Utgiftskontoer er en grunnpilar i regnskapet. De hjelper med å spore penger som brukes på virksomheten og utarbeide økonomiske rapporter i samsvar med GAAP ved slutten av regnskapsperioden.
Det er et enkelt konsept som har noen nyanser. I denne veiledningen bruker jeg erfaringen min som tidligere regnskapsfører til å forenkle betydningen av og rollen til utgiftskontoer, samt forklare noen av variantene deres og verktøy for utgiftsstyring. La oss sette i gang.
Hva er utgiftskontoer?
Utgiftskontoer er midlertidige kontoer som sporer kostnadene en virksomhet pådrar seg i prosessen med å generere inntekter. De inngår i resultatregnskapet (eller resultat- og tapsregnskapet) og brukes til å registrere alle utgifter som reduserer overskuddet.
Vanlige utgifter omfatter husleie, lønn, strøm og andre tjenester, annonsering, kontorrekvisita og styring av reiseutgifter. Når en virksomhet betaler for noe (for eksempel en reise), debiteres beløpet på en utgiftskonto. Dette øker de totale utgiftene, noe som igjen reduserer selskapets overskudd.
Slik ser prosessen vanligvis ut:
La oss si at du brukte $10,000 på årets kontortur, inkludert underholdningsutgifter. Du har ennå ikke betalt reisebyrået, og de har ikke noe imot at du betaler i neste regnskapsperiode.
Beløpet på $10,000 overføres til en «utgiftskonto for kontortur», og reisebyråets konto godskrives med samme beløp. Hvis du lurer på hvorfor det fungerer slik, kan du se veiledningen vår om regnskapets tre gylne regler.
Når du avslutter regnskapsbøkene ved slutten av regnskapsperioden, avsluttes saldoen på utgiftskontoen mot resultat- og tapskontoen (presentert som resultatregnskapet for GAAP-samsvar). I journalen føres følgende posteringer for å registrere transaksjonen vi nettopp diskuterte:
Hvorfor er utgiftskontoer viktige?
Utgiftskontoer bidrar til å organisere og kategorisere utgiftstransaksjoner og deres indirekte kostnader. De hjelper også med å overvåke forbruksgrenser for bestemte kategorier, slik at du får oversikt, kontroll og innsikt i virksomheten.
Eksempel: La oss anta at du har budsjettert med å bruke $50,000 på feiringer som bursdager, jubileer og andre personlige begivenheter for ansatte. Mange av teammedlemmene dine fikk barn dette kvartalet, og du har allerede overskredet grensen på $50,000 før utgangen av andre kvartal.
Hvis du har en utgiftskonto for ansattfeiringer, vil teamet ditt kunne flagge en mulig kostnadsoverskridelse for inneværende år. Dette gir deg tid til å forberede deg og omfordele midler fra en annen utgiftskategori eller kontoplan til utgifter for ansattfeiringer, slik at du fortsatt holder deg innenfor de samlede utgiftsgrensene.
I samsvar med IRS
Det er også viktig å opprettholde utgiftskontoer fordi IRS må vite hva du bruker penger på, ikke bare hvor mye. Når du oppretter separate kontoer for alle utgiftskategorier, blir det enklere for eksterne revisorer og IRS-revisorer å kontrollere at utgiftene du krever fradrag for, faktisk er fradragsberettigede.
De 4 ulike typene utgiftskontoer
Visste du at det finnes mer enn én type utgiftskonto? Ulike utgiftskontoer har sine egne nyanser, som det er nyttig å kjenne til på lang sikt. Her er en fullstendig gjennomgang av hver type og hva de innebærer:
Varekostnad
Varekostnad (COGS) omfatter de direkte kostnadene produsenter pådrar seg for å produsere varene. For detaljhandelsbedrifter omfatter COGS lagerkostnaden og relaterte utgifter som frakt.
Selv tjenestebedrifter har en tilsvarende COGS-kostnad kalt salgskostnad (COS), som omfatter de direkte kostnadene (direkte arbeidskraft og indirekte kostnader) ved å levere tjenesten. SaaS-økonomidirektører arbeider vanligvis med salgskostnader, mens økonomidirektører i teknologiselskaper som arbeider med maskinvareselskaper, fortsatt må håndtere COGS og lagerbeholdning.
COS kostnadsføres i samme år som kostnaden påløper. I noen tilfeller balanseføres de, men selv da vises de vanligvis i balansen som forskuddsbetalte kostnader. Hvis for eksempel en del av COS er forskuddsbetalt for fremtidige tjenester, registreres den som en forskuddsbetalt kostnad og amortiseres over tid.
Når en produsent bruker penger på råmaterialer, arbeidskraft og indirekte kostnader, balanseføres utgiftene som varelager. Disse utgiftene forblir i balansen som varelager frem til varene selges. Når forhandleren kjøper dette varelageret, vises kjøpskostnaden i balansen som varelager frem til varene selges videre.
Si at du selger T-skjorter, og at kostnaden per T-skjorte er $10. Hver gang du selger én enhet (én T-skjorte), overføres $10 fra varelageret til COGS-kontoen. Kostnaden for usolgte varer – la oss si 1 000 enheter verdt $10,000 – fortsetter å vises i balansen.
Saldoen på COGS-kontoen avsluttes mot resultatregnskapet ved årets slutt for å beregne bruttofortjenesten.
Husk dette
Varelager (et omløpsmiddel) omgjøres til en kostnad bare når det selges for både produsenter og forhandlere, i samsvar med matchingsprinsippet i regnskapet.
Have an account? Log In
Driftskostnader
Driftskostnader balanseføres sjelden. De fleste driftskostnadskontoer, som reklamekostnader, forretningsreisekostnader og kostnader til strøm og andre forsyningstjenester, avsluttes mot resultatregnskapet ved årets slutt.
Det finnes imidlertid noen få unntak. Eksempler omfatter:
| Type | Hva det er |
| Forbedringskostnader | Når du bruker penger på reparasjoner eller omfattende overhalinger som forbedrer funksjonaliteten eller effektiviteten til en eiendel, eller forlenger levetiden, kan du balanseføre kostnadene ved å legge dem til eiendelens bokførte verdi. |
| FoU-kostnader | Innledende FoU-kostnader kostnadsføres vanligvis, men spesifikke kostnader etter gjennomført mulighetsstudie, som koding og testing av programvare til internt bruk, kan balanseføres og avskrives dersom vilkårene i ASC 350-40 og IRS §174 er oppfylt. |
| Forskuddsbetalte kostnader | Kostnader som er betalt for tjenester som skal benyttes i en fremtidig regnskapsperiode, balanseføres. Ikke glem å ta med avskrivningskostnaden når du budsjetterer for fremtidige perioder. |
| Renter på byggelån | Rentekostnader som betales under oppføringen av en langsiktig eiendel, som en bygning, kan balanseføres på en eiendelskonto frem til eiendelen er klar til bruk, og kostnadsføres gjennom avskrivningskontoen i fremtidige perioder. |
Ikke-driftsrelaterte kostnader
Ikke-driftsrelaterte kostnader er kostnader som ikke er direkte knyttet til selskapets kjernevirksomhet. De behandles på samme måte som alle andre kostnader. Her er noen eksempler:
- Renter: Renter er en finansiell kostnad. Renter på lån, obligasjoner eller kredittlinjer kategoriseres som ikke-driftsrelaterte kostnader.
- Forlik i søksmål og juridiske gebyrer: Bøter, gebyrer og forlik fra søksmål som ikke oppstår som følge av normal forretningsvirksomhet, kategoriseres som ikke-driftsrelaterte.
- Avskrivninger (noen ganger ikke-driftsrelaterte): Avskrivningskostnader på eiendeler som ikke brukes i kjernevirksomheten (som utleieboliger), kan klassifiseres som ikke-driftsrelaterte.
Ikke-fradragsberettigede kostnader
Ikke-fradragsberettigede kostnader bokføres på samme måte som alle andre kostnader, men de justeres ikke ved skatterapportering. Selv om en ikke-fradragsberettiget kostnad fortsatt reduserer nettoresultatet, reduserer den ikke skatteplikten fordi IRS ikke tillater fradraget.
Eksempler på ikke-fradragsberettigede kostnader omfatter bøter og gebyrer (som bøter fra IRS og OSHA), politiske bidrag og lobbykostnader, samt visse livsforsikringspremier (dersom virksomheten er begunstiget).
Fordeler med kostnadskontoer
Kostnadskontoer er en ufravikelig del av finansregnskapet fordi du ikke kan utarbeide finansielle rapporter uten dem. De gir imidlertid også flere andre fordeler, som:
- Nøyaktig økonomisk sporing: Å skille utgifter i dedikerte kontoer forhindrer økonomisk kaos. Det sikrer ryddige registre for rapportering, budsjettering og analyse.
- Skatteoptimalisering og etterlevelse: Riktig kategoriserte utgifter bidrar til å maksimere fradragene samtidig som IRS holdes fornøyd – ingen liker et bokettersyn.
- Enklere bokettersyn og økonomiske gjennomganger: Enten de er interne eller eksterne, gjør velorganiserte utgiftskontoer bokettersyn raskere og reduserer hodebry ved avstemming av regnskapet.
- Kostnadskontroll og budsjettering: Sporing av ulike utgiftskategorier gjør det enklere å sette budsjetter og identifisere områder med overforbruk før de blir et problem.
Ulemper ved utgiftskontoer
Det finnes ingen god grunn, eller egentlig noen mulighet, til å ignorere utgiftskontoer. Likevel har de fortsatt noen ulemper, blant annet:
- Kompleksitet og administrativ byrde: Håndtering av flere utgiftskategorier kan bli overveldende, særlig for virksomheter med høyt transaksjonsvolum. For detaljert inndeling fører ofte til et administrativt mareritt.
- Risiko for feilklassifisering: Ansatte eller regnskapsførere kan feilklassifisere utgifter, noe som kan føre til unøyaktige regnskaper og potensielle problemer med skatteetterlevelse.
- Uensartet kategorisering på tvers av avdelinger: Hvis ulike team bruker forskjellige metoder for utgiftsregistrering, kan det føre til uoverensstemmelser i rapporteringen og problemer ved avstemming.
Slik håndterer du utgiftskontoer
Håndtering av utgiftskontoer handler om mer enn bare bokføring. Det handler om økonomisk kontroll, skatteoptimalisering og strategiske beslutninger. Her er noen måter å håndtere utgiftskontoer effektivt på:
1. Standardiser utgiftskategoriene
Kategoriser utgifter og definer hva hver kategori omfatter. Unngå imidlertid for detaljert inndeling. For mange kategorier gjør rapporteringen unødvendig kompleks.
2. Automatiser utgiftsregistreringen
Bruk skybasert regnskapsprogramvare som QuickBooks, Xero eller NetSuite til å kategorisere og spore utgifter automatisk. Vurder også å investere i verktøy for automatisering av utgifter, som Expensify, Brex eller Ramp, slik at ansatte kan sende inn kvitteringer digitalt.
3. Fastsett tydelige retningslinjer og rapportering av utgifter
Definer hvilke utgifter som er tillatt, presiser hva ansatte kan og ikke kan føre som utgift, og bruk en standardmal for utgiftsrapporter. Krev kvitteringer for utgifter over et bestemt beløp, og etabler arbeidsflyter for godkjenning av utgifter. Du kan for eksempel kreve ledergodkjenning for refusjoner knyttet til utgiftsrapporter på over $500.
Det er også viktig å fastsette når du må rapportere utgifter, og når det er for tidlig. Hvis du rapporterer dem før det er nødvendig, risikerer du å forvrenge nettoinntekten og den økonomiske helsen.
4. Avstem kontoene regelmessig
Månedlige avstemminger som sikrer at registrerte utgifter samsvarer med kontoutskrifter og kredittkorttransaksjoner, er en utmerket strategi for å unngå stress i siste liten på grunn av manglende eller tvilsomme transaksjoner. Etter hvert som transaksjonsvolumet øker, kan verktøy for avstemming av kredittkorttransaksjoner bidra til å automatisere samsvarsprosessen.
5. Følg med på forbruket og sett budsjetter
Analyser utgiftstrender for å se hvor en stor del av pengene brukes. Hvis kostnadene gradvis øker uten at det blir lagt merke til, kan regelmessige gjennomganger bidra til å oppdage det tidlig. Du kan også kontrollere kostnadene ved å fastsette forbruksgrenser for hver avdeling og bruke verktøy for resultatgjennomgang, som avviksanalyse av budsjettet.
6. Planlegg for skattefradrag og etterlevelse
For å maksimere skattefordelene bør du føre detaljerte oversikter over fradragsberettigede utgifter, for eksempel abonnementsavgifter for programvare til virksomheten og utgifter til forretningsreiser. Samarbeid med en regnskapsfører for å overholde IRS-regelverket.
More Articles
7. Gå gjennom og optimaliser kontoene regelmessig
Slå sammen overflødige utgiftskategorier for å forenkle økonomirapporteringen. Identifiser underutnyttede abonnementer eller tjenester som kan avsluttes, og gå gjennom historiske forbrukstrender for å ta datadrevne beslutninger om budsjettering.
Verktøy for administrasjon av utgiftskontoer
Det kan bli for komplekst å håndtere utgiftsstyringen manuelt etter hvert som virksomheten vokser. Det er her programvare for utgiftsstyring kommer inn. Fordelene med verktøy for utgiftsstyring er blant annet at du kan automatisere de fleste prosessene, effektivisere rapporteringen og ta datadrevne beslutninger.
Hvis du ser etter en løsning for utgiftsstyring, er dette noen av våre beste anbefalinger:
Programvare og enkelhet er avgjørende
Utgiftskontoer kan utvikle seg til et komplisert nettverk av transaksjoner. Den beste måten å håndtere dem på? Enkel kategorisering og programvare for utgiftsstyring som gjør ting enklere ved å fjerne kaos, feil og manuelt arbeid fra prosessen for utgiftsstyring.
Klar til å videreutvikle ferdighetene dine som økonomimedarbeider? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra finansledere som former teknologibransjen.
