Slik bygger du en vellykket ERP-strategi

En dårlig gjennomført ERP-implementering sløser ikke bare bort budsjettet; den undergraver økonomisk oversikt, hindrer skalering og frustrerer teamene dine.

Som digital programvareekspert med mange års erfaring med å veilede organisasjoner gjennom jungelen av ERP-løsninger vet jeg hvordan riktig fremgangsmåte kan øke effektiviteten og veksten, og hvordan feil fremgangsmåte kan sette team flere måneder eller til og med år tilbake.

Derfor har jeg laget denne veiledningen spesielt med CFO-er i tankene. Her lærer du hvordan du reduserer risiko, samordner tverrfunksjonelle team og sikrer at ERP-investeringen din gir målbar ROI fra første dag. Klar til å komme i gang?

Hva er en ERP-strategi?

En ERP-strategi beskriver hvordan ERP-systemet ditt skal samsvare med virksomhetens mål. Den viser også hvordan ERP-systemet skal effektivisere prosesser og redusere driftskostnader. 

Tenk på den som ryggraden i ERP-implementeringen din––for det er egentlig akkurat det den er. Når den er riktig utformet, støtter en ERP-strategi sømløs automatisering av arbeidsflyter. I tillegg gjør den kommunikasjon og samarbeid mellom forretningsenheter enklere etter ERP-utrullingen.

La oss si at du har tatt i bruk et skybasert ERP-system for å forenkle ordrebehandling og betalingsavstemming. En velstrukturert strategi vil sikre en smidig ERP-utrulling og endringshåndtering slik at:

• Lageransatte får umiddelbare varsler om å begynne å behandle ordre så snart de er lagt inn. Resultatet? Fornøyde kunder og kunder som kommer tilbake.
• Økonomiteam får bedre oversikt over transaksjoner og kan avstemme betalinger i sanntid. Dette vil til syvende og sist forhindre friksjon mellom team.

Grunnleggende prinsipper for ERP-strategi

En vellykket ERP-implementering starter med tydelighet og en vanntett forretningsbegrunnelse, ikke programvare. Klar til å legge grunnlaget før den digitale transformasjonen begynner? Her er de fire viktigste grunnprinsippene for ERP-strategi du bør kjenne til:

La oss se nærmere på hver av disse strategiene og hvorfor de er viktige for å hjelpe deg med å samordne mål, medarbeidere og systemer.

• En tydelig visjon og klare forretningsbehov: En god ERP-strategi starter med en tydelig visjon knyttet til klare forretningsbehov, slik at man holder fokus og er resultatorientert.
• En integrasjonsplan og en solid datastrategi: En gjennomgang av eksisterende verktøy og sikring av sømløs integrasjon øker effektiviteten og bidrar til langsiktig suksess. Det samme gjør det å utarbeide en pålitelig dataplan.
• Tidlig involvering av interessenter og opplæring: Ved å involvere og lære opp ledere, brukere og IT-spesialister tidlig bygger man intern kompetanse. Det begrenser også motstand og fremmer bruk.
• Et detaljert veikart og en tidsplan for utrulling: Et strukturert veikart holder ERP-prosjektet på rett spor og i tråd med forretningsstrategien. Det bør inneholde tydelige tidsplaner, risikoreduserende tiltak og viktige milepæler.

Slik lager du en ERP-strategi 

Nå som vi har gått gjennom de viktigste komponentene, er det på tide å se nærmere på hvordan du bygger en ERP-strategi fra grunnen av. Med riktig fundament (og trinnene jeg skal gå gjennom) kan du utarbeide en feilfri ERP-strategi.

1. Vurder organisasjonsstrukturen din

Å kjenne den nåværende strukturen og den daglige driften i virksomheten din vil hjelpe deg med å implementere det nye ERP-systemet på en måte som fungerer for alle team. Undersøk derfor hver avdeling, dens viktigste forretningsfunksjoner og hvordan den tar beslutninger.

Ideelt sett bør du forsøke å finne svar på spørsmål som:

• Hvilke verktøy brukes i de ulike avdelingene?
• Hvem rapporterer til hvem?
• Hvordan flyter informasjonen mellom teamene?
• Hvordan tas beslutninger?
• Hvilke flaskehalser finnes i de nåværende arbeidsflytene?
• Hva er KPI-ene for hver avdeling, og hvordan henger de sammen med virksomhetens mål?

Disse svarene er avgjørende for å definere forretningsbehovene dine og kartlegge hvordan ERP kan bidra til å oppfylle dem.

La oss si at du leder økonomiavdelingen i en virksomhet som leverer papir, med salgs-, kundeservice- og regnskapsteam. Hver av disse avdelingene har ulike roller og arbeidsverktøy. I tillegg mangler de god integrasjon og arbeider i siloer. Denne manglende sammenhengen har nå ført til forsinkede lageroppdateringer, dårlig salgsoversikt og overflødig arbeid.

Den gode nyheten? Når du først forstår hvordan hvert team arbeider, blir det enkelt å lage en ERP-strategi som knytter dem sammen og forbedrer forretningsprosessene.

2. Definer forretningsbehovene

Tydelige grunner til å ta i bruk et ERP-system gjør det enklere å få støtte fra interessentene og øker avkastningen på investeringen. Husker du flaskehalsene du identifiserte i trinn 1? Bruk dem som et rammeverk, og baser ERP-kravene dine på dem.

Se for deg at papirbedriften din har utdaterte lagerdata og begrenset oversikt over forsyningskjeden. Med dette som utgangspunkt kan forretningsbehovene dine omfatte:

• Lagersynlighet i sanntid: Et sentralisert dashbord som gir lager- og salgsteamene umiddelbar tilgang til aktuelle lagernivåer.
• Automatisering av salgspipeline: Erstatte manuelle regneark med et samlet, automatisert system for salg og markedsføring.
• Ordresporing: En funksjon som hjelper kundestøttemedarbeidere med å følge statusen for hver ordre, fra bekreftelse til forsendelse.

Kjenn målene dine

Når du definerer resultatene du ønsker å oppnå med ERP-systemet, sikrer du at du holder fokus. Det påvirker også budsjettgodkjenning, valg av leverandør, systemtilpasning og opplæringsbehov.

Deretter setter du en realistisk tidsplan for testing, opplæring av teamet og utrulling i hele virksomheten.

Etter min erfaring tar implementering av en ERP-løsning vanligvis fra 6 måneder til 2 år. Varigheten avhenger imidlertid av virksomhetens størrelse samt hvilke moduler og tilpasningsnivåer du ønsker. Behovet for datamigrering og forberedelsene i teamet påvirker også implementeringshastigheten.

3. Evaluer eksisterende løsninger

Ved å evaluere hvert teams eksisterende systemer får du innsikt i hvordan de arbeider i dag, og det blir enklere å definere ERP-kravene. Denne evalueringen vil spesielt hjelpe deg med å identifisere:

• Om noen team bruker ulike verktøy til den samme prosessen, slik at du kan fjerne denne dobbeltbruken. 
• Mangler i teamenes arbeidsflyter og muligheter for å forbedre dem.
• Problemer som kan oppstå når arbeidsverktøy integreres i et ERP-system (lokalt eller i skyen).
• ERP-tilpasninger som støtter prosesser, arbeidsflyter og verktøy du ikke planlegger å endre.

4. Involver de rette personene

Hvis du involverer de rette interessentene tidlig, får du støtte til ERP-systemet og reduserer motstand. Tenk på ledere i virksomheten, som investorer og den øverste ledelsen. Sentrale teammedlemmer, fra ledere til medarbeidere uten personalansvar, må heller ikke utelates.

Kommunikasjon er avgjørende

Ettersom ERP-systemer påvirker alle på ulike måter, bør du kommunisere tidlig for å forstå behovene og prioriteringene deres. Vær også oppmerksom på at hver interessents involvering bør samsvare med vedkommendes kompetanse og rolle.

Se på eksempelet med papirbedriften. Når du begynner å utarbeide strategien, vil du sannsynligvis involvere kundeserviceteamet tidlig, siden de arbeider tettere med produktet. Deretter kontakter du IT for å avklare omfang og integrasjoner.

5. Utarbeid en dataplan

En dataplan knytter hele virksomheten sammen. Den støtter også beslutningstaking og hindrer dupliserte poster og overflødige funksjoner. Ufullstendige, unøyaktige eller isolerte data begrenser derimot informasjonsflyten og svekker verdien av ERP-systemet.

Slik utarbeider du en tydelig datastrategi:

• Beskriv hvordan du klargjør og migrerer virksomhetens data under ERP-implementeringen.
• Identifiser teamet som har ansvar for hvert datasett.
• Fastsett standarder for å opprettholde dataintegriteten.
• Avdekk potensielle risikoer ved konsolidering.

Under utrullingen av ERP-systemet kan du for eksempel oppdage dupliserte og uoverensstemmende økonomiske poster i Excel og regnskapsapper. Først må du rydde opp i regnskapet ved å revidere, rense og konsolidere postene for å sikre nøyaktighet. Deretter migrerer du dem i faser, slik at du kan oppdage og løse eventuelle andre problemer i tide.

6. Lag et veikart

Et ERP-veikart beskriver tidsplaner og interessenter, slik at du kan dele målene opp i små trinn og holde alle ansvarlige. Det viser hvordan, når og hvem i ERP-strategien din.

Et godt ERP-veikart omfatter:

• En kommunikasjonsplan: Angir når og hvordan oppdateringer skal deles med interessenter.
• Anslåtte tidsrammer: Skisserer tidsplanen for lansering, med viktige datoer for ferdigstillelse.
• Prosjektteam og leveranser: Oppgir viktige oppgaver, rapporter, funksjoner eller moduler, samt teamene eller personene som er ansvarlige for dem.
• Viktige avhengigheter: Fremhever kritiske oppgaver som må gjennomføres for at andre skal kunne gå videre. 
• Prosjektfaser og viktige milepæler: Deler prosjektet inn i faser med viktige milepæler for å følge fremdriften.

Det papirleverende selskapet ditt kan for eksempel planlegge ERP-implementeringen slik:

Det beste tidspunktet for å utarbeide en ERP-strategi

Det beste tidspunktet for å utarbeide en ERP-strategi er når du bestemmer deg for å ta i bruk en løsning for virksomhetsstyring. Hvorfor på dette tidspunktet? Strategien din er den viktigste suksessfaktoren for implementeringen, og du må utarbeide den før du velger en ERP-leverandør.

Helt seriøst. Hver del av strategien bringer deg nærmere samkjøring av teamet og lenger unna kostbare implementeringsforsinkelser. Målet er å sikre at ERP-systemet fungerer som planlagt.

Som en rask veiledning følger her noen tegn på at det er på tide å begynne å utarbeide en ERP-strategi:

• Organisasjonen din har utviklet seg forbi de nåværende systemene eller verktøyene
• Du utvider til nye markeder eller produktlinjer
• Teamet ditt bruker mye tid på å håndtere manuelle prosesser
• Det finnes operasjonell ineffektivitet eller dårlig datainnsikt på tvers av avdelingene

Når du er klar til å lage ERP-implementeringsstrategien din, kan du bruke sjekklisten min for ERP-strategi for å sikre at du har alt du trenger:

De viktigste feilene du bør unngå med ERP-strategier

Selv med de beste intensjoner kan en ERP-strategi bomme hvis du ikke følger godt nok med. Unngå disse vanlige feilene i ERP-strategien for å sikre en vellykket implementering.

1. Feilfordeling av ressurser

Feilfordeling av ressurser kan føre til forsinkelser, operasjonell ineffektivitet og dårlig gjennomføring. 

Se for deg at du setter av for mye penger til den innledende opplæringen av ansatte og lite eller ingenting til løpende IT-støtte. Du kan ende opp med gamle medarbeidere som kjenner systemet godt, mens nye teammedlemmer sliter med å tilpasse seg fordi det ikke finnes noen som kan veilede dem.

Unngå dette og andre uheldige situasjoner med disse beste praksisene:

• Fordel ressurser til ERP-funksjoner og -moduler som samsvarer best med virksomhetens krav.
• Sammenlign ERP-alternativer grundig for å velge det alternativet som best oppfyller kravene dine. Trenger du en skybasert løsning, en lokal løsning eller et hybridsystem?
• Sett realistiske tidsrammer for opplæring av ansatte, ERP-testing og datamigrering.

2. Manglende kjennskap til virksomhetens behov

ERP-systemer er dyre og vanskelige å ta i bruk eller kvitte seg med, så det er en stor feil å forplikte seg til ett uten å tydelig definere virksomhetens behov. 

For det første kan det føre til lavere oppslutning og sløsing med ressurser. For det andre vil driften lide hvis verktøyet som skal forenkle ting, gjør dem mer kompliserte eller mangler viktige funksjoner. 

En dårlig behovsvurdering kan for eksempel føre til at man bruker tid på unødvendige funksjoner. Det kan også gjøre at teamene nøler med å gå fra eldre systemer til det nye ERP-systemet.

Hva bør du gjøre i stedet?

• Identifiser utfordringene som bremser arbeidet i avdelingene, og fastslå hvilke funksjoner som trengs for å løse dem.
• Prioriter disse utfordringene basert på hvordan de påvirker virksomhetens mål og ROI.

3. Dårlig integrasjonsplanlegging

En uklar integrasjonsplan påvirker samspillet og driftseffektiviteten. I praksis kan dette vise seg ved at eksisterende verktøy og data blir oversett til fordel for en fullstendig ny start. Det kan også bety at avdelingene ikke får tilgang til kritisk informasjon.

Unngå dette ved å legge til følgende enkle, men kritiske trinn når du utarbeider ERP-strategien:

• Se etter mulige kompatibilitetsproblemer mellom kritiske virksomhetsverktøy og ERP-systemet.
• Identifiser hvilke ERP-moduler som skal legges til, og om de støtter integrasjoner med eldre systemer.
• Test ERP-implementeringen for å sikre at den synkroniserer godt, og feilsøk eventuelle problemer. 

4. Undervurdering av opplæringstidslinjen

Hvis du undervurderer tiden som kreves til ERP-opplæring, kan utrullingen bli forsinket dersom brukerne ikke har fått tilstrekkelig opplæring. Og hvis det ikke er rom for å forlenge opplæringstidslinjen? Da vil teamet ditt sannsynligvis motsette seg endringen fordi de føler seg tvunget til å mestre verktøyet for raskt.

Poenget mitt? Du har sannsynligvis brukt så mye tid på å finjustere ERP-systemet at du nå (for det meste) har fått oversikt over det. Men det betyr ikke at teamet ditt umiddelbart vil føle det på samme måte. Verktøyet er nytt for dem, og du bør sette av nok tid til opplæring og betatestingsinitiativer. 

Her er mine beste anbefalinger:

• Tilpass opplæringsøktene til hver avdeling for å oppmuntre til bruk.
• Lag asynkrone læringsressurser, for eksempel videodemonstrasjoner og brukerstøtteguider, som de alltid kan gå tilbake til.
• Tilby løpende IT-støtte for å hjelpe med feilsøking og veilede nyansatte.
• Kombiner betatesting med praktiske opplæringsøkter for å unngå å overfokusere på «hva man skal gjøre» og overse «hvordan man skal gjøre det».

5. Feilaktig modell for virksomhetsvekst

En ERP-strategi som ikke tar høyde for fremtidige vekstplaner, vil svekke oppslutningen. Den kan også føre til at implementeringen mislykkes, selv om den blir godkjent. 

Virksomheten din kan for eksempel gjennomgå en fusjon eller utvide til nye lokasjoner om noen måneder. I så fall vil det å bygge ERP-strategien utelukkende rundt dagens prosesser og behov gjøre den utdatert før den i det hele tatt er ordentlig på plass. Da vil det koste mer å oppgradere eller erstatte ERP-systemet.

Gjør følgende for å samordne ERP-strategien med virksomhetens mål og prognoser:

• Samordne deg med interessentene om virksomhetens fremtidige mål og prognoser, slik at du kan imøtekomme kravene deres.
• Velg et fleksibelt ERP-system som kan håndtere flere brukere, mange valutaer og lagerbeholdning på tvers av flere lagre. (Selv om du ikke trenger dette ennå, er denne investeringen i skalerbarhet verdt det hvis den er innenfor budsjettet ditt og snart vil komme til nytte.)

En tydelig ERP-strategi er ikke et alternativ, men en nødvendighet

ERP-programvare styrker samspillet på tvers av team, men implementeringsplanen kan avgjøre om den lykkes eller mislykkes. Så når du først bestemmer deg for å skaffe et ERP-system, bør du lage en vinnende ERP-strategi og øke ROI som den dyktige lederen du er!

Husk å ta hensyn til virksomhetens nåværende situasjon, involvere interessenter tidlig, lage en dataplan og selvfølgelig utarbeide et veikart som viser vei.

Vil du ha flere tips om beste praksis for ERP og økonomisk planlegging? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for råd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.