Systemer for ressursplanlegging i virksomheter inneholder enorme mengder verdifulle data som samles inn på tvers av et bredt spekter av forretningsfunksjoner og avdelinger, inkludert økonomi, drift, markedsføring, personalressurser og mer. Men denne forretningsinnsikten er bare nyttig når du har en effektiv ERP-rapporteringsprosess på plass for å hente ut, organisere og presentere disse dataene, slik at beslutningsprosessene dine blir bedre og mer velinformerte.
Les videre for å lære mer om hvordan du utvikler en effektiv ERP-rapporteringsstrategi, fra beste praksis til vanlige fallgruver du bør unngå.
Hva er ERP-rapportering?
ERP-rapportering er en prosess der data fra organisasjonens ERP-database hentes ut, behandles og presenteres gjennom diagrammer, grafer og andre datarapporteringsverktøy som er enkle å forstå for de viktigste beslutningstakerne og interessentene i organisasjonen.
Disse rapportene er utformet for å presentere viktige ERP-data knyttet til sentrale ytelsesindikatorer (KPI-er) og andre viktige trender som er identifisert gjennom ERP-løsningene dine. Økonomidirektører (CFO-er) bruker for eksempel ofte ERP-rapporter til å identifisere økonomiske trender som går utover den overordnede innsikten i en resultatoppstilling eller balanse.
ERP-rapportering kan gi mer detaljerte innsikter i nylige trender knyttet til inntekter eller utgifter, og kan brukes av økonomidirektøren til å utarbeide økonomiske prognoser basert på gjeldende forretningsforhold.
Fordeler med riktig ERP-rapportering
Mer informasjon er alltid en god ting. Men hvordan du bruker denne informasjonen, kan utgjøre hele forskjellen.
Datainnsikten fra en godt utformet ERP-rapporteringsstrategi kan hjelpe virksomheten din med å redusere unødvendige kostnader og annen ineffektivitet som ellers ville gått ubemerket hen i organisasjonen. Her er fire måter ERP kan være til fordel for enhver virksomhet:
1. Sentraliserte data fra én pålitelig kilde
Når et ERP-system er riktig implementert, sentraliserer det alle organisasjonens data i et sentralt datalager. ERP-rapportering kan deretter bruke denne informasjonen til å bygge rapporter basert på nøyaktige data, og gi omfattende rapportering som ikke forstyrres av datasiloer eller motstridende data fra ulike avdelinger.
I stedet for å lete gjennom enorme datamengder kan en økonomidirektør bruke ERP-informasjon til raskt og nøyaktig å vurdere utgifter, innsikt i inntektsgenerering og andre økonomiske datapunkter på tvers av hele organisasjonen.
2. Automatisert samsvarsrevisjon og -rapportering
Etter hvert som organisasjoner vokser, kan det bli svært tidkrevende å sikre etterlevelse av regelverk. Hvis du har et effektivt ERP-rapporteringssystem på plass, reduseres denne belastningen betraktelig.
ERP-rapporteringssystemer kan bruke etterprøvbare registre og regelbasert, automatisert rapportering for å sikre at etterlevelsen overvåkes og kontrolleres nøye.
I en bransje som produksjon eller luftfart, der håndteringen av arbeidskraft kan være strengt regulert av sikkerhetshensyn, kan ERP-rapportering generere automatiserte aktivitetslogger som dokumenterer denne aktiviteten og varsler organisasjonen om mulige tilfeller av manglende etterlevelse.
3. Innsikt i sanntid
Data som genereres fra et ERP-system, kan samles på ett sentralt sted og behandles gjennom rapporteringsdashbord i sanntid. Lagerbeholdning, energiforbruk og produksjonsvolum er bare noen få eksempler på områder der organisasjoner kan bruke oppdatert informasjon til å styre forretningsbeslutningene sine.
Høyt energiforbruk kan få organisasjonen til å redusere aktiviteten og undersøke den mulige årsaken til økningen, men du kommer selvsagt ikke til å endre noe hvis ingen kjenner til den.
4. Langsiktige kostnadsbesparelser
ERP-rapporter kan gi innsikt og støtte strategisk prognosearbeid som hjelper virksomhetsledere med å utnytte og administrere interne ressurser bedre.
Arbeidskraft, energiforbruk, styring av forsyningskjeden og prosessarbeidsflyter kan alle dra nytte av bedre styring og optimalisering som muliggjøres av ERP-rapportering. Ledere kan se på tvers av hele organisasjonen for å identifisere og håndtere ineffektiv drift, uforholdsmessig høye utgifter og andre former for sløsing.
Over tid kan ERP-rapportering hjelpe organisasjonen med å oppnå kostnadsbesparelser som forbedrer fortjenestemarginene og legger til rette for bærekraftig drift.
Hvem er involvert i ERP-rapporteringsprosessen?
Fra rapporteringspersonell som jobber praktisk med oppgavene, til beslutningstakere, trenger et solid ERP-rapporteringssystem deltakelse og støtte fra en håndfull nøkkelroller.
Her er teamet du må samle for å realisere den fulle verdien av ERP-rapportering i organisasjonen din:
Ansvarlig for ERP-rapportering (ledende leder)
Denne personen – som ofte er økonomidirektøren, men som også kan være en prosjektleder for et spesialprosjekt utpekt av økonomidirektøren – er den øverste ansvarlige for ERP-rapporteringssystemet. Personen i denne rollen fastsetter de strategiske målene for rapporteringssystemet, fører direkte tilsyn med analytikere og kommuniserer med ledere på toppnivå for å gi veiledning om tolkning av rapporter.
Over tid vil denne personen også være ansvarlig for å tilpasse ERP-rapporteringsstrategien etter organisasjonens behov.
Have an account? Log In
Ledelsen (C-suite)
Ledere på toppnivå vil være direkte involvert i evalueringen av ERP-rapporter og i å innarbeide denne innsikten i sine strategiske beslutninger. Disse lederne vil også samarbeide med den som er ansvarlig for rapporteringssystemet, om å fastsette KPI-er og definere formålet med ERP-rapportene.
ERP-dataanalytiker
Analytikere arbeider i førstelinjen innen ERP-rapportering og sørger for at data deles riktig med rapporteringsverktøyene og deretter omsettes til lettleste rapporter. Denne rollen innebærer praktisk arbeid med å utarbeide rapportene som brukes av ledere og andre interessenter.
Disse analytikerne må forstå målene med ERP-rapporteringen, med utgangspunkt i datapunktene som har høyest prioritet i organisasjonen din.
IT-støtte
Avhengig av programvare-, sikkerhets- og andre IT-relaterte behov kan flere IT-medarbeidere være involvert i oppsettet og vedlikeholdet av ERP-rapporteringssystemet. Disse personene vil ha en større rolle i å bidra til å sette opp rapporteringssystemet og konfigurere all programvare og alle verktøy slik at ERP-data kan hentes ut og behandles på riktig måte.
Sluttbrukere
Mens ledere på toppnivå vil bruke ERP-rapporter til å styre strategiske beslutninger, kan en rekke roller i organisasjonen bruke disse rapportene regelmessig som grunnlag for det daglige arbeidet.
- Medarbeidere innen forsyningskjeden kan bruke ERP-rapporter til å overvåke og administrere selskapets forsyningskjeder.
- Produksjonsledere kan bruke rapporter til å overvåke arbeidsforhold, inkludert energibruk og sikkerhet på arbeidsplassen.
- Medarbeidere som arbeider med etterlevelse, inkludert eksterne tilsynsmyndigheter, kan se på revisjoner for å vurdere etterlevelse av ulike regelverk.
Slik utarbeider du en ERP-rapporteringsstrategi
Du forstår målene og har identifisert nøkkelrollene som kreves for rapporteringsstrategien din. Nå er det på tide med praktisk veiledning i hvordan du legger til rette for en vellykket ERP-rapporteringsprosess.
Dette må du gjøre:
1. Definer KPI-er og andre mål
Et avgrenset omfang gir de beste resultatene – særlig når du nettopp har begynt å utvikle ERP-rapporteringsstrategien din.
Identifiser tydelige KPI-er og andre mål du ønsker å rette deg mot gjennom ERP-rapportene, og sørg for å ha en klar forståelse av hvordan disse måltallene skal omsettes til den overordnede forretningsstrategien din.
Styr organisasjonen mot større kostnadseffektivitet
La oss anta at organisasjonen din ønsker å bli mer kostnadseffektiv, særlig i møte med vanskeligere økonomiske tider. ERP-rapportering er en god måte å oppnå dette på, så lenge dette målet brukes til å styre strategien din.
Kommuniser med alle interessenter for å sikre en felles forståelse av dette målet, og fokuser på å hente ut data og trender som er relevante for målet.
2. Avklar forventninger til interessentenes involvering
Legg til rette for at interessentene lykkes – og sørg for at alle forstår hvor viktig rollen deres er. Hver interessent må ha en klar forståelse av hvordan de bidrar til at rapporteringssystemet lykkes, og vite nøyaktig hva de skal gjøre.
Bli dirigenten
Jobb direkte med hver interessent for å avklare tydelige forventninger til når oppgavene deres skal utføres, og hvor ofte kommunikasjonen skal finne sted.
I de fleste tilfeller må disse forventningene også balanseres mot eksisterende ansvarsområder, så det er viktig å sette realistiske forventninger underveis.
3. Velg og integrer et ERP-rapporteringsverktøy
Noen ERP-plattformer tilbyr allerede verktøyene du trenger for å opprette et ERP-rapporteringssystem. I andre tilfeller kan det være lurt å velge et eksternt rapporteringsverktøy.
Sørg for en smidig programvareintegrasjon
Hvis du vil koble et rapporteringsverktøy til det eksisterende ERP-systemet ditt, må IT-personellet sørge for at verktøyet er riktig integrert og konfigurert med den eksisterende ERP-plattformen. Samarbeid med IT-personellet for å validere denne integrasjonen før du går videre i prosessen.
4. Valider dataene og datauttrekksprosessen
Data av høy kvalitet er grunnlaget for en god strategi for ERP-analyse. Rapporteringsanalytikerne dine bør teste rapporteringssystemet grundig – det vil si gjennom en prosess med datavalidering, datarensing og andre relevante testprosesser – for å sikre at systemet er konfigurert til å samle inn og behandle ERP-data på riktig måte.
Rydd opp i datastyring og dataeierskap
Valideringsprosessen kan avdekke problemer knyttet til dataeierskap og datastyring som må håndteres før ERP-rapporteringssystemet kan tas i bruk. Samarbeid med analyseteamet for å identifisere disse problemene og avklare eventuelle spørsmål om eierskap på forhånd, slik at alle ERP-dataene dine er validerte, nøyaktige og pålitelige.
5. Utvikle rapportmaler
Effektiviser gjengivelse og levering av rapporter ved å opprette rapportmaler der uttrukne ERP-data enkelt kan importeres og gjengis i et visuelt format. Dette vil være særlig verdifullt når du oppretter rapporter som skal være tilgjengelige i sanntid eller genereres via en automatisert utløser.
Datavisualisering for økonomiske prognoser
En rapportmal kan være en god måte å sette inn de nyeste dataene om økonomiske resultater i en ERP-drevet prognoserapport. Denne malen kan fortsette å bli oppdatert over tid etter hvert som nye tall blir tilgjengelige.
6. Planlegg å videreutvikle og optimalisere over tid
Målene og behovene for ERP-rapportering vil nesten helt sikkert endre seg etter hvert som virksomheten vokser. På samme måte kan interessenter identifisere bedre metoder for å evaluere ERP i tråd med de angitte rapporteringsmålene dine.
Skap en forventning om kontinuerlig videreutvikling
I begge scenariene som er nevnt ovenfor, trenger virksomheter fleksibilitet til å tilpasse rapporteringssystemet over tid som svar på behov og mål i utvikling.
Ved å bygge dette inn i strategien fra starten kan du kommunisere til interessentene at ERP-rapportering aldri er et ferdig produkt. Følg med på hvor nyttige ERP-rapportene dine er, og samarbeid med interessentene for å kontinuerlig optimalisere rapporteringsstrategien.
Når bør du endre rapporteringsstrategien?
Små justeringer av rapporteringsstrategien er enkle å gjennomføre. Men med tanke på innsatsen som kreves for å endre rapporteringsmål, justere dataprioriteringer, tilbakestille rapporteringsintegrasjoner og endre rapportmaler … er omfattende endringer i ERP-rapporteringsstrategien ofte krevende og tidkrevende.
Hvis du prøver å få rapporteringsprosessen på plass før systemet ditt er implementert …
- Så bra. Du er langt mer organisert enn de fleste!
- Finn en partner for ERP-implementering som kan hjelpe deg med å etablere en god rapporteringsstrategi fra starten av.
Hvis du allerede har satt opp systemet, kan en ERP-konsulent hjelpe deg med å avgjøre om endringer i rapporteringsstrategien er nødvendige, og hjelpe deg med å gjennomføre disse endringene på den mest kostnads- og tidseffektive måten. Generelt bør du vurdere endringer i rapporteringsstrategien hvis én eller flere av følgende situasjoner oppstår:
- Du endrer målet for organiseringen av ERP-rapporteringsstrategien din;
- Bedriften din opplever betydelige endringer innen forretningsteknologi, datarapporteringskanaler og/eller rapporteringskrav;
- Du er underlagt nye regulatoriske rapporteringskrav;
- Virksomheten din gjennomgår en organisatorisk omstrukturering.
De største ERP-rapporteringsfeilene du bør unngå
Før du setter i gang med å utarbeide en ERP-rapporteringsstrategi for virksomheten din, får du her en kort oversikt over de vanligste fallgruvene du bør unngå i denne prosessen:
1. Å gape over mer enn du kan svelge
De store datamengdene som ERP-systemer tilbyr, tvinger organisasjoner til å være selektive når de identifiserer hvilke data de skal prioritere i rapporteringen. Hvis du forsøker å favne for bredt, risikerer du en mengde og variasjon av data i rapporteringen som blir ufokusert og uholdbar.
Bruk rapporteringsmålene dine til å avgrense fokuset til kun de mest relevante dataene. Etter hvert som rapporteringsstrategien modnes og alle interessentene blir fortrolige med prosessen, kan du vurdere på nytt om du skal utvide rapporteringen til å omfatte flere datakilder.
More Articles
2. Å lage rapporter basert på data av lav kvalitet
Datavalideringsprosessen er avgjørende for å sikre at ERP-dataene er nøyaktige og verdifulle. Inkonsistenser, manglende data og andre kvalitetsproblemer vil begrense verdien av rapportene dine kraftig, så det er avgjørende at du setter opp alt riktig fra starten av.
3. Å unnlate å lære interessentene om rollene deres
De rette interessentene må identifiseres, men de må også få riktig opplæring i hvordan de skal utføre rollene sine.
For ledere innebærer dette å lære dem hvordan de skal arbeide med målsetting, og hvordan de skal bruke data som grunnlag for beslutninger. For sluttbrukere innebærer det å tilby tilstrekkelig opplæring i all ERP-programvare – fra Acumatica til Sage – som de forventes å bruke når de integrerer rapportering i arbeidet sitt.
4. Å lage rapporter basert på data virksomheten din ikke eier
Hvis ERP-dataene dine inneholder data som eies av en annen enhet, kan du påføre virksomheten et ansvar ved å inkludere disse dataene i dine egne rapporter.
Et godt program for datastyring kan bidra til å avklare spørsmål om dataeierskap og unngå dette problemet.
Kom godt i gang med ERP-rapportering
Hvor vellykket en ERP-rapporteringsstrategi blir, påvirkes i stor grad av innsatsen som legges ned i å utvikle en strategi og implementere et rammeverk for løpende rapportering i organisasjonen din.
Økonomidirektører må være grundige gjennom hele prosessen med å utvikle dette programmet. Gjør hjemmeleksen din før du lanserer initiativet, slik at du legger til rette for en god oppstart. Hvis du ønsker støtte fra eksperter, bør du finne en ERP-konsulent som kan hjelpe deg med å implementere programmet.
Abonner for å få flere ERP-innsikter
Er du klar til å styrke ferdighetene dine som økonomileder og ERP-ekspert? Abonner på nyhetsbrevet vårt for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.
