Wat is boekhouden op transactiebasis en waarom is het belangrijk?
Boekhouden op transactiebasis betekent dat je inkomsten en uitgaven registreert wanneer ze zijn verdiend of ontstaan, niet wanneer het geld daadwerkelijk wordt overgemaakt.
Dit geeft je een duidelijk, actueel beeld van de financiële gezondheid van je bedrijf, zodat je winsten en verplichtingen kunt zien wanneer ze ontstaan, en niet alleen wanneer het geld op je bankrekening staat. Als je een nauwkeurigere manier wilt om je financiën bij te houden, is boekhouden op transactiebasis de aangewezen methode.
Wat is boekhouden op transactiebasis?
Boekhouden op transactiebasis is een boekhoudmethode die voorschrijft dat inkomsten en uitgaven worden geregistreerd wanneer ze plaatsvinden; niet wanneer het geld wordt uitgewisseld.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Dus als je in maart geld verdient maar in april wordt betaald, telt het nog steeds voor maart. Hetzelfde geldt voor uitgaven: als goederen vandaag aankomen maar de betaling over 30 dagen verschuldigd is, wordt de kostenpost nu geregistreerd.
Dit geeft een waarheidsgetrouwer beeld van de prestaties van je bedrijf en de algehele kasstroom. Voor financiële professionals betekent dit overzichtelijkere rapporten, betere planning en naleving van standaarden zoals GAAP—erg nuttig bij het omgaan met investeerders of kredietverstrekkers.
Hoe werkt boekhouden op transactiebasis?
Boekhouden op transactiebasis werkt voor debiteuren en crediteuren en omvat een systeem van dubbel boekhouden. Dit betekent dat elke transactie meerdere grootboek- of journaalposten omvat om ervoor te zorgen dat de boekhouding in balans blijft en een duidelijk financieel beeld zichtbaar is op balansen en in andere financiële rapporten.
Om te begrijpen hoe de transactiemethode werkt, bekijken we twee voorbeelden. Eerst kijken we hoe inkomsten worden geregistreerd bij boekhouden op transactiebasis. Daarna bekijken we hoe deze methode omgaat met uitgaven, bijvoorbeeld wanneer een bedrijf goederen of diensten koopt.
Als je niet bekend bent met journaalposten of dubbel boekhouden, wil je misschien eerst ons artikel over dubbel boekhouden doornemen. Voor meer diepgaande inzichten in boekhoudprincipes kun je overwegen essentiële boekhoudboeken te bekijken die deze basisprincipes behandelen.
Boekhouden op transactiebasis voor inkomsten
Pete’s Tire World sluit een account af met Truckers, een bedrijf met een wagenpark. Het bedrijf onderhandelt over de volgende overeenkomst: Pete’s Tire World levert op verzoek banden aan Truckers. Het factureert Truckers op de eerste dag van de maand voor alle banden die de vorige maand zijn geleverd, en Truckers hanteert een betalingstermijn van 15 dagen.
Truckers bestelde op 19 maart banden ter waarde van $2,000. Pete’s Tire World stuurt op 1 april een factuur van $2,000. Het bedrijf betaalt de factuur op 10 april.
Op 19 maart, wanneer Truckers de banden bestelt, wordt de omzet gerealiseerd. De boekhoudafdeling maakt de volgende journaalposten:
- Een debetboeking van $2,000 op debiteuren, specifiek op de rekening van Truckers
- Een creditboeking van $2,000 op inkomsten
Op 1 april worden er geen journaalposten gemaakt. Hoewel de factuur nu pas is verzonden, werd de omzet op 19 maart gerealiseerd, toen de verkoop plaatsvond.
Op 10 april, wanneer het bedrijf zijn factuur betaalt, maakt de boekhoudafdeling nieuwe journaalposten om de financiële overzichten bij te werken:
- Een creditboeking van $2,000 op debiteuren (de rekening van Truckers), omdat het geld is ontvangen en niet langer onder debiteuren valt
- Een debetboeking van $2,000 op kas
Als Pete’s Tire World boekhield op kasbasis, zouden ze de omzet uit deze verkoop in Q2 opnemen (ervan uitgaande dat hun boekjaar gelijkloopt met een kalenderjaar), omdat de betaling in april binnenkwam.
Bij boekhouden op transactiebasis valt deze omzet in Q1, omdat de verkoop in maart plaatsvond. Dit onderscheid helpt een bedrijf verschil te maken tussen wanneer het geld verdient en wanneer het geld int.
Boekhouden op transactiebasis voor uitgaven
De methode is vergelijkbaar wanneer het geld in de andere richting stroomt. Laten we een voorbeeld bekijken waarin Pete’s Tire World het bedrijf is dat de uitgave maakt. In dit geval gaat een van de vrachtwagens voor bandenleveringen kapot en bedragen de reparatiekosten $1,500.
De garage repareerde de vrachtwagen en factureerde Pete’s Tire World op 20 mei. Pete’s betaalt de factuur op 2 juni.
Het boekhoudteam van Pete’s Tire World moet op 20 mei de volgende journaalposten voor boekhouden op transactiebasis maken:
- Een debetboeking van $1,500 op een kostenrekening voor reparaties en onderhoud
- Een creditboeking van $1,500 op crediteuren
Op 2 juni, wanneer de factuur wordt voldaan, worden de volgende journaalposten geregistreerd:
- Een debet van $1,500 op crediteuren, omdat de $1,500 niet langer uitstaat
- Een credit van $1,500 op kas, ter compensatie van het vorige debet
Kasbasisboekhouding versus boekhouding volgens de toerekeningsmethode
Natuurlijk moeten we ook de andere belangrijkste boekhoudmethode bespreken: de kasbasismethode. Hoewel deze niet dezelfde transparantie en algehele nauwkeurige financiële weergave biedt als boekhouding volgens het toerekeningsbeginsel, kan kasboekhouding eenvoudiger zijn. Daarom is dit vaak de keuze van eenmanszaken, zelfstandige opdrachtnemers en zeer kleine bedrijven met een beperkt aantal exploitanten, investeerders en schuldeisers.
Wat is boekhouding op kasbasis en hoe werkt deze?
Ondanks de naam heeft kasboekhouding niets te maken met de vraag of een bedrijf contante betalingen accepteert of verkiest. Het verwijst naar het moment waarop opbrengsten en uitgaven worden geregistreerd en hoe journaalposten voor die posten worden opgesteld.
Het belangrijkste verschil tussen boekhouding volgens het toerekeningsbeginsel en boekhouding op kasbasis is dat bij kasboekhouding transacties pas worden geregistreerd wanneer het geld daadwerkelijk wordt overgemaakt. Daarom maakt kasboekhouding geen gebruik van dezelfde methode van dubbele boekhouding als boekhouding volgens het toerekeningsbeginsel.
Laten we Pete’s Tire World er opnieuw bij halen en zeggen dat Pete’s op 15 maart banden ter waarde van $3,000 heeft verkocht. De klant betaalde de banden pas op 10 april. Als het bedrijf boekhouding op kasbasis gebruikte, zou Pete’s pas op 10 april opbrengsten erkennen.
In plaats daarvan zouden de boekhoudkundige posten het volgende omvatten:
- Een debet van $3,000, waaruit blijkt dat Pete’s op 15 maart geld tegoed had
- Een credit van $3,000, waaruit blijkt dat de factuur op 10 april is betaald
In tegenstelling tot de toerekeningsmethode zouden de opbrengsten in Q2 worden erkend.
Belangrijkste verschillen tussen kasboekhouding en boekhouding volgens het toerekeningsbeginsel
| Boekhouding op toerekeningsbasis | Boekhouding op kasbasis |
|---|---|
| Opbrengsten worden erkend wanneer goederen van eigenaar wisselen | Opbrengsten worden erkend wanneer contant geld/betaling van eigenaar wisselt |
| Maakt gebruik van een systeem van dubbele boekhouding | Maakt geen gebruik van een systeem van dubbele boekhouding |
| Heeft de voorkeur van de Algemeen aanvaarde boekhoudkundige grondslagen (GAAP) | Heeft niet de voorkeur van GAAP |
| Moet worden gebruikt door de meeste ondernemingen en middelgrote of grotere bedrijven | Kan worden gebruikt door opdrachtnemers, zelfstandige ondernemers en kleine bedrijven met minder dan $25 million aan jaarlijkse bruto-ontvangsten in de voorgaande 3 jaar. |
Voordelen van boekhouding op toerekeningsbasis
Je denkt misschien dat kasboekhouding financiële overzichten eenvoudiger te verwerken maakt, maar er zijn talrijke redenen om in plaats daarvan voor boekhouding volgens het toerekeningsbeginsel te kiezen. We hebben een lijst met voordelen van deze methode samengesteld:
- Boekhouding op toerekeningsbasis is toegestaan volgens de Algemeen aanvaarde boekhoudkundige grondslagen, of GAAP. Kasboekhouding is dat niet. Deze boekhoudnormen kunnen van belang zijn voor investeerders, kredietverstrekkers en anderen. Als je van plan bent je bedrijf aanzienlijk te laten groeien, uiteindelijk een beursgang na te streven of in de toekomst op een andere manier met investeerders samen te werken, is boekhouding op toerekeningsbasis geschikter dan kasboekhouding.
- De IRS kan je verplichten om boekhouding volgens het toerekeningsbeginsel te gebruiken. Zoals in de bovenstaande tabel wordt vermeld, kunnen alleen belastingplichtige kleine bedrijven die binnen bepaalde omzetdrempels vallen, kiezen voor boekhouding op kasbasis.
- Boekhouding volgens het toerekeningsbeginsel helpt bij het opstellen van nauwkeurigere financiële rapporten. Door opbrengsten en uitgaven te registreren wanneer ze zich voordoen, krijgen bedrijfsleiders en financiële besluitvormers een beter inzicht in de verwachte inkomsten- en schuldensituatie van een bedrijf.
- Een grotere nauwkeurigheid maakt strategische planning eenvoudiger. Wanneer je de verwachte toekomstige kasstroom kunt zien en in realtime begrijpt hoe je bedrijf ervoor staat met betrekking tot schulden en inkomsten, kun je realistischere groeiplannen maken.
Natuurlijk heeft de boekhoudmethode op transactiebasis ook enkele nadelen. Ze is vooral wat tijdrovender en uitdagender dan de eenvoudigere kasbasisboekhouding. Daarom is het belangrijk om samen te werken met CPA's of andere professionals en te investeren in de juiste boekhoudsoftware, die veel werk rond journaalposten en terugboekingen kan automatiseren.
Je moet er ook voor zorgen dat je je boekhouding begrijpt wanneer je die controleert. Hoewel boekhouding op transactiebasis een aanbevolen werkwijze binnen GAAP is en er zeker voor zorgt dat de puzzelstukjes correct worden gelegd, kunnen onvoldoende toezicht en een gebrek aan controles elk bedrijf blootstellen aan fraude of kostbare fouten.
Wil je software het laten doen?
De tijd nemen om deze materie te leren is belangrijk. Goede hulpmiddelen hebben om dit te doen wanneer het druk wordt? Net zo belangrijk. Dit zijn de beste \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/tools/best-accounting-software/\u0022\u003eboekhoudsoftware-opties\u003c/a\u003e die we op de markt hebben gevonden:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Is boekhouding op transactiebasis geschikt voor jouw bedrijf?
Als je een bedrijfseigenaar van welke omvang dan ook bent en een nauwkeuriger beeld wilt krijgen van de financiële gezondheid van je bedrijf, is de boekhoudmethode op transactiebasis misschien geschikt voor jou. Als je een grote organisatie of een groeiende startup bent die van plan is externe financiering aan te trekken, kan boekhouding op transactiebasis noodzakelijk zijn voor belastingdoeleinden of om ervoor te zorgen dat je toegang krijgt tot de financiële kansen die je wilt. Bovendien heb je mogelijk geen keuze als je in de afgelopen drie jaar meer dan $25 miljoen aan bruto-ontvangsten had.
Heb je vragen of opmerkingen over de juiste boekhoudmethode voor je bedrijf? Laat hieronder een reactie achter of bezoek onze socialemediaprofielen om contact te leggen met onze community en feedback te krijgen.
