Sjekkliste i 10 trinn for implementering av regnskapsprogramvare

Implementering av ny regnskapsprogramvare er et omfattende arbeid for enhver virksomhet. Gjort riktig effektiviserer det prosessene og gir verdifull innsikt. Men hvis det gjøres feil, vil dere oppleve forstyrrelser, dataproblemer og frustrerte medarbeidere.

Altfor ofte snubler virksomheter gjennom kritiske feiltrinn som utilstrekkelig planlegging, dårlig datamigrering og manglende opplæring.

Her er en sjekkliste med 10 trinn for implementering av regnskapsprogramvare, slik at implementeringen blir smidig og vellykket. 

Velge en implementeringsmetodikk

Så dere sendte ut deres RFP for regnskapsprogramvare og valgte deres neste regnskapsprogramvare. Gratulerer! Nå kommer den kritiske delen: å få den satt opp og til å fungere problemfritt. Måten dere går frem på, kan være avgjørende for om implementeringen lykkes. 

La oss se nærmere på de mest populære metodikkene som virksomheter som deres faktisk bruker:

• Smidig implementering: Bryt det ned i korte «sprinter» med fokus på bestemte moduler eller funksjoner. Sett delene i drift raskt, test og finjuster underveis. Fleksibelt og gir raske resultater, men krever tett samarbeid.
• Vannfallsimplementering: Den klassiske lineære tilnærmingen — planlegg, utform, utvikle, test, distribuer og vedlikehold. Egner seg godt for komplekse behov med faste krav, men endringer underveis kan bli kostbare, og det tar lengre tid før dere ser resultater.
• Trinnvis utrulling: Implementer i etapper, enten etter funksjonalitet — hovedbok (GL), deretter leverandørreskontro (AP) og deretter kundereskontro (AR) — eller etter forretningsenhet. Lavere risiko, målrettet opplæring og mulighet til å ta med seg erfaringer til senere faser. Ideelt for større organisasjoner med komplekse regnskapssystemer.
• Storstilt overgang: Overfør alle brukere til det nye systemet på en forhåndsbestemt dato. Effektivt, men intenst — grundig planlegging og omfattende opplæring er avgjørende.
• Parallell innføring: Kjør de gamle og nye systemene side om side i en periode. Gir et sikkerhetsnett for nøyaktighetskontroller, men krever mye ressurser og forlenger overgangen.

Hvilken metodikk passer for dere?

Ta hensyn til virksomhetens størrelse, kompleksitet, risikotoleranse og hvor presserende regnskapsbehovene deres er. En oppstartsbedrift vil kanskje lene seg mot smidig metodikk for å oppnå raske resultater, mens et multinasjonalt selskap med omfattende rapporteringskrav kanskje foretrekker vannfallsmetodikk. Et voksende mellomstort selskap med ulike avdelinger? Trinnvis utrulling kan være det som passer best.

Husk at disse metodikkene ikke utelukker hverandre. Dere kan bruke en vannfallstilnærming for det grunnleggende oppsettet og deretter gå over til smidig metodikk for å legge til nye funksjoner. Eller starte med trinnvis utrulling etter lokasjon, men bruke smidige sprinter innenfor hver fase. 

Nøkkelen er å forstå fordelene og ulempene ved hver av dem, slik at dere kan utforme en tilnærming som passer virksomheten deres perfekt.

Hvem er involvert i implementering av regnskapsprogramvare?

Implementering av regnskapsprogramvare er en omfattende transformasjon som involverer ulike roller i organisasjonen, og ikke bare et prosjekt for IT- eller økonomiavdelingen. Viktige aktører omfatter:

• Prosjekteier: Ofte CFO eller COO, som fastsetter visjonen, sikrer ressurser, løser hindringer og sørger for støtte fra avdelingene.
• Prosjektleder: Håndterer prosjektets implementeringsplan, tidsplan, budsjett og teamkoordinering, og sørger for at alle deler fungerer sømløst sammen.
• Leder for regnskapsteamet: Forener programvarens tekniske aspekter med regnskapets praktiske behov og har ansvar for systemkonfigurasjon, datamigrering og brukertesting.

Andre viktige aktører:

• IT-teamet: Håndterer teknisk oppsett og sikkerhet.
• Leverandør/konsulent: Tilbyr ekspertise på programvaren og ytterligere prosjektledelse.
• Superbrukere: Kompetente brukere i avdelingene som legger til rette for opplæring og brukerstøtte.
• HR og lønn: Håndterer lønnsmoduler og ansattes utgifter.
• Salg og drift: Håndterer prosesser fra ordre til betaling.
• Juridisk og etterlevelse: Sikrer at lover og regler følges.
• Leder for endringsledelse: Har ansvar for kommunikasjons- og adopsjonsstrategier.

Interessenter som bør holdes informert:

• CEO: Ansvarlig for virksomhetens samlede resultater.
• Styret/investorer: Opptatt av avkastning på investeringen og risiko.
• Eksterne revisorer: Er avhengige av systemet for pålitelige revisjoner.
• Viktige kunder/leverandører: Påvirkes av endringer i fakturering eller betalinger.
• Alle ansatte: Påvirkes av økonomisk nøyaktighet og operasjonell effektivitet.

Hver rolle er avgjørende for å sikre at prosjektet lykkes, ved å ivareta både de strategiske og praktiske aspektene ved programvarens integrering i virksomheten.

Implementering av regnskapsprogramvare er en lagidrett

Enten du leder dette prosjektet eller er en del av teamet, er jobben din å sørge for at disse aktørene involveres på riktig tidspunkt. IT-teamet bør ikke ta beslutninger om regnskapsprinsipper, og CFO-en bør heller ikke konfigurere serverinnstillinger. Når hver person bidrar med sin ekspertise på en koordinert måte, legger dere grunnlaget for en smidig og vellykket implementering som forvandler virksomhetens drift.

Slik implementerer du regnskapsprogramvare

Implementering av regnskapsprogramvare – enten det er generell, skybasert eller en helt annen type – er som å bygge et hus. Du trenger et solid fundament, de riktige verktøyene og en tydelig tegning. 

La oss gå gjennom hvert trinn, slik at du ikke bare installerer programvare, men faktisk forvandler regnskapsprosessene dine.

Hvis du bytter fra et annet regnskapsverktøy, er det en litt annerledes prosess du må følge.

1. Prosjektoppstart og planlegging: Definer kravene og målene dine

Dette trinnet handler om å få full klarhet i hva du trenger og hvorfor. Det er grunnlaget for alt som følger. Det er avgjørende å fastslå hva du ønsker at programvaren skal oppnå for virksomheten, enten det gjelder å forbedre økonomirapporteringen, effektivisere prosesser eller styrke etterlevelsen.

• Identifiser utfordringene i de nåværende prosessene dine. Drukner du i manuelle registreringer? Har du problemer med rapportering i sanntid?
• Lag en liste over nødvendige funksjoner (som støtte for flere valutaer) og funksjoner det hadde vært fint å ha (som AI-drevet prognostisering).
• Sett mål som kan måles. For eksempel: «Reduser tiden for månedsavslutningen fra 15 dager til 5 dager» eller «Reduser kostnadene for fakturabehandling med 30 %».
• Involver sentrale interessenter. AR-teamet trenger kanskje rapporter over forfalte kundefordringer, mens administrerende direktør ønsker et tilpasset dashbord.
• Utarbeid et prosjektmandat som beskriver prosjektets mål, omfang og begrensninger.
• Opprett et prosjektstyringskontor (PMO) ved behov for å føre tilsyn med implementeringen.

2. Kartlegg og optimaliser prosessene dine

Ikke bare kopier de gamle prosessene dine inn i det nye systemet. Bruk denne muligheten til å effektivisere.

• Dokumenter de nåværende arbeidsflytene (prosesskart for nåsituasjonen).
• Identifiser flaskehalser og overflødige trinn. Kanskje tre personer kontrollerer hver faktura, selv om det bare er nødvendig med én.
• Utform optimaliserte arbeidsflyter (prosesskart for ønsket situasjon). Tenk på automatisering, godkjenninger og revisjonsspor.
• Valider med sluttbrukerne. En prosess som ser god ut på papiret, kan ha skjulte problemer.

Eksempel: Et advokatfirma kartla faktureringsprosessen sin:

• Nåsituasjon: Advokatene førte timer i regneark, sendte e-post til fakturakoordinatorer som opprettet fakturaer manuelt i QuickBooks, og deretter gjennomgikk partnerne hver eneste faktura, noe som førte til store forsinkelser.
• Ønsket situasjon: I det nye systemet registrerer advokatene timer direkte, automatiserte regler oppretter fakturautkast, og bare fakturaer med høy verdi eller avvik må gjennomgås av en partner. Resultatet? Fakturaene sendes ut 70 % raskere, noe som forbedrer kontantstrømmen.

3. Konfigurer kontoplanen (COA) og rapporteringsstrukturen

Dette er tegningen av det økonomiske huset ditt. Få det riktig, så blir rapporteringen enkel.

• Ta utgangspunkt i den gamle kontoplanen, men ikke bare kopier den. Bruk dette som en anledning til å forenkle.
• Sørg for at den støtter både lovpålagt rapportering og ledelsesrapportering.
• Sett opp avdelinger, kostnadssteder, prosjekter eller andre dimensjoner for å dele opp og analysere data.
• Utform regnskapene og de viktigste rapportene. Arbeid bakover for å sikre at kontoplanen støtter dem.

Eksempel: Den ideelle organisasjonen EduForAll trengte å følge utgifter etter program, finansieringskilde og lokasjon. Kontoplanen deres brukte:

• 5 sifre for artikkelkontoer (f.eks. 50400 for kontorrekvisita)
• 3 sifre for programmer (f.eks. 101 for leseferdighetsprogram)
• 2 sifre for finansieringskilder (f.eks. 05 for Gates Foundation)
• 2 sifre for lokasjoner (f.eks. 12 for Nairobi-kontoret)

En utgift som "50400-101-05-12" betydde "Kontorrekvisita til leseferdighetsprogrammet, finansiert av Gates Foundation, i Nairobi." Denne strukturen gjorde det mulig for EduForAll å raskt generere rapporter for hver finansieringskilde, optimalisere programkostnader og håndtere lokasjonsbudsjetter effektivt.

4. Planlegg og gjennomfør datamigreringen

Dette trinnet handler om å ta med historikken inn i det nye hjemmet uten å dra med seg rotet.

• Bestem hva som skal migreres. Vanligvis vil du ta med åpne transaksjoner, kunde- og leverandørdata og minst ett år med historiske data.
• Rydd opp i dataene. Fjern duplikater av kunder, oppdater utdatert leverandørinformasjon og avstem åpne poster.
• Knytt gamle data til nye strukturer. Den gamle kontoen "Office Exp" kan måtte knyttes til flere nye kontoer.
• Gjennomfør en testmigrering. Valider totaler og stikkprøvekontroller detaljer. Gjenta til alt er perfekt.
• Planlegg overgangen nøye. Du kan trenge en kort «rolig periode» uten transaksjoner, så planlegg for den.

5. Tilpass og integrer

Nå skal du gjøre systemet virkelig til ditt eget og til en del av det bredere forretningsøkosystemet ditt.

• Tilpass med forsiktighet. Standardløsninger er gode med tanke på oppgraderinger og brukerstøtte. Tilpass bare det som gir reell forretningsverdi.
• Kartlegg alle nødvendige integrasjoner: CRM, netthandel, HRIS, banktjenester osv.
• Bestem deg for sanntidsintegrasjoner (API-er) eller satsvise integrasjoner. Sanntid er utmerket for lagerbeholdning, mens satsvis behandling kan være tilstrekkelig for HRIS.
• Test integrasjonene grundig. En feil mellom systemer kan føre til store problemer.

Ikke overtilpass

Selv om tilpasning av systemet til spesifikke forretningsbehov kan forbedre funksjonaliteten, kan omfattende tilpasninger gjøre fremtidige oppdateringer og integrasjoner mer kompliserte. Det kan føre til høyere vedlikeholdskostnader og potensielle inkompatibiliteter mellom systemer.

6. Testing, opplæring og overgang

Du har bygget ditt nye økonomiske hjem. Nå må du sørge for at det er solid, og at alle vet hvordan de skal finne frem.

• Test alt. Enhetstester (fungerer denne fakturaarbeidsflyten?), integrasjonstester (utløser Salesforce fakturering?) og en fullstendig gjennomgang av hele prosessen (fra ordre til betaling til økonomisk rapport).
• Gi opplæring i faser. Begynn med et kjerneteam, fortsett med opplæring av instruktører, og lær til slutt opp alle brukere.
• Bruk virkelighetsnære scenarioer i opplæringen. «Slik håndterer du den månedlige fakturakjøringen for kunder.»
• Planlegg produksjonssettingen grundig. Ha et beredskapsrom, en prosess for eskalering av problemer, og ja, bestill pizza.
• Etter produksjonssetting bør du ha superbrukere i hvert team som kan gi umiddelbar støtte.

7. Evaluering og stabilisering etter implementeringen

Det er her mange virksomheter mister fokus fordi de tror jobben er gjort så snart systemet er satt i drift. Men det er nå du virkelig kan begynne å få utbytte av investeringen.

Før du spretter champagnen, må du sørge for at det nye systemet ditt faktisk er stabilt og leverer som lovet.

• Gjennomfør en fullstendig månedsavslutning. Sammenlign dette med den gamle prosessen. Oppnår du målene for tid og nøyaktighet?
• Gå gjennom KPI-er ukentlig. Følg med på måltall som DSO, DPO, avstemmingsavvik og så videre. De vil fortelle deg om prosessene fungerer.
• Hold daglige statusmøter den første måneden. Korte innsjekker fanger opp problemer tidlig.
• Dokumenter alle problemer og løsninger. Dette blir håndboken din for fremtidige utfordringer.
• Gjennomfør en formell etteranalyse. Hva gikk bra? Hva gikk ikke bra? Bruk lærdommene i fremtidige prosjekter.

8. Samsvar, revisjoner og systemsikkerhet

 I dagens regulatoriske landskap må systemet ditt ikke bare være effektivt, men bunnsolid.

• Årlig samsvarsgjennomgang. SOX, GDPR og bransjespesifikke regler — sørg for at du er dekket.
• Forbered deg på revisjoner hele året. Godt dokumenterte prosesser og ryddige revisjonsspor gjør revisjoner enklere.
• Regelmessige sikkerhetskontroller. Hvem har tilgang til hva? Er alle integrasjoner sikre?
• Tester av katastrofegjenoppretting. Kan du gjenopprette fra sikkerhetskopier? Hvor mye data kan du miste?

9. Opplær, behold og hent inn nye krefter

Medarbeiderne dine er hjertet i regnskapssystemet. Invester i dem.

• Årlige oppfriskningskurs. Dekk nye funksjoner og styrk beste praksis.
• Send teamet ditt på brukerkonferanser. De lærer av kolleger og kommer tilbake fulle av energi.
• Tverrfunksjonell opplæring. Din stjerne innen kundefordringer kan ha gode ideer for hovedbokteamet.
• Ved ansettelser bør du prioritere tilpasningsevne. Du trenger folk som kan utvikle seg sammen med systemet ditt i stadig endring.

10. Planlegg for vekst og endring

Det eneste konstante i næringslivet er endring. Gjør regnskapssystemet ditt til en muliggjører, ikke et hinder.

• Årlig gjennomgang av skalerbarheten. Vil du vokse fra systemet, eller trenger du bare flere lisenser?
• Følg med på forretningslandskapet. Utvider dere internasjonalt? Er M&A i sikte? Planlegg systemendringer tidlig.
• Opprett en backlogg for endringsforespørsler. Små justeringer kan vente, men følg dem opp til periodiske oppdateringsspurter.
• Vær strategisk. Møt C-suite-ledelsen hvert kvartal for å samordne systemets veikart med forretningsmålene.

Implementering av regnskapsprogramvare er ikke et prosjekt som blir ferdig én gang for alle; det er en kontinuerlig reise med optimalisering, innsikt og vekst. Fortsett å forbedre!

Hvor lang tid implementeringen tar

En forhastet implementering kan koste deg langt mer på lang sikt enn noen ekstra uker brukt på å gjøre det riktig. La oss se nærmere på tidslinjene.

Variablene: Faktorer som påvirker implementeringstiden

Før vi snakker om uker og måneder, bør du forstå at disse faktorene kan påvirke tidsplanen din:

1. Virksomhetens størrelse og kompleksitet: En oppstartsbedrift med 10 personer går raskere frem enn et multinasjonalt selskap med 1 000 ansatte og seks datterselskaper.
2. Bransje: Sterkt regulerte sektorer som helsevesen eller finans krever mer tid til oppsett for å sikre samsvar.
3. Behov for tilpasninger: Standardløsninger går raskest. Omfattende tilpasninger? Beregn ekstra tid.
4. Datamigrering: Enkel saldobalanse eller flere års transaksjonsdata? Stor forskjell.
5. Integrasjoner: Flere integrasjoner (CRM, netthandel og så videre) betyr mer tid.
6. Teamets kapasitet: Et dedikert prosjektteam beveger seg raskere enn folk som må balansere daglige oppgaver.
7. Implementeringsmetodikk: Smidig utvikling kan få deler i drift raskere; fossefallsmetoden kan ta lengre tid, men setter alt i drift samtidig.

Typisk tidslinje

1. Prosjektplanlegging (1–2 uker): Denne innledende fasen omfatter definering av prosjektets omfang, innsamling av krav og etablering av implementeringsteamet.
2. Programvareinstallasjon og systemkonfigurasjon (2–6 uker): Avhengig av kompleksiteten innebærer denne fasen installasjon av programvaren, konfigurering av den i tråd med virksomhetens behov samt oppsett av brukerroller og tillatelser.
3. Datamigrering (1–4 uker): Varigheten av denne fasen avhenger av mengden data som skal overføres, og hvor ryddige dataene er. Den omfatter datarensing, kartlegging og selve migreringen, etterfulgt av validering for å sikre nøyaktighet.
4. Testing (1–3 uker): Denne kritiske fasen innebærer testing for å sikre at alle deler av programvaren fungerer som forventet og samhandler korrekt med andre systemer.
5. Opplæring og overgang (2–4 uker): Sluttbrukerne får opplæring og støtte når de går over til det nye systemet. Denne fasen er avgjørende for å sikre en smidig overgang, og lengden kan variere basert på hvor kjent brukerne er med ny teknologi.
6. Produksjonssetting og innledende støtte (1–2 uker): Systemet settes i drift, og det etableres en støtteordning for å håndtere eventuelle umiddelbare problemer.

Dette kan du vanligvis forvente, avhengig av virksomhetens størrelse

• Liten virksomhet (10–50 ansatte, én juridisk enhet). Enkelt oppsett: 4–8 uker
• Mellomstor virksomhet (50–500 ansatte, kanskje noen få juridiske enheter). 3–6 måneder
• Stor virksomhet (500+ ansatte, flere juridiske enheter, internasjonal):  6–12 måneder

Last ned sjekklisten for implementering av regnskapsprogramvare

Du har kunnskapen. Nå sørger vi for at du kan bruke den på en systematisk måte. Denne sjekklisten for implementering av regnskapsprogramvare følger deg trinn for trinn gjennom prosessen.

Verktøyet er utviklet for å hjelpe deg med å holde oversikt over alle viktige trinn, fra den innledende planleggingen til produksjonssettingen, slik at ingen kritiske oppgaver blir oversett.

Og det beste av alt? Den er fullt ut tilpassbar. Du kan legge til, endre eller fjerne oppgaver slik at de passer til prosessen din.

7 feil du bør unngå ved implementering av regnskapsprogramvare

Implementering av regnskapsprogramvare kan være komplisert og krevende. Her er noen tips for å unngå vanlige feil og sikre en vellykket implementering:

1. Å undervurdere betydningen av datarensing

Legg ned en betydelig innsats i å rense dataene før migreringen. Sørg for at alle datasett er fri for duplikater og unøyaktigheter, og at de er fullstendig oppdatert. 

Denne forberedelsen reduserer komplikasjoner under datamigreringsfasen og øker det nye systemets samlede effektivitet.

2. Å hoppe over tilpasset brukeropplæring

Ikke bare del ut generelle håndbøker. Tilpass opplæringen til de ulike behovene i teamet ditt. Bruk scenarioer som gjenspeiler de daglige oppgavene deres, slik at det nye systemet føles kjent og blir enklere å ta i bruk.

3. Å ikke planlegge støtte etter produksjonssetting

Vær klar til å håndtere eventuelle problemer direkte så snart systemet er satt i drift. 

Sett opp et solid støttesystem med brukerstøtte, brukerveiledninger, vanlige spørsmål og en gruppe «superbrukere» som raskt kan gripe inn. Proaktiv støtte reduserer nedetid og stress.

4. Å ikke sette realistiske tidsplaner

Lag en tidsplan for prosjektet med litt slingringsmonn for det uforutsette. Følg med på fremdriften og gjør justeringer ved behov. 

En godt planlagt tidsplan unngår hektiske innspurter i siste liten og sørger for at alle deler av prosjektet får den oppmerksomheten de trenger.

5. Å overse behovet for regelmessige oppdateringer og tilbakemeldinger

Hold alle orientert med regelmessige oppdateringer. Snakk om hvordan det går, ta tak i eventuelle utfordringer, og juster planen basert på tilbakemeldinger i sanntid. Åpen kommunikasjon bidrar til å håndtere forventninger og holder alle engasjerte og med på laget.

6. Å forsømme endringsledelse

Begynn å håndtere endringer fra dag én. 

• Kommuniser fordelene tydelig — forklar 'Hvorfor' før 'Hvordan'. 
• Illustrer individuelle gevinster for å oppmuntre til oppslutning. 
• Feire seirene underveis for å bygge fremdrift og støtte. 

God endringsledelse kan dempe motstand og fremskynde innføringen.

7. For mange kokker på kjøkkenet

Det er flott å få innspill, men for mange interessenter kan gjøre beslutningstaking til en skikkelig hodepine. Prøv å holde kretsen liten. Inkluder bare dem som trenger å være der — tenk på sentrale beslutningstakere og nødvendig ekspertise. Dette holder ting i jevn flyt og unngår den fryktede flaskehalsen i beslutningstakingen.

Få regnskapsprogramvaren til å fungere for deg

Å implementere regnskapsprogramvare kan virke skremmende, men med de riktige trinnene og et skarpt blikk for detaljer er det fullt håndterbart. Pass på de snikende fallgruvene, og omfavn prosessen med å finjustere systemet for å få mest mulig ut av det.

Ser du etter flere nyttige tips som disse? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev og hent vår detaljerte sjekkliste for å holde alt på rett spor. La oss få regnskapsprogramvaren din i gang uten problemer!