Automatisering av leverandørgjeld: En komplett veiledning

Kostnadene for leverandørgjeld kan raskt hope seg opp. Moderne virksomheter bruker programvare for automatisering av leverandørgjeld for å minimere kostnadene ved å drive avdelingen for leverandørgjeld.

Programvare for automatisering av leverandørgjeld bruker teknologier som kunstig intelligens (AI), intelligent dokumentbehandling og behandling av naturlig språk. Disse teknologiene bidrar til å behandle fakturaer, ta datadrevne beslutninger samt hente ut og registrere data fra fakturaer i regnskapssystemet ditt.

I denne veiledningen forklarer jeg hva automatisering av leverandørgjeld betyr, og hvordan det kan effektivisere arbeidsflyten for leverandørgjeld.

Hva er automatisering av leverandørgjeld?

Automatisering av leverandørgjeld (AP) er prosessen med å bruke programvare til å automatisere repetitive oppgaver. Disse systemene bruker moderne teknologier som robotstyrt prosessautomatisering (RPA), optisk tegngjenkjenning (OCR) og AI til å automatisere prosesser.

For eksempel kan AP-løsninger automatisk matche fakturaer med innkjøpsordrer. Alternativt kan du konfigurere systemet slik at fakturaer automatisk sendes videre til et teammedlem basert på godkjenningsprosessen din.

Lokale kontra skybaserte AP-løsninger

Løsninger for leverandørgjeld kan enten være lokale eller skybaserte. Lokal AP-programvare kjører vanligvis på virksomhetens maskinvareinfrastruktur, mens skybaserte løsninger kan nås fra hvor som helst, når som helst.

Selv om skybaserte løsninger medfører egne risikoer (for eksempel potensielle datainnbrudd og driftsavbrudd i programvaren), oppveies disse ofte av fordelene med enkel tilpasning, samarbeid på tvers og bedre innsyn.

Er automatisering av leverandørgjeld virkelig så nyttig?

Automatisering av leverandørgjeld kan spare deg for betydelige beløp. Ifølge en IOFM-rapport er den gjennomsnittlige kostnaden for å behandle fakturaer basert på volum:

Uavhengig av fakturavolumet ditt kan automatisering av AP, fakturaer og utgifter spare deg for tusenvis av dollar på tvers av alle fakturaene dine. I tillegg til å redusere kostnadene ved fakturabehandling sparer systemer for automatisering av AP avdelingen for leverandørgjeld for mye tid og ressurser, slik at den kan fokusere på oppgaver som krever menneskelig innsats.

Slik fungerer automatisering av leverandørgjeld

Prosessen for automatisering av AP starter når du mottar en faktura. En ende-til-ende-automatiseringsløsning kan hente ut ekstra informasjon fra fakturaen, gjennomføre hele AP-arbeidsflyten og behandle betalingen.

Alle systemer for automatisering av AP består av tre komponenter:

Organisering av fakturaer og kvitteringer

Et system for automatisering av AP organiserer fakturaer fra flere steder, inkludert fakturaer i innboksen din, fakturaer mottatt via en leverandørportal og fakturaer som er sendt til deg på papir. Systemet konverterer papirbaserte fakturaer til elektroniske fakturaer.

Økonomidirektører som prøver å hjelpe avdelingen for leverandørgjeld med å spare tid ved å automatisere manuelle oppgaver, kan stole på programvare for automatisering av AP, ettersom avdelingen for leverandørgjeld ikke lenger trenger å sortere og organisere fakturaer.

Godkjenning, betaling og avstemming av fakturaer

Etter at programvaren for automatisering av AP har hentet ut informasjonen fra fakturaene og lagt den inn i systemet, må de relevante medlemmene av AP-teamet godkjenne fakturaen.

Systemet sender automatisk fakturaen videre til riktig teammedlem. Teammedlemmet må kontrollere fakturaen for nøyaktighet og samsvar med kontraktsvilkårene. I noen systemer kan du automatisere prosessen for matching mot kontrakten, slik at systemet gjør dette for deg.

Systemet sender de godkjente fakturaene til regnskapsprogramvaren eller ERP-systemet ditt for betaling.

Når betalingen er gjennomført, matcher AP-systemet fakturaene med beløpet og mottakerne som er oppført i kontoutskriften.

Dokumentasjon og revisjon

Alle fakturaer og betalinger legges til i en database, slik at du kan finne dem frem ved behov senere. I tillegg bidrar det å utføre hele arbeidsflyten for leverandørgjeld ved hjelp av ett enkelt system til å opprette et revisjonsspor. Du kan spore en bestemt faktura eller betaling når som helst under en revisjon, uten mye bryderi.

Programvare for automatisering av leverandørgjeld kontra egen automatisering

Du kan bruke en løsning for automatisering av leverandørgjeld eller velge å gjøre det selv. Hvis du ikke er teknisk kyndig, er det enklere å bruke programvare. Gjør-det-selv-tilnærmingen krever noe teknisk kunnskap, selv når du bruker et verktøy uten kode.

Forfatterens tips

Husk at begge alternativene sannsynligvis krever støtte fra interessentene, og at du trolig må overbevise interessentene dine om hvorfor du velger automatisering av leverandørgjeld, og hvordan dette vil være til fordel for selskapet som helhet.

Det enklere valget: programvare for automatisering av leverandørgjeld

Programvareløsninger for automatisering av leverandørgjeld koster penger. Men hvis du velger riktig løsning, vil du mer enn dekke kostnadene gjennom spart tid og raskere og mer effektive prosesser.

Slik utfører programvare for automatisering av leverandørgjeld prosessen for leverandørgjeld:

1. Digitaliser fakturadata: Programvare for automatisering av leverandørgjeld bruker OCR til å lese og konvertere fakturaer til digitale data. Alternativt kan du la leverandører sende inn en elektronisk faktura direkte.
2. Samsvarskontroll av fakturaer: Systemet sammenligner fakturadata med tilsvarende innkjøpsordrer og leveringskvitteringer. Automatisk samsvarskontroll sikrer at alle fakturaer er korrekte og i samsvar med avtalevilkårene.
3. Send fakturaen til godkjenning: Systemet sender fakturaen til det relevante teammedlemmet eller den relevante avdelingen basert på forhåndskonfigurerte regler. Du kan også konfigurere varsler eller påminnelser for å sikre godkjenning i tide.
4. Betaling: Når en faktura er merket som godkjent, gjennomfører automatiseringssystemet for leverandørgjeld betalingen eller planlegger betalingen basert på avtalevilkårene dine. Dette sikrer at du bruker den tilgjengelige kredittperioden og optimaliserer kontantstrømmen. Alternativt kan systemet gjennomføre betalinger i sanntid når det er tilgjengelig rabatt for tidlig betaling. Systemet overfører også relevant informasjon til regnskapssystemet ditt, som deretter oppdaterer balansen.
5. Avstemming: Når betalingene er utbetalt, sammenligner systemet betalingene med beløpene i kontoutskriften for å sikre at beløpet og mottakerne er korrekte.
6. Rapportering: En av de beste fordelene ved å bruke et automatiseringssystem for leverandørgjeld er innsiktsfull rapportering. Systemet bruker data som samles inn under utførelsen av prosesser for leverandørgjeld, til å generere detaljerte rapporter. Disse rapportene inneholder informasjon om hva virksomheten bruker penger på, og bidrar til å identifisere muligheter for å redusere kostnadene.

Programvare for automatisering fra ende til ende eliminerer behovet for papirfakturaer. Den håndterer de manuelle prosessene, slik at avdelingen for leverandørgjeld kan fokusere på mer strategiske oppgaver.

Det lommebokvennlige valget: egen automatisering av leverandørgjeld

Hvis du automatiserer prosessene for leverandørgjeld selv, sparer du penger, men det kan være ganske tidkrevende.

Den enkleste måten å automatisere arbeidsflyten for leverandørgjeld på er å bruke et automatiseringsverktøy uten kode, for eksempel Zapier. Du kan for eksempel konfigurere Zapier til å hente informasjon fra fakturaene dine. Husk at det finnes flere utfordringer ved å bruke et automatiseringsverktøy uten kode. For det første må det integreres med andre programvareløsninger du bruker til fakturering, dataregistrering og betalinger.

Hvis automatiseringsverktøyet ikke integreres med en av løsningene, kan du ikke opprette en ende-til-ende-arbeidsflyt for automatisering. Den nøyaktige prosessen for å konfigurere automatisering av leverandørgjeld selv avhenger av verktøyene du bruker. Hvis du ikke er sikker på hvor du skal begynne, er Zapier det beste alternativet.

Det er imidlertid best å investere i en komplett løsning for automatisering av leverandørgjeld hvis du ønsker å begynne å automatisere arbeidsflyter direkte og kunne få støtte når noe ikke fungerer.

Fordeler med automatisering av leverandørgjeld

I tillegg til å effektivisere arbeidsflyten i avdelingen for leverandørgjeld gir automatisering av leverandørgjeld fordeler på tvers av flere forretningsområder. Her er de viktigste fordelene med automatisering av leverandørgjeld:

Kostnadsbesparelser

Automatisering av leverandørgjeld sparer penger på flere områder. Automatiseringssystemer integreres for eksempel med forretningsapper, slik at behovet for å overføre informasjon manuelt elimineres.

En av de viktigste fordelene med programvare for leverandørgjeld er at den bidrar til å forhindre feil, slik at du sparer tid på å rette dem senere.

Siden automatisering av leverandørgjeld lar deg behandle fakturaer og gjennomføre betalinger raskere, hjelper det deg med å dra nytte av rabatter for tidlig betaling.

Å få rabatter for tidlig betaling kan være ganske utfordrende uten automatisering – ifølge IOFM benytter de fleste virksomheter seg av mindre enn 21 % av tilbudene om rabatt for tidlig betaling, og 12 % av virksomhetene krever ikke inn noen rabatter for tidlig betaling.

Forbedret effektivitet og nøyaktighet

Effektive prosesser bidrar til å redusere kostnadene ved AP-prosesser, fremskynde godkjenningssykluser, gjøre det mulig å fordele ressurser til mer verdiskapende oppgaver, som å analysere forbruksmønstre, og forbedre de ansattes produktivitet.

Programvare for automatisering av AP forbedrer også nøyaktigheten fordi den ikke er utsatt for risikoen for menneskelige feil slik de ansatte er. Når du automatiserer prosesser for leverandørgjeld, reduserer du sannsynligheten for menneskelige feil, noe som er nyttig frem mot skattesesongen.

Nøyaktighet er avgjørende fordi det hjelper deg med å overholde regelverket, bygge tillit hos leverandører og interessenter og generere nøyaktige rapporter som gjør det mulig for deg å ta gode økonomiske beslutninger.

Samarbeid i teamet

Teamene som er involvert i registrering og godkjenning av fakturaer, har sanntidstilgang til alle fakturaer og filer, noe som bidrar til å forenkle arbeidsflyter. Dette gjør det mulig for teamene å samarbeide om fakturaer uten bryet med å finne dokumentet, bekrefte detaljer via e-post eller telefon og håndtere unøyaktigheter.

Alle team – AP, finans og regnskap – kan se de samme dataene, uansett hvor de befinner seg. Dette gjør det mulig for teamene å løse avvik raskere.

Hvis en leverandør for eksempel ringer angående et avvik i betalingen, kan AP snakke med regnskapsavdelingen og se på transaksjonen i systemet uten å måtte finne transaksjonen manuelt i kontoutskriften. De kan sammen løse leverandørens spørsmål mer effektivt takket være sentralisert tilgang til AP-data.

Bedre leverandørtilfredshet

Systemer for automatisering av AP gir også fordeler utenfor virksomheten din. Regelmessig betaling til leverandører innen forfall bygger et godt forhold og gjør deg til en foretrukket forretningspartner. Dette forholdet kan være en fordel når du trenger en hasteutlevering eller en tjeneste når du er i en vanskelig situasjon.

Datadrevet beslutningstaking

Data er drivstoffet som får virksomheten din til å vokse, fordi det hjelper deg med å ta informerte beslutninger.

Faktisk er de 40 % av organisasjonene som tar datadrevne beslutninger, på toppen sammenlignet med dem som tar beslutninger basert på magefølelse.

Løsninger for automatisering av AP samler informasjonen fra alle transaksjoner i sanntid. De bruker denne informasjonen til å lage interaktive diagrammer og detaljerte rapporter.

Disse diagrammene og rapportene gir økonomiteamene den åpenheten, innsikten og muligheten til å følge med på de nødvendige nøkkeltallene for strategiske beslutninger.

Forebygging av svindel

Forebygging av svindel er en stor utfordring.

Her er grunnen: Ifølge PwCs globale undersøkelse av økonomisk kriminalitet og svindel fra 2022 opplever mer enn halvparten av store selskaper en eller annen form for fakturarelatert svindel hvert år.

For å få et inntrykk av hvor mye dette kan koste en virksomhet: Ifølge folketellingsrapporten for økonomimedarbeidere fra 2022, som undersøkte 2 750 ledende økonomimedarbeidere, er den estimerte gjennomsnittlige årlige kostnaden for fakturasvindel $280,000 per mellomstor virksomhet.

Automatiseringsløsninger drevet av kunstig intelligens kan identifisere uoverensstemmelser i transaksjoner og redusere muligheten for at denne typen svindel lykkes. Systemet overvåker alle transaksjoner, og når det oppstår et avvik, varsler systemet det relevante teammedlemmet.

De beste systemene har innebygde sikkerhets- og ansvarlighetsfunksjoner som gjør det enklere å oppdage svindel og identifisere personen som er ansvarlig for den. Forebygging av svindel er avgjørende for å overholde regelverket og beskytte eiendelene dine.

Implementering av programvare for automatisering av AP

Alt i alt er programvare for automatisering av AP nøkkelen til å redusere kostnadene ved å automatisere AP-prosesser. Her er noen raske implementeringstips for å komme i gang:

• Fastslå behovene dine: Hva er selskapets mål, og hvordan vil automatisering av leverandørreskontro hjelpe? Finn svaret på dette spørsmålet før du begynner å se etter løsninger.
• Bygg teamet ditt: Som ved enhver programvarelansering må du samle et kjerneteam med representanter fra interessenter, IT, innkjøp, regnskap og mer. Finn ut hvem som skal være med i implementeringsteamet ditt under denne prosessen.
• Gjør undersøkelser: Når du er klar til å begynne å bygge eller se etter løsninger, er det viktig å undersøke potensielle leverandører som oppfyller kriteriene dine. Ikke vær redd for å be om demonstrasjoner hvis de tilbys, og registrer deg for gratis prøveperioder for å få en reell følelse av løsningen.

Når du har alt på plass, men fortsatt er usikker på hvordan du skal begynne, har jeg samlet noen av de beste leverandørene av programvare for leverandørreskontro for å hjelpe deg i gang.

Sett leverandørreskontroen på autopilot

Teamene som arbeider med leverandørreskontro, har allerede nok å gjøre. I stedet for å la dem bruke tid på manuell dataregistrering og konvertering av fysiske leverandørfakturaer til e-fakturaer, bør du gi dem mulighet til å arbeide med strategiske oppgaver som å analysere kontantstrømmer og forbruksmønstre.

Bruk programvare for automatisering av leverandørreskontro til å automatisere fakturagodkjenning, betalingsbehandling og andre manuelle oppgaver i arbeidsflyten din. Hvis du gjør det, vil du kunne redusere de samlede kostnadene for leverandørreskontroen, gi teamet ditt mulighet til å gjøre mer og ta smartere beslutninger basert på reelle data.

Hvis du likte denne artikkelen, kan du abonnere på CFO-klubbens nyhetsbrev for å motta flere slike tips i innboksen hver uke.