Hoe kiest u boekhoudsoftware?
De juiste boekhoudsoftware kiezen kan een uitdaging zijn. Over het algemeen is het een strategische beslissing die het succes van je team kan stimuleren.
Met de ideale oplossing kun je de ROI verhogen, nauwkeurigheid waarborgen en compliant blijven. Maar als je een slechte keuze maakt, loop je het risico op inefficiënties en fouten die de productiviteit en de financiële gezondheid van je bedrijf belemmeren.
Als je boekhoudsoftware zoekt, maar niet precies weet waar je moet beginnen, is deze gids iets voor jou. De gids is bedoeld voor CFO's en financiële leiders die software willen selecteren die aansluit bij hun doelstellingen en uitdagingen overwint. Zo pak je dat aan.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
9 dingen om op te letten bij het kiezen van boekhoudsoftware
Bij het zoeken naar nieuwe boekhoudsoftware is het belangrijk om eerst elke optie te evalueren aan de hand van de belangrijkste factoren die aansluiten bij de behoeften en doelstellingen van je bedrijf. Houd rekening met deze aspecten om ervoor te zorgen dat je de juiste tool voor je team kiest:
1. Flexibiliteit van abonnementen
Dankzij flexibele abonnementen kun je je softwareabonnement aanpassen naarmate je bedrijf groeit of verandert. Dit is waardevol voor bedrijven van elke omvang, maar vooral voor startups, eigenaren van kleine bedrijven en freelancers (meer over de voordelen van boekhoudsoftware voor freelancers vind je hier).
Met de beste boekhoudsoftware kun je eenvoudig upgraden of downgraden zonder gevolgen voor je cashflow. Vergeet ook niet om leveranciers te vragen naar hun contractvoorwaarden en hoe ze omgaan met wijzigingen in je abonnement.
2. Gegevenstoegang en rapportage
Toegang tot gegevens en rapportage zijn essentieel om weloverwogen beslissingen te nemen. Als CFO heb je een boekhoudsysteem nodig dat realtimegegevens en aanpasbare rapporten voor financiële rapportage biedt.
Controleer of je met de software gegevens in verschillende indelingen kunt exporteren. Vraag daarnaast of de software dashboards ondersteunt en welke rapportagefuncties beschikbaar zijn. Dit maakt niet alleen FP&A-taken eenvoudiger, maar ook de standaardboekhouding en het projectmanagement.
3. Integratie met je technologiestack
Integratie met je bestaande technologiestack zorgt voor naadloze processen. Je boekhoudsoftware moet verbinding kunnen maken met andere tools, zoals CRM-, crediteuren- en debiteurensystemen of oplossingen voor de salarisadministratie. Dit bespaart tijd en vermindert fouten.
Controleer altijd of de software API's of vooraf gebouwde integraties heeft. Als je de software via een demo uitprobeert, test dan hoe deze verbinding kan maken met tools die je al gebruikt om complicaties in de toekomst te voorkomen.
4. Implementatie en ondersteuning
Implementatie en klantenondersteuning kunnen je ervaring met nieuwe software maken of breken. Wanneer een leverancier goede hulp bij de implementatie biedt, kan je team snel op gang komen.
Zoek naar aanbieders die trainingsmateriaal en snelle ondersteuning bieden, en informeer via hun contactpagina naar hun openingstijden en ondersteuningskanalen.
5. Op rollen gebaseerde machtigingen
Op rollen gebaseerde machtigingen bepalen wie toegang heeft tot wat binnen de softwareoplossing. Dit is belangrijk voor het handhaven van de beveiliging en privacy, vooral als het gaat om financiële gegevens en persoonlijke bankrekeningen.
Zorg ervoor dat u met de software eenvoudig rollen kunt toewijzen en machtigingen kunt instellen. Vraag tijdens een gesprek met een vertegenwoordiger hoe gedetailleerd deze controles zijn en hoe ze kunnen worden aangepast om beter aan uw bedrijfsbehoeften te voldoen.
6. Branche-specifieke naleving
Branche-specifieke naleving zorgt ervoor dat uw software voldoet aan wettelijke en regelgevende normen. Dit is essentieel om boetes te voorkomen en vertrouwen te behouden. Controleer of de software de nalevingsnormen ondersteunt die relevant zijn voor uw branche, vooral als u actief bent in meer gereguleerde sectoren, zoals de gezondheidszorg of financiële dienstverlening.
7. Aanpassingsmogelijkheden
Met aanpassingsmogelijkheden kunt u de software afstemmen op uw bedrijfsbehoeften. Dit kan de efficiëntie en gebruikerstevredenheid verbeteren. Als u bijvoorbeeld in de detailhandel werkt, hebt u mogelijk boekhoudsoftware nodig die ook voorraadbeheer en mogelijkheden voor het volgen van voorraad biedt.
Zoek naar software waarmee u velden, werkstromen en interfaces kunt aanpassen. Houd er rekening mee dat aanpassingen extra kosten met zich mee kunnen brengen. Vraag tijdens uw eerste overleg met een leverancier altijd vooraf naar de aanpassingsmogelijkheden en de kosten per gebruiker.
8. Automatiseringsfuncties
Automatiseringsfuncties kunnen uw team tijd besparen door handmatige boekhoudkundige taken te verminderen. Zoek naar software die repetitieve processen automatiseert, zoals facturering, het bijhouden van uitgaven of het handmatig invoeren van gegevens. Hierdoor kan uw team zich richten op meer strategische taken om de bedrijfsactiviteiten te verbeteren.
9. Ondersteuning voor mobiel gebruik of meerdere locaties
Ondersteuning voor mobiel gebruik of meerdere locaties is belangrijk als uw team op afstand of op verschillende locaties werkt. Zorg ervoor dat de software een mobiele app of internetverbinding heeft die goed werkt op verschillende apparaten, zodat uw team verbonden en productief blijft.
Overweeg daarnaast om de beperkingen en toegankelijkheidsfuncties te bekijken tijdens het testen van uw gekozen boekhoudoplossing.
Boekhoudsoftware kiezen: een raamwerk in 5 stappen
Bij het kiezen van de juiste boekhoudsoftware voor uw bedrijf gaat het om meer dan alleen het vergelijken van basisfuncties voor de boekhouding: u moet de software ook afstemmen op uw bedrijfsdoelen en de behoeften van uw team.
Volg deze stapsgewijze handleiding bij het kiezen van uw volgende boekhoudsoftware, zodat u de ideale oplossing vindt die aan al uw eisen voldoet:
Stap 1: Bepaal uw behoeften
U kunt geen oplossing kiezen zonder te weten wat deze moet kunnen doen. Of het nu gaat om belastingvoorbereiding, het beheren van financiële informatie of simpelweg gebruiksgemak, begin met het vastleggen van de vereisten van uw team om uw zoektocht naar boekhoudsoftware te sturen:
Input van belanghebbenden verzamelen
Betrek belangrijke belanghebbenden zoals financiën, HR, IT en het management vroegtijdig, omdat elke afdeling andere perspectieven en boekhoudkundige behoeften heeft.
Overweeg vergaderingen te organiseren of enquêtes te versturen om hun input te verzamelen. Vraag daarbij naar huidige uitdagingen en gewenste verbeteringen. Zo zorgt u ervoor dat de software aan ieders specifieke behoeften voldoet.
Knelpunten in kaart brengen en prioriteren
Identificeer vervolgens eventuele functionaliteitsproblemen met je huidige systeem. Maak een lijst van knelpunten of obstakels waarmee je team te maken heeft, zoals het bijhouden van financiële gegevens, naleving van belastingregels en tijdregistratie. Prioriteer deze vervolgens op basis van hun impact op je bedrijfsvoering en financiën.
Richt je op het vinden van een oplossing die eerst kan helpen de belangrijkste knelpunten op te lossen om de efficiëntie en tevredenheid te verbeteren.
Afstemming op beleid en doelstellingen
Het is eveneens belangrijk om ervoor te zorgen dat de software aansluit bij je interne beleid en doelstellingen. Houd rekening met voorkeuren van leveranciers, beveiligingsprotocollen en wettelijke vereisten. Dit omvat ook het waarborgen van gegevensbeveiliging en naleving van industrienormen in je financiële overzichten.
Essentiële en handige functies van elkaar onderscheiden
Wanneer je boekhoudsoftware bekijkt, moet je essentiële boekhoudfuncties altijd onderscheiden van optionele functies.
Essentiële functies pakken je belangrijkste knelpunten en nalevingsvereisten aan, terwijl handige extra functies waarde toevoegen maar niet noodzakelijk zijn. Zo kun je je richten op software die eerst aan de kernbehoeften voldoet en tegelijkertijd voorkomen dat de reikwijdte steeds verder wordt uitgebreid.
Stel deze vragen:
- Welke klachten of obstakels komen het vaakst naar voren?
- In welke behoeften wordt momenteel niet voorzien?
- Welke functies zouden je drie belangrijkste knelpunten oplossen?
- Welke ROI verwacht je van deze investering?
- Hoe goed sluit de software aan bij onze beveiligingsprotocollen?
Stap 2: Onderzoek leveranciers van boekhoudsoftware
Nadat je input van het team hebt verzameld, wil je leveranciers van boekhoudsoftware onderzoeken en vergelijken om de beste oplossing voor je behoeften te vinden.
Houd er rekening mee dat er verschillende soorten boekhoudsoftware zijn. Zo kun je je keuzes beperken en binnen je budget blijven:
Leveranciers verkennen
Begin met verkenningen op hoofdlijnen aan de hand van beoordelingssites, ranglijsten en casestudy's. Deze bronnen bieden inzicht in de reputatie van leveranciers en de ervaringen van gebruikers. Zoek naar patronen in beoordelingen om veelvoorkomende lof of klachten te herkennen en zo leveranciers op een shortlist te zetten die het waard zijn om verder te onderzoeken.
Hulpmiddelen vergelijken
Vergelijk hulpmiddelen op basis van je bedrijfsbehoeften, zoals omvang, schaalbaarheid en integratiemogelijkheden. Het is ook de moeite waard om na te gaan of je een oplossing voor uitbesteding nodig hebt of de voorkeur geeft aan een model dat intern wordt beheerd, vooral als je op zoek bent naar boekhoudsoftware voor kleine bedrijven (lees hier meer over de voordelen van boekhoudsoftware voor start-ups).
Zoek vervolgens naar software die aansluit op je bestaande technologiestack en gebruiksvriendelijk is. Dit zorgt voor een soepele integratie en minimale verstoring.
Belangrijke onderscheidende kenmerken identificeren
Identificeer wat elke leverancier onderscheidt. Richt je op aspecten zoals ondersteuning bij de implementatie, gebruikerservaring en flexibiliteit voor gespecialiseerde gebruikssituaties. Sommige leveranciers, zoals QuickBooks Online en FreshBooks, bieden bijvoorbeeld persoonlijke ondersteuning of unieke functies. Als je deze onderscheidende kenmerken kent, kun je een meer intuïtieve en weloverwogen beslissing nemen.
Bevindingen documenteren
Documenteer je onderzoeksbevindingen zodat je ze eenvoudig kunt vergelijken. Maak een spreadsheet om functies, prijzen en voor- en nadelen van elke leverancier bij te houden. Met deze gestructureerde aanpak kun je je besluitvormingsproces vereenvoudigen. Het helpt je ook om je bevindingen aan belanghebbenden te presenteren.
Stel deze vragen:
- Waar is elk hulpmiddel het beste in?
- Past het bij de omvang van je team, je budget en je technologiestack?
- Welke ondersteuning en documentatie zijn beschikbaar?
- Hoe flexibel is de software voor gespecialiseerde gebruikssituaties?
- Welke lof of klachten komen het vaakst van gebruikers?
Topboekhoudsoftware om te overwegen
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Stap 3: Stel een shortlist van boekhoudsoftware samen en neem contact op
Vervolgens wil je je leveranciersopties beperken en gesprekken aangaan met potentiële partners. Zo pak je dat aan:
Leveranciers op de shortlist zetten
Selecteer op basis van je eerdere onderzoek 2-4 leveranciers. Richt je op de leveranciers die het beste aansluiten bij je behoeften en prioriteiten. Houd bij je beoordeling rekening met factoren zoals functies, prijzen en feedback van gebruikers. Zo kun je je inspanningen richten op de meest veelbelovende opties.
Een verzoek om informatie (RFI) of een RFP versturen
Stuur een verzoek om informatie (RFI) of een RFP voor boekhoudsoftware om gedetailleerde informatie te verzamelen. Dit formele proces helpt je inzicht te krijgen in het aanbod en de aanpak van elke leverancier en is vooral nuttig bij complexe behoeften of grote teams. Gebruik het om eventuele vragen of zorgen die je hebt te verduidelijken.
Demo's boeken
Boek demo's met de aanbieders van boekhoudsoftware die op je shortlist staan. Stel gerichte vragen over integraties, uitbreidingsmogelijkheden, beveiliging en meer. Je kunt deze gelegenheid ook gebruiken om de software in actie te zien en de gebruiksvriendelijkheid ervan te beoordelen.
Zorg dat je vragen voorbereidt over specifieke functies of scenario's die relevant zijn voor je team. Zo kun je beoordelen hoe goed de software aan je behoeften voldoet.
Consistente evaluatiecriteria gebruiken
Pas bij alle leveranciers dezelfde evaluatiecriteria toe. Maak een checklist of scorekaart om elke optie op basis van belangrijke factoren te beoordelen en zo een eerlijke vergelijking te garanderen. Houd tijdens dit proces de prioriteiten van je team in gedachten.
Stel deze vragen:
- Kun je me meenemen in een praktijkverhaal van een klant die vergelijkbaar is met ons?
- Welke ondersteunings- of inwerkmiddelen bieden jullie?
- Voor welke functies is een upgrade vereist?
- Hoe verwerkt jullie software gegevensmigratie?
- Wat is de gebruikelijke implementatietijd?
Stap 4: Stel de zakelijke onderbouwing op
Nu is het tijd om je onderzoek naar leveranciers om te zetten in een zakelijke onderbouwing die je managementteam begrijpt en ondersteunt:
Knelpunten samenvatten
Vat de knelpunten samen waarmee je team te maken heeft en de resultaten die je van nieuwe software verwacht. Benadruk hoe de software specifieke problemen zal aanpakken en de bedrijfsvoering zal verbeteren. Gebruik opsommingstekens om knelpunten en verwachte voordelen op te sommen. Zo help je de waarde van de investering duidelijk aan te tonen.
Kostenramingen presenteren
Zoek basiskostenramingen en implementatietijdlijnen op en presenteer deze. Gebruik offertes van leveranciers en onderzoek om nauwkeurige cijfers te verstrekken. Houd rekening met zowel eenmalige kosten als doorlopende uitgaven en bekijk de prijzen van boekhoudsoftware voor een gedetailleerder beeld. Presenteer deze gegevens vervolgens op een duidelijke manier, bijvoorbeeld in een tabel of grafiek, zodat ze gemakkelijk te bekijken zijn.
ROI en risico's toelichten
Leg de ROI, efficiëntiewinsten en risico's van niets doen uit om je argumenten echt kracht bij te zetten. Leg uit hoe de software tijd zal besparen, processen zal stroomlijnen, fouten zal verminderen of de productiviteit zal verhogen.
Vergeet daarnaast niet de financiële en operationele voordelen te benadrukken, evenals de mogelijke nadelen van het niet implementeren van de software, zoals aanhoudende inefficiënties of nalevingsrisico's.
Stel deze vragen:
- Welk bedrijfsprobleem zal dit oplossen?
- Wat zijn de risico’s van niets doen?
- Wat zijn de financiële en operationele voordelen?
- Hoe snel kunnen we rendement op investering verwachten?
- Wat zijn de geschatte totale kosten en doorlooptijden?
Stap 5: Implementeer uw boekhoudsoftware en begeleid uw gebruikers bij de ingebruikname
Zodra u goedkeuring hebt gekregen, kunt u beginnen met het plannen van een soepel ingebruiknameproces. Hier zijn enkele tips om dit succesvol te laten verlopen:
Het uitrolplan communiceren
Communiceer het uitrolplan duidelijk aan alle gebruikers. Deel planningen, belangrijke mijlpalen en wat elk teamlid moet doen via e-mails, vergaderingen of interne platforms. Het is ook belangrijk om de communicatielijnen open te houden, zodat iedereen het proces en andere verwachtingen begrijpt.
Interne verantwoordelijken aanwijzen
Wijs interne verantwoordelijken en contactpersonen aan voor de implementatie. Deze personen behandelen vragen en stemmen af met de leverancier. Kies mensen die vertrouwd zijn met de software en problemen kunnen oplossen om een soepelere overgang te garanderen en gebruikers ondersteuning te bieden.
Training en ingebruikname garanderen
Zorg ervoor dat uw team de training afrondt en de tool consequent gebruikt. Plan trainingssessies en bied toegang tot hulpmiddelen zoals webinars of handleidingen.
U moet ook regelmatige evaluatiemomenten stimuleren om vragen te beantwoorden en de voortgang te bewaken. Vergeet niet dat consistent gebruik van de tool de efficiëntie en de tevredenheid van eindgebruikers helpt verhogen.
Feedbackcycli creëren
Creëer tijdens de uitrol feedbackcycli, met inbegrip van hulpmiddelen van de leverancier. De meeste nieuwe software brengt een leercurve met zich mee. Stimuleer gebruikers om hun ervaringen en eventuele problemen te delen en gebruik deze feedback vervolgens om aanpassingen door te voeren en het proces te verbeteren.
Werk daarnaast samen met de leverancier om technische problemen op te lossen of functies te optimaliseren voor betere gebruikssituaties.
Stel deze vragen:
- Wat is het plan voor verandermanagement?
- Wie is verantwoordelijk voor de uitrol?
- Hoe houdt u het vroege succes bij?
- Welke trainingsmiddelen zijn beschikbaar?
- Hoe verzamelt u feedback van gebruikers?
Wat nu:
Als u bezig bent met het onderzoeken van boekhoudsoftware, kunt u gratis contact opnemen met een adviseur van SoftwareSelect voor aanbevelingen.
U vult een formulier in en voert een kort gesprek waarin zij ingaan op de specifieke kenmerken van uw behoeften. Vervolgens ontvangt u een shortlist van software om te beoordelen. Ze ondersteunen u zelfs tijdens het volledige aankoopproces, inclusief prijsonderhandelingen.