Er ERP-tilpasning verdt det (& hvor mye koster det)?

ERP-tilpasning er ikke akkurat noe de fleste ønsker å gjøre. Det er mer som: «Dette systemet ser bra ut, men trenger noen justeringer for å fungere for oss … Hvor mye bry ville det være?»

Jeg skal gå gjennom hva du må finne ut for å avgjøre om det er verdt å skaffe et ERP-system som krever tilpasning. I tillegg ser vi på hvordan du kan unngå noen vanlige fallgruver som driver kostnadene opp.

Hva er ERP-tilpasning?

ERP (Enterprise Resource Planning)-tilpasning innebærer å endre et standard ERP-programvaresystem slik at det samsvarer bedre med en organisasjons spesifikke forretningsprosesser, arbeidsflyter og krav.

Det kan omfatte endringer i:

• Brukergrensesnitt (UI)
• Datamodeller
• Integrasjoner
• Rapporter og dashbord
• Konfigurasjoner for sikkerhet og tilgangskontroll
• Dine egne forretningsprosesser

ERP-tilpasning gjøres vanligvis gjennom:

• Konfigurasjonsinnstillinger i ERP-systemet
• Utvikling av tilpasset kode (kildekode)
• Bruk av forhåndsbygde utvidelser eller tillegg levert av ERP-leverandøren eller tredjepartsutviklere

Hvem trenger tilpasset ERP-programvare?

Når du skal avgjøre om du trenger tilpasning, handler det mer om mulighet enn om vanlig praksis. De fleste virksomheter ender opp med å endre prosessene sine for å integrere et nytt ERP-verktøy – og oppnår positive resultater med endringen.

Det finnes imidlertid enkelte typer virksomheter som ikke bare kan endre prosessene sine, og som derfor trenger endringer i ERP-systemet i stedet:

Store virksomheter og multinasjonale selskaper

• Virksomhet på flere steder eller i flere land
• Komplekse organisasjonsstrukturer og forretningsprosesser
• Håndtering av ulike regulatoriske krav og samsvarskrav
• Behov for integrasjon med ulike tredjepartssystemer og eldre applikasjoner

Et multinasjonalt produksjonsselskap med virksomhet i flere land må for eksempel tilpasse ERP-systemet sitt for å ta hensyn til lokale regler, språk, valutaer og bransjespesifikke prosesser.

Virksomheter i strengt regulerte bransjer

• Helsevesen og legemiddelindustri
• Finans og bank
• Energi og forsyningstjenester
• Offentlige etater og organisasjoner i offentlig sektor

Et legemiddelselskap må for eksempel tilpasse ERP-systemet sitt for å overholde strenge regler knyttet til legemiddelutvikling, kliniske studier og styring av forsyningskjeden. ERP-systemer for offentlig sektor møter ofte lignende utfordringer knyttet til regulatorisk samsvar, som krever spesialisert tilpasning.

Virksomheter med unike eller nisjepregede forretningsprosesser

Jeg vet at vi alle føler at virksomhetene våre er unike, men her mener jeg svært spesifikke virksomheter. Dette er virksomheter som har produksjonsprosesser som standard ERP-systemer (vanligvis) ikke støtter, for eksempel tilpassede produktkonfigurasjoner eller spesialiserte samsvarskrav. Dette kan være:

• Produksjonsbedrifter med spesialiserte produksjonsprosesser, for eksempel en produsent av spesialtilpassede møbler.
• Tjenestebaserte virksomheter med unike modeller for levering av tjenester

Høyteknologiske virksomheter og programvareselskaper

Virksomheter innoverer ofte i svært høyt tempo i teknologibransjen, noe standard ERP-løsninger ikke alltid klarer å holde tritt med. Tilpassede ERP-systemer muliggjør raske tilpasninger, for eksempel enkel oppretting eller fjerning av produktlinjer eller justeringer av programvarelisensmodeller i utvikling.

Tjenesteorienterte virksomheter med spesifikke faktureringsmodeller

Bedrifter som tilbyr tjenester med komplekse faktureringsordninger, for eksempel resultatbaserte kontrakter, kan ha behov for tilpassede funksjoner for å håndtere disse modellene.

Jeg drev tidligere et byrå for investorkommunikasjon – les: tjenestebedrift – som hadde ulike månedlige fakturabeløp, avhengig av resultatene vi oppnådde for kundene våre. Hvis jeg skulle implementere et ERP-system i denne virksomheten, ville jeg trengt noe som kunne lese av resultater, innhente godkjenninger og justere priser underveis.

Bedrifter som ikke trenger tilpasning

• Små og mellomstore bedrifter med enkle driftsprosesser
• Oppstartsbedrifter med enkle forretningsmodeller
• Bedrifter i mindre regulerte bransjer
• Virksomheter med standardiserte driftsbehov
• Organisasjoner som ønsker kostnadseffektive løsninger med bred funksjonalitet
• Eiendomsmeglere

Denne typen virksomheter har vanligvis større utbytte av å tilpasse arbeidsflytene sine til tilgjengelige ERP-løsninger enn av å investere i tilpasning. Denne tilnærmingen kan redusere kostnadene og forenkle driften, særlig når man er i oppstartsfasen eller driver i mindre skala.

Fordeler ved tilpasning av ERP-systemer

Hvis du fortsatt leser, betyr det at du er en av de superheldige som kunne hatt nytte av noen systemendringer. Det er imidlertid ikke bare negativt – tilpasning av ERP-systemet kan føre til:

1. Større konkurransefortrinn

Tilpasning gjør det mulig for bedrifter å videreutvikle ERP-systemene sine slik at de støtter unike strategiske initiativer, noe som gir dem et forsprang på konkurrentene. 

Et logistikkselskap som for eksempel integrerer avansert ruteoptimalisering og sporing i sanntid i ERP-systemet sitt, kan prestere bedre enn konkurrentene, tiltrekke seg flere kunder og øke markedsandelen.

2. Større fleksibilitet og skalerbarhet

Etter hvert som virksomheten utvikler seg, endres også behovene dine. Hvis du allerede bruker et tilpasset ERP-system, vil det kunne tilpasse seg og vokse sammen med deg, slik at teknologien alltid samsvarer med virksomhetens tempo – enten du går inn i nye markeder, lanserer produkter eller videreutvikler forretningsmodellen.

Og hvis systemet vokser sammen med deg, betyr det at du ikke trenger å bytte det ut senere. Det er vel en fordel?

3. Bedre brukeradopsjon og tilfredshet

Mennesker er ofte den største utfordringen ved implementering av ERP. Hvis du tilpasser systemet, kan du imidlertid innhente tilbakemeldinger fra brukerne underveis og gjøre systemet enkelt for alle å bruke. 

Når ERP-systemet føles intuitivt og passer perfekt inn i teamets daglige rutiner, er det mer sannsynlig at folk bruker det på en positiv og effektiv måte. Dette gjør de daglige oppgavene mindre slitsomme, forbedrer datanøyaktigheten og gir deg, vel, fordelene du ønsket deg fra systemet i utgangspunktet.

4. Økt driftseffektivitet og produktivitet

Ved å tilpasse ERP-systemet kan du forenkle prosessene dine, automatisere kjedelige og repetitive oppgaver og eliminere dobbeltarbeid. Det betyr mindre manuelt arbeid og mer tid til strategiske oppgaver, noe som øker produktiviteten og reduserer kostnadene.

For eksempel kan et produksjonsselskap som synkroniserer ERP-systemet sitt med produksjonsutstyr og forsyningskjeden, oppnå raskere prosesser, færre feil og bedre ressursutnyttelse.

5. Strømlinjeformede prosesser tilpasset bransjens behov

Alle bransjer har sine særtrekk og spesifikke krav — for eksempel batchsporing i legemiddelindustrien eller attributthåndtering i motedetaljhandelen. Tilpassede ERP-løsninger kan imøtekomme disse behovene, slik at du blir mer etterlevelsesdyktig og effektiv i prosessen.

6. Smartere datahåndtering og beslutningstaking

Ved å tilpasse ERP-systemet kan du håndtere data på en måte som passer virksomheten din perfekt, noe som gir bedre innsikt og mer veloverveide beslutninger. Ved å koble sammen ulike datakilder og tilpasse hvordan du sporer informasjon, kan du få et tydeligere bilde av situasjonen, oppdage eventuelle problemer og styre virksomheten mer effektivt.

Ulemper ved ERP-tilpasning

Jeg vil imidlertid ikke bare overtale deg. Tilpasning passer ikke for alle, og her er noen av grunnene:

1. Høyere kostnader (på kort og lang sikt)

Det er ikke billig å tilpasse et ERP-system. Det innebærer høye innledende kostnader til ERP-utvikling og løpende vedlikeholdsutgifter som virkelig kan hope seg opp. Dette kan være vanskelig å svelge for små og mellomstore virksomheter eller virksomheter med stramme budsjetter.

En liten detaljhandelsbedrift kan for eksempel oppleve at den høye prisen på et tilpasset skybasert ERP-system spiser opp midler som heller kunne vært brukt på produktutvikling eller markedsføring.

2. Komplisert vedlikehold og oppgraderinger

Tilpasninger kan gjøre rutinemessige oppdateringer til et stort problem. Når nye ERP-oppdateringer lanseres, kan et omfattende tilpasset system trenge ekstra testing og justeringer for å forbli kompatibelt. Dette kan føre til nedetid og ekstra kostnader.

Se for deg en virksomhet som må utsette å ta i bruk nye ERP-funksjoner fordi det tilpassede oppsettet krever særskilt oppmerksomhet hver gang det kommer en oppdatering.

3. Avhengighet av leverandører

Omfattende tilpasning kan knytte deg tett til bestemte leverandører eller teknologiteam. Denne avhengigheten kan begrense fleksibiliteten din når det gjelder å bytte systemer eller oppdatere ERP-systemet, og kan føre til høyere kostnader og driftsforstyrrelser.

4. Fokus flyttes bort fra kjernevirksomheten

Tilpasning av ERP-systemet kan kreve mye tid og energi; ressurser som ellers kunne vært brukt på viktige forretningsaktiviteter. 

Et digitalt markedsføringsbyrå kan for eksempel bli fastlåst i ERP-tilpasning for prosjektstyring, selv om det kunne ha videreutviklet markedsføringsstrategiene sine, noe som potensielt kan svekke kjerneleveransene.

5. Utfordringer med opplæring og innføring

Tilpassede funksjoner gjør et ERP-system vanskeligere å lære og bruke, noe som fører til lengre opplæringsperioder og motvilje blant de ansatte mot å ta systemet fullt ut i bruk. Tenk på et internasjonalt handelsselskap: Det tilpassede ERP-systemet for håndtering av komplekse toll- og valutaspørsmål kan være så komplisert at det blir en hindring for de ansattes effektivitet og systemets nytte.

💡Eksperttips:

Vær ærlig om hvorvidt fordelene ved tilpasning oppveier de potensielle kostnadene og komplikasjonene. Noen ganger er det smartere å tilpasse forretningsprosessene slik at de fungerer innenfor mulighetene i standardiserte ERP-løsninger.

Slik avgjør du om tilpasning er verdt det

Å avgjøre om ERP-systemet skal tilpasses, krever en grundig vurdering for å se om det samsvarer med virksomhetens mål og ressurser. Her er en systematisk fremgangsmåte for å ta beslutningen:

Steg 1: Kartlegg virksomhetsbehov og ERP-tilpasning

Begynn med å identifisere mangler i standardfunksjonaliteten i ERP-systemet som påvirker driften. Fastslå hvilke kritiske behov disse manglene gjelder, og vurder om de rettferdiggjør tilpasning.

Slik gjør du det: List opp alle prosesser og områder der det nåværende ERP-systemet ikke strekker til. Involver ledere for ulike avdelinger for å identifisere manglende funksjoner og hvordan de påvirker produktiviteten.

Et produksjonsselskap kan for eksempel oppdage at standard-ERP-systemet mangler avanserte funksjoner for lagerstyring som er avgjørende for håndtering av flere lagerbygninger. Etter å ha identifisert dette går de videre til neste trinn, der de dokumenterer spesifikke behov som lagerbeholdningssporing i sanntid og automatisering av systemer for gjenbestilling.

Steg 2: Vurder nødvendig tilpasningsnivå

Basert på de identifiserte kravene vurderer du hvor omfattende tilpasningen må være for å bygge bro mellom det nåværende ERP-systemet og den ønskede funksjonaliteten. Kategoriser tilpasningskravene i ulike nivåer, for eksempel 

• Mindre konfigurasjoner, dvs. endring av feltnavn slik at de samsvarer med virksomhetens terminologi
• Moderate tilpasninger, dvs. integrasjon med et tredjepartssystem for logistikksporing
• Omfattende endringer, dvs. utvikling av egendefinerte moduler for vedlikeholdsplaner for utstyr

Vurder å gi ulike tilpasninger et tall fra 1–5 — som angir viktighet — for å prioritere dem effektivt.

💡Kort innsikt: Konfigurasjon kontra tilpasning

Konfigurasjon innebærer å justere innstillingene i et ERP-system for å møte virksomhetens behov ved hjelp av systemets innebygde verktøy og alternativer. Det handler om å sette opp systemet slik at det fungerer effektivt innenfor de eksisterende mulighetene.

 

Tilpasning innebærer derimot å endre eller legge til ny kode i ERP-programvaren for å opprette funksjonalitet som ikke er tilgjengelig i standardsystemet. Dette kan omfatte å legge til nye funksjoner eller endre hvordan systemet fungerer, slik at det i større grad samsvarer med spesifikke forretningsprosesser.

Steg 3: Analyser kostnader og nytte

Når behovene er tydelige, gjennomfører du en kostnads-nytteanalyse for å veie de potensielle fordelene ved tilpasning opp mot kostnadene og risikoene som er involvert.

Beregn de forventede kostnadene, inkludert innledende utvikling, løpende vedlikehold og mulige driftsforstyrrelser. Estimer de økonomiske og driftsmessige fordelene etter implementeringen.

Faktorer som påvirker kostnadene

• Kompleksitet: Mer komplekse tilpasninger er dyrere.
• ERP-basissystem: Kostnadene kan variere avhengig av om ERP-systemet er proprietært eller åpen kildekode. Tilpasning av proprietære systemer krever ofte spesialkunnskap og kan innebære høyere lisensavgifter.
• Kostnader fra leverandør eller utvikler: Satsene varierer, men å velge en leverandør med bransjeekspertise vil sannsynligvis spare penger på lang sikt.
• Opplæring og brukerstøtte: Dette er nødvendig etter tilpasningen og øker de totale kostnadene.

Omtrentlig kostnad

Selv om det er utfordrende å gi presise kostnadsestimater på grunn av variasjonen i tilpasningsprosjekter, antyder bransjeeksperter at kostnadene for ERP-tilpasning kan utgjøre fra 10% til 30% av det samlede budsjettet for ERP-implementering ved moderate tilpasninger, og potensielt mer ved omfattende endringer.

Strategier for økonomisk planlegging

For å bidra til å håndtere disse kostnadene bør organisasjoner vurdere følgende strategier for økonomisk planlegging:

• Gjennomfør en detaljert kostnads-nytte-analyse for å begrunne investeringen.
• Prioriter tilpasningskrav med stor innvirkning.
• Utforsk alternativer for å redusere behovet for tilpasninger.
• Sett av et reservebudsjett for uforutsette utgifter.
• Utarbeid en langsiktig budsjettplan for løpende kostnader.

Selv om ERP-tilpasning til syvende og sist kan være en betydelig investering, kan grundige kostnadsberegninger, budsjettering og økonomisk planlegging hjelpe organisasjoner med å maksimere avkastningen på investeringen og sikre en vellykket implementering.

Trinn 4: Evaluer leverandørens kapasitet og støtte

Deretter bør du undersøke kapasiteten til potensielle ERP-leverandører eller utviklere når det gjelder å levere den nødvendige tilpasningen. Vurder deres merittliste, støttetjenester og fleksibilitet.

Du kan be leverandører om kundehistorier eller referanser og intervjue deres eksisterende kunder for å forstå erfaringene deres, særlig når det gjelder støtte og systemoppdateringer.

Ved å velge en pålitelig leverandør sikrer du at ERP-systemet oppfyller dagens behov og får god støtte gjennom hele livssyklusen, slik at fremtidige risikoer og avbrudd minimeres.

Trinn 5: Planlegg endringsledelse og opplæring

Utarbeid en helhetlig plan for å sikre en smidig innføring av det tilpassede ERP-systemet. Tilpass opplæringsprogrammene til ulike brukergrupper, og opprett et endringsledelsesteam som kan håndtere motstand og legge til rette for overgangen.

Et serviceselskap kan for eksempel implementere mobilfunksjonalitet for feltpersonell, støttet av en mobil opplæringsapp og regionale opplæringsøkter, for å sikre høy brukertilslutning og bedre datanøyaktighet.

Trinn 6: Analyser innvirkningen på fremtidige oppgraderinger

Forstå hvordan tilpasninger kan påvirke fremtidige ERP-oppgraderinger. Rådfør deg med leverandøren om hvilke konsekvenser tilpasningene får for programvareoppdateringer, og ta hensyn til den typiske livssyklusen til et ERP-system.

En virksomhet kan for eksempel tilpasse ERP-systemet for å legge til skreddersydde analyse- og rapporterings funksjoner, men oppdage at hver systemoppgradering krever betydelige ressurser for å opprettholde kompatibiliteten, noe som øker de langsiktige kostnadene.

Trinn 7: Ta en beslutning

Det er tid for å ta en beslutning! Vurder all innsikten og alle dataene du har samlet inn. 

Hvis tilpasningen gir betydelige konkurransefortrinn og er i tråd med de strategiske målene dine, kan den være en lønnsom investering. Hvis kostnadene og kompleksiteten overskygger fordelene, bør du vurdere saken på nytt eller velge mindre omfattende endringer.

Endre prosessen eller endre systemet

Å avgjøre om du skal endre forretningsprosessene slik at de passer til et ERP-system, eller tilpasse systemet slik at det passer til de eksisterende prosessene, er en kritisk beslutning som kan ha betydelig innvirkning på organisasjonens effektivitet og tilpasningsevne.

Hvordan ta en beslutning?

Start med å evaluere grundig hvor godt de nåværende prosessene dine samsvarer med ERP-systemet. Dette innebærer å analysere hvor endringer kan føre til større effektivitet og tilpasningsevne:

• Prosesskartlegging: Visualiser samspillet mellom eksisterende prosesser og ERP-systemet for å identifisere avvik og ineffektivitet.
• Involvering av interessenter: Rådfør deg med dem som vil bli berørt av endringene, for å innhente ulike innsikter og perspektiver.
• Finansiell analyse: Vurder de økonomiske konsekvensene av å endre prosesser opp mot å tilpasse ERP-systemet, inkludert langsiktige kostnader for vedlikehold og oppdateringer.
• Fremtidssikring: Vurder hvilket alternativ som posisjonerer selskapet best for vekst og tilpasningsevne i møte med endrede forretningsbehov.

Hvis en revisjon for eksempel avdekker at det å oppdatere et manuelt lagerstyringssystem til et automatisert system kan redusere feil betydelig og forbedre omløpshastigheten, kan dette tyde på at det er bedre å revidere prosessen enn å tilpasse ERP-systemet for å imøtekomme en ineffektiv og utdatert metode.

Hvis du skal bytte...

Dette er de beste alternativene du bør vurdere. Teamet mitt og jeg har evaluert de beste ERP-systemene på markedet akkurat nå, og dette er våre beste anbefalinger.

1. 1. MRPeasy — Best for small manufacturers' visibility
2. 2. Cetec ERP — Best for production tracking tools
3. 3. Striven — Best with customizable reporting tools
4. 4. DualEntry — Best AI-native ERP
5. 5. VOGSY — Best for managing global finances
6. 6. Wrike — Best for AI-driven project planning
7. 7. Microsoft Dynamics 365 — Best for integrations
8. 8. NetSuite — Best for growing teams
9. 9. Acumatica — Best for cloud-based workflows
10. 10. TallyPrime — Best for nonprofits

8 feil du bør unngå

Det kan være fristende å bestemme seg for å tilpasse ERP-systemet, særlig når du mener at virksomheten har unike behov som bare tilpasning kan oppfylle. Det er imidlertid avgjørende å unngå vanlige fallgruver som kan føre til unødvendige utgifter og suboptimale resultater.

1. Å overvurdere hvor unik du er

Du er den unike delen av virksomheten din – ikke prosessene dine.

Tips: Gjennomfør en referanseundersøkelse for å sammenligne prosessene dine med lignende virksomheter i bransjen. Dette kan avdekke om prosessene dine faktisk er unike, eller om de kan håndteres effektivt med standardiserte ERP-funksjoner.

2. Å likestille kompleksitet med effektivitet

Forenkle der det er mulig. 

Gå kritisk gjennom hver prosess og spør om kompleksiteten tilfører reell verdi. Bruk prinsippet om Occams barberkniv i prosessutformingen: Den enkleste løsningen er ofte den beste. Å effektivisere prosessene før tilpasning kan føre til mer oversiktlige, vedlikeholdbare og kostnadseffektive ERP-løsninger.

3. Å ignorere skjulte kostnader ved tilpasning

Ta høyde for alle potensielle kostnader ved tilpasning, inkludert fremtidige oppgraderinger, ekstra opplæring og økte behov for brukerstøtte. Lag en detaljert prognose for disse utgiftene gjennom hele ERP-systemets levetid for å sikre at fordelene rettferdiggjør totale eierkostnader.

4. Å undervurdere virkningen på fremtidige oppgraderinger

Rådfør deg med ERP-leverandøren om hvordan tilpasninger kan påvirke muligheten til å oppgradere til nye versjoner i fremtiden. Velg tilpasningsalternativer som gjør det enkelt å integrere fremtidige oppdateringer, slik at du unngår å bli låst til et utdatert system.

5. Å anta at flere funksjoner gir bedre funksjonalitet

Fokuser på det som er nødvendig. 

Flere funksjoner kan ofte føre til økt kompleksitet og redusert brukervennlighet. Prioriter ERP-funksjoner som dekker virksomhetens kjernebehov og forbedrer brukeropplevelsen, fremfor å velge omfattende tilpasninger som tilfører liten verdi.

6. Å forsømme opplæring og involvering av ansatte

Sørg for at investeringer i opplæring av ansatte står i forhold til satsingen på tilpasning. Selv de mest avanserte systemene kan mislykkes hvis brukerne ikke får tilstrekkelig opplæring eller ikke støtter endringene. 

Involver sluttbrukerne i tilpasningsprosessen for å samordne systemets funksjonalitet med brukernes faktiske behov og preferanser.

7. Å overse skalerbare alternativer

Før du bestemmer deg for å tilpasse systemet, bør du undersøke skalerbare programtillegg og modulære tillegg som kan tilby funksjonaliteten du trenger, uten at det er nødvendig med full tilpasning. 

Disse løsningene kan gi de nødvendige funksjonene, samtidig som de opprettholder fleksibilitet og kostnadseffektivitet.

8. Unnlate å planlegge for utfordringer etter tilpasning

Planlegg for utfordringene som oppstår etter implementering av tilpassede funksjoner, for eksempel potensielle feil, integrasjonsproblemer med andre systemer og behovet for løpende støtte. Sørg for at du har en solid plan for å håndtere disse problemene, inkludert et pålitelig supportsystem fra leverandøren din og opplæring av IT-ansatte.

Ta et smart valg om ERP-tilpasning

Å beslutte seg for ERP-tilpasning innebærer en nøye avveining mellom å forstå virksomhetens unike behov og de potensielle kostnadene og kompleksitetene som er involvert.

Før du forplikter deg til omfattende tilpasning, bør du vurdere om det å endre eksisterende prosesser kan gi tilsvarende fordeler til en lavere kostnad. Ta alltid hensyn til de langsiktige konsekvensene for oppgraderinger og de totale eierkostnadene.

Nøkkelen er til syvende og sist å investere i tilpasninger som bidrar direkte til de strategiske målene dine og forbedrer den generelle driftseffektiviteten.

Hvis du ønsker å fordype deg i hvordan ERP-systemer kan endre rollen din og styrke dine strategiske evner, kan du abonnere på vårt gratis nyhetsbrev for å bli med i og holde kontakten med et fellesskap av eksperter.