Hva er periodiseringsregnskap, og hvorfor er det viktig?

Regnskapsføring etter periodiseringsprinsippet betyr at du registrerer inntekter og utgifter når de opptjenes eller påløper, ikke når pengene faktisk beveger seg.

Dette gir deg et tydelig og oppdatert bilde av virksomhetens økonomiske helse, slik at du kan se fortjeneste og forpliktelser etter hvert som de oppstår, ikke bare når pengene kommer inn på bankkontoen din. Hvis du ønsker en mer nøyaktig måte å følge med på økonomien din på, er regnskapsføring etter periodiseringsprinsippet den foretrukne metoden.

Hva er regnskapsføring etter periodiseringsprinsippet?

Regnskapsføring etter periodiseringsprinsippet er en regnskapsmetode som fastslår at inntekter og utgifter registreres når de oppstår; ikke når penger utveksles.

Hvis du tjener penger i mars, men får betalt i april, regnes de altså fortsatt med for mars. Det samme gjelder utgifter – hvis varer leveres i dag, men betalingen forfaller om 30 dager, registreres kostnaden nå.

Dette gir et riktigere bilde av virksomhetens resultater og samlede kontantstrøm. For økonomimedarbeidere betyr det ryddigere rapporter, bedre planlegging og samsvar med standarder som GAAP – noe som er svært nyttig ved kontakt med investorer eller långivere.

Hvordan fungerer regnskapsføring etter periodiseringsprinsippet?

Regnskapsføring etter periodiseringsprinsippet gjelder kundefordringer og leverandørgjeld, og innebærer et system med dobbelt bokholderi. Det betyr at hver transaksjon innebærer flere posteringer i hovedbok eller journal for å sikre at regnskapet går i balanse, og at et tydelig økonomisk bilde kan vises i balanser og andre økonomiske rapporter. 

For å forstå hvordan periodiseringsmetoden fungerer, kan vi se på to eksempler. Først skal vi se på hvordan inntekter registreres ved periodiseringsbasert regnskapsføring. Deretter ser vi på hvordan metoden håndterer utgifter, for eksempel når en virksomhet kjøper varer eller tjenester. 

Hvis du ikke er kjent med journalføringer eller dobbelt bokholderi, bør du vurdere å lese artikkelen vår om dobbelt bokholderi før du fortsetter. Hvis du ønsker dypere innsikt i regnskapsprinsipper, kan du se nærmere på viktige regnskapsbøker som dekker disse grunnleggende prinsippene.

Regnskapsføring av inntekter etter periodiseringsprinsippet

Pete’s Tire World inngår en avtale med Truckers, en virksomhet som har en bilpark. Virksomheten forhandler frem følgende avtale: Pete’s Tire World skal levere dekk til Truckers på forespørsel. Pete’s Tire World fakturerer Truckers den første dagen i måneden for alle dekk som ble levert den foregående måneden, og Truckers har 15 dagers betalingsfrist.

Truckers bestilte dekk for $2,000 den 19. mars. Pete’s Tire World sender en faktura på $2,000 den 1. april. Virksomheten betaler fakturaen den 10. april.

Den 19. mars, da Truckers bestiller dekkene, er inntekten opptjent. Regnskapsavdelingen foretar følgende journalføringer:

• En debitering på $2,000 av kundefordringer, nærmere bestemt Truckers-kontoen
• En kreditering på $2,000 av inntekter

Den 1. april foretas ingen journalføringer. Selv om fakturaen først blir sendt nå, ble inntekten opptjent den 19. mars, da salget fant sted.

Den 10. april, når virksomheten betaler fakturaen, foretar regnskapsavdelingen nye journalføringer for å oppdatere regnskapet:

• En kreditering på $2,000 av kundefordringer (Truckers-kontoen), siden pengene er mottatt og ikke lenger er en kundefordring
• En debitering på $2,000 av kontanter

Hvis Pete’s Tire World hadde brukt kontantprinsippet i regnskapet, ville de inntektsført salget i andre kvartal (forutsatt at regnskapsåret følger kalenderåret), ettersom betalingen kom inn i april. 

Ved bruk av periodiseringsprinsippet hører denne inntekten til i første kvartal, siden salget ble gjennomført i mars. Dette skillet hjelper en virksomhet med å skille mellom når de tjener penger, og når de mottar penger.

Regnskapsføring av utgifter etter periodiseringsprinsippet

Metoden er tilsvarende når pengene beveger seg i motsatt retning. La oss se på et eksempel der Pete’s Tire World er virksomheten som pådrar seg utgiften. I dette tilfellet bryter en av lastebilene som leverer dekk sammen, og kostnaden for å reparere den er $1,500.

Verkstedet reparerte lastebilen og fakturerte Pete’s Tire World den 20. mai. Pete’s betaler fakturaen den 2. juni.

Regnskapsteamet hos Pete’s Tire World må foreta følgende journalføringer etter periodiseringsprinsippet den 20. mai:

• En debitering på $1,500 av en utgiftskonto for reparasjon og vedlikehold
• En kreditering på $1,500 av leverandørgjeld

Den 2. juni, når fakturaen gjøres opp, registreres følgende journalføringer:

• En debitering på $1,500 fra leverandørgjeld, siden $1,500 ikke lenger er utestående
• En kreditering på $1,500 til kontanter som utligner den forrige debiteringen

Kontantprinsippet sammenlignet med periodiseringsprinsippet

Vi må selvfølgelig også diskutere den andre grunnleggende bokføringsmetoden: kontantprinsippet. Selv om det ikke gir den samme åpenheten og det samme helhetlig nøyaktige bildet av økonomien som periodiseringsprinsippet, kan kontantprinsippet være enklere. Derfor er det ofte førstevalget for enkeltpersonforetak, frilansere og svært små virksomheter med få driftsansvarlige, investorer og debitorer. 

Hva er kontantprinsippet, og hvordan fungerer det?

Til tross for navnet har kontantprinsippet ikke noe å gjøre med hvorvidt en virksomhet tar imot eller foretrekker kontantbetalinger. Det viser til når inntekter og utgifter registreres, og hvordan journalpostene for disse postene føres.

Den viktigste forskjellen mellom periodiseringsprinsippet og kontantprinsippet er at transaksjoner etter kontantprinsippet ikke registreres før pengene faktisk overføres. Derfor bruker ikke kontantprinsippet den samme metoden med dobbelt bokholderi som periodiseringsprinsippet gjør.

La oss gå tilbake til Pete’s Tire World og si at Pete’s solgte bildekk for $3,000 den 15. mars. Kunden betalte ikke for dekkene før 10. april. Hvis virksomheten brukte kontantprinsippet, ville Pete’s ikke inntektsført noe før 10. april.

I stedet ville regnskapsføringene omfatte:

• En debitering på $3,000 som viste at Pete’s hadde penger til gode 15. mars
• En kreditering på $3,000 som viste at fakturaen ble betalt 10. april

I motsetning til periodiseringsprinsippet ville inntekten blitt inntektsført i Q2. 

De viktigste forskjellene mellom kontantprinsippet og periodiseringsprinsippet

Fordeler med periodiseringsprinsippet

Du tenker kanskje at kontantprinsippet gjør regnskapene enklere å håndtere, men det finnes mange grunner til å velge periodiseringsprinsippet i stedet. Vi har samlet en liste over fordelene ved denne metoden:

• Periodiseringsprinsippet er tillatt i henhold til Generelt aksepterte regnskapsprinsipper, eller GAAP. Det er ikke kontantprinsippet. Disse regnskapsstandardene kan ha betydning for investorer, långivere og andre. Hvis du planlegger å utvide virksomheten betydelig, ønsker en fremtidig børsnotering eller på annen måte vil inngå samarbeid med investorer i fremtiden, er periodiseringsprinsippet et bedre valg enn kontantprinsippet.
• Du kan være pålagt å bruke periodiseringsprinsippet av IRS. Som nevnt i tabellen ovenfor er det bare små virksomheter som faller innenfor bestemte inntektsgrenser, som kan velge kontantprinsippet.
• Periodiseringsprinsippet bidrar til mer nøyaktige økonomiske rapporter. Når du registrerer inntekter og utgifter når de oppstår, får virksomhetsledere og økonomiske beslutningstakere bedre forståelse av en virksomhets forventede inntekter og gjeldssituasjon.
• Økt nøyaktighet gjør strategisk planlegging enklere. Når du kan se forventet fremtidig kontantstrøm og forstå, i sanntid, hvor virksomheten står med hensyn til gjeld og inntekter, kan du legge mer realistiske vekstplaner.

Selvfølgelig har periodiseringsmetoden for regnskapsføring også noen ulemper. Først og fremst er den litt mer tidkrevende og utfordrende enn den enklere kontantprinsippbaserte regnskapsføringen. Derfor er det viktig å samarbeide med statsautoriserte revisorer eller andre fagpersoner og investere i riktig regnskapsprogramvare, som kan automatisere mye av arbeidet med bokføring og reversering. 

Du må også sørge for at du forstår regnskapet ditt når du gjennomgår det. Selv om periodiseringsregnskap er en beste praksis i henhold til GAAP og absolutt bidrar til å sette puslespillbrikkene riktig sammen, kan utilstrekkelig oppfølging og mangel på kontrolltiltak sette enhver virksomhet i fare for svindel eller kostbare feil.

Vil du la programvare gjøre det?

Det er viktig å ta seg tid til å lære dette. Å ha gode verktøy til å gjøre det når det blir travelt? Like viktig. Dette er de beste alternativene for reg www.programvare vi har funnet på markedet:

1. 1. Xero — Best for fast-growing businesses
2. 2. Dext — Best for pre-accounting data extraction
3. 3. QuickBooks Online — Best for small businesses
4. 4. Striven — Best for all-in-one business management
5. 5. Ramp — Best for automated expense management
6. 6. Patriot Accounting — Best for flexible accounting methods
7. 7. InvoiceBerry — Best for quick invoice creation
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Best for mid-sized businesses
10. 10. ZipBooks — Best for nonprofits

Passer periodiseringsregnskap for virksomheten din?

Hvis du er en bedriftseier, uansett virksomhetens størrelse, som ønsker et mer nøyaktig bilde av selskapets økonomiske situasjon, kan periodiseringsmetoden for regnskapsføring være riktig for deg. Hvis du driver en stor organisasjon eller en voksende oppstartsbedrift som planlegger å søke ekstern finansiering, kan periodiseringsregnskap være nødvendig av skattemessige hensyn eller for å sikre at du får tilgang til de økonomiske mulighetene du ønsker. Hvis du dessuten hadde mer enn 25 millioner dollar i bruttoinntekter i løpet av de siste tre årene, har du kanskje ikke noe valg.

Har du spørsmål eller kommentarer om riktig regnskapsmetode for virksomheten din? Si hva du mener i kommentarfeltet nedenfor, eller besøk profilene våre på sosiale medier for å engasjere deg i fellesskapet vårt og få tilbakemeldinger.