Det tar tid å lage en utgiftsrapport, tid som heller kunne vært brukt på strategi, kreativt arbeid eller omtrent hva som helst annet. Jeg har satt sammen en innholdsrik veiledning for å lage en enkel utgiftsrapport med maler.
Jeg har gått gjennom to måter å lage en utgiftsrapport på: ved å bruke Excel eller Google Sheets eller ved å bruke programvare for utgiftsrapporter. Du trenger ikke å lage rapporter fra bunnen av i noen av tilfellene – programvareløsninger tilbyr vanligvis innebygde oppsett, og jeg har delt noen maler du kan bruke som utgangspunkt hvis du vil unngå programvaren.
Den tradisjonelle tilnærmingen til utgiftsrapportering
Den tradisjonelle tilnærmingen til utgiftsrapportering innebar å holde styr på kvitteringer og fylle ut skjemaer.
Team bruker timevis på å dokumentere hvert måltid, hver taxitur og hver konferanseavgift omhyggelig, bare for at det skal forsvinne inn i et eller annet byråkratisk sort hull.
Som om ikke det var nok, er papirbaserte registre utsatt for feil, hvis de i det hele tatt blir husket.
Det er lett å se hvordan den tradisjonelle tilnærmingen, selv om den var velment, fortjener å bli lagt igjen i historiebøkene.
Fordeler ved å modernisere utgiftsrapporteringen
Moderne selskaper bruker programvare for utgiftsstyring til å opprette og følge opp utgiftsrapporter fordi den er:
1. Mer effektiv
Det er langt enklere å legge inn data i programvare enn å bære rundt på kvitteringer og registrere data manuelt i papirbaserte registre.
Denne enkelheten gir økt effektivitet, slik at teamet ditt kan behandle et betydelig større antall utgiftsrapporter i løpet av en gitt tidsperiode.
Have an account? Log In
2. Bedre for åpenhet
Du kan konfigurere tillatelser slik at alle som trenger tilgang til utgiftsrapporter, får det. Dette sikrer økonomisk åpenhet og reduserer byråkratiet.
Det gir også deg og teamet ditt full oversikt over utgiftene – forsinket oversikt er et stort problem i mange organisasjoner. Som Adriana Carpenter, økonomidirektør i Emburse, forklarer:
“Selskaper har utfordringer med å få oversikt over hva de ansatte bruker penger på. Det kan ta en stund før [økonomiteamene] ser dette forbruket, og det er problematisk.”
3. Kan endres i sanntid
Dette er en viktig fordel med programvare for utgiftsstyring – du kan se utgifter og status for refusjoner i sanntid ved hjelp av programvare for utgiftsrapportering. Dermed kan du alltid ta beslutninger basert på oppdatert informasjon.
Dette gir deg oversikt over virksomhetens økonomi i sanntid og synliggjør muligheter for kostnadsbesparelser mens du fortsatt kan gjøre noe med dem. I tillegg gjør det økonomiske avslutningsarbeidet prosessen for økonomisk avslutning mye enklere når tiden kommer, fordi du har denne informasjonen på forhånd.
4. Skattefordeler
Som jeg er sikker på at du vet, er mange forretningsrelaterte utgifter fradragsberettigede. Ved å kreve fradrag for vanlige forretningsutgifter, inkludert reiser, måltider, underholdning og kontorrekvisita, kan du redusere skatteplikten din, forutsatt at du har de riktige dokumentene (for eksempel kvitteringer og fakturaer som dokumentasjon).
Selskaper kan også være i stand til å få tilbake merverdiavgift i enkelte jurisdiksjoner. Husk at nøyaktighet er viktigere enn hastighet – unøyaktig eller ufullstendig utgiftsrapportering øker risikoen for skattekontroller eller fører til problemer med etterlevelse.
Viktige kjennetegn ved en enkel utgiftsrapport
Selv om det er best å bruke programvare, er det ikke alltid mulig å investere i dette, særlig hvis du driver en oppstartsbedrift med begrensede midler eller har få ansatte.
Hvis det ikke virker som et godt tidspunkt å investere i programvare for utgiftsrapportering, fungerer en enkel utgiftsrapportmal laget i Microsoft Excel eller Google Sheets fint – den er ikke perfekt, men fortsatt en langt bedre metode for å rapportere utgifter enn papirbaserte registre.
En enkel utgiftsrapport er nesten alltid bare en spesifisert liste over utgifter med grunnleggende informasjon, som den ansattes navn og datoen rapporten ble sendt inn. Det kan bli for enkelt.
Fokuser heller på å lage en utgiftsrapport som fortsatt er enkel, men som også inneholder all nødvendig informasjon. Her er tre viktige kjennetegn ved en utgiftsrapport som gjør den enkel og nyttig:
Gjennomtenkt oppsett
Lag et ryddig og organisert oppsett. Bruk konsekvent formatering og mellomrom for å unngå rot. Et ryddig oppsett sammen med tydelig merkede felt reduserer muligheten for at informasjon blir utelatt.
Akkurat nok detaljer
Ta med akkurat nok detaljer – du vil ha all relevant informasjon uten rot.
Rot gjør at rapporten virker overveldende, øker risikoen for feil og gjør godkjenningen mer tidkrevende. Du bør for eksempel legge til et felt for «mat» utgifter i stedet for å be de ansatte føre opp hvert enkelt måltid separat. Hvis beløpet på linjen ser unormalt høyt ut, er det da du bør sjekke de vedlagte kvitteringene.
Tydelige retningslinjer
Gi tydelige retningslinjer, men bare der det er nødvendig. Hvis de ansatte for eksempel ofte reiser utenlands i jobbsammenheng, bør reiseregningsrapporten angi hvilken valutakurs som skal brukes ved omregning, og minne dem på å ta hensyn til eventuelle kostnader for valutakonvertering.
Opprette en utgiftsrapport med programvare
Det er ganske enkelt å opprette en enkel rapport med programvare. Her er en trinnvis veiledning for hvordan du oppretter din første enkle utgiftsrapport:
- Velg programvare for utgiftsrapportering: Det første trinnet er ... gjør det enkelt for deg selv ved å velge god programvare for utgiftsrapportering. Jeg har gått gjennom hva du bør se etter i neste del av denne artikkelen.
- Velg en mal: Den spesifikke utformingen av utgiftsrapporten avhenger av programvaren du velger. Løsninger med flere tilpasningsmuligheter lar deg forenkle eller gjøre standardmalen mer kompleks etter behov. Expensifys standardmal inneholder for eksempel tre felt (Til, Fra og Beløp), men du kan legge til egendefinerte felt etter eget ønske:
- Konfigurer programvaren: Konfigurer programvaren etter dine behov. Alle løsninger tilbyr konfigurasjonsmuligheter, men de varierer basert på hvor kompleks løsningen er.
- Avanserte verktøy som SAP Concur lar deg konfigurere godkjenningsarbeidsflyter slik at de samsvarer med selskapets hierarki og retningslinjer.
- Brukervennlige løsninger som Expensify tilbyr alternativer som muligheten til å sende inn utgiftsrapporter automatisk med den ønskede hyppigheten:
Når du har konfigurert systemet slik du ønsker, kan du be de ansatte begynne å bruke det til å sende inn utgiftsrapporter.
Evaluere verktøy for utgiftsrapportering
Før du går inn i detaljene, bør du filtrere listen over verktøy basert på budsjettet ditt.
De beste verktøyene for utgiftsrapportering tilbyr et omfattende funksjonssett, men kan være for kostbare. Rimelige verktøy kan på den annen side mangle avanserte funksjoner.
Når du har begrenset alternativene basert på prisnivå, er neste trinn å finne et verktøy som gir mest verdi. For å gjøre dette må du sammenligne funksjonene i verktøyene du vurderer. Her er noen funksjoner du bør se etter:
- Mobilapp: En mobilapp gjør det mulig for ansatte å skanne og sende inn kvitteringer så snart de mottar dem. Dette minimerer muligheten for feil og sikrer at den ansatte ikke glemmer å kreve refusjon for utgiften.
- Import av kredittkortdata: Du mottar månedlige kontoutskrifter for et firmakredittkort, men du må fortsatt legge inn denne informasjonen i verktøyet for utgiftsrapportering. Muligheten til å importere transaksjonsdata fra kontoutskriften eliminerer behovet for kjedelig manuelt dataregistreringsarbeid.
- Hovedbokskoding: Hovedbokkoder (GL) er unike alfanumeriske koder som tildeles alle hovedbokskontoer. Ved å knytte hovedbokkoder til ulike utgiftstyper kan du få programvaren til automatisk å bokføre utgifter på relevante hovedbokskontoer, slik at du kommer i gang med å automatisere utgiftsrapporter i sin helhet.
- Skatteoppfølging: Innebygd skatteoppfølging bidrar til å holde oversikt over merverdiavgift og fradragsberettigede utgifter, noe som gjør skatteperioden betydelig mindre stressende. I stedet for å gå gjennom hver kvittering når det er tid for skatt, kan du la programvaren holde oversikt over beløpene, slik at du kan fokusere på oppgaver som krever menneskelig innsats.
- Integrasjoner: Integrasjoner bidrar til å synkronisere data på tvers av systemer. Programvaren for utgiftsrapportering kan ha behov for å hente data fra flere kilder, for eksempel regnskapsprogramvaren din, og deretter varsle lønnssystemet ditt slik at automatiserte betalinger utløses basert på den totale refusjonen som er beregnet for alle godkjente utgiftsrapporter fra ansatte.
De fleste gode løsninger tilbyr disse funksjonene, men du bør også se etter funksjoner og muligheter som din virksomhet trenger.
More Articles
Gratis maler for utgiftsrapporter
Det finnes ulike maler for utgiftsrapporter tilgjengelig på nettet som gjør prosessen fra null til én mye enklere. Du kan ganske enkelt ta disse malene og tilpasse dem for å lage det du trenger. Du kan for eksempel legge til et felt for delsum for hver utgiftskategori eller en separat kolonne for skatter, slik at det blir enklere å holde oversikt over dem.
Her er noen av de beste, enten du driver et selskap, er ansatt i et selskap eller jobber på egen hånd:
- Gratis maler fra Smartsheet:
- Gratis maler fra Clockify:
- Gratis maler fra Coefficient:
- Mal for utgiftsrapport for virksomheter fra Zoho
- Mal for utgiftsrapport fra HubSpot
Opplæring av teamet ditt i utgiftsrapportering
Effektiv opplæring av teamet ditt i utgiftsrapportering gjør prosessen mye enklere. Her er noen måter du kan lære opp teamet ditt på over tid:
- Tydelige retningslinjer og policyer: Begynn med å etablere tydelige retningslinjer og policyer for utgiftsrapportering. Sørg for at alle ansatte kjenner til hvilke utgifter som kan refunderes, hvilke dokumenter som kreves for å kreve refusjon, beløpsgrenser og godkjenningsprosessene.
- Tilby opplæringsøkter: Lær opp de ansatte i effektiv bruk av programvaren for utgiftsrapportering. Gjør dem kjent med hvor viktig det er å dokumentere nøyaktig og følge selskapets policyer. Praktiske demonstrasjoner og øvelser er en god måte å forsterke læringen på.
- Gå foran som et godt eksempel: Gå foran som et godt eksempel for de ansatte ved å følge retningslinjene for rapportering og vise ansvarlige forbruksvaner. Ansatte følger oftere lederens eksempel enn instrukser.
- Tilbakemeldinger og støtte: Gi tilbakemeldinger og støtte mens de ansatte tar i bruk den nye policyen for utgiftsrapportering. Oppmuntre dem til å stille spørsmål, gi veiledning og håndter proaktivt potensielle utfordringer de kan møte.
Forenklet utgiftsrapportering
Programvare for utgiftsrapportering automatiserer en stor del av prosessen for utgiftsrapportering. Den forenkler rapporteringen for de ansatte, gir deg tilgang til utgiftsdata i sanntid og minimerer risikoen for feil. Hvis du ikke er klar til å investere i programvare, er Microsoft Excel eller Google Sheets et godt sted å begynne.
Er du klar til å videreutvikle ferdighetene dine som økonomileder? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.
