Slik automatiserer du utgiftsrapporter i 6 trinn

Å godkjenne utgiftsrapporter er en kjedelig oppgave, og jeg lover at de ansatte dine ikke akkurat jubler over å opprette dem. Automatisering av utgifter kan hjelpe deg og de ansatte med å bryte ut av denne repetitive rapporterings- og godkjenningssyklusen for godt.

Hva er automatisering av utgiftsrapporter?

Automatisering av utgiftsrapporter innebærer å bruke programvare for utgiftsrapporter – eller i det minste gode standardiserte rapporter – for å hjelpe deg med å fremskynde eller hoppe over kjedelige, tilbakevendende oppgaver som å gjennomgå rapporter og behandle refusjoner.

Moderne løsninger for utgiftsstyring tar seg imidlertid av mer enn bare det grunnleggende. De er utviklet for å automatisere og effektivisere nesten alle deler av prosessen, inkludert registrering, sporing, godkjenning og betaling av utgifter som skal refunderes.

Hvorfor automatisere utgiftsrapporter?

Hvorfor investere i all denne teknologien og utforme godkjenningsprosessen for utgifter på nytt? Vel, du går glipp av store besparelser hvis du ikke automatiserer arbeidsflyten for godkjenning av refusjoner. La oss se på hvorfor du bør automatisere utgiftsrapporter:

• Færre feil: Global Business Travel Association oppgir at 19 % av alle utgiftsrapporter inneholder feil. Rapporten forklarer også at selskaper i gjennomsnitt bruker 18 minutter per feil på å rette dem. Det er et enormt sløsing med tid, energi og arbeidskraftskostnader. Fordelene med programvare for utgiftsstyring omfatter færre feil, noe som potensielt kan spare deg for tusenvis av dollar, særlig i skattesesongen.
• Raskere godkjenninger: Ledere kan godkjenne utgiftsrapporter med ett enkelt klikk uten å håndtere tidkrevende og tungvinte regneark. Du trenger heller ikke å skille arbeidsoppgavene ved godkjenning, siden alle oppføringer er tilgjengelige, inkludert kvitteringer og navnet på personen som godkjente utgiftsrapporten.
• Bedre effektivitet: Automatisering effektiviserer og fremskynder hele prosessen, fra innsending av en rapport til godkjenning. Den eliminerer flere manuelle oppgaver, som å legge inn detaljer i rapporten, kontrollere om alle utgifter kan refunderes i henhold til utgiftspolicyen og utbetale refusjonene.
• Mer medarbeidervennlige prosesser: Å kopiere detaljer fra en kvittering og inn i en arbeidsrapport bidrar ikke akkurat til arbeidsglede. Når trivielle oppgaver overlates til programvare, frigjør det tid for de ansatte, som de kan bruke på strategi eller innovasjon, og begge deler kan øke arbeidsgleden.
• Bedre oversikt over utgifter: Manglende oversikt er et vanlig problem – ledere vet ikke hva som er brukt før slutten av måneden. Som Adriana Carpenter, finansdirektør i Emburse, sa til PYMNTS:

Selskaper har utfordringer med å få oversikt over forbruket de ansatte står for. … Alt fra 20 til 40 % av forbruket skjer ved at ansatte gjennomfører transaksjoner uten at de går gjennom en sentralisert prosess

Oversikt over forbruksmønstre i sanntid hjelper finansdirektører og økonomiteamet med å ta tidsriktige, datadrevne beslutninger. Automatiserte systemer for utgiftsstyring gir oversikt i sanntid. Når ansatte sender inn utgifter, samler programvarens analysefunksjon disse dataene for å lage innsiktsfulle diagrammer og rapporter.

Slik automatiserer du utgiftsrapporter: En trinnvis veiledning

Det er ganske enkelt å automatisere utgiftsrapporter for ansatte. Det viktigste her er programvaren for utgiftsrapporter du bruker, så velg med omhu.

Når systemet er på plass, følger du disse trinnene:

1. Sett opp programvare for automatisering av utgifter

Oppsettet innebærer å konfigurere programvaren basert på godkjenningsarbeidsflytene dine. Dette er også fasen der du legger inn reglene og grensene som er nevnt i utgiftspolicyen din. 

Når alt er satt opp, gir du relevante teammedlemmer tillatelser basert på rollene deres.

2. Den ansatte registrerer utgiften

Hver gang en ansatt betaler fra egen lomme, registrerer vedkommende utgiften i programvaren. Deretter hentes den direkte fra utgiftskontoen din.

Det er best å bruke en mobilvennlig løsning, slik at de ansatte kan registrere utgifter mens de er på farten. De fleste programvareløsninger lar ansatte laste opp et bilde av kvitteringen når de registrerer en utgift, slik at behovet for å legge inn detaljer manuelt bortfaller.

3. Utgiftspolicyen brukes som referanse (automatisert)

Den beste programvaren for automatisering av utgifter kontrollerer automatisk utgiftene opp mot utgiftspolicyen, og ser etter regler og terskler som utgiftskategorier som er berettiget for refusjon, samt forbruksgrenser. 

Avhengig av strukturen i regnskapsavdelingen vil du, økonomisjefen din eller et annet medlem av teamet ditt motta sanntidsvarsler hver gang utgiftsrapporter kommer gjennom dette trinnet.

4. Godkjenn refusjon

Etter å ha mottatt et varsel gjennomgår den ansvarlige for dette systemet utgiftsrapportene, sammenligner detaljene med kvitteringen og godkjenner dem med ett klikk. Noen systemer krever ikke engang at du gjør dette hvis utgiften faller under gjennomgangstersklene dine, slik at enda mer av prosessen automatiseres.

De ansatte mottar pengene, og alle refusjoner registreres automatisk i selskapets regnskapssystem.

5. Revisjonsspor opprettes (automatisk)

Automatiserte systemer for utgiftsstyring oppretter et omfattende revisjonsspor for hver utgift de ansatte pådrar seg. 

Systemet oppbevarer en digital kopi av alle relevante dokumenter, inkludert kvitteringer og utgiftsrapporter, noe som gjør interne revisjoner mye enklere for alle involverte.

6. Se på analyser og rapporter

De beste programvareløsningene tilbyr innebygde analyser og rapporter. Du kan se ting som hvor mye de ansatte har brukt, og avvik fra budsjetterte tall. 

Disse dataene danner også grunnlag for prognoser for virksomhetens utgifter i neste periode.

Finn det riktige verktøyet for automatisering av utgiftsrapporter

Legg merke til hvordan hele den automatiserte prosessen er avhengig av programvaren for automatisering av utgifter? 

Derfor er det viktig å velge programvare som støtter arbeidsflyten din og tilbyr funksjonene virksomheten din trenger. Her er det du bør se etter:

Spesifikke funksjoner

Se etter funksjoner som konfigurerbare godkjenningsarbeidsflyter, kontroller av samsvar med policyer samt analyser og rapporter.

Disse funksjonene sparer mye tid og reduserer feil i prosessen. Optisk tegngjenkjenning (OCR) kan for eksempel hente ut informasjon fra kvitteringer og automatisk fylle den inn i rapporter. Det sparer tid og reduserer feil som skyldes feiltrykk.

Enkel å sette opp

Noen verktøy er unødvendig komplekse. Selv om de tilbyr mange funksjoner, kan kostnadsnytten bli ugunstig hvis programvaren tar flere måneder å sette opp og krever en dedikert medarbeider til å administrere den. 

Se etter programvare som er enkel å sette opp og tilbyr funksjonene du trenger.

Tilgjengelighet på mobile enheter

De ansatte kan ha mye å gjøre. De kan glemme å registrere utgifter eller miste kvitteringer når de er på farten.

Mobilapper gjør det enklere å registrere utgifter – når en ansatt foretar en betaling, kan vedkommende ta bilde av kvitteringen med telefonen og laste den opp i appen.

Tilpasningsmuligheter

Programvaren for automatisering av utgiftsrapporter bør gjøre det mulig å tilpasse kategorier, tagger og andre innstillinger etter virksomhetens unike behov. 

Appen bør også gjøre det mulig å angi detaljerte brukertillatelser, slik at du kan kontrollere hvem som kan se, endre og godkjenne utgifter.

Kundestøtte

Hvor raskt får du hjelp når du trenger det? Les leverandørens anmeldelser før du registrerer deg, slik at du kan forsikre deg om at kundestøtteteamet leverer god innsats og er lydhørt.

Integrasjoner

Kan programvaren for automatisering av utgifter integreres med ERP-systemet ditt eller andre verktøy du bruker regelmessig, for eksempel Slack?

Integrasjon gjør det mulig å utveksle informasjon på tvers av apper, noe som legger til rette for automatisering. I et integrert system vil for eksempel systemet for utgiftsstyring videreformidle informasjonen til regnskapsprogramvaren når økonomiavdelingen godkjenner en utgift for refusjon. Regnskapsprogramvaren bruker disse utgiftsdataene til å oppdatere regnskapene (resultatregnskapet, balansen og kontantstrømoppstillingen) samt relevante hovedbokskontoer.

Ting du bør vurdere før du implementerer automatisering av utgiftsrapporter

Før du inngår avtale med en programvareleverandør, bør du tenke gjennom utfordringene du kan møte underveis. Dette gir deg større kontroll over implementeringsprosessen og reduserer forsinkelser. Her er noen vanlige ting du bør vurdere:

1. Ditt selskaps behov

Du kan finne den mest avanserte programvaren på internett. Men trenger selskapet ditt et avansert system? Hvis du driver en voksende SaaS-virksomhet, kan en nybegynnervennlig løsning med alle de viktigste funksjonene være mer fornuftig.

Du bør også vurdere mengden og kompleksiteten på utgiftene, antall brukere og ferdige integrasjoner som følger med programvaren.

2. Budsjett og avkastning på investeringen

Automatiserte systemer kan ha en høy prislapp, og det er mer enn bare kjøpsprisen du må ta hensyn til. Du må også beregne kostnadene for opplæring, implementering og vedlikehold.

Passer disse kostnadene inn i det nåværende budsjettet ditt? Hvis de gjør det, bør du gjennomføre en rask kost–nytte-analyse. Hvis du for eksempel er en liten bedrift som bare behandler noen få utgiftsrapporter, kan kostnaden for et avansert system langt overstige fordelene.

3. Medarbeidernes bruk og opplæring

60 % av medarbeiderne opplever frustrasjon med ny programvare, ifølge en undersøkelse fra Gartner. Hvis medarbeiderne er vant til en papirbasert prosess, kan overgangen til en digital løsning føles overveldende.

Dette er et mindre problem hvis løsningen din er relativt enkel å bruke. For komplekse systemer må du imidlertid tilby grundige opplæringsøkter, tydelig dokumentasjon og løpende støtte for å gjøre overgangen enklere og oppmuntre til bruk.

4. Endringsledelse og kommunikasjon

Implementering av en ny arbeidsflyt for godkjenning av utgifter er en betydelig endring. Hvis du skynder deg gjennom implementeringen og endrer prosessen for rapportering av utgifter drastisk, kan det forstyrre driften.

Medarbeidere kan for eksempel gjøre feil når de bruker programvaren, eller programvaren fungerer kanskje ikke godt når den integreres med regnskapssystemet ditt. Hvis du planlegger for disse utfordringene før implementeringen, sparer du mye tid og penger.

Hva med virtuelle kort?

Trenger du egentlig utgiftsrapporter i en verden med virtuelle kort? Virtuelle kort er riktignok en flott måte å unngå bryderiet med å behandle utgiftsrapporter på, men bare 38 % av amerikanske og kanadiske bedrifter bruker virtuelle kort. 

Selv med et virtuelt kort vil det finnes tilfeller der medarbeidere må opprette en utgiftsrapport, og du må godkjenne dem.

En leverandør kan for eksempel ikke godta bestemte betalingsformer eller bare godta kontanter. Kanskje en medarbeider ikke har tilgang til et virtuelt kort, eller betalingen mislykkes når kortet brukes. Alt i alt er de flotte når de fungerer … de fungerer bare ikke alltid.

Si farvel til manuell utgiftshåndtering

Liker du ikke å håndtere papirkvitteringer, manuell dataregistrering og kredittkortutskrifter? Bruk programvare for automatisert utgiftshåndtering og si farvel til manuelle prosesser. Det koster å implementere automatisering av utgiftshåndteringen, men det kan gi kostnadsbesparelser som er langt større enn prisen, forutsatt at du velger riktig verktøy.

Er du klar til å bygge videre på ferdighetene dine som finansleder? Abonner på nyhetsbrevet vårt for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra finansledere som former teknologibransjen.