De juiste boekhoudsoftware kiezen kan een uitdaging zijn. Over het algemeen is het een strategische beslissing die het succes van uw team kan bevorderen.
Met de ideale oplossing kunt u de ROI verhogen, nauwkeurigheid waarborgen en aan de regelgeving blijven voldoen. Maar als u een verkeerde keuze maakt, loopt u het risico op inefficiënties en fouten die de productiviteit en de financiële gezondheid van uw bedrijf belemmeren.
Als u op zoek bent naar boekhoudsoftware, maar niet goed weet waar u moet beginnen, is deze gids voor u. De gids is bedoeld voor CFO's en financiële leiders die software willen selecteren die aansluit bij hun doelstellingen en uitdagingen overwint. Zo kunt u dat aanpakken.
9 zaken waar u op moet letten bij het kiezen van boekhoudsoftware
Bij het zoeken naar nieuwe boekhoudsoftware is het belangrijk om eerst elke optie te beoordelen door u te richten op de belangrijkste factoren die aansluiten bij de behoeften en doelstellingen van uw bedrijf. Houd rekening met deze aspecten om ervoor te zorgen dat u de juiste tool voor uw team kiest:
1. Flexibiliteit van abonnementen
Dankzij flexibele abonnementen kunt u uw softwareabonnement aanpassen naarmate uw bedrijf groeit of verandert. Dit is waardevol voor bedrijven van elke omvang, maar vooral voor start-ups, eigenaren van kleine bedrijven en freelancers (meer over de voordelen van boekhoudsoftware voor freelancers hier).
Met de beste boekhoudsoftware kunt u eenvoudig upgraden of een lager abonnement kiezen zonder gevolgen voor uw cashflow. Vergeet ook niet om leveranciers te vragen naar hun contractvoorwaarden en hoe zij omgaan met wijzigingen in uw abonnement.
2. Gegevenstoegang en rapportage
Toegang tot gegevens en rapportage zijn essentieel om weloverwogen beslissingen te nemen. Als CFO hebt u een boekhoudsysteem nodig dat realtime gegevens en aanpasbare rapporten voor financiële rapportage biedt.
Controleer of u met de software gegevens in verschillende indelingen kunt exporteren. Vraag daarnaast of de software dashboards ondersteunt en welke rapportagefuncties beschikbaar zijn. Dit maakt niet alleen FP&A-taken eenvoudiger, maar ook de standaardboekhouding en het projectmanagement.
3. Integratie met uw technologie-ecosysteem
Integratie met uw bestaande technologie-ecosysteem zorgt voor naadloze processen. Uw boekhoudsoftware moet verbinding kunnen maken met andere hulpmiddelen, zoals CRM-, crediteuren- en debiteurensystemen of salarisoplossingen. Dit bespaart tijd en vermindert fouten.
Controleer altijd of de software API's of vooraf gebouwde integraties heeft. Als u de software via een demo uitprobeert, test dan hoe deze verbinding kan maken met de hulpmiddelen die u al gebruikt om problemen in de toekomst te voorkomen.
4. Implementatie en ondersteuning
Implementatie en klantenondersteuning kunnen uw ervaring met nieuwe software maken of breken. Wanneer een leverancier goede hulp bij de implementatie biedt, kan uw team snel op weg worden geholpen.
Zoek naar aanbieders die trainingsmateriaal en snelle ondersteuning bieden, en informeer via hun contactpagina naar hun openingstijden en ondersteuningskanalen.
5. Op rollen gebaseerde machtigingen
Op rollen gebaseerde machtigingen bepalen wie toegang heeft tot wat binnen de softwareoplossing. Dit is belangrijk voor het handhaven van de beveiliging en privacy, vooral als het gaat om financiële gegevens en persoonlijke bankrekeningen.
Zorg ervoor dat je met de software eenvoudig rollen kunt toewijzen en machtigingen kunt instellen. Vraag bij een gesprek met een vertegenwoordiger hoe fijnmazig deze instellingen zijn en hoe ze kunnen worden aangepast om beter aan te sluiten bij je bedrijfsbehoeften.
6. Branchegebonden naleving
Branchegebonden naleving zorgt ervoor dat je software voldoet aan wettelijke en regelgevende normen. Dit is essentieel om boetes te voorkomen en vertrouwen te behouden. Controleer of de software de nalevingsnormen ondersteunt die relevant zijn voor jouw branche, vooral als je actief bent in streng gereguleerde sectoren zoals de gezondheidszorg of financiële dienstverlening.
7. Aanpassingsmogelijkheden
Met aanpassingsmogelijkheden kun je de software afstemmen op de behoeften van je bedrijf. Dit kan de efficiëntie en gebruikerstevredenheid verbeteren. Als je bijvoorbeeld in de detailhandel werkt, heb je mogelijk boekhoudsoftware nodig die ook voorraadbeheer en mogelijkheden voor het volgen van de voorraad biedt.
Zoek naar software waarmee je velden, werkstromen en interfaces kunt aanpassen. Houd er rekening mee dat aanpassingen extra kosten met zich kunnen meebrengen. Vraag tijdens het eerste gesprek met een leverancier altijd vooraf naar de aanpassingsmogelijkheden en de kosten per gebruiker.
8. Automatiseringsfuncties
Automatiseringsfuncties kunnen je team tijd besparen door handmatige boekhoudtaken te verminderen. Zoek naar software die repetitieve processen automatiseert, zoals facturering, het bijhouden van uitgaven of handmatige gegevensinvoer. Zo krijgt je team meer tijd voor strategische taken die de bedrijfsvoering helpen verbeteren.
Have an account? Log In
9. Ondersteuning voor mobiel gebruik of meerdere locaties
Ondersteuning voor mobiel gebruik of meerdere locaties is belangrijk als je team op afstand of op verschillende locaties werkt. Zorg ervoor dat de software een mobiele app heeft of via een internetverbinding op verschillende apparaten goed werkt, zodat je team verbonden en productief blijft.
Overweeg daarnaast om de beperkingen en toegankelijkheidsfuncties te onderzoeken tijdens het testen van de gekozen boekhoudoplossing.
Boekhoudsoftware kiezen: een stappenplan in 5 stappen
Bij het kiezen van de juiste boekhoudsoftware voor je bedrijf komt meer kijken dan alleen het vergelijken van basisfuncties voor de boekhouding: je moet de software ook afstemmen op je bedrijfsdoelen en de behoeften van je team.
Volg deze stapsgewijze handleiding bij het kiezen van je volgende boekhoudsoftware, zodat je de ideale oplossing vindt die aan al je eisen voldoet:
Stap 1: Breng je behoeften in kaart
Je kunt geen oplossing kiezen zonder te weten wat je ermee moet kunnen doen. Of het nu gaat om belastingvoorbereiding, het beheren van financiële informatie of gewoon gebruiksgemak, begin met het definiëren van de vereisten van je team om je zoektocht naar boekhoudsoftware te sturen:
Inbreng van belanghebbenden verzamelen
Betrek belangrijke belanghebbenden zoals financiën, HR, IT en het management er vroeg bij, aangezien elke afdeling verschillende perspectieven en boekhoudkundige behoeften heeft.
Overweeg om vergaderingen te organiseren of enquêtes te versturen om hun inbreng te verzamelen en te vragen naar huidige uitdagingen en gewenste verbeteringen. Zo zorg je ervoor dat de software aan de specifieke behoeften van iedereen voldoet.
Pijnpunten opsommen en prioriteren
Identificeer vervolgens eventuele functionaliteitsproblemen met je huidige systeem. Maak een lijst van pijnpunten of obstakels waarmee je team te maken heeft, zoals het bijhouden van financiële gegevens, belastingnaleving en tijdregistratie. Prioriteer deze vervolgens op basis van hun impact op je bedrijfsvoering en financiën.
Richt je eerst op het vinden van een oplossing die de belangrijkste pijnpunten kan aanpakken om de efficiëntie en tevredenheid te verbeteren.
Afstemmen op beleid en doelstellingen
Het is net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat de software aansluit bij je interne beleid en doelstellingen. Houd rekening met voorkeuren van leveranciers, beveiligingsprotocollen en wettelijke vereisten. Dit omvat ook het waarborgen van gegevensbeveiliging en naleving van branchenormen in je financiële overzichten.
Essentiële functies onderscheiden van functies die prettig zijn om te hebben
Wanneer je boekhoudsoftware bekijkt, moet je essentiële boekhoudfuncties altijd onderscheiden van optionele functies.
Essentiële functies pakken je belangrijkste pijnpunten en nalevingsbehoeften aan, terwijl functies die prettig zijn om te hebben waarde toevoegen maar niet noodzakelijk zijn. Zo kun je je eerst richten op software die aan de kernbehoeften voldoet en voorkom je bovendien dat de reikwijdte steeds verder wordt uitgebreid.
Stel deze vragen:
- Welke klachten of obstakels komen het vaakst naar voren?
- In welke behoeften wordt momenteel niet voorzien?
- Welke functies zouden je drie belangrijkste pijnpunten oplossen?
- Welke ROI verwacht je van deze investering?
- Hoe goed sluit de software aan bij onze beveiligingsprotocollen?
Stap 2: Leveranciers van boekhoudsoftware onderzoeken
Nadat je input van het team hebt verzameld, wil je leveranciers van boekhoudsoftware onderzoeken en vergelijken om de beste keuze voor je behoeften te vinden.
Houd er rekening mee dat er verschillende soorten boekhoudsoftware zijn. Zo kun je je keuzes beperken en binnen je budget blijven:
Leveranciers verkennen
Begin met verkennend onderzoek op hoofdlijnen aan de hand van beoordelingswebsites, ranglijsten en casestudy's. Deze bronnen bieden inzicht in de reputatie van leveranciers en de ervaringen van gebruikers. Let op patronen in beoordelingen om veelvoorkomende complimenten of klachten te identificeren en zo leveranciers op een shortlist te zetten die het waard zijn om verder te onderzoeken.
Hulpmiddelen vergelijken
Vergelijk hulpmiddelen op basis van je bedrijfsbehoeften, zoals omvang, schaalbaarheid en integratiemogelijkheden. Het is ook de moeite waard om te overwegen of je een oplossing voor uitbesteding nodig hebt of de voorkeur geeft aan een intern model, vooral als je op zoek bent naar boekhoudsoftware voor kleine bedrijven (lees hier meer over de voordelen van boekhoudsoftware voor start-ups).
Zoek vervolgens naar software die past bij je bestaande technologiestack en gebruiksvriendelijk is. Dit zorgt voor een soepele integratie en minimale verstoring.
Belangrijke onderscheidende kenmerken identificeren
Identificeer wat elke leverancier onderscheidt. Richt je op aspecten zoals ondersteuning bij de implementatie, gebruikerservaring en flexibiliteit voor specifieke gebruikssituaties. Sommige leveranciers, zoals QuickBooks Online en FreshBooks, bieden bijvoorbeeld persoonlijke ondersteuning of unieke functies. Als je deze onderscheidende kenmerken kent, kun je een intuïtievere en beter geïnformeerde beslissing nemen.
Bevindingen documenteren
Documenteer je onderzoeksbevindingen zodat je ze eenvoudig kunt vergelijken. Maak een spreadsheet om functies, prijzen en de voor- en nadelen van elke leverancier bij te houden. Met deze gestructureerde aanpak kun je het besluitvormingsproces vereenvoudigen. Zo kun je je bevindingen ook aan belanghebbenden presenteren.
Stel deze vragen:
- Waar is elk hulpmiddel het beste in?
- Past het bij de omvang van je team, je budget en je technologiestack?
- Welke ondersteuning en documentatie zijn beschikbaar?
- Hoe flexibel is de software voor specifieke gebruikssituaties?
- Welke complimenten of klachten komen van gebruikers het vaakst voor?
Beste boekhoudsoftware om te overwegen
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Stap 3: Stel een shortlist van boekhoudsoftware op en neem contact op
Vervolgens wil je je leveranciersopties beperken en gesprekken aangaan met potentiële partners. Zo pak je dat aan:
Leveranciers op een shortlist zetten
Selecteer op basis van je eerdere onderzoek 2 tot 4 leveranciers. Richt je op de leveranciers die het beste aansluiten bij je behoeften en prioriteiten. Houd bij je beoordeling rekening met factoren zoals functies, prijzen en feedback van gebruikers. Zo kun je je inspanningen richten op de meest veelbelovende opties.
Een RFI of RFP versturen
Stuur een verzoek om informatie (RFI) of een RFP voor boekhoudsoftware om gedetailleerde informatie te verzamelen. Dit formele proces helpt je het aanbod en de aanpak van elke leverancier te begrijpen en is vooral nuttig bij complexe behoeften of grote teams. Gebruik het om eventuele vragen of zorgen die je hebt te verduidelijken.
Demo's boeken
Plan demo's met de aanbieders van boekhoudsoftware die op je shortlist staan. Stel gerichte vragen over integraties, uitbreidingsmogelijkheden, beveiliging en meer. Je kunt deze gelegenheid ook gebruiken om de software in actie te zien en de gebruiksvriendelijkheid ervan te beoordelen.
Bereid vragen voor over specifieke functies of scenario's die relevant zijn voor je team. Zo kun je beoordelen hoe goed de software aan je behoeften voldoet.
Consistente beoordelingscriteria gebruiken
Pas bij alle leveranciers dezelfde beoordelingscriteria toe. Maak een checklist of scorekaart om elke optie te beoordelen op basis van belangrijke factoren, zodat je een eerlijke vergelijking kunt maken. Houd tijdens dit proces de prioriteiten van je team in gedachten.
Stel deze vragen:
- Kun je me een waargebeurd klantverhaal vertellen dat vergelijkbaar is met onze situatie?
- Welke ondersteuning of hulpmiddelen voor inwerken bieden jullie?
- Voor welke functies is een upgrade nodig?
- Hoe gaat jullie software om met datamigratie?
- Wat is doorgaans de implementatieduur?
Stap 4: Stel de zakelijke onderbouwing op
Nu is het tijd om je onderzoek naar leveranciers om te zetten in een zakelijke onderbouwing die je leidinggevenden begrijpen en steunen:
Knelpunten samenvatten
Vat de knelpunten samen waar je team mee te maken heeft en de resultaten die je van nieuwe software verwacht. Benadruk hoe de software specifieke problemen zal aanpakken en de bedrijfsvoering zal verbeteren. Gebruik opsommingstekens om knelpunten en verwachte voordelen op te sommen. Zo maak je de waarde van de investering duidelijk.
Kostenramingen presenteren
Zoek basisramingen van de kosten en implementatieduur en presenteer deze. Gebruik offertes van leveranciers en je onderzoek om nauwkeurige bedragen te geven. Houd rekening met zowel eenmalige kosten als doorlopende uitgaven en bekijk de prijzen van boekhoudsoftware voor een gedetailleerder overzicht. Presenteer deze gegevens vervolgens op een eenvoudige manier, bijvoorbeeld in een tabel of grafiek, zodat ze gemakkelijk te bekijken zijn.
Rendement en risico's toelichten
Leg het rendement op de investering, de efficiëntiewinst en de risico's van niets doen uit om je argumenten kracht bij te zetten. Leg uit hoe de software tijd bespaart, processen stroomlijnt, fouten vermindert of de productiviteit verhoogt.
Vergeet ook niet de financiële en operationele voordelen te benadrukken, evenals de mogelijke nadelen van het niet implementeren van de software, zoals aanhoudende inefficiënties of compliancerisico’s.
Stel deze vragen:
- Welk bedrijfsprobleem wordt hiermee opgelost?
- Wat zijn de risico’s als we niets doen?
- Wat zijn de financiële en operationele voordelen?
- Hoe snel kunnen we ROI verwachten?
- Wat zijn de geschatte totale kosten en doorlooptijden?
Stap 5: Implementeer je boekhoudsoftware en werk je gebruikers in
Zodra je goedkeuring hebt gekregen, kun je beginnen met het plannen van een soepel inwerkproces. Hier zijn enkele tips om dit succesvol te laten verlopen:
Het uitrolplan communiceren
Communiceer het uitrolplan duidelijk naar alle gebruikers. Deel tijdlijnen, belangrijke mijlpalen en wat elk teamlid moet doen via e-mails, vergaderingen of interne platforms. Het is ook belangrijk om de communicatielijnen open te houden, zodat iedereen het proces en de overige verwachtingen begrijpt.
Interne verantwoordelijken aanwijzen
Wijs interne verantwoordelijken en contactpersonen aan voor de implementatie. Deze personen behandelen vragen en stemmen af met de leverancier. Kies mensen die vertrouwd zijn met de software en problemen kunnen oplossen om een soepelere overgang te garanderen en gebruikers ondersteuning te bieden.
Training en gebruik waarborgen
Zorg ervoor dat je team de training voltooit en de tool consequent gebruikt. Plan trainingssessies en geef toegang tot hulpmiddelen zoals webinars of handleidingen.
Je moet ook regelmatige evaluatiemomenten aanmoedigen om vragen te behandelen en de voortgang te volgen. Vergeet niet dat consequent gebruik van de tool de efficiëntie en tevredenheid van eindgebruikers helpt verhogen.
Feedbacklussen creëren
Creëer tijdens de uitrol feedbacklussen, met inbegrip van hulpmiddelen van de leverancier. De meeste nieuwe software brengt een leercurve met zich mee. Moedig gebruikers aan om hun ervaringen en eventuele problemen die ze tegenkomen te delen en gebruik deze feedback vervolgens om aanpassingen door te voeren en het proces te verbeteren.
Werk daarnaast samen met de leverancier om technische problemen op te lossen of functies te optimaliseren voor betere gebruikssituaties.
Stel deze vragen:
- Wat is het verandermanagementplan?
- Wie is verantwoordelijk voor de uitrol?
- Hoe volg je het vroege succes?
- Welke trainingsmiddelen zijn beschikbaar?
- Hoe verzamel je feedback van gebruikers?
Wat nu:
Als je bezig bent met het onderzoeken van boekhoudsoftware, neem dan contact op met een SoftwareSelect-adviseur voor gratis aanbevelingen.
Je vult een formulier in en hebt een kort gesprek waarin zij dieper ingaan op je specifieke behoeften. Vervolgens ontvang je een shortlist van software om te beoordelen. Ze ondersteunen je zelfs tijdens het volledige aankoopproces, inclusief prijsonderhandelingen.
