Slik skriver du en anbudsforespørsel for ERP

En RFP, eller en forespørsel om forslag, er et dokument du bruker for å innhente tilbud på et spesifikt prosjekt eller en bestemt tjeneste. Det er spesielt nyttig når du skal implementere et nytt system for virksomhetsressursplanlegging (ERP).

Ved å utarbeide en gjennomtenkt RFP kan du effektivisere evalueringen av leverandører og redusere risikoen. Den sikrer at du stiller de riktige spørsmålene og får detaljene du trenger for å ta informerte beslutninger. Ved å fokusere på det virksomheten din faktisk trenger, kan du finne en løsning som samsvarer med målene dine uten unødvendige komplikasjoner.

Trenger du faktisk en RFP?

En RFP er avgjørende når behovene dine for ERP-programvare er komplekse eller bransjespesifikke. Hvis organisasjonen din opererer i en regulert bransje eller krever omfattende tilpasning, kan en RFP bidra til at du dekker alle behov.

Det er også viktig når du trenger å sammenligne flere leverandører for å finne den beste løsningen for budsjettet og forretningsprosessene dine. Her er de vanligste situasjonene der en RFP er nødvendig:

• Omfattende behov for tilpasning
• Drift i regulerte bransjer
• ERP-implementeringer i stor skala
• Sammenligning av flere leverandører eller ERP-typer
• Langsiktig strategisk investering

Når en RFP kan være unødvendig

Hvis organisasjonen din er liten, behovene dine er enkle, eller du har en foretrukket leverandør, er det ikke sikkert at en RFP er nødvendig. I slike situasjoner kan direkte samtaler være mer effektive.

RFI vs. RFP vs. RFQ: Hva er forskjellen?

Ved å forstå forskjellene mellom RFI, RFP og RFQ kan du velge riktig dokument for behovene dine. 

En RFI innhenter informasjon, en RFP ber om detaljerte forslag, og en RFQ ber om priser. Ikke alle innkjøp krever en RFP; noen ganger kan det passe bedre å velge en RFQ eller RFI. Her ser du når du kan bruke de ulike alternativene: 

Vanlige RFP-feil du bør unngå

Hvis du haster gjennom eller hopper over viktige detaljer i RFP-prosessen, kan det føre til forvirring, bortkastet tid eller leverandører som ikke dekker behovene dine. Ved å unngå disse vanlige feilene kan teamet ditt få en smidigere prosess for valg av ERP:

Utilstrekkelig bakgrunn eller kontekst

Uten tilstrekkelig bakgrunn eller kontekst kan ikke leverandørene tilpasse forslagene sine til behovene dine. Dette fører til generiske svar (og potensielt et nytt ERP-system) som ikke tar for seg de spesifikke utfordringene dine. 

Sørg for å gi et tydelig bilde av virksomheten din, målene for skalerbarhet og vekst samt de nåværende systemene, slik at leverandørene forstår hva du ser etter.

Manglende eller uklart budsjett

Å unnlate å oppgi et budsjett eller være vag om det kan føre til forslag som ikke samsvarer med de økonomiske mulighetene dine. 

Vær alltid åpen om budsjettbegrensningene og forventningene dine. Selv om budsjettet ditt er lavere enn det et gjennomsnittlig ERP-system koster, kan leverandørene hjelpe deg med å finne en løsning som oppfyller alle kravene dine innenfor prisrammen din når du deler dette på forhånd. 

Vage krav eller juridisk sjargong

Når ERP-kravene dine er vage eller fulle av juridisk sjargong, kan leverandørene misforstå hva du trenger. Dette fører til forslag som bommer på målet. 

Bruk et enkelt og tydelig språk til å beskrive kravene dine og eventuelle ytterligere funksjoner du kan ha behov for (for eksempel menneskelige ressurser, innkjøpsprosesser eller prosjektstyring), slik at ingenting går tapt i oversettelsen. 

Ingen evalueringskriterier er oppgitt

Hvis evalueringskriteriene ikke deles, må leverandørene gjette på hva du verdsetter høyest, noe som kan føre til forslag som ikke er tilpasset behovene dine. 

Sørg for å tydelig angi hvordan du vil vurdere forslagene, inkludert eventuelle spesifikke prioriteringer. Dette hjelper leverandørene med å fokusere svarene sine på det som er viktig for deg.

Ingen standardformat for leverandørsvar

Uten et standardformat for svar blir det vanskelig og tidkrevende å sammenligne forslag og RFP-svar. 

Oppgi alltid hvilket format du vil at leverandørene skal følge, for eksempel bestemte deler eller maler. Dette gjør det enklere å evaluere og sammenligne ulike forslag side om side.

Sett sammen ERP RFP-teamet

Å utarbeide en god RFP er ikke en jobb man gjør alene. Ofte gjenspeiler de beste ERP RFP-ene innspillene og behovene til en tverrfunksjonell gruppe. Ved å involvere de riktige personene tidlig reduserer du risikoen og unngår omarbeiding senere. Dette er noen av de viktigste personene å involvere, og hvorfor:

Prosjektsponsor

Prosjektsponsoren går i bresjen for ERP-initiativet og sørger for at det er i tråd med virksomhetens mål. Vedkommende fører tilsyn med prosjektet og sørger for at det får nødvendige ressurser og støtte. Vanligvis fylles denne rollen av en toppleder, for eksempel en CFO eller COO, som kan ta strategiske beslutninger når det gjelder totalkostnader og andre initiativer.

Funksjonelle eksperter

Funksjonelle eksperter har inngående kunnskap om spesifikke områder som økonomi, HR eller drift. De bidrar til å definere detaljerte krav og sørger for at ERP-systemet oppfyller avdelingenes behov. Disse ekspertene er ofte avdelingsledere eller seniorledere som forstår kompleksiteten i funksjonsområdene sine.

Innkjøpsansvarlige eller RFP-skribenter

Innkjøpsmedarbeidere eller RFP-skribenter sørger for at dokumentet er tydelig, omfattende og i samsvar med innkjøpsreglene. De har ekspertise i å utforme dokumenter som innhenter de beste svarene fra leverandørene. Denne gruppen omfatter ofte innkjøpsledere eller erfarne RFP-konsulenter.

Sluttbrukere og interessenter

Sluttbrukere og interessenter gir innsikt i den daglige driften og praktiske behov. Innspillene deres bidrar til å tilpasse ERP-systemet til bruk i den virkelige verden og sørger for at det støtter oppgavene på en effektiv måte. 

Ved å involvere teamledere, arbeidsledere eller nøkkelmedarbeidere som skal bruke ERP-systemet, sørger du for at behovene deres blir tatt hensyn til.

Definer må-krav & mål

Før dere sender ut en ERP RFP, må teamet tydelig definere hva den nye løsningen må gjøre – og hvorfor. Enighet om utfordringer, mål og ufravikelige krav hjelper leverandørene med å svare mer presist og gjør det enklere å evaluere forslagene. Vurder disse faktorene:

• Utfordringer med dagens system: Hva frustrerer teamet deres nå? Identifiser konkrete problemer, som langsom behandlingstid eller manglende integrasjon, slik at leverandørene vet hvilke problemer de må løse.
• Nødvendige forbedringer og ønskede resultater: Hvordan ser suksess ut for teamet deres? Definer tydelige resultater, for eksempel å redusere manuell dataregistrering med 50 %, slik at leverandørene kan foreslå relevante løsninger.
• Funksjonelle, tekniske og regulatoriske behov: Hvilke konkrete funksjoner og krav til etterlevelse må ERP-systemet oppfylle? Ta hensyn til bransjereguleringer eller tekniske spesifikasjoner som ikke kan fravikes.
• Brukerroller, bruksnivåer og arbeidsflyter: Hvem skal bruke ERP-systemet, og hvordan? Kartlegg brukerroller og arbeidsflyter for å sikre at systemet støtter teamets daglige oppgaver.
• Preferanser for implementering: Foretrekker dere skybaserte løsninger eller løsninger som installeres lokalt? Bestem hvilke implementeringsalternativer som er i tråd med IT-strategien og infrastrukturen deres.

Skriv ERP-forespørselen

Nå er det på tide å samle alt i et tydelig og strukturert dokument for forespørselen. En velorganisert og komplett ERP-mal for forespørselen gjør det enklere for leverandørene å svare nøyaktig. Den hjelper også teamet deres med å evaluere svarene effektivt. Når dere utarbeider forespørselen, bør dere inkludere disse delene:

1. Sammendrag

Gi en kort oversikt over organisasjonen og formålet med forespørselen. Forklar hvorfor dere søker en ERP-løsning, og hva dere ønsker å oppnå. Dette gir ERP-leverandørene nødvendig kontekst, slik at de forstår målene deres helt fra starten.

2. Arbeidsomfang

Beskriv de konkrete oppgavene, leveransene, fristene og tidsrammen for prosjektet. Definer tydelig hva dere forventer av leverandøren for å unngå misforståelser. Dette hjelper leverandørene med å vurdere om de kan oppfylle behovene deres og sende inn relevante tilbud.

3. Tekniske krav

List opp de tekniske spesifikasjonene og funksjonelle kravene ERP-systemet må oppfylle, for eksempel integrasjonsmuligheter og systemytelse. 

Vær presis med hensyn til teknologiene dere bruker i dag, og hva det nye systemet skal støtte. På den måten kan leverandørene foreslå løsninger som passer inn i teknologimiljøet deres.

4. Leverandørens kvalifikasjoner

Angi hvilken erfaring og hvilke kvalifikasjoner dere forventer av potensielle leverandører. Sørg for å inkludere eventuell bransjespesifikk ekspertise eller eksempler på tidligere prosjekter som er relevante. Dette hjelper dere med å vurdere om leverandørene har den nødvendige bakgrunnen for å oppfylle kravene deres.

5. Krav til sikkerhet og etterlevelse

Beskriv sikkerhetsstandardene og regelverkene for etterlevelse som ERP-systemet må følge. Enten det gjelder GDPR eller bransjespesifikke regler, bør dere gjøre disse kravene tydelige for leverandørene. Dette sikrer at dataene deres forblir beskyttet og i samsvar med nødvendige lovkrav.

6. Forventninger til implementering og opplæring

Beskriv hvordan dere ser for dere implementeringsprosessen, og hvilken opplæring dere forventer for teamet. Fremhev eventuell støtte eller ressurser dere trenger fra leverandøren i denne fasen, slik at leverandøren bedre kan planlegge fremgangsmåten sin og foreslå realistiske tidsplaner før og etter produksjonssetting.

7. Priser og lisensiering

Be om detaljerte prismodeller, inkludert eventuelle lisensavgifter eller tilleggskostnader (dvs. tilpassede moduler, ekstra brukere osv.). Vær alltid tydelig på budsjettbegrensningene eller de foretrukne prismodellene deres. Dette gjør det mulig å sammenligne kostnadene effektivt og sikrer at det ikke finnes skjulte gebyrer.

8. Avtalevilkår

Beskriv eventuelle spesifikke vilkår eller betingelser dere ønsker i avtalen, for eksempel tjenestenivåavtaler eller garantier. Sørg for å være tydelig på hva som kan forhandles i ERP-prosjektet, og hva som ikke kan forhandles, slik at leverandørene forstår forventningene deres og kan utforme vilkårene sine deretter.

9. Instruksjoner for innsending

Gi tydelige instruksjoner om hvordan og når leverandørene skal sende inn tilbudene sine. Inkluder kontaktopplysninger og eventuelle spesifikke formater dere krever. Dette sikrer at leverandørene vet nøyaktig hvordan de skal presentere tilbudene sine, og gjør evalueringsprosessen enklere.

Definer evalueringskriteriene dine

Tydelig definerte evalueringskriterier bidrar til å holde beslutningsprosessen objektiv, transparent og i tråd med prosjektkravene dine. Fastsett disse kriteriene før du vurderer tilbudene, slik at du unngår skjevheter og sikrer at alle har samme forståelse:

Hva er viktigst?

Fokuser på 3–5 vektede kategorier som samsvarer med målene og prioriteringene dine. Dette hjelper teamet med å konsentrere seg om det som virkelig betyr noe. Vanlige kategorier for vurdering av RFP-er for ERP inkluderer:

• Kostnad
• Funksjonalitet
• Leverandørerfaring
• Tidsplan for implementering
• Støtte og opplæring

Velg kategoriene som passer best til virksomhetens behov, og tildel dem vekter basert på hvor viktige de er.

Bruk en poengmatrise

Med en poengmatrise kan du tildele ulike vekter til hver kategori, slik at de interne prioriteringene dine gjenspeiles. Hvis funksjonalitet for eksempel er viktigst, gir du den en høyere vekt enn kostnad. 

Gi hvert kriterium en poengsum på en skala fra 1–5 eller 1–10 for å kvantifisere hvor godt hvert tilbud oppfyller behovene dine. 

Avklar poenggivingsprosessen

Definer hvem som skal vurdere tilbudene, og hvordan de skal gjøre det. Bruk en standardisert vurderingsskala for å sikre konsekvens og rettferdighet. 

Planlegg et møte for å samkjøre vurdererne før poenggivningen starter, slik at alle forstår kriteriene og prosessen. Dette proaktive steget bidrar til å unngå avvik og sikrer en smidig evalueringsprosess.

Send ut ERP-RFP-en

Å sende ut ERP-RFP-en handler ikke bare om å distribuere den – det handler om å gi leverandørene riktig tilgang, tidsfrister og instruksjoner, slik at de kan svare effektivt. En smidig distribusjonsprosess legger grunnlaget for kvaliteten på tilbudene du mottar. Den følger også disse trinnene:

Velg riktig distribusjonsmetode

Vurder å bruke e-post, programvareplattformer for RFP-er eller innkjøpsportaler til å distribuere RFP-en. Et sentralisert system gjør det enklere å spore svar og holde orden. 

Du kan også inkludere en kontaktliste for leverandører. Det kan også gi større tydelighet å bruke en innboks basert på rolle. På den måten vet leverandørene hvor de skal sende spørsmål og tilbud, noe som holder prosessen effektiv.

Sett tydelige forventninger til tidsplanen

Del en detaljert tidsplan i RFP-en for å holde leverandørene på rett spor. En standard tidsplan for en RFP kan inneholde:

• Dato for utsending av RFP
• Periode for spørsmål og svar fra leverandørene
• Endelig frist for innsending
• Periode for evaluering og utvelgelse

Hvis disse datoene oppgis på forhånd, kan leverandørene planlegge svarene sine, og du sikrer at du mottar tilbudene i tide.

Definer kravene til innsending

Sørg for at leverandørene vet nøyaktig hvordan de skal sende inn tilbudene sine. Angi godkjente filformater, for eksempel PDF-, Word- eller Excel-maler, oppgi kontaktinformasjon og spesifiser ønsket leveringsmetode, for eksempel en opplastingsportal eller en innboks for svar. 

Det er også viktig å tydelig nevne om det kreves bestemte maler eller skjemaer, og om innleveringer etter fristen vil bli akseptert. Dette bidrar til å unngå forvirring og sikrer at du mottar forslag i ønsket format.

Vurder og lag en kortliste over leverandørsvar

Dette er punktet i prosessen der struktur virkelig gir resultater – når teamet ditt med trygghet omgjør leverandørsvar til en kortliste. 

Det er avgjørende med konsekvent praksis, objektivitet og samarbeid mellom alle som deltar i vurderingen. Ha disse faktorene i bakhodet når du vurderer leverandører og lager en kortliste:

• Organisere og formatere forslag for gjennomgang: Sørg for at alle har samme utgangspunkt ved å organisere forslagene i et konsekvent format. Bruk mapper eller regneark til å holde oversikt over viktige detaljer. Dette gjør det enklere for teamet ditt å sammenligne svar side om side.
• Bruke en poengmatrise: Bruk poengmatrisen du har utviklet, til å vurdere hvert forslag. Dette bidrar til å opprettholde objektiviteten og sikrer at teamets prioriteringer gjenspeiles i poengsummene.
• Planlegge demonstrasjoner og intervjuer: Hvordan presterer leverandørene i virkelige situasjoner? Planlegg demonstrasjoner og intervjuer for å se løsningene deres i bruk. Dette gir teamet ditt mulighet til å stille spørsmål og få et inntrykk av leverandørens evner.
• Kontrollere referanser: Ikke hopp over dette trinnet – ta kontakt med andre selskaper som har jobbet med leverandørene. Hva sier de om erfaringene sine? Dette kan gi verdifull innsikt og hjelpe deg med å unngå potensielle problemer.
• Avklare alt som er uklart i forslagene: Hvis du er usikker på deler av et forslag, bør du ikke nøle med å be om en avklaring. Fjern uklarheter før du går videre, slik at du er sikker på hva hver leverandør tilbyr.

Velg og informer leverandørene

Når teamet ditt har valgt en leverandør, er de siste trinnene like viktige som selve vurderingsprosessen.

Tydelig og profesjonell kommunikasjon med alle leverandører – både de som er valgt og de som ikke er valgt – er viktig, og det samme gjelder å sikre at teamet ditt er samkjørt før kontraktsinngåelsen. Bruk disse trinnene: 

Informer valgte og ikke-valgte leverandører

Rask og respektfull kommunikasjon med leverandørene viser profesjonalitet og bidrar til å opprettholde gode relasjoner.

Send en kort takk eller overordnet tilbakemelding til leverandører som ikke ble valgt, når det er hensiktsmessig, ettersom dette holder døren åpen for fremtidige muligheter. For den valgte leverandøren legger tydelig kommunikasjon grunnlaget for et positivt samarbeid.

Forbered deg på de endelige forhandlingene

Gjør deg klar til å diskutere vanlige forhandlingspunkter som priser, SLA-er og kontraktsvilkår. Vit på forhånd hvilke punkter teamet ditt ikke kan gi avkall på. Vurder også å bruke en sjekkliste eller agenda for å holde diskusjonene fokuserte og på rett spor, slik at du dekker alle nødvendige temaer og kommer frem til en rettferdig avtale.

Sikre intern samkjøring før signering

Før du ferdigstiller kontrakten, må du sørge for at alle interne godkjenninger er på plass. Dette innebærer vanligvis godkjenning fra ledelsen eller økonomiavdelingen, samt en juridisk gjennomgang eller innkjøpsgjennomgang. 

Oppsummer deretter de viktigste beslutningsfaktorene, slik at interne godkjennere forstår begrunnelsen og kan komme raskt gjennom godkjenningsprosessen.

Hva skjer videre:

Hvis du er i gang med å undersøke ERP, kan du kontakte en SoftwareSelect-rådgiver for gratis anbefalinger.

Du fyller ut et skjema og tar en kort samtale der de går gjennom behovene dine i detalj. Deretter får du en kortliste over programvare du kan vurdere. De støtter deg til og med gjennom hele kjøpsprosessen, inkludert prisforhandlinger.