Priser på regnskapsprogramvare: En veiledning for å kutte kostnader

Det finnes ikke noe standardbeløp for prising av regnskapsprogramvare, men det betyr ikke at den gjennomsnittlige kostnaden for regnskapsprogramvare må forbli et mysterium. Slik kan vanskelig tilgjengelig prisinformasjon føre til feil beslutninger, selv for de mest teknologikyndige teamene.

• Budsjetteringen blir vanskelig og uventede gebyrer ødelegger prognosene dine.
• Du kaster bort tid på demonstrasjoner bare for å innse at løsningen er for dyr eller mangler funksjoner.
• Du bruker for mye eller for lite, og betaler ofte for mye eller nøyer deg med et system.

I denne veiledningen skal jeg bryte ned den gjennomsnittlige prisen på regnskapsprogramvare, sammenligne de beste alternativene og hjelpe deg med å finne den løsningen som passer best for å effektivisere økonomistyringen.

CFO Clubs kalkulator for kostnader til regnskapsprogramvare

Vil du raskt beregne kostnaden for gjennomsnittlig regnskapsprogramvare? Prøv kostnadskalkulatoren vår:

Hvor mye koster regnskapsprogramvare?

De fleste virksomheter begynner med å prøve lykken med gratis regnskapsprogramvare. Deretter kan de måtte betale mellom $10 og $2,000/måned, avhengig av virksomhetens størrelse. De fleste SaaS-oppstartsbedrifter velger imidlertid abonnementer i området $150-$200. 

Det skyldes at selv om de ikke er kraftig overbemannet på tvers av flere fysiske lokasjoner (les: Walmart), må de fortsatt ta hensyn til de bransjespesifikke funksjonene de trenger for å opprettholde riktig sporing og etterlevelse.

Eiere av småbedrifter

Eiere av småbedrifter investerer vanligvis mellom $15-$100 per måned i regnskapsprogramvare for småbedrifter, der populære alternativer som QuickBooks Online Simple Start ($17.50 per måned) og Zoho Books Standard ($15 per måned) er markedsledende. 

Disse løsningene tilbyr viktige funksjoner som grunnleggende bokføring, fakturering, utgiftshåndtering og grunnleggende verktøy for skattehåndtering. Dette gjør dem perfekte for frilansere (les om fordelene med regnskapsprogramvare for frilansere her), fagfolk eller oppstartsbedrifter som ser etter brukervennlige regnskapsverktøy med behov for tilgang for én bruker (flere fordeler med regnskapsprogramvare for oppstartsbedrifter her).

Mellomstore organisasjoner

Mellomstore organisasjoner bruker vanligvis mellom $100-$500 per måned på mer robuste regnskapsløsninger.

Dette segmentet, med abonnementer som QuickBooks Online Advanced ($117.50 per måned) og Zoho Books Professional ($40 per måned), tilbyr avanserte rapporteringsmuligheter, tillatelser for flere brukere, flere banktransaksjoner og viktige integrasjonsfunksjoner. 

Disse løsningene omfatter vanligvis automatiserte arbeidsflyter, detaljert økonomisk analyse og spesialiserte funksjoner for virksomheter i vekst som håndterer flere inntektsstrømmer.

Organisasjoner på bedriftsnivå

Regnskapsprogramvare for store virksomheter starter på $500 per måned og kan overstige $2,000, avhengig av spesifikke krav.

Disse avanserte løsningene inkluderer funksjoner på neste nivå, som etterlevelse av ASC 606, avanserte funksjoner for inntektsføring, styring av flere enheter og tilpassede rapporteringsverktøy. 

Løsninger for store virksomheter integreres ofte med kunstig intelligens for å automatisere bankavstemminger bedre, forutsi trender, spore tid og oppdage svindel, samtidig som de tilbyr omfattende tilpasningsmuligheter og dedikerte supporttjenester.

De 4 viktigste faktorene som påvirker prisen på regnskapsprogramvare

Regnskapsleverandører, på samme måte som leverandører av andre typer forretningsprogramvare, tilbyr ulike nivåer med priser som varierer betydelig avhengig av behovene dine. Problemet er imidlertid at de fleste virksomheter ikke har en klar idé om hva de trenger, og derfor vanligvis ender opp med en plan med flere funksjoner enn de faktisk bruker. 

For å unngå dette problemet bør du vurdere disse ulike faktorene når du velger en løsning, og hvordan de vil påvirke prisen på regnskapsprogramvaren.

Antall brukere

Antall brukere kan ha betydelig innvirkning på prisen på regnskapsprogramvaren – jo flere kontoer du trenger, desto mer vil planen koste. 

Gratis- eller startplaner inkluderer vanligvis kontoer for opptil 1–4 brukere for omtrent $13 per måned. Pro- eller Premium-planer, som ofte er utviklet for mellomstore virksomheter, passer best for opptil 5–9 brukere og kan starte på rundt $15-$20 per måned. 

Deretter har du tilpassede nivåer som kan støtte 10 eller flere brukere. Disse planene koster vanligvis mellom $10,000-$30,000+, mens andre faktorer, som prosjektomfang og funksjoner, påvirker prisen på regnskapsprogramvaren. 

Slik sparer du penger

Noen planer fra mindre leverandører kan tillate et ubegrenset antall brukere, slik at du kan spare på de totale kostnadene. Sørg for å gjøre undersøkelser – du kan finne et billigere alternativ med stor verdi.

Tilpasning og ekstra funksjoner

I likhet med antall brukere i en plan henger også kompleksiteten i funksjonene direkte sammen med prisen på regnskapsprogramvaren. Dette skyldes at det koster mer å utvikle og vedlikeholde en programvareplattform jo flere funksjoner og tillegg den tilbyr.

Grunnleggende funksjoner som hovedbok, balanser og leverandør- og kundefordringer kan for eksempel koste $10,000-$30,000 å utvikle og implementere, mens avanserte funksjoner som helhetlig prosjektstyring eller tilgang til flere bankkontoer kan overstige $100,000. 

Tillegg av spesialiserte funksjoner som sporing av eiendeler i sanntid, budsjettering i flere valutaer, tilgang til mobilapper, maler, smart prognostisering og håndtering av merverdiavgift øker kostnadene betydelig sammenlignet med grunnleggende funksjoner for registrering av transaksjoner og avstemming av kontoer.

Distribusjonsalternativer

Det er ikke bare funksjoner og brukere som kan endre prisen – det samme gjelder hvilken type programvare du velger. 

• Skybaserte regnskapsløsninger: Følger vanligvis en abonnementsbasert prismodell med lavere startkostnader, men løpende månedlige avgifter. 
• Lokale installasjoner: Krever betydelige investeringer på forhånd i programvarelisenser, maskinvare og vedlikehold av infrastruktur. 
• Hybridalternativer: Kan være mer komplekse å implementere og vanskelige å migrere bort fra, men er fortsatt et verdifullt alternativ. 

Integrasjonsmuligheter

I likhet med funksjoner tar prisen på regnskapsprogramvaren også hensyn til integrasjonsbehovene dine. 

Utvikling av enkle integrasjoner, for eksempel tilkobling til én betalingsløsning for netthandel, koster opptil $5,000-$15,000, mens komplekse integrasjoner som omfatter flere systemer kan overstige $50,000.

Author's Tip

Integrasjoner er kostbare: Muligheten til å integrere med ERP-systemer, lagerstyring og CRM-plattformer medfører alltid en høyere pris på grunn av den ekstra verdien og kompleksiteten.

Prismodeller for regnskapsprogramvare + hva som er inkludert

Det finnes flere typer prismodeller for regnskapsprogramvare, og det er ikke alltid klart hva gjennomsnittskostnaden er, eller hva de inkluderer. Her er en gjennomgang av ulike prismodeller for regnskapsprogramvare, slik at du kan finne den som passer best:

• Evigvarende lisens: Krever en engangsbetaling på forhånd for ubegrenset tilgang til programvaren, vanligvis fra $100 til $1,000+, avhengig av funksjonene. Den inkluderer grunnleggende eierskapsrettigheter til programvaren og leveres ofte med tidsbegrenset brukerstøtte og oppdateringer. Selv om denne modellen gir kostnadsfordeler på lang sikt og mulighet til å balanseføre utgifter, krever den vanligvis ekstra gebyrer for vedlikehold, oppdateringer og brukerstøtte etter den innledende perioden.
• Abonnementsbasert: Innebærer månedlige eller årlige betalinger, vanligvis fra $15-$50 for grunnleggende pakker til $200+ for avanserte funksjoner per bruker. Denne modellen inkluderer regelmessige oppdateringer, løpende brukerstøtte, tilgang til skyen og automatiske funksjonsoppgraderinger. Virksomheter drar nytte av lavere innledende kostnader, forutsigbare utgifter og kontinuerlig tilgang til de nyeste funksjonene.
• Bruksbasert: Denne modellen, også kjent som forbruksbasert prising, belaster kundene basert på faktisk bruk av programvaren, for eksempel antallet økonomiske rapporter som genereres, transaksjoner som behandles eller API-kall som foretas. Modellen inkluderer vanligvis en grunnpris pluss ekstra kostnader ved overskridelse, noe som gjør den særlig egnet for selskaper i vekst med varierende regnskapsbehov.
• Freemium: Tilbyr grunnleggende regnskapsfunksjoner kostnadsfritt, samtidig som det tas betalt for avansert funksjonalitet. Gratisfunksjoner omfatter vanligvis grunnleggende bokføring, enkel fakturering og grunnleggende kostnadssporing. 

Selv om de fleste regnskapssystemer i dag fungerer på abonnementsbasis, finnes det fortsatt mange selskaper som er villige til å eksperimentere med ulike prismodeller.

Dette er en del av en større trend der SaaS-plattformer har revurdert prismodellene sine de siste årene, og beveget seg mot mer bruks- og resultatbaserte alternativer sammenlignet med tradisjonelle nivåer.

Slik reduserer du kostnadene for regnskapsprogramvare

Selskaper bruker i gjennomsnitt $7,900 per ansatt årlig på SaaS-verktøy, inkludert regnskapsprogramvare som Sage, QuickBooks, FreshBooks og Xero. Heldigvis finnes det mange velprøvde strategier for å redusere utgiftene til regnskapsprogramvare uten å gå på bekostning av funksjonalitet og kvalitet:

Tilpass lisensene til behovet

En av de mest effektive måtene å oppnå umiddelbare besparelser på er å optimalisere lisensene. Ved å identifisere og ta tilbake ubrukte plasser kan selskaper redusere kostnadene betydelig under forhandlinger om fornyelse. Hvis bare 30 % av brukerne aktivt bruker et verktøy, kan du redusere antallet lisenser uten å påvirke legitime brukere.

Ta i bruk bruksbasert analyse

Som jeg nevnte tidligere, betaler de fleste selskaper for mye for regnskapsprogramvaren sin som en direkte følge av glemte funksjoner. For å bidra til å redusere kostnadene bør du vurdere å bruke verktøy for kapitalforvaltning til å spore og analysere faktiske bruksmønstre for programvaren, som deretter kan brukes som grunnlag for kjøpsbeslutninger. 

Ved å undersøke adopsjonsmålinger og utnyttelsesgrader kan du identifisere hvilke funksjoner som er avgjørende, og hvilke som kan avvikles eller konsolideres. Denne tilnærmingen bidrar til å optimalisere kostnadene, samtidig som du sikrer at du beholder verktøyene teamet faktisk trenger.

Utnytt langsiktige bindinger

Vurder å velge årsabonnementer eller flerårige kontrakter i stedet for månedlige abonnementer. Mange leverandører tilbyr betydelige rabatter for lengre bindingsperioder, noe som kan gi betydelige kostnadsbesparelser over tid. Men sørg for å lese vilkårene nøye og analysere bruksmønstrene før du inngår langsiktige avtaler.

Optimaliser tidspunktet for fornyelse

Bruk prissammenligninger under fornyelsesforhandlinger for å sikre at du får konkurransedyktige priser. Sammenlign prisene dine med selskaper av tilsvarende størrelse, og bruk disse dataene som forhandlingsgrunnlag i dialogen med leverandørene. Oppretthold også en detaljert oversikt over SaaS-applikasjonene dine for å identifisere muligheter for konsolidering eller fjerning av overflødige verktøy.

Vurder hybride prismodeller

Utforsk fleksible prismodeller som kombinerer abonnements- og bruksbaserte komponenter. Denne modellen kan ofte gi bedre samsvar mellom kostnadene og virksomhetens faktiske behov. Det skyldes at organisasjoner kan betale for avanserte funksjoner bare når de brukes, samtidig som de beholder kontinuerlig tilgang til viktige moduler.

Men husk: Bruksbasert prising er ikke alltid det samme som resultatbasert prising. Når du eksperimenterer med bruksbasert prising, må du sørge for at du har tilstrekkelige kontrollmekanismer på plass for å forhindre overforbruk uten effekt for teamet ditt.

Finn riktig regnskapsprogram

Regnskapsprogrammet fungerer som den eneste pålitelige kilden for hele den økonomiske driften din. Hvis det ikke gjør det mulig for deg å analysere kontantstrøm, økonomisk handlingsrom og fortjeneste fra de perspektivene du trenger, eller enda verre gir deg uriktige data, kan det bokstavelig talt bli virksomhetens billett til en tidlig grav.

Med tanke på hvor viktig dette valget er, får du her noen tips som kan hjelpe deg med å velge riktig leverandør av regnskapsprogram og samarbeidspartner:

• Start med en 3-måneders vekstplan: Kartlegg hvor kompleks økonomien forventes å bli i løpet av neste kvartal, inkludert planlagte integrasjoner, antall brukere og transaksjonsvolum. Dette bidrar til å forhindre at du betaler for mye for funksjoner du ikke trenger med det samme, samtidig som du sikrer at du ikke vokser ut av programmet for raskt.
• Test kritiske arbeidsflyter først: I prøveperioder bør du konsentrere deg om å teste de vanligste daglige oppgavene dine i stedet for å utforske alle funksjonene. Vær spesielt oppmerksom på hvordan programmet håndterer dine spesifikke behov for inntektsføring og mønstre for abonnementsfakturering.
• Vurder oppdateringsfrekvensen: Se på programmets versjonsnotater fra de siste seks månedene for å vurdere hvor ofte leverandøren lanserer nye funksjoner og feilrettinger. En leverandør som jevnlig lanserer oppdateringer og raskt følger opp tilbakemeldinger fra brukerne, viser både stabilitet og vilje til forbedring.
• Kontroller integrasjonsdybden: Ikke bare bekreft at integrasjonene finnes – test hvor dypt de fungerer. Noen regnskapsverktøy synkroniserer for eksempel bare grunnleggende fakturadata med CRM-systemet ditt, mens andre tilbyr toveisoppdateringer for kundeinformasjon, betalingsstatus og inntektsføring.
• Vurder responstidene til brukerstøtten: Før du bestemmer deg, kan du sende inn flere henvendelser til kundestøtten på ulike tidspunkter for å vurdere responshastighet og kvalitet. Vær særlig oppmerksom på brukerstøttens dekning i virksomhetens travleste åpningstider, og på om leverandøren tilbyr hjelp med implementering for din spesifikke bransje.

Trenger du spesifikke leverandøranbefalinger utvalgt av ledende eksperter? Ta en titt på vår kjøpsguide til den beste regnskapsprogramvaren for årets beste valg.

Hva skjer videre?

Programvare er bare én del av ligningen. For å lykkes virkelig godt som økonomimedarbeider i den tøffe SaaS-økonomien trenger du et støttenettverk som tilbyr nyanserte ekspertråd akkurat når du trenger dem mest. 

Ser du etter mer detaljert innsikt i SaaS-regnskap, utvalgt av veteraner fra oppstartsverdenen? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt.