«Forbruksstyring» og «utgiftsstyring» – disse to begrepene brukes ofte om hverandre i næringslivet. Selv om de som konsepter har likhetstrekk, er det viktig å innse at de er forskjellige ideer med sine egne spesifikke operasjonelle nyanser. La oss utforske kjernen i hvert begrep, forklare forskjellene mellom forbruksstyring og utgiftsstyring, og presentere eksempler på SaaS-verktøy som bidrar til å gjennomføre hver prosess.
Forskjeller mellom kostnader, forbruk & utgifter
Det er viktig å begynne med litt forvirring. Bare tuller (på en måte).
Jeg har sett ulike blogginnlegg hevde at det er en grunnleggende forskjell mellom begrepene kostnad, forbruk og utgift … men det kjøper jeg ikke. Kostnader = forbruk = utgifter.
På tide med et forbehold. Det finnes tilfeller der disse begrepene brukes forskjellig. Utgiftsstyring viser ofte spesifikt til refunderbare utgifter og kontoer. Regnskapsførere har en tendens til å kalle alle former for «forbruk» for utgifter (altså kostnadene forbundet med å drive virksomhet), men når du snakker om utgiftsstyring, viser «utgift» sannsynligvis til prosessen med å godkjenne, spore og refundere utgifter som påløper hos individuelle ansatte.
Definere forbruksstyring
Forbruksstyring viser til den omfattende strategien og tiltakene organisasjoner benytter for å kontrollere og optimalisere forbruket gjennom hele anskaffelseslivssyklusen. Dette omfatter alt fra å identifisere et behov til å dekke det gjennom innhenting av tilbud, innkjøp, mottak og betaling.
Et verktøy som Coupa, en skybasert plattform for forbruksstyring, tilbyr en integrert løsning som dekker innkjøp, fakturering og utgiftsstyring, og gir full oversikt over alle kategorier av virksomhetens forbruk. Denne tydelige oversikten gjør det mulig for selskaper å forstå forbruksmønstrene sine, oppdage ineffektivitet og planlegge forbedringer. Selskaper som bruker forbruksstyring, får fordeler gjennom mer tilgjengelig budsjettsynlighet og arbeidsflyter for godkjenning, slik at de kan begrense «ukontrollert» forbruk og tvinge frem grundigere gjennomganger.
Bransjer som produksjon, detaljhandel og logistikk, som håndterer omfattende anskaffelsesprosesser, implementerer ofte grundige strategier for forbruksstyring. Disse bransjene kan, på grunn av sitt betydelige og mangfoldige forbruk, oppnå store gevinster gjennom effektiviseringene og kostnadsreduksjonene som omfattende forbruksstyring medfører.
Forstå utgiftsstyring
Utgiftsstyring, som er en del av forbruksstyring, fokuserer på kontroll og refusjon av forretningsutgifter som ansatte pådrar seg. Denne kategorien kan omfatte driftskostnader som reise, representasjon og kontorrekvisita som ansatte bruker i forbindelse med arbeidsoppgavene sine.
En SaaS-løsning for utgiftsstyring som Expensify eller Concur tilbyr en effektivisert prosess for å spore, rapportere og refundere disse utgiftene. Med automatisert sporing av kvitteringer, kontroller av etterlevelse av retningslinjer og raske refusjonsprosesser forenkler og fremskynder disse verktøyene utgiftsstyringen.
Utgiftsstyring er et viktig aspekt for bransjer med et høyt innslag av utgifter initiert av ansatte, for eksempel konsulentvirksomhet, salg og virksomheter innen profesjonelle tjenester. Disse sektorene krever nøye sporing av individuelle utgifter for å sikre korrekt fakturering av kunder og refusjon til ansatte.
Have an account? Log In
Måter å håndtere utgifter på
Jeg har allerede snakket litt om programvare, men det finnes mer enn én måte å flå en katt på (selv om jeg vil anbefale å ikke skade dyr, men heller bruke programvare). Her er de vanligste måtene fagfolk håndterer utgifter på.
Penn & papir
Tradisjonell utgiftsstyring innebærer å oppbevare og sortere kvitteringer fysisk, skrive ned utgifter i en hovedbok eller notatbok og manuelt summere kostnadene. Denne tilnærmingen er enkel, men kan være tidkrevende og utsatt for menneskelige feil. Det kan dessuten være utfordrende å holde oversikt over og organisere papirkvitteringer, særlig for større virksomheter med mer omfattende utgifter.
Regneark
Som et steg opp fra penn og papir bruker mange virksomheter Excel eller Google Sheets til utgiftsstyring. Vanligvis innebærer dette at hver utgift føres inn i et eget regneark, ofte kategorisert etter type, dato eller prosjekt. Regneark kan automatisk beregne totaler og tilby grunnleggende dataanalyse. Denne metoden krever imidlertid fortsatt manuell dataregistrering, og kompleksiteten kan øke med transaksjonsvolumet. Regneark gjør det heller ikke enkelt å lagre kvitteringer eller integrere med andre økonomisystemer, noe som kan føre til fragmenterte og ineffektive prosesser.
Programvare
Programvare for utgiftsstyring bringer denne tidkrevende prosessen inn i det 21. århundret ved å automatisere mange manuelle oppgaver og gi innsyn i utgiftene i sanntid. Den viktigste fordelen med programvare for utgiftsstyring er at den lar brukerne enkelt registrere og laste opp kvitteringer digitalt, kategorisere utgifter og sende inn rapporter til godkjenning – alt i samme plattform.
Programvaren kan integreres med andre økonomisystemer for sømløs dataoverføring, noe som reduserer risikoen for feil. Disse løsningene inneholder ofte også analysefunksjoner som gir verdifull innsikt i forbruksmønstre, noe som bidrar til budsjettering og strategiske beslutninger. Programvare for utgiftsstyring er den mest effektive metoden, særlig for større organisasjoner eller virksomheter med betydelige utgifter påløpt av ansatte.
Det fører også til at ledere faktisk behandler utgiftene sine på riktig måte!
Mest nyttige funksjoner i programvare for kostnadsstyring
Alle verktøy som bidrar til å få kontroll på selskapets utgifter, sikre nøyaktige utgiftsrapporter og forbedre prisstrukturen, bør vurderes. Det finnes imidlertid en rekke funksjoner som programvare for kostnadsstyring bør ha for å hjelpe deg med å nå målene dine. Dette er historisk sett de mest nyttige for meg.
Automatisering av leverandørgjeld (AP)
Automatisering spiller en viktig rolle i både kostnadsstyring og utgiftsstyring. Den effektiviserer prosessen for godkjenning og betaling av fakturaer, reduserer manuelt arbeid og minimerer feil. I forbindelse med kostnadsstyring gir automatisering av leverandørgjeld – en innebygd funksjon i mange av de beste programmene for leverandørgjeld – en integrert oversikt over alle selskapets utgifter, slik at organisasjoner kan analysere forbruksmønstre og identifisere muligheter for kostnadsbesparelser.
Når det gjelder utgiftsstyring, sikrer automatisering av leverandørgjeld effektiv håndtering av ansattes utgifter, fra kontroll av selskapets kredittkort og innsending av kvitteringer til refusjon, og fremmer åpenhet og etterlevelse av retningslinjer. Verktøy som AvidXchange og Bill.com tilbyr automatisering av leverandørgjeld, noe som øker effektiviteten, reduserer risikoen for svindel og gir et tydeligere bilde av selskapets økonomiske status.
Ved å ta i bruk automatisering av leverandørgjeld kan selskaper oppnå et ekstra nivå av kontroll og optimalisering, og dermed ytterligere forbedre praksisen for kostnads- og utgiftsstyring.
Oppdateringer i sanntid
Oppdateringer av utgifter og kostnader i sanntid er avgjørende for virksomheter av flere grunner.
- Bedre beslutningstaking: Tilgang til data i sanntid sikrer at ledelsen kan ta informerte beslutninger i tide, basert på den mest nøyaktige og oppdaterte informasjonen. Dette gjør det mulig for virksomheter å tilpasse seg raskt til endringer og fordele ressurser optimalt.
- Bedre likviditetsstyring: Innsyn i utgifter og forbruksmønstre i sanntid gjør det enklere å forutsi og styre kontantstrømmen. På denne måten kan selskaper planlegge fremtidige utgifter, unngå likviditetsmangel og sikre økonomisk stabilitet.
- Kostnadskontroll: Umiddelbare oppdateringer gjør det mulig for virksomheter å oppdage og håndtere overforbruk raskt. Tidlig avdekking av avvik fra budsjettet kan bidra til å forhindre at små problemer utvikler seg til betydelige økonomiske utfordringer.
- Økt åpenhet: Denne synligheten kan forbedre etterlevelsen, redusere svindel og oppmuntre til ansvarlighet og eierskap når det gjelder utgifter.
Raskere refusjon: Når det gjelder ansattes utgifter, sikrer oppdateringer i sanntid at refusjoner kan behandles raskt, noe som øker medarbeidertilfredsheten.
Budsjetteringsfunksjoner
Programvare for kostnadsstyring spiller en viktig rolle i budsjetteringen ved å tilføre struktur, automatisering, kontroll og dypere analyser til prosessen med å håndtere selskapets utgifter og kontantstrøm. Slik fungerer det:
- Prognoser: Med tilgang til historiske utgiftsdata kan programvare for kostnadsstyring bidra til å forutsi fremtidige forbrukstrender. Denne datadrevne tilnærmingen muliggjør mer nøyaktig og effektiv budsjettplanlegging.
- Automatiserte prosesser: Verktøy for kostnadsstyring kan automatisere ulike deler av budsjettstyringen, blant annet arbeidsflyter for godkjenning av utgifter og sporing av forbruk opp mot budsjettet. Dette kan spare betydelig tid og redusere risikoen for menneskelige feil.
- Rapportering og analyse: Disse plattformene inneholder ofte funksjoner for rapportering og analyse som kan gi innsikt i forbruksmønstre, identifisere muligheter for kostnadsbesparelser og støtte strategiske beslutninger knyttet til budsjettet.
- Etterlevelse: Ved å angi forhåndsdefinerte utgiftsgrenser i programvaren basert på budsjettet kan selskaper sikre etterlevelse av retningslinjer og forhindre overforbruk.
Integrasjon: Programvare for kostnadsstyring kan ofte integreres med andre økonomisystemer, for eksempel regnskaps- eller ERP-programvare, noe som sikrer sømløs dataflyt og mer helhetlig budsjettstyring.
Ved å øke synligheten, muliggjøre sporing i sanntid, automatisere prosesser og gi verdifull innsikt kan programvare for utgiftsstyring forbedre budsjetteringens effektivitet betydelig og bidra til bedre økonomistyring generelt.
Korrekte integrasjoner
Integrasjonen av programvare for utgiftsstyring med regnskapssystemer gir en rekke fordeler og er avgjørende for effektiv økonomistyring.
- Bedre nøyaktighet: Manuell dataregistrering mellom systemer kan være utsatt for menneskelige feil og uoverensstemmelser. Integrasjon mellom systemer for utgiftsstyring og regnskap bidrar til å automatisere dataoverføringen, eliminere registreringsfeil og forbedre datanøyaktigheten.
- Tids- og kostnadseffektivitet: Manuell dataregistrering er tidkrevende og krever betydelige ressurser. Ved å automatisere denne prosessen kan virksomheter spare verdifull tid og redusere driftskostnadene.
- Oppdateringer i sanntid: Integrasjoner er avgjørende for å sikre at alle endringer som gjøres i systemet for utgiftsstyring, automatisk gjenspeiles i regnskapssystemet. Dette gir oppdaterte og nøyaktige økonomiske data og reduserer behovet for kostbare undersøkelser og feilsøking.
- Strømlinjeformede prosesser: Automatisert dataoverføring mellom systemer effektiviserer økonomiske prosesser og øker produktiviteten og effektiviteten. For eksempel kan kjøpsdetaljer automatisk fylles ut i regnskapssystemet, slik at fakturabehandling og betaling går raskere.
- Bedre oversikt og kontroll: Integrasjonen gjør det mulig for økonomiteam å få et helhetlig bilde av organisasjonens utgifter sett i sammenheng med bredere økonomiske data. Denne omfattende oversikten bidrar til bedre økonomisk planlegging, budsjettering og kontroll.
- Revisjon og etterlevelse: En sømløs dataflyt mellom systemer for utgiftsstyring og regnskap sikrer et komplett og nøyaktig revisjonsspor. Det forenkler revisjonsprosessen, støtter etterlevelse og bidrar til å avdekke eventuelle avvik eller svindelaktiviteter.
Kort sagt er integrasjonen av programvare for utgiftsstyring med regnskapssystemer et strategisk tiltak som kan forbedre organisasjonens økonomiske prosesser betydelig. Dette fører til bedre beslutningstaking, kostnadsbesparelser og økt effektivitet i virksomheten som helhet.
More Articles
Forskjellen mellom utgiftsstyring og utgiftshåndtering
Den viktigste forskjellen mellom utgiftsstyring og utgiftshåndtering ligger i omfanget. Utgiftshåndtering er en taktisk prosess som fokuserer på å spore, kontrollere og refundere ansattes utgifter. Utgiftsstyring gir derimot et strategisk, overordnet perspektiv på organisasjonens totale utgifter, inkludert, men ikke begrenset til, ansattes utgifter.
Et reiseadministrasjonsselskap kan for eksempel bruke et verktøy for utgiftshåndtering, som Expensify, til å spore de ansattes reisekostnader, samtidig som det bruker et verktøy for utgiftsstyring, som Coupa, for å få et helikopterperspektiv på alle virksomhetens utgifter, inkludert markedsføringskampanjer, leverandørkontrakter og investeringer i IT-infrastruktur. Dette helhetlige perspektivet er avgjørende for å identifisere bredere muligheter for kostnadsbesparelser og drive frem prosessforbedringer.
Forskjeller sett fra 10 000 fot
Selv om utgiftsstyring og utgiftshåndtering har felles elementer, er de ikke identiske. Det er avgjørende for organisasjoner som ønsker å styre kostnadene effektivt, å forstå deres særegne funksjoner og bruksområder.
Utgiftsstyring gir en panoramautsikt over alle organisasjonens utgifter (inkludert utgiftssporing) og fremmer kostnadsreduksjoner og effektivitetsgevinster på tvers av alle innkjøpsprosesser.
Utgiftshåndtering fokuserer derimot på kostnader som påløper ansatte, for å sikre etterlevelse av retningslinjer, forhindre svindel og effektivisere refusjoner. Med andre ord har løsninger for utgiftsstyring en tendens til å være mer fokusert på kostnadskontroll og kan betraktes som proaktive løsninger for likviditetsstyring.
Utgiftsstyring er et noe fremmed konsept for mange VC-finansierte SaaS-virksomheter som ønsker å vokse for enhver pris, og blir ofte oversett i oppstartsbedrifter i tidlig fase. Behovet for å innføre utgiftskontroller oppstår vanligvis når en irritert økonomileder oppdager en forfalt faktura for et markedsføringsarrangement fra flere måneder tilbake, eller en overentusiastisk salgsleder fører utgifter for en salgsreise med biff- og hummermiddager for en kunde uten forhåndsgodkjenning.
Det er ikke alltid Markedsføring og Salg sin feil, men det er nesten alltid det.
Ettersom det stadig større utvalget av SaaS-verktøy blir en utfordring for økonomi- og IT-team som skal holde oversikt, ser det første forsøket på mer grundige prosesser ofte ut som sporing av abonnementer.
I dagens økonomiske klima må virksomheter navigere dyktig i begge disse fagområdene for å styrke bunnlinjen. Ved å ta i bruk de riktige SaaS-verktøyene kan organisasjoner oppnå dette og få en effektiv strategi for kostnadsstyring og verdiskaping.
Den raske veien til bedre marginer
I stedet for å vente til den irriterte lederen konfronterer deg fordi du har oversett noe, eller enda verre, å måtte være den irriterte lederen, bør du ligge i forkant, finne ut hva du mangler, og imponere styret og den administrerende direktøren.
The CFO Clubs ukentlige nyhetsbrev dekker et bredt spekter av temaer som økonomidirektører må bry seg om for å sikre vellykket drift i dag og bærekraftig vekst i morgen; abonner for å øke kunnskapen din samtidig som du styrker bunnlinjen.
