Er ERP-tilpasning verdt det (& hvor mye koster det)?

ERP-tilpasning er ikke akkurat noe de fleste ønsker å gjøre. Det er mer som: «Dette systemet ser bra ut, men trenger noen justeringer for å fungere for oss … Hvor stort problem vil det egentlig være?»

Jeg skal gå gjennom hva du må finne ut for å avgjøre om det er verdt å skaffe et ERP-system som krever tilpasning. I tillegg ser jeg på hvordan du kan unngå noen vanlige fallgruver som øker kostnadene.

Hva er ERP-tilpasning?

Tilpasning av ERP (virksomhetsressursplanlegging) innebærer å endre et standard ERP-programvaresystem slik at det samsvarer bedre med en organisasjons spesifikke forretningsprosesser, arbeidsflyter og krav.

Det kan innebære å endre:

• Brukergrensesnitt (UI)
• Datamodeller
• Integrasjoner
• Rapporter og dashbord
• Konfigurasjoner for sikkerhet og tilgangskontroll
• Dine egne forretningsprosesser

ERP-tilpasning gjøres vanligvis gjennom:

• Konfigurasjonsinnstillinger for ERP
• Utvikling av tilpasset kode (kildekode)
• Bruk av forhåndsbygde utvidelser eller tillegg levert av ERP-leverandøren eller tredjepartsutviklere

Hvem trenger tilpasset ERP-programvare?

Når du skal avgjøre om du trenger tilpasning, handler det mer om mulighet enn vanlig praksis. De fleste virksomheter ender opp med å endre prosessene sine for å integrere et nytt ERP-verktøy – og oppnår gode resultater med endringen.

Det finnes imidlertid enkelte typer selskaper som ikke bare kan endre prosessene sine, og som derfor trenger endringer i ERP-systemet i stedet:

Store virksomheter og multinasjonale selskaper

• Virksomhet på flere steder eller i flere land
• Komplekse organisasjonsstrukturer og forretningsprosesser
• Håndtering av ulike regulatoriske krav og krav til etterlevelse
• Behov for integrasjon med ulike tredjepartssystemer og eldre applikasjoner

Et multinasjonalt produksjonsselskap med virksomhet i flere land måtte for eksempel tilpasse ERP-systemet sitt for å ta hensyn til lokale regler, språk, valutaer og bransjespesifikke prosesser.

Selskaper i strengt regulerte bransjer

• Helsevesen og legemidler
• Finans og bankvirksomhet
• Energi og forsyningstjenester
• Offentlige etater og organisasjoner i offentlig sektor

Et legemiddelselskap måtte for eksempel tilpasse ERP-systemet sitt for å overholde strenge regler knyttet til legemiddelutvikling, kliniske studier og styring av forsyningskjeden. ERP-systemer for offentlig sektor møter ofte lignende utfordringer knyttet til regulatorisk etterlevelse, noe som krever spesialisert tilpasning.

Selskaper med unike eller nisjepregede forretningsprosesser

Jeg vet at vi alle føler at virksomhetene våre er unike, men her sikter jeg til svært spesifikke virksomheter. Dette er virksomheter med produksjonsprosesser som standard ERP-systemer (vanligvis) ikke støtter, for eksempel tilpassede produktkonfigurasjoner eller spesialiserte krav til etterlevelse. Det kan være:

• Produksjonsselskaper med spesialiserte produksjonsprosesser, for eksempel en produsent av spesialtilpassede møbler.
• Tjenestebaserte virksomheter med unike modeller for levering av tjenester

Høyteknologiske selskaper og programvareselskaper

Selskaper innoverer ofte i et rasende tempo i teknologibransjen, og standard ERP-løsninger klarer ikke alltid å holde tritt. Tilpassede ERP-systemer muliggjør raske tilpasninger, for eksempel enkel utvidelse eller reduksjon av produktlinjer eller justeringer av programvarelisensmodeller i utvikling.

Tjenesteorienterte virksomheter med spesifikke faktureringsmodeller

Selskaper som tilbyr tjenester med komplekse faktureringsordninger, for eksempel resultatbaserte kontrakter, kan ha behov for skreddersydde funksjoner for å håndtere disse modellene.

Jeg drev tidligere et byrå for investorkommunikasjon – altså en tjenestebedrift – som hadde ulike månedlige fakturabeløp, avhengig av resultatene vi oppnådde for kundene våre. Hvis jeg skulle implementere et ERP-system i denne virksomheten, ville jeg trengt noe som kunne lese av resultater, innhente godkjenninger og justere prisene fortløpende.

Virksomheter som ikke trenger tilpasning

• Små og mellomstore virksomheter med enkle driftsprosesser
• Oppstartsbedrifter med enkle forretningsmodeller
• Selskaper i mindre regulerte bransjer
• Virksomheter med standardiserte driftskrav
• Organisasjoner som ønsker kostnadseffektive løsninger med bred funksjonalitet
• Eiendomsmeglere

Denne typen virksomheter har vanligvis større fordel av å tilpasse arbeidsflytene sine til tilgjengelige ERP-løsninger enn av å investere i tilpasning. Denne tilnærmingen kan redusere kostnadene og forenkle driften, særlig når man er i startfasen eller driver i mindre skala.

Fordeler ved ERP-tilpasning

Hvis du fortsatt leser, betyr det at du er en av de superheldige som kan ha nytte av å endre systemet. Det er imidlertid ikke bare negativt – tilpasning av ERP-systemet kan føre til:

1. Styrket konkurransefortrinn

Tilpasning gjør det mulig for virksomheter å videreutvikle ERP-systemene sine slik at de støtter unike strategiske initiativer, noe som gir dem et forsprang på konkurrentene. 

Et logistikkselskap som for eksempel integrerer avansert ruteoptimalisering og sporing i sanntid i ERP-systemet sitt, kan prestere bedre enn konkurrentene, tiltrekke seg flere kunder og øke markedsandelen.

2. Økt fleksibilitet og skalerbarhet

Etter hvert som virksomheten utvikler seg, endres også behovene dine. Hvis du allerede bruker et tilpasset ERP-system, vil det kunne tilpasse seg og vokse sammen med deg, slik at teknologien alltid holder tritt med virksomheten – enten du går inn i nye markeder, lanserer produkter eller videreutvikler forretningsmodellen.

Og hvis systemet vokser sammen med deg, betyr det at du ikke trenger å erstatte det senere. Det er vel en fordel?

3. Bedre brukeraksept og -tilfredshet

Mennesker er ofte den største utfordringen når man implementerer ERP. Hvis du tilpasser systemet, kan du imidlertid innhente tilbakemeldinger fra brukerne underveis og gjøre systemet enkelt for alle å bruke. 

Når ERP-systemet føles intuitivt og passer perfekt inn i teamets daglige rutiner, er det mer sannsynlig at de ansatte bruker det på en positiv og effektiv måte. Dette gjør de daglige oppgavene mindre krevende, øker datanøyaktigheten og gir deg, vel, de fordelene du ønsket deg fra systemet i utgangspunktet.

4. Økt driftseffektivitet og produktivitet

Ved å tilpasse ERP-systemet kan du forenkle prosessene dine, automatisere kjedelige og repetitive oppgaver og eliminere overflødige prosesser. Dette betyr mindre manuelt arbeid og mer tid til strategiske oppgaver, noe som øker produktiviteten og gir kostnadsbesparelser.

For eksempel kan et produksjonsselskap som synkroniserer ERP-systemet sitt med produksjonsutstyr og forsyningskjeden, oppnå raskere prosesser, færre feil og bedre ressursutnyttelse.

5. Strømlinjeformede operasjoner tilpasset bransjens behov

Hver bransje har sine særegenheter og spesifikke krav – for eksempel batchsporing i legemiddelindustrien eller attributthåndtering i motedetaljhandelen. Tilpassede ERP-løsninger kan dekke disse behovene, slik at du blir mer etterlevelsesdyktig og effektiv i prosessen.

6. Smartere datahåndtering og beslutningstaking

Ved å tilpasse ERP-systemet kan du håndtere data på en måte som passer virksomheten din perfekt, noe som gir skarpere innsikt og bedre beslutninger. Ved å koble sammen ulike datakilder og tilpasse hvordan du sporer informasjon, kan du få et klarere bilde av situasjonen, oppdage eventuelle problemer og styre virksomheten mer effektivt.

Ulemper ved ERP-tilpasning

Jeg vil imidlertid ikke bare overtale deg. Tilpasning passer ikke for alle, og her er noen av grunnene til det:

1. Høyere kostnader (på kort og lang sikt)

Det er ikke billig å tilpasse et ERP-system. Det innebærer høye innledende kostnader til ERP-utvikling og løpende vedlikeholdsutgifter som virkelig kan hope seg opp. Dette kan være vanskelig å svelge for små og mellomstore bedrifter eller virksomheter med stramme budsjetter.

En liten detaljhandelsbedrift kan for eksempel oppleve at den høye prisen på et tilpasset skybasert ERP-system spiser opp midler som heller kunne vært brukt på produktutvikling eller markedsføring.

2. Komplisert vedlikehold og oppgraderinger

Tilpasninger kan gjøre rutinemessige oppdateringer til et stort problem. Når nye ERP-oppdateringer lanseres, kan et omfattende tilpasset system trenge ekstra testing og justeringer for å forbli kompatibelt. Dette kan føre til nedetid og ekstra kostnader.

Se for deg en virksomhet som må utsette å ta i bruk nye ERP-funksjoner fordi det tilpassede oppsettet krever særskilt oppmerksomhet hver gang en oppdatering gjennomføres.

3. Avhengighet av leverandører

Omfattende tilpasning kan knytte deg tett til bestemte leverandører eller teknologiteam. Denne avhengigheten kan begrense fleksibiliteten din når du skal bytte system eller oppdatere ERP-systemet, og kan føre til høyere kostnader og driftsforstyrrelser.

4. Fokus flyttes fra kjernevirksomheten

Tilpasning av ERP-systemet kan kreve mye tid og energi – ressurser som ellers kunne vært brukt på viktige forretningsaktiviteter. 

Et digitalt markedsføringsbyrå kan for eksempel bli oppslukt av ERP-tilpasning for prosjektstyring, selv om det heller kunne ha videreutviklet markedsføringsstrategiene sine. Dette kan potensielt svekke de sentrale tjenestene virksomheten tilbyr.

5. Utfordringer med opplæring og innføring

Tilpassede funksjoner gjør et ERP-system vanskeligere å lære og bruke, noe som fører til lengre opplæringsperioder og motvilje blant ansatte mot å ta systemet fullt ut i bruk. Ta et internasjonalt handelsselskap som eksempel: Det tilpassede ERP-systemet for håndtering av kompliserte toll- og valutaspørsmål kan være så komplekst at det blir en hindring for de ansattes effektivitet og systemets nytte.

💡Eksperttips:

Vær realistisk når du vurderer om fordelene ved tilpasning oppveier de mulige kostnadene og komplikasjonene. Noen ganger er det smartere å tilpasse forretningsprosessene slik at de fungerer innenfor mulighetene i standardiserte ERP-løsninger.

Slik avgjør du om tilpasning er verdt det

For å avgjøre om du bør tilpasse ERP-systemet, må du gjennomføre en grundig vurdering for å se om det samsvarer med virksomhetens mål og ressurser. Her er en systematisk fremgangsmåte for å ta denne beslutningen:

Trinn 1: Vurder virksomhetens behov og ERP-egnethet

Begynn med å finne mangler i standardfunksjonaliteten i ERP-systemet som påvirker driften. Fastslå hvilke kritiske behov disse manglene gjelder, og vurder om de rettferdiggjør tilpasning.

Slik gjør du det: List opp alle prosesser og områder der det nåværende ERP-systemet ikke strekker til. Involver ledere for ulike avdelinger for å identifisere manglende funksjoner og hvilken innvirkning de har på produktiviteten.

Et produksjonsselskap kan for eksempel oppdage at standard-ERP-systemet mangler avanserte funksjoner for lagerstyring, noe som er avgjørende for håndtering av flere lagerlokasjoner. Etter å ha identifisert dette går de videre til neste trinn, der de dokumenterer spesifikke behov som lagersporing i sanntid og automatisering av systemer for gjenbestilling.

Trinn 2: Vurder graden av nødvendig tilpasning

Vurder, basert på de identifiserte kravene, hvor omfattende tilpasning som trengs for å bygge bro mellom det nåværende ERP-systemet og ønsket funksjonalitet. Kategoriser tilpasningskravene i ulike nivåer, for eksempel 

• Mindre konfigurasjoner, dvs. endring av feltnavn slik at de samsvarer med virksomhetens terminologi
• Moderate tilpasninger, dvs. integrering med et tredjepartssystem for logistikksporing
• Omfattende endringer, dvs. utvikling av tilpassede moduler for vedlikeholdsplaner for utstyr

Vurder å tildele et tall fra 1–5 – som angir viktighet – til ulike tilpasninger, slik at du kan prioritere dem effektivt.

💡Rask innsikt: Konfigurasjon versus tilpasning

Konfigurasjon innebærer å justere innstillingene i et ERP-system for å dekke virksomhetens behov ved hjelp av systemets innebygde verktøy og alternativer. Det handler om å sette opp systemet slik at det fungerer effektivt innenfor de eksisterende funksjonene.

 

Tilpasning

Trinn 3: Analyser kostnader og nytte

Når behovene er tydelige, gjennomfører du en kostnads- og nytteanalyse for å veie de potensielle fordelene ved tilpasning opp mot kostnadene og risikoene som er involvert.

Beregn de forventede kostnadene, inkludert innledende utvikling, løpende vedlikehold og mulige driftsforstyrrelser. Estimer de økonomiske og driftsmessige fordelene etter implementeringen.

Faktorer som påvirker kostnadene

• Kompleksitet: Mer komplekse tilpasninger er dyrere.
• ERP-basert programvare: Kostnadene kan variere avhengig av om ERP-systemet er proprietært eller åpen kildekode. Tilpasning av proprietære systemer krever ofte spesialkunnskap og kan innebære høyere lisensavgifter.
• Leverandør- eller utviklerkostnader: Prisene varierer, men å velge en leverandør med bransjeekspertise vil sannsynligvis spare penger på lang sikt.
• Opplæring og brukerstøtte: Dette er avgjørende etter tilpasningen og øker totalkostnaden.

Omtrentlig kostnad

Selv om det er utfordrende å gi presise kostnadsestimater på grunn av variasjonen i tilpasningsprosjekter, antyder bransjeeksperter at kostnadene for ERP-tilpasning kan utgjøre fra 10% til 30% av det samlede budsjettet for ERP-implementering ved moderate tilpasninger, og potensielt mer ved omfattende endringer.

Strategier for økonomisk planlegging

For å bidra til å håndtere disse kostnadene bør organisasjoner vurdere følgende strategier for økonomisk planlegging:

• Gjennomfør en detaljert kostnads- og nytteevaluering for å begrunne investeringen.
• Prioriter tilpasningskrav med stor innvirkning.
• Utforsk alternativer for å minimere behovet for tilpasninger.
• Sett av et beredskapsbudsjett for uforutsette utgifter.
• Utarbeid en langsiktig budsjettplan for løpende kostnader.

Selv om tilpasning av ERP til syvende og sist kan være en betydelig investering, kan nøyaktig kostnadsberegning, budsjettering og økonomisk planlegging hjelpe organisasjoner med å maksimere avkastningen på investeringen og sikre en vellykket implementering.

Trinn 4: Vurder leverandørens kapasitet og brukerstøtte

Undersøk deretter potensielle ERP-leverandørers eller utvikleres kapasitet til å levere den nødvendige tilpasningen. Vurder deres meritter, brukerstøttetjenester og fleksibilitet.

Du kan be leverandører om casestudier eller referanser og intervjue deres eksisterende kunder for å forstå erfaringene deres, spesielt når det gjelder brukerstøtte og systemoppdateringer.

Ved å velge en pålitelig leverandør sikrer du at ERP-systemet oppfyller dagens behov og får god støtte gjennom hele livssyklusen, noe som minimerer fremtidige risikoer og forstyrrelser.

Trinn 5: Planlegg endringsledelse og opplæring

Utarbeid en omfattende plan for å sikre en smidig innføring av det tilpassede ERP-systemet. Tilpass opplæringsprogrammene til ulike brukergrupper, og opprett et endringsledelsesteam for å håndtere motstand og legge til rette for overgangen.

Et serviceselskap kan for eksempel implementere mobilfunksjonalitet for feltpersonell, støttet av en mobil opplæringsapp og regionale opplæringssamlinger, for å sikre høy bruk og bedre datanøyaktighet.

Trinn 6: Analyser innvirkningen på fremtidige oppgraderinger

Forstå hvordan tilpasninger kan påvirke fremtidige ERP-oppgraderinger. Rådfør deg med leverandøren din om hvordan tilpasninger påvirker programvareoppdateringer, og vurder den typiske livssyklusen til et ERP-system.

En virksomhet kan for eksempel tilpasse ERP-systemet sitt for å legge til skreddersydde analyse- og rapporteringsfunksjoner, men oppdage at hver systemoppgradering krever betydelige ressurser for å opprettholde kompatibiliteten, noe som øker de langsiktige kostnadene.

Trinn 7: Ta en beslutning

På tide å ta en beslutning! Vei all innsikten og alle dataene du har samlet inn. 

Hvis tilpasningen gir betydelige konkurransefortrinn og er i tråd med de strategiske målene dine, kan den være en lønnsom investering. Hvis kostnadene og kompleksiteten overskygger fordelene, bør du revurdere beslutningen eller velge mindre omfattende endringer.

Endre prosessen eller endre systemet

Å avgjøre om du skal endre forretningsprosessene slik at de passer til et ERP-system, eller tilpasse systemet slik at det passer til de eksisterende prosessene, er en viktig beslutning som kan ha stor innvirkning på organisasjonens effektivitet og tilpasningsevne.

Hvordan ta beslutningen?

Start med å evaluere grundig hvor godt de nåværende prosessene dine samsvarer med ERP-systemet. Dette innebærer å analysere hvor endringer kan føre til større effektivitet og tilpasningsevne:

• Prosesskartlegging: Visualiser samspillet mellom nåværende prosesser og ERP-systemet for å identifisere avvik og ineffektivitet.
• Interessentinvolvering: Rådfør deg med dem som vil bli berørt av endringene, for å innhente ulike innsikter og perspektiver.
• Økonomisk analyse: Vurder de økonomiske konsekvensene av å endre prosesser kontra å tilpasse ERP-systemet, inkludert langsiktige kostnader for vedlikehold og oppdateringer.
• Fremtidssikring: Vurder hvilket alternativ som gir selskapet best forutsetninger for vekst og tilpasning i møte med endrede forretningsbehov.

Hvis en revisjon for eksempel avdekker at det å oppdatere et manuelt lagerstyringssystem til et automatisert system kan redusere feil betydelig og forbedre omløpshastigheten, kan dette tyde på at det er bedre å revidere prosessen enn å tilpasse ERP-systemet for å støtte en ineffektiv og utdatert metode.

8 feil du bør unngå

Det kan være fristende å bestemme seg for å tilpasse ERP-systemet, særlig når du mener at virksomheten har unike behov som bare kan dekkes gjennom tilpasning. Det er imidlertid avgjørende å unngå vanlige fallgruver som kan føre til unødvendige utgifter og mindre optimale resultater.

1. Å overvurdere hvor unike dere er

Du er den unike delen av virksomheten din – ikke prosessene dine.

Tips: Gjennomfør en referanseundersøkelse for å sammenligne prosessene dine med tilsvarende virksomheter i bransjen. Dette kan avdekke om prosessene dine faktisk er unike, eller om de kan håndteres effektivt med standardiserte ERP-funksjoner.

2. Å likestille kompleksitet med effektivitet

Forenkle der det er mulig. 

Gå kritisk gjennom hver prosess og spør om kompleksiteten tilfører reell verdi. Bruk prinsippet om Ockhams barberkniv i prosessutformingen: Den enkleste løsningen er ofte den beste. Effektivisering av prosessene før tilpasning kan føre til mer oversiktlige, vedlikeholdbare og kostnadseffektive ERP-løsninger.

3. Å ignorere skjulte kostnader ved tilpasning

Ta høyde for alle potensielle kostnader ved tilpasning, inkludert fremtidige oppgraderinger, ekstra opplæring og økte behov for brukerstøtte. Lag en detaljert prognose for disse utgiftene gjennom hele ERP-systemets levetid for å sikre at fordelene rettferdiggjør de totale eierkostnadene.

4. Å undervurdere innvirkningen på fremtidige oppgraderinger

Rådfør deg med ERP-leverandøren om hvordan tilpasninger kan påvirke muligheten til å oppgradere til nye versjoner i fremtiden. Velg tilpasningsalternativer som gir enkel integrasjon med fremtidige oppdateringer, slik at du unngår å bli låst til et utdatert system.

5. Å anta at flere funksjoner gir bedre funksjonalitet

Fokuser på det som er viktig. 

Flere funksjoner kan ofte føre til økt kompleksitet og redusert brukervennlighet. Prioriter ERP-funksjoner som dekker virksomhetens grunnleggende behov og forbedrer brukeropplevelsen, fremfor å velge omfattende tilpasninger som tilfører liten verdi.

6. Å forsømme opplæring og involvering av ansatte

Sørg for at investeringer i opplæring av ansatte står i forhold til satsingen på tilpasning. Selv de mest avanserte systemene kan mislykkes hvis brukerne ikke får tilstrekkelig opplæring eller ikke støtter endringene. 

Involver sluttbrukerne i tilpasningsprosessen for å sikre at systemets funksjoner samsvarer med brukernes faktiske behov og preferanser.

7. Å overse skalerbare alternativer

Før du bestemmer deg for å tilpasse systemet, bør du undersøke skalerbare utvidelser og modulære tillegg som kan tilby funksjonaliteten du trenger, uten at det er nødvendig med full tilpasning. 

Disse løsningene kan tilby de nødvendige funksjonene samtidig som de beholder fleksibilitet og kostnadseffektivitet.

8. Å ikke planlegge for utfordringer etter tilpasning

Planlegg for utfordringene som oppstår etter implementering av tilpassede funksjoner, for eksempel potensielle feil, integrasjonsproblemer med andre systemer og behovet for løpende brukerstøtte. Sørg for at du har en solid plan for å håndtere disse problemene, inkludert et pålitelig brukerstøttesystem fra leverandøren og opplæring for IT-ansatte.

Å ta det smarte valget når det gjelder tilpasning av ERP-systemet

Å ta en beslutning om tilpasning av ERP-systemet innebærer en nøye avveining mellom å forstå virksomhetens unike behov og de potensielle kostnadene og kompleksitetene som er involvert.

Før du forplikter deg til omfattende tilpasninger, bør du vurdere om endring av eksisterende prosesser kan gi tilsvarende fordeler til en lavere kostnad. Ta alltid hensyn til de langsiktige konsekvensene for oppgraderinger og de totale eierkostnadene.

Til syvende og sist er det viktig å investere i tilpasninger som direkte bidrar til de strategiske målene dine og forbedrer den generelle driftseffektiviteten.

Hvis du ønsker å fordype deg i hvordan ERP-systemer kan endre rollen din og styrke dine strategiske evner, kan du abonnere på vårt gratis nyhetsbrev for å bli med i og holde kontakten med et fellesskap av eksperter.