Checklist voor de maandafsluiting: handleiding in 3 stappen (+ gratis download)
Een checklist voor de maandafsluiting heeft me veel meer geholpen dan ik had verwacht. Het proces van de maandafsluiting zorgt ervoor dat je tijdige en nauwkeurige financiële resultaten hebt, helpt verbeterpunten in de uitgaven van het bedrijf te vinden en houdt iedereen gericht op wat belangrijk is voor het bedrijf.
In dit artikel behandel ik het afsluitingsproces van A tot Z en geef ik je de checklist voor de maandafsluiting die ik momenteel als sjabloon gebruik, zodat je die op je eigen bedrijf kunt toepassen.
Je gratis checklist voor de maandafsluiting
Om te beginnen: hier is de checklist, klaar om te downloaden en te gebruiken.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Verderop in dit artikel leg ik mijn aannames en de specifieke vereisten van mijn bedrijf uit. Blijf dus lezen als je dit sjabloon wilt kunnen aanpassen zodat het perfect bij jouw bedrijf past.
Het belang van de maandafsluiting
Achter het proces van de maandafsluiting schuilt meer gewicht dan je misschien verwacht. Het stelt je in staat afstand te nemen van je dagelijkse werkzaamheden en de impact van de afgelopen maand op je bedrijf te beoordelen, zodat je:
- De basis legt voor toekomstige financiële planning
- Financiële verschillen zo snel mogelijk aan het licht brengt
- Toekomstige operationele en juridische problemen beperkt
Door de situatie te beoordelen, verklein je de kans op onjuiste financiële rapportage en onnauwkeurigheden aanzienlijk.
Een nauwkeurige maandafsluiting vertelt een verhaal aan de hand van cijfers, saldi en financiële overzichten en vormt de basis voor strategische zakelijke beslissingen. Het voegt een geplande beoordeling van je boekhoudsysteem toe, waardoor je een goede reden hebt om de algehele prestaties te evalueren.
Ongeacht je gevoelens over boekhouden hoop ik dat je tegen de tijd dat je dit artikel uit hebt de waarde van een sterk proces voor de maandafsluiting inziet.
Voorbereiding op de maandafsluiting
Succes met de maandafsluiting begint voordat de boekhoudperiode eindigt. Het vereist vooruitdenken, planning en het tijdig in gang zetten van de juiste mechanismen voor een soepel, nauwkeurig en efficiënt afsluitingsproces.
Dit moet je doen:
1. Stel duidelijke doelstellingen vast
Duidelijke doelstellingen en beleidsregels geven richting aan het proces van de maandafsluiting en zorgen ervoor dat elke handeling aansluit bij de financiële doelen van het bedrijf.
Doelstellingen kunnen variëren van "zorgen voor nauwkeurigheid in de rapportage van de resultatenrekening" tot "het stroomlijnen van het maandelijkse afsluitingsproces".
Goed gedefinieerde doelstellingen vereenvoudigen het proces en bieden een maatstaf om je boekhoudafdeling te meten.
2. Bepaal de belangrijkste kengetallen
Het bepalen van belangrijke kengetallen om te monitoren tijdens de maandafsluiting is de beste manier om de workflow te verbeteren. Deze kengetallen kunnen het volgende omvatten:
- Financiële nauwkeurigheid
- Procesefficiëntie
- Nalevingspercentage
- Doorlooptijd voor het voltooien van de afsluitingsprocedures
- Aantal rekeningafstemmingen dat je moet uitvoeren
- Het gemiddelde bedrag aan kasgeld in je bankrekeningen bij elke afsluiting
Belangrijke meetgegevens beoordelen de effectiviteit en nauwkeurigheid van het maandafsluitingsproces, zodat jij en je team dit voortdurend kunnen verbeteren.
3. Stel een tijdlijn op
Tijd is cruciaal voor de maandafsluiting. Het opstellen van een duidelijke, realistische tijdlijn voor elke taak is essentieel, omdat deze het proces begeleidt en zorgt voor tijdige voltooiing.
Ik stel bijvoorbeeld een tijdlijn op om mijn maandafsluiting tien werkdagen vóór het einde van de maand te voltooien.
Andere bedrijven moeten mogelijk meer (of minder!) processen voltooien, afhankelijk van hun activiteiten en rekeningen. Bijvoorbeeld als je:
- Voorraad aanhoudt, dan maak je waarschijnlijk maandelijks voorraadboekingen om de juiste waarden te waarborgen.
- Een verder ontwikkeld proces voor betalingsbeheer hebt, dan beheer je de crediteuren (d.w.z. we betalen facturen binnen 30 dagen).
- Uitbetalingen van niet-opgenomen vakantiedagen aanbiedt, maak dan maandelijks een aanpassing van de vakantiedagenvoorziening.
- Salarissen tweewekelijks betaalt, dan heb je aan het einde van elke maand een aanvullende aanpassing van de salarisvoorziening nodig.
Het maandafsluitingsproces uitvoeren
Tijd om de zaken gedaan te krijgen.
Hier is de checklist voor de maandafsluiting die ik gebruik; je kunt deze gerust downloaden en aanpassen aan jouw bedrijf.
Rekeningen afsluiten
- Documenteer alle Amerikaanse creditcardboekingen (CC)
- Documenteer alle Canadese CC-boekingen
- Documenteer alle CC-boekingen in alternatieve valuta
- Documenteer alle Amerikaanse kasboekingen
- Documenteer alle Canadese kasboekingen
Boekingen aan het einde van de maand
- Betaal de maandelijkse belastingtermijn
- Werk het werkbestand voor vaste activa bij
- Pas de maandelijkse boeking voor vaste activa aan
- Werk het werkbestand voor vooruitbetaalde kosten bij
- Pas de boeking in het werkbestand voor vooruitbetaalde kosten aan
- Werk het werkbestand voor maandelijkse voorzieningen bij
- Pas de maandelijkse voorzieningenboeking aan
- Verwerk alle niet-contante betalingen aan derden met betrekking tot de huidige maand (bijv. crediteuren, afgenomen maar nog niet gefactureerde diensten, enz.)
- Pas de maandelijkse salarisboekingen aan naar kostencategorieën en divisies
- Draai de bonusvoorziening terug (indien van toepassing)
- Voer de aanpassing van de maandelijkse bonusvoorziening in
Rapportage
- Financier de EOR-rekening
- Keur de EOR-betaling goed
- Werk het kasstroomdocument bij
- Stem externe betalingsproviders af, zoals PayPal, Wise, Bill.com, enz.
- Stem USD-kas af
- Stem CAD-kas af
- Stem USD-CC af
- Stem CAD-CC af
- Stem CC in alternatieve valuta af
- Voer financiële informatie in het interne rapportagedocument in (waaronder maandresultaten, budget versus werkelijke cijfers en alle andere relevante informatie voor belanghebbenden).
- Pas het interne rapportagedocument aan (indien nodig)
Communicatie
- Communiceer over vereiste taken van andere afdelingen
- Stuur een e-mail met de kasstroomresultaten naar relevante belanghebbenden
- Stuur een e-mail met de financiële resultaten naar relevante belanghebbenden
- [Huidige maand] financiële administratie afgesloten
Overwegingen voor beste praktijken
Ik heb hierboven notities over de checklist voor de maandafsluiting.
Allereerst werk ik binnen een in Canada gevestigd media- en technologiebedrijf, BWZ, met wereldwijde activiteiten. Mogelijk wil je de checklist aanpassen zodat deze geschikt is voor in de VS gevestigde accounts.
Ik raad aan om nog enkele andere best practices aan deze lijst toe te voegen:
- Voeg aan elk lijstitem een deadline toe om het proces te systematiseren en de afsluiting op tijd af te ronden. In eerste instantie kunnen deze datums je helpen de volgorde van de taken te onthouden en de voortgang bij te houden.
- Naarmate je team groeit en processen complexer worden, wijs je taken toe aan meer teamleden. Deadlines voorkomen knelpunten en zorgen voor consistente rapportage.
- Wijs voor elke taak een verantwoordelijke aan. In plaats van alleen de naam van de persoon op te schrijven, raad ik aan je checklist op te stellen in taakbeheersoftware voor directe opvolging.
Wat je nog kunt opnemen
Waarschijnlijk zijn er nog andere zaken die je moet opnemen en die ik niet heb genoemd, zoals:
- Afschrijvingsbedragen voor vaste activa,
- Reconciliaties van rekeningen,
- Journaalposten,
- Wijzigingen in de fysieke voorraad,
- Consolidatie van rekeningen van de moedermaatschappij en dochterondernemingen,
- Aanpassingen voor vreemde valuta,
- En alle andere boekhoudprocedures die je hebt.
Onthoud dat dit voor jou is; aarzel niet om je taken tot in detail uit te werken zodat ze bij je bedrijf passen.
Toelichting op wijzigingen
Wat inhoudelijk wel in de lijst is opgenomen, maar niet expliciet is verwoord, is toelichting op wijzigingen.
Elke maand geef ik toelichting op rekeningen met aanzienlijke MoM-wijzigingen of materiële verschillen tussen budget en werkelijke resultaten (en de reden daarvoor). Dit doe ik zowel voor de rapportage over de kasstroom als voor de financiële resultaten.
Als je bijvoorbeeld door durfkapitaal wordt gefinancierd en nog geen winst maakt, wordt je cashburnpercentage een kritieke maatstaf die je investeerders volgen. Je moet een analyse opnemen van je cashburn in de huidige maand ten opzichte van het budget, een prognose van je cashburn en een gevoeligheidsanalyse van die prognose (naast andere zaken).
Documentatie van processen
In een groter bedrijf wil je mogelijk elk proces van de maandafsluiting documenteren, zoals de verdeling tussen contractanten en de salarisadministratie.
Ik bereken en doe deze zaken zelf, maar een groter bedrijf wil hiervoor mogelijk een volledig afzonderlijk werkboek bijhouden of offshoreboekhouddiensten overwegen voor gespecialiseerde taken.
Scheiding van taken
Grote bedrijven kunnen bewijs opnemen van wie een taak heeft voorbereid en wie deze heeft gecontroleerd. Deze scheiding van taken is vrij gebruikelijk in grotere bedrijven; over ongeveer een jaar zal ik de processen voor de maandafsluiting waarschijnlijk overdragen aan een ander teamlid, waarbij ik de rol van controleur op me neem om meer controles en vertrouwen in foutloos werk mogelijk te maken.
Nauwkeurigheid in rapportage
100% nauwkeurigheid in financiële rapportage is uiteraard het doel; richt je echter op wat materieel is voor je bedrijf.
Als je financieel gezond bent en kleine afwijkingen aantreft, zoals een rekening die $30 afwijkt, ga je niet je volledige model opnieuw opbouwen om de oorzaak te vinden. Hoewel volledige nauwkeurigheid het doel is, moet je je richten op het verkrijgen van een duidelijk beeld voor je belangrijkste belanghebbenden en op tijd communiceren.
Je bent het meest waardevol wanneer je besluitvormers nauwkeurige, relevante informatie biedt om de beste beslissingen voor het bedrijf te nemen.
Naleving en standaarden
Het naleven van boekhoudkundige standaarden en wettelijke vereisten is van essentieel belang. Naleving ondersteunt de wet en de principes van financiële integriteit en transparantie.
Of het nu gaat om US GAAP, IFRS, ASPE of een lokale boekhoudkundige standaard die jouw bedrijf gebruikt: naleving zorgt voor consistente, transparante en vergelijkbare financiële rapportage.
Gebruik van technologie
Het gebruik van de juiste technologie kan het afsluitingsproces aan het einde van de maand stroomlijnen.
Of het nu gaat om tools voor AR, AP-automatisering of boekhoudsoftware die naleving en nauwkeurigheid in de rapportage waarborgt: technologie speelt een cruciale rol.
Het gaat erom de juiste tools voor jouw bedrijf te vinden om je leven eenvoudiger te maken zonder aan kwaliteit in te boeten. Jij houdt de score van je bedrijf bij; je moet ervoor zorgen dat de punten correct zijn.
Als je nog steeds op zoek bent naar boekhoudsoftware, laat me dan helpen. Volgens ons team van technologieanalisten zijn dit momenteel de beste boekhoudoplossingen op de markt:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
De resultaten analyseren
Na de afsluiting aan het einde van de maand is het tijd voor reflectie en analyse.
De financiële gegevens op je overzichten vertellen een verhaal dat uit de volgende elementen bestaat:
Financiële inzichten
De maandafsluiting is meer dan een routinetaak; het kan een goudmijn aan financiële inzichten opleveren.
Het gaat om het analyseren van de cijfers, het begrijpen van trends en het herkennen van patronen. Financiële inzichten uit de maandafsluiting helpen bij het beoordelen van de financiële gezondheid, kasstroom, winstgevendheid en solvabiliteit van je bedrijf.
Deze inzichten gaan niet alleen over het begrijpen van het heden; ze helpen ook de toekomst te voorspellen, ongeacht of je deze cijfers in een prognosemodel invoert.
Ze helpen bij budgettering, financiële planning en prognoses, waardoor je bedrijf goed geïnformeerde financiële beslissingen kan nemen. Bovendien bieden deze cijfers een benchmark om de toekomstige financiële prestaties van je bedrijf te meten.
Wie houdt er niet van recordhoogtes in de omzet?
Prestatie-indicatoren
Belangrijke prestatie-indicatoren, zoals de kasconversiecyclus, efficiëntie van het werkkapitaal en efficiëntie van kostenbeheer, bieden een duidelijke, objectieve beoordeling van de prestaties van je bedrijf. Let goed op deze indicatoren terwijl je de boeken elke maand afsluit.
Prestatie-indicatoren helpen verbeterpunten te identificeren. Ze brengen knelpunten, inefficiënties en gebieden die verbetering behoeven aan het licht.
Om uit te blinken als strategisch CFO en waarde te creëren voor het topmanagement, moet je prestaties meten aan de hand van benchmarks, inzicht krijgen in hiaten en streven naar voortdurende verbetering.
Voortdurende verbetering
De financiële wereld verandert snel, en dat geldt ook voor het afsluitingsproces aan het einde van de maand. Voortdurende verbetering is geen eenmalige taak; het is een cultuur en een streven naar uitmuntendheid, efficiëntie en effectiviteit in het maandafsluitingsproces.
Procesevaluatie
Gebruik de checklist die ik heb verstrekt als uitgangspunt en voeg taken toe of vervang ze wanneer je vaststelt wat het belangrijkst is voor de groei van jouw organisatie.
Er is altijd ruimte voor verbetering. Het is jouw taak om een stap terug te doen, het proces vanuit vogelperspectief te beoordelen en het grotere geheel te begrijpen.
Door het afsluitingsproces en de resultaten te evalueren, krijg je inzicht in de effectiviteit van bestaande processen, de nauwkeurigheid van financiële rapportages en de efficiëntie van technologie. Dit levert bruikbare inzichten op om het proces te stroomlijnen, de nauwkeurigheid te verbeteren en de efficiëntie te verhogen.
Nieuwe technologieën invoeren
Aarzel niet om in dit proces nieuwe dingen uit te proberen. Het invoeren van nieuwe technologieën kan de efficiëntie, nauwkeurigheid en naleving verbeteren. Of het nu gaat om tools voor automatisering van de boekhouding voor een snellere inning van contant geld of tools voor prestatiemanagement van bedrijven voor realtime monitoring en analyse: het omarmen van nieuwe technologieën kan een enorme verandering teweegbrengen.
Nieuwe technologieën kunnen de tijd en inspanning verminderen die nodig zijn voor de maandafsluiting, waardoor jij en het financiële team zich kunnen richten op meer strategische taken die waarde toevoegen.
Controleer voor je eigen gemoedsrust wel het werk dat je nieuwe tools opleveren.
Tijd om de boekhouding af te sluiten
Het beheersen van het maandafsluitingsproces is een voortdurend traject van nauwgezetheid, analyse en verbetering. Je houdt de voortgang bij en stelt doelen voor wat je vervolgens wilt verbeteren, zodat je bedrijf elke maand weer beter wordt.
Een succesvolle maandafsluiting is gebaseerd op voorbereiding, uitvoering en analyse. Het draait om het leggen van de juiste basis, het waarborgen van een soepel proces en het leren van de ervaring om toekomstige resultaten te verbeteren.
Wat komt hierna? De grote evaluatie: de jaarafsluiting.
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te worden gebracht zodra ik deze publiceer, en ontvang meer deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
