ansette ekstra hjelp.
Vanlige AR-utfordringer
Hvis du er en av de mange entreprenørene og småbedriftseierne som bruker over 36 % av arbeidsuken på å ta seg av små administrative oppgaver som fakturering og dataregistrering, skyldes det sannsynligvis disse vanlige AR-utfordringene.
- Tidkrevende manuelle AR-prosesser: Manuell håndtering av utestående fordringer gir lite tid til å drive eller utvikle virksomheten effektivt – eller til å tenke strategisk.
- Manglende organisering: En uorganisert eller silobasert prosess for sporing av fakturaer, betalinger og kundeinformasjon begrenser oversikten over utestående fordringer, noe som gjør det vanskelig å avstemme og kreve inn fordringene i tide.
- Problemer med betalingsinnkreving: Uten regnskapsprogramvare har mange virksomheter problemer med å spore og kreve inn betalinger for ubetalte fakturaer – noe som forstyrrer kontantstrømmen, virksomhetens mål og vekstpotensial.
For å håndtere disse utfordringene trenger du litt hjelp (og de riktige verktøyene), slik at du kan komme tilbake til de strategiske initiativene på høyt nivå som du egentlig skal jobbe med.
Hvem bør involveres?
Alle som er involvert i fakturering, inkludert kundeansvarlige og salgsrepresentanter, bør være oppmerksomme på innkreving. Er du nølende med å involvere medarbeiderne i førstelinjen? Ikke vær det. Disse personene gir vanligvis regnskapsavdelingen beskjed om når og hvor mye som skal faktureres for produkter eller tjenester.
De fleste små virksomheter har begrensede ressurser, noe som gjør koordinering av AR særlig viktig i regnskapsarbeidet i små virksomheter når fakturafeil og problemer med innkreving oppstår.
| Her er et eksempel: Da jeg jobbet med AR og innkreving i tre år, møtte jeg ofte kunder som nektet å betale fakturaene sine på grunn av fakturafeil. Å løse kundeproblemene innebar å ringe dem for å høre på bekymringene deres, og deretter be salgs- og kundeavdelingene om hjelp til å korrigere nåværende og fremtidige fakturaproblemer. Som oftest gjorde fakturajusteringer og korrigerende tiltak hele forskjellen når det gjaldt å øke kontantstrømmen og forbedre likviditetsstyringen. Jeg oppdaget også at kundene var lettet over å få en løsning, og at de med glede betalte de utestående beløpene. |
En ideell prosess for utestående fordringer
Det er viktig å ha en tydelig og effektiv AR-prosess for god håndtering. Prosessen bør omfatte:
Opprette en standard fakturamal
Utform en fakturamal med et profesjonelt utseende som inneholder all nødvendig informasjon, for eksempel virksomhetens navn, kontaktopplysninger, fakturanummer, forfallsdato og en oversikt over produktene eller tjenestene som er levert.
Jeg vet, jeg vet, de fleste har allerede dette. Men hvis du ikke har det, bør du få det på plass så snart som mulig.
Automatisere AR-arbeidsflyter
Rask fakturering reduserer forsinkede betalinger. Sørg for at du automatiserer AR-arbeidsflyter, for eksempel ved å sende kundefakturaer så snart produktene er levert og tjenestene er fullført – eller i henhold til annen avtale.
Have an account? Log In
Fastsette tydelige betalingsbetingelser
Angi betalingsbetingelsene tydelig på fakturaen, inkludert forfallsdato og godkjente betalingsmåter, for å avklare forventningene og sikre at kundene forstår ansvaret sitt.
Følge opp forfalte betalinger
Jeg vet at det kan føles ubehagelig å sende påminnelser om forfalte betalinger når det er du som utfører arbeidet for en kunde … men det er nødvendig.
Løsningen er imidlertid enkel: Sett opp automatiserte arbeidsflyter i regnskapssystemet ditt, eller bruk programvare for AI-basert innkreving av gjeld, for å spore forfalte betalinger og sende kundene påminnelser i tide, uten at du føler deg ukomfortabel.
5 strategier for enklere styring av kundefordringer
Nå til det virkelig gode. Dette bør du gjøre for å gjøre innkrevingen langt mindre smertefull:
1. Utform fakturaer som er enkle å følge
Det virker åpenbart, men har du faktisk gjennomgått fakturaene dine før?
Nøyaktige og velstrukturerte fakturaer er avgjørende for rask betaling, så prøv dette:
- Gi en detaljert beskrivelse av produktene eller tjenestene: Har du hørt uttrykket «djevelen ligger i detaljene»? Kundene ønsker mer detaljer – ikke mindre. Når de vet nøyaktig hva de betaler for, blir det mindre forvirring og færre tvister.
- Spesifiser hver kostnad separat: Unngå å oppgi et samlet beløp med en altomfattende og overdrevent komplisert beskrivelse. Hvis fakturaen inneholder flere produkter eller tjenester, bør du bryte ned kostnadene per vare eller tjeneste, slik at det blir raskere og enklere for kundene å forstå og betale i tide. I tillegg kan du be dem betale resten hvis det oppstår en større tvist om én vare, mens du undersøker saken.
- Inkluder betalingsinstruksjoner: Gjør det enkelt for kundene å betale deg. Gi detaljerte instruksjoner om hvordan og når betalinger skal gjennomføres. Inkluder informasjon om godkjente betalingsmetoder, bankkontodetaljer og annen informasjon de kan trenge for å fullføre betalingen.
Tilby insentiver for tidlig betaling
Dette er ikke alltid nødvendig, men en liten rabatt til kunder som betaler fakturaene sine tidlig, kan motivere til flere raske betalinger og bidra til å forbedre kontantstrømmen og arbeidskapitalen din.
2. Innfør en tydelig betalingspolicy
En tydelig betalingspolicy bidrar til å avklare forventningene og sørger for at de ansatte og kundene dine forstår betalingsvilkårene. Inkluder følgende elementer når du utarbeider betalings- og kredittpolicyene dine:
- Forfallsdatoer: Oppgi tydelig forfallsdatoen på fakturaene dine. Spesifiser om det er et bestemt antall dager fra fakturadatoen eller en fast kalenderdato.
- Gebyrer ved sen betaling: Jeg anbefaler å inkludere et gebyr ved sen betaling i betalingspolicyen din. Du liker ikke å betale gebyrer, og det gjør heller ikke andre næringsdrivende – det går ut over kontantstrømmen deres. Gebyrene kan være en prosentandel av fakturabeløpet eller et fast beløp. Husk at det andre alternativet jeg nevnte tidligere, er å tilby rabatter eller insentiver for tidlig betaling … eller begge deler!
- Betalingspåminnelser: Beskriv prosessen for å sende betalingspåminnelser til kundene. Fastslå når og hvor ofte du skal sende påminnelser om forfalte betalinger, og vær konsekvent. Vær tydelig og vennlig – unngå harde formuleringer, og hvis det fortsatt føles litt ubehagelig, kan du informere dem på forhånd om at det er en automatisert prosess.
3. Bruk automatiseringsprogramvare for effektiv AR-styring
Bruk av programvare, verktøy og apper for automatisering av AR kan effektivisere prosessen for styring av kundefordringer betydelig. Selv om 37% av store selskaper har tatt i bruk automatisering av kundefordringer for minst 50% av AR-prosessene sine, automatiserer bare 17% av små bedrifter kundefordringene sine.
Fordelene med verktøy for automatisering av kundefordringer omfatter blant annet at de hjelper deg med å forbedre effektiviteten i AR-prosessen ved å redusere manuelt arbeid og gi deg mer tid til å fokusere på strategisk arbeid på et høyere nivå.
- Regnskapsprogramvare: Automatisering av regnskapsprogramvare omfatter funksjoner for AR-styring som effektiviserer repetitive oppgaver, for eksempel oppretting og videresending av fakturaer, sporing av fakturaer og betalinger samt rapportering i sanntid. Dette sparer tid og reduserer menneskelige feil.
- Nettbaserte betalingsplattformer: Integrasjon med betalingsplattformer eller betalingsløsninger gir kundene praktiske nettbaserte betalingsalternativer og reduserer tiden og innsatsen som kreves for å behandle betalinger. Det betyr at du kan få betalt raskere.
- Automatiserte påminnelser: Regnskapssystemer bør ha automatiserte påminnelser som kundene mottar via e-post eller SMS, slik at de holdes oppdatert om kommende eller forfalte betalinger.
De beste alternativene for AR-automatisering
4. Overvåk og analyser nøkkeltall for kundefordringer
Regelmessig overvåking og analyse av viktige nøkkeltall for kundefordringer gir deg verdifull innsikt i kundene dine og bedriftens økonomiske stabilitet. Du bør følge med på følgende nøkkeltall:
- Utestående salgsdager (DSO): DSO måler det gjennomsnittlige antallet dager det tar å innkreve betaling etter et salg. Ved å overvåke DSO kan du identifisere trender og iverksette tiltak for å forbedre innkrevingsprosessen.
- Aldersfordeling for kundefordringer: Aldersfordeling for kundefordringer grupperer fakturaene dine i kategorier — gjeldende, 30 dager, 60 dager, 90 dager og 120 dager — slik at du kan se hvilke fakturaer som er sendt ut, og hvor lenge de forblir utestående. Dette hjelper deg med å prioritere oppfølgingen og iverksette nødvendige tiltak for å kreve inn utestående betalinger.
- Kundens betalingshistorikk: Det er viktig å følge med på den enkelte kundes betalingshistorikk for å identifisere kunder som konsekvent betaler for sent, eller som har en historikk med manglende betaling. Med denne informasjonen kan du ta velbegrunnede beslutninger om å gi kreditt eller innføre strengere betalingsvilkår. Eller, du vet, avslutte kundeforholdet.
Author's Tip
Dette bør være en del av strategien for økonomi- og virksomhetsomfattende risikostyring.
5. Utvikle en standard prosess for forsinkede betalinger og innkreving
Til tross for dine beste anstrengelser kan enkelte kunder fortsatt utsette eller misligholde betalingene sine. Hvis dette er tilfellet, er det viktig å ha strategier på plass for å håndtere forsinkede betalinger og innkreving:
- Vennlige påminnelser: Begynn med vennlige betalingspåminnelser noen dager etter forfallsdatoen. Spør høflig om status for betalingen, og tilby hjelp hvis det finnes problemer eller bekymringer.
- Eskalering av kommunikasjonen: Hvis betalingen fortsatt er utestående, er neste steg å eskalere kommunikasjonen. Send tydeligere påminnelser, kanskje til en person høyere opp i organisasjonen, og oppgi klart konsekvensene av fortsatt manglende betaling, for eksempel purregebyrer eller innkrevingstiltak. Be dem ringe deg for å diskutere eventuelle problemer.
- Motregn leverandørgjeld (AP) mot kundefordringer (AR): Hvis en kunde har en konto for kundefordringer og en konto for leverandørgjeld hos selskapet ditt, og ikke betaler de utestående fordringene sine, kan det hende du må motregne beløpene de skylder deg mot AR-saldoen deres. Jeg fant dette nødvendig tidligere, da jeg koordinerte med teamet for leverandørgjeld for å motregne betalinger mot fakturaer som hadde vært utestående i over 120 dager.
- Engasjer et inkassobyrå: I tilfeller der de fakturerte beløpene er legitime, kan det hende du bør vurdere å engasjere et inkassobyrå. Inkassobyråer spesialiserer seg på å kreve inn utestående gjeld og kan øke sjansene dine betydelig for å få tilbake det ubetalte beløpet.
Ta utgangspunkt i det beste; forbered deg på det verste
De fleste kunder betaler vanligvis fakturaer, med mindre det er et problem.
Etter min erfaring kan så mye som 50 % eller mer av tvilsomme fordringer avklares og kreves inn med hell ved å snakke med kundene om bekymringene deres og finne en minnelig løsning. De ønsker ofte bare å bli hørt, få problemene sine håndtert og at du finner en rettferdig løsning.
| Her er et eksempel på hvor godt denne strategien fungerer: Over en periode på tre år i avdelingen for kundefordringer i et stort selskap brukte jeg denne tilnærmingen til å kreve inn mer enn 70 % av fordringene som skulle avskrives. Resultatet: Tilnærmingen var så vellykket at jeg i tillegg til årslønnen min kunne forhandle frem en prosentandel av den vellykkede innkrevingen av tapte fordringer, noe som ga en ekstra bonus på nesten 20 % av den totale årslønnen min. |
Klassiske feil ved innkreving du bør unngå
Som bedriftseier er det viktig å unngå disse vanlige feilene ved innkreving når du håndterer kundefordringer, siden de kan hindre arbeidet ditt.
1. Ujevn oppfølging
Konsekvens og rask oppfølging er avgjørende når du følger opp forfalte betalinger. Lag en tydelig oppfølgingsplan, og hold deg til den. Regelmessig og vedvarende kommunikasjon avklarer kundenes forventninger til prosessene dine og øker sjansene for å kreve inn forfalte betalinger.
2. Manglende dokumentasjon av kommunikasjon
Før detaljerte opptegnelser over all kommunikasjon med kunder om problemer og forfalte betalinger, særlig hvis du har mange kundekontoer. Denne dokumentasjonen kan være nyttig når problemer skal løses, som referanse for en person som er ny i saken, hvis rettslige skritt blir nødvendige, eller hvis du må dokumentere innkrevingsarbeidet ditt.
| Da jeg jobbet med kunder om faktureringsproblemer, dokumenterte jeg hver eneste samtale, inkludert kontaktopplysninger, problemer de hadde med fakturaene, de neste stegene for å løse problemet, hvem som var involvert i løsningen, og utfallet. Husk at det er i både kundens og selskapets interesse å dokumentere alt for fremtidig referanse og oppfølging. |
3. Mangel på empati
«Du fanger flere bier med honning enn med eddik.»
Selv om det kan virke som den beste fremgangsmåten å være bestemt i innkrevingsarbeidet, er det bedre å ha en profesjonell og empatisk tilnærming. Å bygge sterke kunderelasjoner vil sannsynligvis føre til bedre betalingshistorikk og økt kundelojalitet på lang sikt.
| Min erfaring Da jeg begynte å jobbe med AR, var mangel på empati og kundefokus blant de vanligste klagene jeg hørte da jeg først tok kontakt med kunder for å forsøke å løse og kreve inn usikre fordringer. Folk sa ofte at de hadde sluttet å betale saldoene sine fordi ingen lyttet til dem, eller fordi de tidligere var blitt behandlet dårlig da de hadde legitime bekymringer eller tok opp faktureringsfeil. Min tilnærming Jeg gjorde det til min oppgave å vinne tilliten deres ved å hjelpe dem med å løse faktureringsfeil og utvikle et positivt arbeidsforhold. Jeg oppfordret dem også til å kontakte meg direkte så snart de hadde bekymringer. Dette gjorde det enklere og raskere å rydde opp i gamle utestående AR-saldoer. Resultatet Nesten alle usikre fordringer ble innkrevd, og kundene begynte å betale fakturaene sine i tide med liten innsats. |
More Articles
4. Forsømmelse av opplæring av ansatte
Som bedriftseier forstår jeg godt hvor mange roller du må fylle. Når det er mulig, er det lurt å lære opp en annen person i selskapet i hvordan man håndterer AR-problemer og kunder som betaler for sent.
Å drive en virksomhet på en vellykket måte handler om redundans — sørg for at noen andre har ansvar for å forbedre kundeinteraksjonene og sikre at ingenting blir oversett.
5. Manglende oppmerksomhet på fakturanøyaktighet
Hvis det er feil på fakturaene dine, vil kundene oppdage dem. Ofte vil de nekte å betale på grunn av dette frem til feilene er rettet, noe som forsinker innkrevingsdatoene for utestående fordringer. Da jeg jobbet med AR og innkreving, utgjorde faktureringsfeil nesten 90 % av de usikre fordringene jeg jobbet med sammen med kundene for å løse og kreve inn.
Det viste seg at kunden hadde rett, men ingen hadde lyttet. Det som gjorde saken verre, var at disse kontosaldoene kunne ha blitt krevd inn flere år tidligere, noe som ville ha forbedret selskapets kontantstrøm og økonomiske helse.
6. Feil allokering av betalinger
Feilallokerte betalinger gjør det vanskeligere å fastslå hvilke betalinger som fortsatt mangler. Dette fører til flere kontoavstemminger og omklassifiseringer av betalinger, noe som skaper mer forvirring og frustrasjon for deg — og enda mer for kundene dine.
Når betalinger kommer inn og det ikke er tydelig hva de gjelder, bør du ta deg et minutt til å ringe kunden og spørre. Det tar betydelig lengre tid å avstemme kontoer og omklassifisere betalinger senere — og det er mindre pinlig enn å ringe kunder om fakturaer de faktisk har betalt, men som ble feilallokert.
Med riktig tilnærming, de fem strategiene jeg har skissert, og bruk av regnskapsprogramvare kan du som bedriftseier håndtere selskapets utestående fordringer effektivt, forbedre kontantstrømmen og frigjøre nok tid til å fokusere på strategi og vekst.
Alt dette uten å ansette noen andre til å gjøre det.
Abonner for flere tips om forbedring av regnskapet
Nå som AR-prosessen din er på vei mot bedring, kan du fokusere på et annet område med bundet likviditet: effektiv håndtering av leverandørgjeld. Enten du bruker programvare for AP eller gjør ting manuelt, er forbedring like rundt hjørnet.
Klar til å videreutvikle økonomikompetansen din som bedriftseier? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.
