Integrering av et nytt ERP-system for virksomhetsstyring (ERP) kan være en lang og kompleks prosess. Ved å følge den strukturerte fremgangsmåten i en metodikk for ERP-implementering kan du unngå forsinkelser, budsjettoverskridelser og ukontrollert utvidelse av prosjektomfanget.
Her er de 5 vanligste implementeringsprosessene, og hvilken du bør velge basert på tilgjengelige ressurser, tidsplan og risikotoleranse.
1. Big Bang-metodikken
Big Bang-tilnærmingen – en av de mest populære implementeringsmetodikkene – innebærer at alle ERP-moduler implementeres i hele organisasjonen samtidig i én enkeltstående «go-live»-hendelse. De gamle systemene slås av, og det nye ERP-systemet blir fullt operativt på én gang.
Dette er den raskeste, men mest risikable metoden. Hele selskapet går over til det nye systemet på en forhåndsbestemt dato etter flere måneders forberedelser – inkludert datamigrering, prosesskartlegging, systemkonfigurasjon, testing og opplæring.
Selv om den gir umiddelbare fordeler og eliminerer kostnadene ved å kjøre to systemer, er Big Bang-tilnærmingen svært forstyrrende. Eventuelle problemer kan påvirke hele virksomheten, så brukerne må raskt tilpasse seg det nye systemet.
Hvorfor det fungerer
Denne tilnærmingen gir den raskeste måten å implementere et ERP-system fra ende til ende. Midlertidig integrering av eldre systemer kan medføre egne kostnader og kompleksitet, men Big Bang-metodikken hjelper deg med å gå raskt i produksjon og oppnå umiddelbar avkastning på investeringen.
Hvem har ansvaret
På grunn av den omfattende innsatsen som kreves fra ERP-leverandøren med denne tilnærmingen, kan Big Bang-metodikken ses på som leverandørstyrt. Kundens team må imidlertid også være involvert gjennom hele prosessen i forbindelse med innsamling, utforming, testing og opplæring.
Fordeler
- Kortest implementeringstid
- Lavere samlede implementeringskostnader
- Ingen behov for midlertidige integrasjoner eller prosesser
Ulemper
- Den mest risikable tilnærmingen; problemer kan forstyrre hele virksomheten
- Sluttbrukerne må håndtere enorme endringer på én gang
- Det er utfordrende å gjennomføre grundig testing før datoen for produksjonssetting
2. Metodikk for trinnvis utrulling
Den nest mest populære tilnærmingen, metodikken for trinnvis ERP-implementering, deler ERP-implementeringen opp i en serie faser. Hver fase fokuserer på å ta i bruk bare en del av funksjonaliteten, modulene, forretningsenhetene og lokasjonene.
Denne tilnærmingen reduserer risikoen ved å:
- Innføre det nye systemet trinnvis
- Bare påvirke enkelte av forretningsprosessene og arbeidsflytene dine om gangen
- Gjøre det mulig å identifisere og løse problemer før prosjektet videreføres
- La de ansatte tilpasse seg mer gradvis
- La lærdom fra tidligere faser gi grunnlag for senere implementeringsfaser
Trinnvise utrullinger tar imidlertid lengre tid totalt, koster mer og krever midlertidige integrasjoner og prosesser mellom gamle og nye systemer under overgangen. Du trenger også omfattende planlegging for å håndtere avhengigheter på tvers av moduler.
Have an account? Log In
Hvorfor det fungerer
Det beste med en trinnvis utrulling er at hele organisasjonen får mer tid til å tilpasse seg det nye ERP-systemet. Justeringer kan gjøres basert på lærdom mellom fasene, noe som gjør overgangsprosessen enda smidigere.
Hvem har ansvaret
En trinnvis utrulling krever betydelig innsats fra både leverandøren og kundens sentrale prosjektteam, og egner seg vanligvis best for organisasjoner som har engasjert en implementeringspartner eller en ERP-arkitekt. Dette delte ansvaret, sammen med den lengre tidsplanen, fører til et mer samarbeidsbasert partnerskap mellom interessentene.
Fordeler
- Lavere risiko for driftsforstyrrelser enn ved Big Bang
- Mulighet til å realisere fordelene trinnvis
- Mer tid for brukerne til å tilpasse seg det nye systemet
Ulemper
- Lengre total tidslinje enn storsmell
- Høyere totalkostnad på grunn av den utvidede innsatsen
- Krever midlertidige integrasjoner mellom gamle og nye systemer
3. Parallell adopsjonsmetodikk
Med ERP-metodikken for parallell adopsjon kjører både eldre og nye systemer samtidig i en periode. Brukerne lærer det nye ERP-systemet samtidig som de fortsatt arbeider i det gamle, frem til overgangen er fullført.
Parallell adopsjon gir et sikkerhetsnett som gjør det mulig for organisasjonen å gå tilbake til det eldre systemet dersom det nye ikke oppfyller virksomhetens krav. Brukerne kan lære i sitt eget tempo. Dette reduserer risikoen betydelig, men er den dyreste tilnærmingen.
Å kjøre to typer ERP-systemer samtidig belaster ressursene, og kan i tillegg føre til datainkonsistens. Tidslinjen ligger et sted mellom storsmell- og faseinndelte tilnærminger.
Hvorfor det fungerer
En parallell adopsjonstilnærming eliminerer potensiell risiko for kontinuiteten i virksomheten, gir et sikkerhetsnett og lar brukerne lære i sitt eget tempo. Organisasjonen kan alltid gå tilbake til det gamle ERP-systemet dersom det nye ikke fungerer som planlagt.
Hvem har ansvaret
Under en parallell adopsjon må kunden håndtere den økte kompleksiteten ved å kjøre begge systemene samtidig. Leverandøren har i større grad en støttende rolle under denne tilnærmingen, mens kunden tar ledelsen.
Fordeler
- Den minst risikable overgangstilnærmingen
- Brukerne kan lære gradvis, med mulighet til å gå tilbake
- Jevnere tempo enn storsmell, men raskere enn faseinndeling
Ulemper
- Den dyreste tilnærmingen
- Brukerne kan nekte å lære det nye systemet så lenge det gamle er tilgjengelig
- Kan føre til datainkonsistens mellom miljøene
4. Metodikk for pilotimplementering
En pilotimplementering innebærer at ERP-systemet først innføres for en liten gruppe tidlige brukere, for eksempel én avdeling eller ett sted, for å validere løsningen. Når pilotinitiativet har vist seg vellykket, rulles systemet ut til resten av organisasjonen.
Denne tilnærmingen gjør det mulig å teste ERP-systemet i et kontrollert miljø for å avdekke problemer før utvidelse. Pilotgruppen bidrar til å forme løsningen og kan bli ERP-ambassadører for den bredere utrullingen.
Piloten forlenger imidlertid tidslinjen og begrenser de første fordelene til pilotgruppen. Det kan også oppstå enkelte skaleringsproblemer, og det kan bli nødvendig å endre prosesser etter piloten. I likhet med parallell adopsjon er dette en balansert tilnærming til implementeringsprosessen, men med mindre rom for ekstra kostnader og datainkonsistens.
Hvorfor det fungerer
En pilotimplementering begrenser omfanget av utrullingen, slik at virksomheten kan oppdage problemer tidlig før systemet utvides til hele organisasjonen. Det er en god måte å bygge troverdighet og få de ansattes støtte til den nye ERP-programvaren.
Hvem har ansvaret
Ved en pilotimplementering gir ERP-leverandører målrettet støtte gjennom hele den innledende utrullingen. Kundens prosjektteam og pilotbrukerne samarbeider imidlertid tett for å innarbeide lærdommene i den bredere utrullingen.
Fordeler
- Reduserer risikoen ved å begrense omfanget av den innledende utrullingen
- Pilotgruppen kan fungere som ERP-ambassadører
- Muliggjør kurskorrigering før utrullingen utvides
Ulemper
- Forlenger tidslinjen og øker kostnadene sammenlignet med storsmell
- Begrenser de første fordelene og avkastningen på investeringen til pilotgruppen
- Krever endringer i prosesser og integrasjoner etter piloten
5. Hybrid implementeringsmetodikk
En hybridtilnærming kombinerer elementer fra både big bang-metoden og metodene for trinnvis utrulling. For eksempel kan noen få kjernemoduler i det nye systemet implementeres ved hjelp av en big bang-tilnærming, mens andre fases inn saktere.
Hybridmodellen utnytter fordelene ved begge tilnærmingene, og gjør det mulig å implementere kritiske komponenter raskere, samtidig som andre kan fases inn over tid. Denne tilnærmingen balanserer hastighet, risiko og ressursforbruk.
Hybridimplementeringer er imidlertid mer komplekse å planlegge og gjennomføre. Det kreves nøye koordinering mellom big bang- og de trinnvise elementene. I tillegg innebærer big bang-delene fortsatt den vanlige risikoen.
Hvorfor det fungerer
En hybridtilnærming balanserer hastighet og risiko for å lage en tilpasset plan for ERP-implementering for virksomheten din. Den gjør det mulig for team å høste avkastningen på investeringen fra kjernemodulene tidlig, samtidig som utrullingen av ikke-kritiske moduler utsettes etter behov.
Hvem har ansvaret
Et hybridprosjekt for ERP-implementering kan være leverandørstyrt, kundestyrt eller et fellesprosjekt, avhengig av hvordan ansvaret fordeles mellom big bang- og de trinnvise elementene.
Fordeler
- Kombinerer fordelene ved big bang- og trinnvise tilnærminger
- Kan gi raskere avkastning på investeringen i kjernemodulene
- Fleksibilitet til å fase inn mindre kritiske komponenter
More Articles
Ulemper
- Mer kompleks å planlegge og gjennomføre enn én enkelt tilnærming
- Innebærer fortsatt risikoen ved big bang for modulene som implementeres
- Forlenger tidsplanen – og budsjettet – sammenlignet med en full big bang-utrulling
Velg den ideelle metoden
Implementering av et ERP-system er en kompleks og kostbar prosess som kan ta mellom 6 og 18 måneder å gjennomføre fullt ut.
Det finnes dessverre ingen «perfekt prosess» for alle virksomheter. Selv om det finnes en håndfull beste praksiser for implementering som alle kan følge, er ikke valg av metode én av dem.
Bruk av en konsulent
Med tanke på hvilken innvirkning en ERP-løsning kan ha på virksomhetens drift – fra datahåndtering til rapportering og automatisering av virksomheten – kan det å kaste seg ut i implementeringen uten tilstrekkelig støtte føre til at du blir fanget i situasjonen, omtrent som i et dårlig ekteskap.
ERP-konsulenter er næringslivets svar på bryllupsplanleggere. De kan hjelpe deg med å drive implementeringsplanen fra valg til integrasjon, føre tilsyn med prosessen og lære opp sluttbrukerne i virksomheten.
Hvis du er usikker på hvilken metode for ERP-implementering som er riktig for organisasjonen din, bør du vurdere å samarbeide med en konsulent for å minimere risikoen lenger frem i prosessen.
Abonner for mer innsikt om ERP-implementering og planlegging
På jakt etter mer avanserte ressurser mens du utarbeider en vellykket ERP-implementering? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt om ERP-systemer fra finansledere som former teknologibransjen.