7 fordeler med kassasystemer & 4 ulemper du bør kjenne til

For små bedrifter er et moderne kassasystem (POS-system) en gavepakke for effektiv skalering – AKA, sannsynligvis derfor du er her for å lære mer om det. Her er fordelene og ulempene ved POS-systemer, samt kriterier du kan bruke til å sammenligne bestemte POS-leverandører.

Introduksjon til POS-systemer

Moderne kassasystemer er det du får hvis et kassaapparat og en MacBook fikk et barn. I kjernen er et POS-system en kombinasjon av maskinvare og programvare som fungerer sammen for å legge til rette for hele salgsprosessen, fra den første kundeinteraksjonen til den endelige transaksjonen (og prosessene som får kundene til å komme tilbake). 

Moderne POS-systemer inkluderer ofte avanserte funksjoner som lagerstyring, medarbeiderstyring, kunderelasjonshåndtering (CRM) og detaljerte rapporteringsfunksjoner.

Komponenter i et POS-system

POS-systemer består vanligvis av følgende komponenter:

• Maskinvare: Fysiske enheter som en datamaskin eller et nettbrett, en POS-terminal og kasseskuff, en strekkodeleser og en kvitteringsskriver.
• Programvare: POS-programvaren er systemets ryggrad og tilbyr nødvendig funksjonalitet og funksjoner. Programvaren omfatter POS- og lagerstyringsprogramvare, samt andre spesialiserte applikasjoner som integreres med systemet.

Og viktigst av alt utfører de følgende oppgaver:

• Betalingsbehandling: POS-systemer må kunne ta imot ulike betalingsmetoder, inkludert kredittkort, debetkort og mobilbetalinger (en av fordelene med mobilbetalingsapper er at de tilbyr dette). Ikke alle verktøy kan ta imot alle betalingsformer, så sørg for å bekrefte dette.
• Rapportering og analyse: POS-systemer inkluderer ofte rapporterings- og analyseverktøy som lar virksomheten spore salg, lagerbeholdning og andre viktige resultatindikatorer (KPI-er).
• Kundehåndtering: Noen POS-systemer tilbyr funksjoner for håndtering av kundeinformasjon, for eksempel lojalitetsprogrammer, kundeprofiler og kjøpshistorikk.

Fordeler med POS-systemer

For meg er det å kunne ta imot kredittkort (AKA å slippe å telle veksel) grunn nok – men jeg forstår at du ikke ville lest dette hvis du ikke brydde deg om detaljene. Dette regnes generelt som de største fordelene ved POS-systemer:

1. Forbedret effektivitet

Salgsprosessen din kommer til å bli ryddigere. Samtidig blir den mer effektiv.

Et POS-system automatiserer for eksempel oppgaver fra start til slutt, som å registrere et salg, oppdatere lagerbeholdningen, behandle betalinger og oppdatere regnskapsføringen. Dette reduserer tiden det tar å fullføre et salg og eliminerer behovet for manuell dataregistrering. Med den frigjorte tiden kan de ansatte fokusere på å yte utmerket kundeservice og øke salget.

2. Lagerstyring

POS-systemer tilbyr funksjoner for lagerstyring som sporer lagernivåer i sanntid og gir nøyaktige data om den nåværende lagerbeholdningen. Denne informasjonen kan hjelpe deg med å:

• Ta informerte beslutninger om når du bør bestille nye produkter.
• Minimere overfylling av lageret.
• Sørge for at du alltid har varene kundene dine etterspør, på lager. 

Dette sparer deg for penger og kundene dine for frustrasjon.

3. Nøyaktig rapportering

En av de viktigste fordelene med et POS-system er evnen til å generere nøyaktige og detaljerte rapporter. Disse rapportene gir objektiv innsikt i virksomhetens drift og hjelper deg med å ta beslutninger som driver vekst. Med et POS-system får du tilgang til ulike typer data, inkludert salgstall, lagernivåer, kundenes kjøpsmønstre og mer.

Rapporteringsfunksjonene i POS-systemer lar deg:

• Analysere salgstrender, kundeatferd og de ansattes prestasjoner.
• Identifisere forbedringsområder.
• Reagere raskere på endrede markedsforhold.
• Bruke en datadrevet tilnærming for å drive virksomhetens vekst og holde deg foran konkurrentene.

Hvis du for eksempel oppdager en plutselig økning i etterspørselen etter et bestemt produkt, kan du umiddelbart justere lagerbeholdningen og markedsføringen for å utnytte muligheten. Du kan også identifisere en vare som selger sakte, og iverksette tiltak for å fjerne den fra hyllene eller justere prisen tilsvarende.

4. Oppfølging av ansatte

Effektiv personalstyring er avgjørende for enhver virksomhets suksess, og et POS-system kan være et verdifullt verktøy for: 

• Følge med på de ansattes prestasjoner og produktivitet.
• Overvåke salgstransaksjoner, behandlingstider og måltall for kundeserviceinteraksjoner.
• Identifisere ansatte som presterer best, og ansatte som trenger mer opplæring eller støtte.
• Forebygge tyveri og andre former for svindel ved å identifisere avvik eller mistenkelig aktivitet.

5. Konsistente priser

Å opprettholde konsistente priser bidrar til å bygge tillit hos kundene og sikrer at du krever riktig beløp for produktene dine. 

POS-systemet bidrar til konsistente priser ved å:  

• Oppdatere og administrere produktprisene dine på en enkel måte.
• Redusere risikoen for menneskelige feil eller uoverensstemmelser.  
• Fastsette og håndheve standardiserte prispolicyer.
• Administrere rabatter, kampanjer og andre prisjusteringer automatisk.

6. Kundeopplevelse

Det er avgjørende å levere en sømløs og behagelig kundeopplevelse for å bygge lojalitet, skape gjentatte kjøp og til syvende og sist oppnå langsiktig suksess. En måte et POS-system kan forbedre kundeopplevelsen på, er å effektivisere betalingsprosessen. 

Med funksjoner som berøringsskjermgrensesnitt, betalingsalternativer på mobile enheter og integrerte lojalitetsprogrammer kan POS-systemer for eksempel:

• Redusere transaksjonstidene betydelig.
• Minimere ventetiden og sørge for at kundestrømmen flyter jevnt.
• Gi verdifull informasjon om kundenes atferd og preferanser, slik at du kan overraske og begeistre dem.
• Gjøre det mulig å tilpasse tilbudene og markedsføringsstrategiene dine bedre til kundenes behov.
• Identifisere muligheter for å forbedre kundeopplevelsen. 

7. Forbedre resultatet

Samlet sett fører alle fordelene som er nevnt tidligere, til økt salg. Men i tillegg vil det også:

• Utnytte salgsmuligheter og fremme virksomhetens vekst.
• Gi sanntidsdata om lagerbeholdning og kundeetterspørsel.
• Hjelpe deg med å ta mer informerte beslutninger om produktutvalg, prissetting og markedsføring.
• Sikre at du har de riktige produktene på lager og retter deg mot de riktige kundene.
• Integreres med e-handelsplattformer og andre salgskanaler.
• Legge til rette for muligheter for mersalg og kryssalg. 

Ulemper med POS-systemer

Hvis det bare handlet om gratis penger, ville ingen noen gang sagt nei. Noen av de største ulempene med POS-systemer som kategori er:

1. Innledende investeringskostnader

Det kan være dyrt å ta i bruk et POS-system. Startkostnadene kan være betydelige, avhengig av virksomhetens størrelse og kompleksitet, samt hvilke spesifikke funksjoner og egenskaper du trenger. Dette foreslår jeg at du tar med i beregningen.

• Den innledende investeringen i et POS-system. Dette omfatter maskinvaren, innledende programvarekostnader og lisensavgifter. 
• Kostnader til opplæring av ansatte: Du må kanskje ta med kostnadene ved å lære opp de ansatte i det nye systemet (via midlertidig redusert arbeidseffektivitet), samt eventuelt løpende vedlikehold, månedlige abonnementskostnader og supportavgifter.

Men som med enhver investering må du veie disse kostnadene opp mot fordelene du får. Det kan være vanskelig å tallfeste disse fordelene, men jeg kan nesten garantere at det riktige POS-systemet vil betale for seg selv.

2. Tekniske problemer og nedetid

Jo mer teknisk komplekst systemet er, desto mer kan gå galt. For eksempel:

• Komplekse maskinvare- og programvarekomponenter. POS-systemer er avhengige av komplekse maskinvare- og programvarekomponenter som kan være utsatt for funksjonsfeil eller problemer, noe som kan føre til systemfeil, datatap eller andre problemer. Dette kan være spesielt frustrerende i perioder med høy aktivitet eller ved håndtering av transaksjoner med stort volum, ettersom det kan føre til tapte salgsmuligheter på grunn av lange ventetider.
• Integrasjoner med andre systemer: Integrering av POS-systemer med annen forretningsprogramvare, for eksempel systemer for regnskap, lagerstyring og styring av kunderelasjoner (CRM), kan også introdusere flere feilkilder. Hvis disse integrasjonene ikke vedlikeholdes eller optimaliseres på en tilstrekkelig måte, kan de føre til kompatibilitetsproblemer, problemer med datasynkronisering og mer.

3. Sikkerhetsrisikoer

POS-systemer håndterer sensitive økonomiske data og kundedata og er sårbare for angrep fra hackere og nettkriminelle. Selv om de fleste systemer tar sikkerhetsansvaret selv, må du også tenke på din rolle i dette. 

POS-systemet du velger, bør ha sikkerhetsfunksjoner som: 

• Kryptering
• Tilgangskontroller
• Regelmessige programvareoppdateringer

4. Avhengighet av internettforbindelse

Greit, dette er den virkelige utfordringen — internettforbindelse er nødvendig for at de fleste POS-systemer skal fungere som de skal. Uten internettilgang kan POS-systemet ditt få tilkoblingsproblemer, noe som kan hindre deg i å:

• Behandle transaksjoner
• Få tilgang til kritiske data og rapporter
• Utføre andre viktige forretningsfunksjoner

Dette kan føre til frustrasjon både for de ansatte og kundene dine, potensielle inntektstap og skade på omdømmet.

Å redusere disse risikoene innebærer å sikre at du har en pålitelig internettforbindelse, samt en reserveplan i tilfelle driftsstans eller avbrudd. Dette kan innebære investeringer i:

• En sekundær internettleverandør (ISP)
• Frakoblet funksjonalitet i POS-systemet ditt
• Utstyr for manuell behandling av transaksjoner i perioder uten forbindelse

Slik velger du et POS-system

Det kan være tidkrevende å sammenligne ulike POS-systemer, men å velge feil system er mye verre. Følg disse trinnene for å finne det riktige systemet for deg:

Definer virksomhetens krav tydelig

Identifiser de viktigste funksjonene og egenskapene POS-systemet ditt må ha, for eksempel lagerstyring, oppfølging av ansatte, styring av kunderelasjoner og rapporteringsfunksjoner. Dette hjelper deg med å begrense alternativene og fokusere på systemene som kan dekke dine spesifikke behov.

Undersøk POS-systemer

Utforsk anmeldelser, casestudier og leverandørenes nettsteder for å lære mer om funksjonene, prisene og kundetilfredsheten til hvert system. Denne undersøkelsen gir deg et godt utgangspunkt for å gjøre velinformerte sammenligninger.

Send RFPs til leverandører

Hvis du driver et ganske stort selskap, kan det være lurt å benytte forespørsler om tilbud (RFPs), som gir en strukturert tilnærming til å sammenligne ulike POS-systemer og finne det som passer best til virksomhetens behov. Men for de fleste selskaper er det enklere enn som så.

Sammenlign POS-funksjoner på en rettferdig måte

Se nærmere på programvarens kjernefunksjoner, og finn deretter ut hva som passer for deg og teamet ditt — og selvfølgelig budsjettet ditt.

• Samlet brukeropplevelse: Evaluer systemets grensesnitt, navigasjon og læringskurve for de ansatte dine — dette kan ofte gjøres ved å se på demoer av POS-systemer. Et brukervennlig system kan forbedre innføringen og effektiviteten i organisasjonen din betydelig.
• Integrasjonsmuligheter: Vurder hvor godt POS-systemet kan integreres med den eksisterende programvaren din, for eksempel plattformer for regnskap, netthandel eller kunderelasjonshåndtering (CRM).  
• Sikkerhet og databeskyttelse: Undersøk sikkerhetsfunksjonene, datakrypteringen og samsvaret med bransjestandarder for å sikre beskyttelsen av kundenes sensitive opplysninger og virksomhetens data.
• Prisstrukturer: Sammenlign prisstrukturene og de løpende kostnadene knyttet til hvert POS-system. Dette inkluderer den innledende investeringen, månedlige eller årlige abonnementsavgifter og eventuelle tilleggskostnader for maskinvare, programvareoppdateringer eller brukerstøtte.  

Ikke overbevist? Ingen grunn til bekymring

Enten du er klar til å implementere POS-systemet ditt eller fortsatt prøver å bli fortrolig med tanken på et slikt system, er vi her for å hjelpe deg. Vi lager veiledninger, guider, markedsrapporter og mer — alt for å hjelpe deg med å ta den riktige beslutningen for deg.

Er du klar til å videreutvikle ferdighetene dine som finansperson? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, guider og innsikt fra finansledere som former teknologibransjen.