Hoe je in 7 stappen een duurzaam bedrijfsbudget opstelt
Voelt je bedrijfsbudget meer als een goed voornemen voor het nieuwe jaar — opgesteld met de beste bedoelingen, om vervolgens na een paar weken te worden vergeten? Deze gids helpt je een bedrijfsbudget op te stellen dat standhoudt (in tegenstelling tot mijn voornemens voor maaltijdplanning in 2025)...
De basis van een bedrijfsbudget
Een bedrijfsbudget is een plan voor de inkomsten en uitgaven van je bedrijf. Aan de inkomstenkant bevat het je best mogelijke schatting van de bruto-omzet (hoeveel geld er binnenkomt). Aan de uitgavenkant omvat het vaste kosten, variabele kosten, kapitaalkosten en niet-operationele uitgaven (alle plekken waar je bedrijf geld uitgeeft).
Grotere organisaties gebruiken software voor budgettering en prognoses om budgetten op te stellen en bij te houden, onder toezicht van de CFO. Bij kleinere bedrijven neemt de eigenaar en/of boekhouder de budgettering mogelijk voor zijn rekening.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Als je niet denkt dat het serieus nemen van je budget belangrijk is, bedenk dan het volgende:
- ½ van alle kleine bedrijven stelt geen overkoepelend operationeel budget op
- ½ van alle kleine bedrijven gaat binnen de eerste 2 jaar failliet
Ik laat het aan jou over om te beslissen of die zaken met elkaar te maken hebben…
De 5 belangrijkste voordelen van budgettering
Natuurlijk helpt budgettering je om te plannen voor uitgaven, verschuivingen in inkomsten en meer. Maar naast het voor de hand liggende: wat zijn de belangrijkste voordelen van budgettering voor bedrijfseigenaren?
1 - Proactieve personeelsplanning
Personeelsplanning is een van de grootste stressfactoren voor eigenaren van kleine bedrijven. Ik denk terug aan mijn eigen ervaring met het runnen van een bedrijf en hoe slecht ik vroeger kon voorspellen wanneer we extra hulp zouden moeten aannemen.
Daardoor raakten mijn eerste werknemers en ik overwerkt, waarna een overcorrectie volgde: een groep nieuwe werknemers had niet genoeg te doen toen het rustiger werd.
Het was zwaar en kostte me veel goodwill bij enkele geweldige werknemers. Leer van mijn fouten en begin vroeg met budgetteren.
2 - Voorbereiden op financiering
Voor elke traditionele banklening is een gedetailleerd bedrijfsplan nodig, inclusief een goed doordacht budget.
Hoewel investeerders misschien wat soepeler zijn, is de kans groot dat ze een uitgebreid operationeel budget en een winstgevendheidsprognose willen zien voordat ze hun geld overmaken.
3 - Lagere financieringskosten
Als je effectief hebt gebudgetteerd, kun je ook bepalen welk type financiering je het meeste geld bespaart.
Stel bijvoorbeeld dat je te maken krijgt met een aantal aanzienlijke onverwachte kosten. Je kunt je kredietlijn aanspreken, een creditcard gebruiken of misschien zelfs factoring van facturen inzetten. Je bekijkt je budget en realiseert je dat je volgende maand met 90% zekerheid een instroom van contant geld verwacht — wat betekent dat je slechts een financieringsbron voor de korte termijn nodig hebt.
In dit geval zou je waarschijnlijk gewoon een creditcard kunnen gebruiken in plaats van een lening af te sluiten, waarbij je profiteert van de betalingstermijn om 21-50+ dagen geen rente te betalen (afhankelijk van wanneer in je factureringscyclus je de aankoop hebt gedaan).
4 - Minder stress
Een bedrijf runnen kan stressvol zijn. Zo stressvol zelfs dat een enquête van Xero aantoonde dat eigenaren van kleine bedrijven lagere scores voor “welzijn” hadden dan de algemene bevolking.
Dat is naar om te zien… en is een van de redenen waarom ik hier ben en dit soort dingen schrijf.
Budgettering kan je stress als bedrijfseigenaar en -beheerder verminderen doordat je beter voorbereid bent op veranderingen binnen het bedrijf. Ik weet dat je al minder tijd hebt dan je zou willen, maar door te gaan zitten en een budget op te stellen, kun je met een gerust hart verder en voorkomen dat je stappen moet terugzetten.
5 - Beter geïnformeerde besluitvorming
De gemiddelde eigenaar van een klein bedrijf neemt jaarlijks meer dan 6 miljoen beslissingen… Oké, misschien niet echt, maar er zijn ontzettend veel dingen om over te beslissen, wat al snel leidt tot beslissingsmoeheid.
Je budget kan enkele eenvoudige financiële beslissingen automatiseren — zoals hoeveel je opzij moet zetten voor je volgende salarisronde of de vraag of je dit kwartaal een nieuwe kans kunt aangrijpen.
Beste praktijken voor bedrijfsbudgettering
Een goed bedrijfsbudget moet zo nauwkeurig en volledig mogelijk zijn. Gebruik deze beste praktijken om ervoor te zorgen dat je het goed doet — en veelgemaakte budgetteringsfouten voorkomt.
Bouw een buffer op
Budgetten gebruiken uw beste schattingen (in sommige gevallen giswerk) om cijfers te projecteren. Het is een goed idee om op een van twee manieren een buffer in te bouwen.
1. Variabele uitgaven verhogen
De eerste manier is simpelweg ervan uitgaan dat uw variabele uitgaven iets hoger zullen uitvallen (5-10%) dan uw prognoses en dit in uw budget verwerken.
2. Een kasbuffer opnemen
Het alternatief is om simpelweg een kasbuffer als afzonderlijke post in uw budget op te nemen (en ergens een daadwerkelijke kasequivalentrekening aan te houden) om onverwachte uitgaven of tegenvallende inkomsten op te vangen. Ik geef de voorkeur aan deze methode en heb deze daarom verderop in dit artikel opgenomen in mijn stapsgewijze proces.
Gebruik de juiste hulpmiddelen
Een Excel-spreadsheet is een veilige keuze voor het opstellen van uw eerste budget, maar er zijn betere opties beschikbaar.
De meeste boekhoudsoftware beschikt over een aantal budgetteringsfuncties als u nog niet klaar bent om specifieke prognosesoftware aan te schaffen.
Schakel experts in
Als u uw boekhouding uitbesteedt en andere financiële taken uitbesteedt, kan het verstandig zijn om deskundige hulp in te schakelen bij het opstellen van uw bedrijfsbudget.
Als u ook maar enigszins over een interne boekhoudafdeling beschikt, moeten zij hier absoluut bij betrokken worden. Ze zijn opgeleid voor precies dit soort zaken, dus het beste wat u kunt doen is hen vertrouwen en erbij betrekken.
Leer en pas u aan
Uw eerste bedrijfsbudget is misschien niet helemaal raak, en dat is prima.
Door achteraf uw budget te vergelijken met de werkelijke financiële cijfers, kunt u inzichten opdoen die toekomstige budgetteringscycli helpen verbeteren. Dit is ook een goed moment om uw vaardigheden op het gebied van financiële prognoses bij te spijkeren, de gouden regels van de boekhouding te leren of enkele boekhoudkundige boeken voor beginners te lezen.
4 gangbare budgetteringsmethoden
Er is meer dan één manier om een budget op te stellen — hier volgt een overzicht van de beste kaders voor bedrijfsbudgettering.
Budgettering op basis van nul
Bij budgettering op basis van nul is uw totale omzet min de totale uitgaven/toegewezen besparingen gelijk aan (u raadt het al!) nul.
Betekent dit dat u geen winst maakt? Nee, het betekent alleen dat u elke dollar een specifieke taak geeft. Een budget op basis van nul kan posten bevatten voor “opname door de eigenaar”, “reservefonds voor slechte tijden” of “kerstfeest op kantoor”. Het idee is om elke dollar aan een specifiek doel toe te wijzen.
In een zakelijke context beginnen deze budgetten ook bij nul — wat betekent dat u vanaf het begin begint en u/afdelingsmanagers elke kostenpost moeten onderbouwen, zelfs als deze terugkerend is. De meeste jonge organisaties gebruiken deze methode.
Incrementele budgettering
Bij incrementele budgettering worden de financiële resultaten van voorgaande jaren genomen en vervolgens waar nodig verhoogd of verlaagd om het budget voor het huidige jaar te bereiken.
Als u bijvoorbeeld een budget voor 2025 opstelt, gebruikt u de werkelijke gegevens voor omzet en uitgaven uit 2024. Van daaruit voegt u incrementele wijzigingen toe — hier een verwachte omzetstijging, daar een geschrapte uitgave — om uw nieuwe budget te bereiken.
Activiteitsgebaseerde budgettering
Bij activiteitsgebaseerde budgettering worden alle bedrijfsactiviteiten met financiële kosten geanalyseerd en wordt elke uitgavenpost afzonderlijk geregistreerd en onderzocht.
Het is een grondiger proces dan andere methoden voor bedrijfsbudgettering, maar het kan zinvol zijn in situaties waarin een bedrijf de kosten drastisch wil verlagen of inefficiënties in de uitgaven wil blootleggen.
Participatieve budgettering
Bij participatieve budgettering leveren meer mensen dan alleen u en uw accountant input, zoals managers op lagere niveaus en afdelingshoofden.
Hierdoor krijgen verschillende belanghebbenden meer zeggenschap over het budgetteringsproces, terwijl de uiteindelijke goedkeuring bij de hogere leiding blijft.
Als u inmiddels al een tijdje een team hebt dat er al even bij is, blijkt deze methode doorgaans succesvol, ondanks dat ze iets meer tijd kost.
Een bedrijfsbudget opstellen in 7 stappen
Hier is een praktisch plan om vanaf nul je bedrijfsbudget op te stellen.
1. Bepaal de basis van je budget
Voordat je begint, moet je:
- De budgetteringsmethode kiezen die je wilt gebruiken; zoals ik al aangaf, behandel ik een budgetteringsmethode op basis van nulbudgettering
- Een budgetteringstool kiezen, of dat nu een spreadsheet, softwaretool of pen en papier is (als je techliefhebbers zoals ik gek wilt maken)
- Overleggen met relevante belanghebbenden (je accountant, afdelingshoofden enzovoort)
- De periode voor je budgetplanning kiezen (per kwartaal, per jaar enzovoort)
- De gegevens van het afgelopen jaar of de afgelopen jaren verzamelen voor zowel inkomsten als uitgaven
Zodra je dit hebt gedaan, ben je klaar om je budget op te stellen.
2. Verzamel alle informatie over inkomsten
Je budget moet beginnen met een schatting van de inkomsten uit alle bronnen die je redelijkerwijs kunt verwachten gedurende de periode waarvoor je budgetteert (het kwartaal of het boekjaar). Dit zijn de totale inkomsten die je bedrijf uit alle bronnen genereert, vóór aftrek van uitgaven.
Een gewaarschuwd mens telt voor twee: dit is niet het moment om optimistisch te zijn over het aantrekken van nieuwe klanten. Ik kan niet eens meer tellen hoe vaak mondelinge toezeggingen uiteindelijk niet zijn doorgegaan.
Voor een gevestigd bedrijf kun je inkomsten uit je bestaande administratie gebruiken. Voor een nieuw bedrijf kun je schattingen uit je bedrijfsplan of vergelijkbare bedrijven in de sector gebruiken… maar je zult hier regelmatig op terug willen komen om te zien hoe je voortgang zich verhoudt tot het plan.
Houd rekening met eventuele seizoensinvloeden binnen je bedrijf. Als je bijvoorbeeld een budget voor het eerste kwartaal van 2025 opstelt, kan het zinvoller zijn om de gegevens van het eerste kwartaal van 2024 te gebruiken dan de gemiddelde inkomsten over je volledige boekjaar.
3. Trek vaste kosten af
Vaste kosten zijn uitgaven die gelijk blijven, ongeacht hoeveel inkomsten je genereert. Hieronder vallen:
- Huur
- Maandsalarissen* (*uurlonen kunnen variabele kosten zijn, maar salarisbetalingen aan werknemers met een langdurig dienstverband worden als vaste kosten beschouwd)
- Verzekeringen
- Aflossing van schulden
- Vaste kosten voor nutsvoorzieningen en SaaS-tools (wifi, maandelijkse kosten voor een kassasysteem, boekhoudsoftware enzovoort)
Tel je werkelijke vaste kosten bij elkaar op op basis van gegevens uit voorgaande maanden. Vergeet niet om vaste maar minder frequente uitgaven mee te nemen, zoals een verzekeringsfactuur die je per kwartaal betaalt of jaarlijkse belastingen op onroerend goed.
Zodra je alles hebt verzameld, trek je deze vaste kosten af van je inkomsten.
4. Trek variabele kosten af
Variabele kosten zijn uitgaven die van maand tot maand veranderen, meestal in lijn met de veranderende productie of output van je bedrijf. Hieronder vallen:
- Grondstoffen
- Kostprijs van verkochte goederen
- Variabele kosten voor nutsvoorzieningen, zoals elektriciteit
- Uurlonen van werknemers
- Je salaris of onttrekking als eigenaar (als deze afhankelijk is van de winst)
- Marketingcampagnes
Variabele kosten kunnen worden geschat met formules binnen je budget (als je een spreadsheet of een geavanceerde budgetteringstool gebruikt).
Omdat variabele kosten toenemen naarmate de output van je bedrijf stijgt (d.w.z. het totale aantal geproduceerde eenheden), kun je de totale variabele kosten gebruiken om een variabele kostprijs per eenheid te bepalen en je cellen automatisch te laten bijwerken op basis van dit cijfer.
5. Zet geld opzij voor een noodfonds
Een noodfonds is in feite een noodreserve voor je bedrijf. Het is bedoeld om onvoorziene uitgaven te dekken, of zelfs reguliere uitgaven wanneer je inkomsten achterblijven bij de prognoses.
Het bedrag dat je in je noodfonds aanhoudt, hangt af van de aard van je bedrijf, de stabiliteit van je inkomsten en de mogelijkheden voor snelle financiering die voor jou beschikbaar zijn.
Houd er rekening mee dat je deze stap, zodra deze is uitgevoerd, niet hoeft te herhalen tenzij je geld uit het fonds opneemt. Je hoeft niet elk kwartaal of jaar te budgetteren voor een nieuw noodfonds — je wilt er alleen voor zorgen dat je wat geld voor dit doel opzij hebt gezet.
Evenzo is het noodfonds geen “uitgave” en vermindert het je winstgevendheid technisch gezien niet, hoewel ik adviseer om het in deze fase te berekenen, zodat je niet in de verleiding komt om je buffer ergens anders voor te gebruiken.
Wat je met je noodfonds doet
Dat je je noodfonds niet actief gebruikt om je bedrijf te laten groeien, betekent niet dat je het op een bankrekening zonder rente moet laten staan.
Je moet je noodfonds altijd aanhouden in een zeer liquide belegging, maar je kunt er net zo goed rendement op behalen — daarom kan het kiezen van een zakelijke spaarrekening met een hoge rente of een geldmarktfonds een goede optie zijn.
Zorg er wel voor dat je op elk moment snel en zonder gedoe of kosten bij het geld kunt.
6. Verwachte winst evalueren
Je kunt nu je verwachte winst berekenen, nu je je totale geschatte omzet en uitgaven hebt.
Als het getal positief is, sta je in de plus en verwacht je een winstgevend jaar! Als het negatief is, sta je in de min. Maak je geen zorgen — het komt vrij vaak voor dat bedrijven perioden met nettoverlies doormaken.
Waarom “in de plus”?
Omdat we het over geld hebben, zou je kunnen aannemen dat “in het groen” logischer is, en daarin zou je gelijk hebben… als de term recentelijk was ontstaan. “In het rood” is een verkorte vorm van “in rode inkt”, een verwijzing naar de tijd waarin bedrijven verliezen met pen noteerden.
Als het rood was, was het slecht. Als het zwart was, was het nog steeds goed.
Voordat je dit cijfer als absolute waarheid aanneemt, moet je controleren of het getoonde getal logisch klopt. Het is een snelle manier om je werk te controleren en ervoor te zorgen dat je niets hebt weggelaten.
Als je jezelf een variabel salaris uitkeert, kun je ook tot deze stap wachten om te bepalen wat dat bedrag is. Zorg er wel voor dat je het niet dubbel meetelt — als je al een salaris voor de eigenaar hebt opgenomen in je variabele kosten, tel het dan hier niet nog een keer mee.
7. Je budget controleren
Budgetten moeten op relevante momenten worden gecontroleerd, bijvoorbeeld aan het einde van elke maand, elk kwartaal of elk boekjaar. Als je bedrijf zich in een vroeg stadium bevindt en/of snel groeit, wil je je budget vaker controleren.
Als je voor het eerst een bedrijfsbudget opstelt, moet je het minstens één keer per kwartaal controleren en vergelijken met je werkelijke omzet en uitgaven. Dit kan je ook helpen om betere prognoses op te stellen: een nauwkeurig budget = nauwkeurigere prognoses
Als je merkt dat je werkelijke cijfers aanzienlijk afwijken van je schattingen, is het misschien tijd om je budget opnieuw te bekijken of een ander prognosemodel te gebruiken om je schattingen te verbeteren.
5 soorten bedrijfsbudgetten
Nu ken je de basisprincipes van budgettering voor bedrijven. Voor een uitgebreidere verdieping vind je hier de verschillende soorten budgetten die relevant kunnen zijn voor je bedrijf.
Hoofdbudget
Een hoofdbudget is een overzicht van de verwachte omzet en uitgaven van alle afdelingen binnen een bedrijf — en het budget dat ik je in dit artikel heb voorbereid om op te stellen.
Bij grotere bedrijven is het gebruikelijk om operationele budgetten te hebben voor elke afdeling of elk project, plus een hoofdbudget waarin alles wordt samengebracht.
Operationeel budget
Operationele budgetten worden gebruikt om uitgaven en omzet te schatten op basis van de specifieke activiteiten in kwestie, vandaar de naam.
Wanneer je organisatie klein is en je één centraal doel nastreeft, is het operationele budget hetzelfde als het hoofdbudget. Zodra je groeit, stel je echter operationele budgetten op voor elk specifiek project of elke afdeling die je nastreeft.
Investeringsbudget
Een investeringsbudget wordt gebruikt om potentiële grote investeringen, projecten of aankopen te evalueren. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een investeringsbudget opstellen om de opening van een tweede productiefaciliteit te onderzoeken.
Het investeringsbudget zou de verwachte uitgaven en omzet van dat specifieke potentiële project bekijken om de winstgevendheid ervan in te schatten en te bepalen of het een goed gebruik van het kapitaal van het bedrijf is.
Kasbudget
Een kasstroombudget is een schatting van de kasstroom van een bedrijf over een bepaalde periode (die wekelijks, maandelijks, per kwartaal of jaarlijks kan zijn).
Het is een nuttig uitgangspunt voor kasstroomanalyse en helpt ervoor te zorgen dat een bedrijf over voldoende liquide middelen beschikt om de activiteiten voort te zetten.
Arbeidsbudget
Een arbeidsbudget is iets anders; het is een gecombineerd financieel en personeelsinstrument dat wordt gebruikt om het aantal uren van werknemers of opdrachtnemers te schatten dat nodig is om aan een verwachte productiebehoefte te voldoen of omzetdoelstellingen te behalen.
Het kan nuttig zijn voor het schatten van arbeidskosten, het ramen van omzet (bijvoorbeeld als klanten per uur worden gefactureerd) en het helpen van HR bij het nemen van beter geïnformeerde personeelsbeslissingen.
Beter budget, beter bedrijf
Hoewel een budget slechts een onderdeel is van je algehele bedrijfsstrategie, is het een zeer belangrijk onderdeel. Een bedrijf runnen zonder budget is een beetje zoals een taart bakken zonder recept. Het zou kunnen lukken — maar wil je daarop gokken? Speel op veilig en bak betere taarten behaal betere bedrijfsresultaten met een goed gestructureerd bedrijfsbudget.
Klaar om je vaardigheden als financieel leider verder te ontwikkelen? Abonneer je op onze nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
