Cloud-ERP maakt het eenvoudiger om activiteiten te beheren, gegevens bij te houden en overal verbonden te blijven. In tegenstelling tot ouderwetse lokaal geïnstalleerde systemen bieden cloudgebaseerde ERP-systemen realtime inzichten, lagere IT-kosten en automatische updates — zodat je minder tijd kwijt bent aan technische problemen en meer tijd hebt om slimme zakelijke beslissingen te nemen.
Een goed systeem zorgt ervoor dat rapportages soepel verlopen, automatiseert vervelende taken en garandeert naleving zonder stress. Ik bespreek alles wat je moet weten over cloud-ERP, waaronder voordelen, functies en toonaangevende aanbieders — zodat je de overstap voor je bedrijf kunt maken zonder tijd of geld te verspillen.
Wat is een ERP-systeem?
Systemen voor bedrijfsresourceplanning zijn uitgebreide tools voor bedrijfsinformatie die organisaties helpen om:
- Hun middelen te beheren
- Gegevens op te slaan en inzichten te verkrijgen
- De productiviteit te verhogen
- Risico's te beperken
- Activiteiten te centraliseren
- Informatiesilo's te verminderen
- Gegevens op te slaan
- Organisatiebrede analyses te bieden
Hoewel de meeste bedrijfsafdelingen over speciale softwareoplossingen beschikken, is het doel van ERP om alles onder één dak samen te brengen en zo één betrouwbare bron van informatie voor bedrijven te creëren.
Cloud-ERP versus standaard ERP-software
Cloud-ERP-systemen worden digitaal gehost door een ERP-leverancier en online door klanten gebruikt. Dit verschilt van traditioneel ERP, omdat cloud-ERP niet lokaal door je bedrijf hoeft te worden geïnstalleerd en beheerd.
Doordat je bedrijf digitaal verbonden is met alle interne systemen, kun je ervoor zorgen dat de informatie uit je ERP op elk moment actueel is; geen vertragingen meer door "laat me even controleren of ze nog beschikbaar zijn", zoals je die vaak ziet bij lokaal geïnstalleerde oplossingen.
Op deze manier worden beslissingen over het gebruik van je belangrijkste middelen — mensen, materialen, kapitaal, apparatuur en meer — genomen op basis van de meest actuele beschikbare informatie.
Cloud-ERP-terminologie
Als ERP nieuw voor je is, kan er enige verwarring ontstaan over de terminologie. Hieronder staan enkele concepten die je zult tegenkomen en wat ze betekenen.
Lokaal geïnstalleerd
Een ERP-systeem dat op de eigen servers en infrastructuur van een bedrijf is geïnstalleerd en daar wordt beheerd. Hiervoor is een investering vooraf in hardware en software nodig.
Hybride
Een hybride ERP-systeem combineert cloudgebaseerde en lokaal geïnstalleerde oplossingen. Hierdoor kunnen bedrijven profiteren van de voordelen van beide modellen door sommige toepassingen in de cloud en andere op lokale servers te hosten.
Implementatiestrategie
Het plan voor de implementatie en het beheer van een ERP-systeem, waarbij op basis van je behoeften wordt gekozen tussen cloudgebaseerde, lokaal geïnstalleerde of hybride modellen.
Gehost ERP
ERP-software die op servers van derden is geïnstalleerd en op afstand wordt gebruikt. Deze implementatiestrategie wordt meestal gebruikt door bedrijven die hun IT-activiteiten hebben uitbesteed; als je alles in eigen beheer wilt houden, hoef je je hier geen zorgen over te maken.
Beveiliging van begin tot eind
Geavanceerde beveiligingsmaatregelen die alle aspecten van een ERP-systeem beschermen, van gegevensinvoer tot verzending en opslag, tegen cyberdreigingen. Bij cloud-ERP-software worden beveiligingsmaatregelen, zoals versleuteling en gebruikerstoegang, doorgaans door de leverancier beheerd in plaats van dat ze extra kosten met zich meebrengen.
Have an account? Log In
Licenties op abonnementsbasis
Een betalingsmodel voor toegang tot ERP op basis van regelmatige abonnementen, waarin softwaregebruik, onderhoud en updates zijn inbegrepen.
Cloud-ERP versus SaaS-ERP
Het verschil tussen cloud-ERP en SaaS-ERP is minimaal en heeft voornamelijk betrekking op kosten en aanpasbaarheid; de functionaliteit is grotendeels hetzelfde.
“Cloud-ERP” kan worden gebruikt om te verwijzen naar alle cloudgebaseerde ERP-software of -systemen, ongeacht de factureringsstructuur. De term "SaaS ERP" is iets specifieker.
- SaaS ERP verwijst naar systemen die worden aangeboden in ruil voor een maandelijks abonnement.
- Cloud-ERP-platforms kunnen op deze manier worden betaald, maar kunnen ook worden aangeboden in ruil voor een eenmalige licentievergoeding (inclusief hosting op afstand en doorlopende updates).
Typen cloud-ERP-systemen
Ik wil je niet lastigvallen met nog meer definities als dit concept nieuw voor je is; maar als je serieus overweegt een cloud-ERP-systeem aan te schaffen, moet je weten naar welk type je op zoek bent.
De meest voorkomende typen zijn:
SaaS met meerdere tenants
Meerdere bedrijven delen dezelfde infrastructuur en software, maar hebben afzonderlijke, beveiligde databases. Dit optimaliseert doorgaans het gebruik van middelen en verlaagt de kosten.
SaaS met één tenant
Eén bedrijf beschikt over een eigen infrastructuur en software-exemplaar. Dit biedt meer mogelijkheden voor aanpassing en controle.
Publieke cloud
Cloudresources (zoals servers en opslag) zijn eigendom van en worden beheerd door een externe provider en via internet gedeeld door meerdere organisaties.
Deze optie is doorgaans het meest schaalbaar en kosteneffectief.
Private cloud
Een toegewijde cloudinfrastructuur die uitsluitend door één organisatie wordt gebruikt en meer controle en beveiliging biedt voor gevoelige bedrijfsactiviteiten en gegevens.
Een goede optie voor organisaties in bijzonder gevoelige sectoren, zoals de gezondheidszorg of het bankwezen.
Wat maakt cloud-ERP zo bijzonder?
De voordelen van cloud-ERP zijn onder andere:
- Kostenbesparingen
- Schaalbaarheid
- Flexibiliteit
- Betere communicatie tussen teams & afdelingen
- Accuratere informatie over je bedrijf
Traditioneel werden ERP-systemen "op locatie" geïmplementeerd. Dit betekent dat de technologie werd gehost op de servers van een bedrijf, in plaats van op afstand te worden gehost (en onderhouden) door de ERP-provider.
Dit was traag, duur en omslachtig.
Cloudsystemen helpen de implementatie van ERP te versnellen - die vaak maanden tot jaren kan duren en de inzet van een gespecialiseerde ERP-consultant vereist - omdat je bij de aanschaf niet hoeft te bedenken welke functies je ooit nodig zult hebben; je kunt functies naar behoefte toevoegen en wijzigen.
6 voordelen van cloud-ERP
Ik heb al een paar manieren genoemd waarop cloud-ERP beter is dan oplossingen op locatie, maar ik wilde enkele daarvan verder uitdiepen, waaronder:
1. Kosteneffectiviteit
Een kwalitatief cloud-ERP-systeem kan vaak meerdere verspreide toepassingen vervangen voor minder dan hun totale kosten. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld kosten besparen door abonnementen op niet-gekoppelde platforms voor boekhouding, voorraadbeheer en CRM op te zeggen.
Bovendien zijn de kosten veel meer gespreid bij een implementatie in de cloud (in ieder geval bij SaaS ERP-producten).
Systemen op locatie hebben vaak hoge eenmalige kosten voor een permanente licentie, integratieondersteuning en andere opstartkosten; cloudplatforms met SaaS-factureringsmodellen spreiden de kosten gelijkmatiger en voorspelbaarder (en vereisen niet dat je bij de implementatie zoveel draagvlak creëert).
De mogelijke schaduwzijde van facturering op basis van de cloud
Regelmatig terugkerende kosten voor cloudcomputing kunnen een negatieve invloed hebben op EBITDA, omdat kosten voor cloudcomputing worden behandeld als operationele kosten in plaats van kapitaaluitgaven.
Dit is niet per se goed of slecht, maar het is wel het overwegen waard.
Beleggers belonen betrokkenheid
Klinkt gek? Ik beloof je dat het waar is.
Bij een overstap naar de cloud zijn er weinig tot geen hardwarekosten. Op operationeel niveau is dat gunstig; het geeft IT-managers meer speelruimte in hun hardwarebudgetten en CFO's meer flexibiliteit wat betreft directe kosten.
Door kapitaaluitgaven aan zaken die eenvoudig kunnen worden vervangen door softwareabonnementen te verlagen, komt er immers geld vrij voor initiatieven met een hogere waarde… en de markt lijkt dat doorgaans te belonen.
Er bestaat een zeer sterke correlatie tussen rendement op geïnvesteerd kapitaal (ROIC) en waardering, zowel op openbare als private markten.
Abonnementsmodel
Cloud-ERP-oplossingen worden doorgaans aangeboden op abonnementsbasis/SaaS-basis, wat betekent dat de maandelijkse uitgaven consistent en eenvoudiger te budgetteren zijn — en doorgaans geen verrassingen opleveren als het gaat om uitgavenbeheer.
2. Schaalbaarheid
SaaS-producten zijn per definitie zeer schaalbaar. De meeste aanbieders bieden meerdere vooraf gedefinieerde serviceniveaus, samen met uitgebreide aanpassingsmogelijkheden om aan de behoeften van verschillende bedrijven te voldoen.
Aanbieders zoals SAP en Microsoft Dynamics hebben pakketten die op maat zijn samengesteld voor zowel mkb-bedrijven als Fortune 500-bedrijven. Bovendien worden deze producten voortdurend bijgewerkt — zonder dat bedrijven hoeven op te draaien voor upgrade- en updatekosten.
3. Toegankelijkheid van gegevens
Cloud-ERP-systemen bieden realtime toegang tot gegevens voor bedrijfsbrede activiteiten. Dit betekent dat managers en financiële leidinggevenden binnen je organisatie direct toegang hebben tot actuele financiële rapportages en andere meetgegevens van alle bedrijfsonderdelen.
In tegenstelling tot on-premisesystemen hoeven belanghebbenden zich niet op kantoor te bevinden om toegang te krijgen tot belangrijke gegevens (zolang ze over de juiste toegangsrechten voor de software beschikken).
4. Realtime-analyses
Met realtimegegevens komt de mogelijkheid van realtime-analyses. Ik weet dat dit de flauwe versie was van “met grote macht komt grote verantwoordelijkheid”, maar het is waar.
Teams kunnen cloud-ERP-software (en de gegevens- en analysetools die deze biedt) gebruiken om realtime besluitvorming te ondersteunen.
Een regionale salesmanager kan bijvoorbeeld het cloud-ERP-systeem gebruiken om realtime verkoopprestatiegegevens van alle vestigingen te volgen, waardoor middelen flexibeler kunnen worden toegewezen en prijzen sneller kunnen worden aangepast.
5. Verbeterde besluitvorming
De gegevens en (in toenemende mate door AI aangestuurde) analyses die ERP-systemen bieden, kunnen betere besluitvorming ondersteunen op zowel directie- als afdelingsniveau.
Stel bijvoorbeeld dat je in de kledingindustrie werkt. Een ERP-systeem voor de kledingindustrie kan je helpen om realtime verkoopgegevens snel en eenvoudig te analyseren en trends te identificeren in elk geografisch gebied waarin het bedrijf actief is. Dit kan strategische beslissingen op het hoogste niveau ondersteunen, van personeelswerving tot marketing.
6. Extra aanpasbaarheid
Cloud-ERP-software maakt aanpassingen eenvoudig, zodat bedrijven het systeem kunnen afstemmen op hun unieke werkprocessen zonder het gedoe van complexe IT-projecten. In tegenstelling tot on-premisesystemen zijn cloud-ERP-systemen flexibel en budgetvriendelijk, zodat je functies nauwkeurig kunt afstemmen op je exacte behoeften.
Nog beter: cloud-ERP-systemen werken goed samen met andere apps, waardoor integratie probleemloos verloopt. Ze synchroniseren moeiteloos met CRM-systemen, tools voor de toeleveringsketen en andere bedrijfssystemen, zodat alles realtime met elkaar verbonden blijft. Dat betekent minder handmatig werk, minder fouten en een soepelere informatiestroom binnen je bedrijf.
Het resultaat? Snellere beslissingen, betere efficiëntie en een systeem dat met je bedrijf meegroeit.
3 Nadelen van cloud-ERP
Het is niet alleen maar zonneschijn en rozengeur. Er zijn enkele legitieme zorgen en mogelijke nadelen verbonden aan cloud-ERP.
1. Zorgen over gegevensbeveiliging
Per definitie worden gegevens in een cloud-ERP-systeem op afstand opgeslagen, wat de mogelijkheid op datalekken met zich meebrengt.
Hoewel dit zeker een aandachtspunt is, kunnen zorgen over gegevensbeveiliging worden beperkt met de juiste inkoopprocedures: kies met name een betrouwbare leverancier die gegevensintegriteit serieus neemt.
Bedrijven die groot genoeg zijn om te investeren in een private cloudinfrastructuur kunnen het risico op datalekken ook verkleinen — maar tegenwoordig zijn zelfs openbare clouddiensten zeer veilig.
Zeer gevoelige sectoren
Bedrijven in bijzonder gevoelige sectoren – gezondheidszorg, persoonlijke financiën, bankwezen enz. – lopen hier mogelijk meer risico en kunnen ervoor kiezen om leveranciers te selecteren die gespecialiseerd zijn in hun sector.
PS: Als je niet overtuigd bent van de veiligheid van je gegevens, neem dan geen risico. Er zijn altijd andere opties.
2. Mogelijke uitvaltijd
Elk SaaS- of cloudgebaseerd product kan te maken krijgen met uitvaltijd. Afhankelijk van de duur en ernst van de uitvaltijd kunnen de gevolgen variëren van nauwelijks merkbaar tot aanzienlijk kostbaar.
Ook dit wordt grotendeels beperkt door de juiste leveranciersselectie. Ik raad je ten zeerste aan om potentiële leveranciers tijdens je evaluatie te vragen naar de frequentie van uitvaltijd en hun meldingsprocedure.
Dat gezegd hebbende, kan het ook de moeite waard zijn om een continuïteitsplan op te stellen voor belangrijke bedrijfsprocessen die bijzonder kwetsbaar kunnen zijn voor onderbrekingen.
3. Beperkingen op het gebied van maatwerk
Cloud-ERP-systemen kunnen worden aangepast aan de behoeften van een bedrijf, maar de mogelijkheden voor maatwerk zijn beperkter dan bij implementaties op locatie, omdat je gedwongen bent binnen de grenzen van de maatwerkmogelijkheden van de leverancier te werken.
Verschillende typen ERP-systemen bieden verschillende niveaus van maatwerk. Tier 1-ERP-systemen (zoals die van SAP, Microsoft en Oracle) zijn over het algemeen het meest aanpasbaar.
More Articles
Overstappen op cloud-ERP-oplossingen
Nu je veel weet over cloud-ERP-software, overweeg je waarschijnlijk om er een aan je softwarestack toe te voegen. Als je voldoende middelen en budget hebt, kun je je eigen oplossing ontwikkelen. Zit je aan de andere kant van het spectrum, dan kun je ook uitbesteden.
Stel jezelf bij het kiezen van cloud-ERP-software de volgende vragen:
- Hoe ondersteunt het de automatisering van repetitieve taken?
- Welke kernmodules biedt het (bijv. boekhouding, voorraadbeheer, HR, CRM, projectbeheer)?
- Kan het ERP-systeem meegroeien met je bedrijf?
- Welke garanties zijn er voor de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van het systeem?
- Welke beveiligingsmaatregelen zijn getroffen om gevoelige bedrijfsgegevens te beschermen?
- Zijn er verborgen kosten (bijv. voor gegevensopslag, API-toegang of extra gebruikers)?
Hoewel dit de belangrijkste vragen zijn die je moet onderzoeken, kunnen er tijdens het ontwikkelen of zoeken naar je ideale cloud-ERP-oplossing nog verschillende andere vragen naar voren komen. De meeste ERP-leveranciers bieden demo's aan om je te helpen bij je beslissing. En als je wat extra hulp nodig hebt, kun je mijn beste opties voor cloud-ERP-software bekijken om aan de slag te gaan:
Toekomstige trends
Technologie ontwikkelt zich snel. Dit staat de cloud-ERP-sector te wachten.
AI en automatisering
Waarschijnlijk zag je deze al aankomen.
Net als bij vrijwel elk aspect van technologie tegenwoordig is AI het belangrijkste modewoord — en meestal ook de belangrijkste aanjager van functionele veranderingen.
Cloud-ERP-systemen die AI hebben geïntegreerd kunnen:
- Gebruikers tijd besparen bij navigatie en systeemuitleg
- Prognose-inspanningen verbeteren
- Anomaliedetectie aanscherpen
- Complexe processen automatiseren
- En meer. De lijst lijkt dagelijks te groeien
In de haast om concurrerend te blijven, voegen veel cloudproviders door AI ondersteunde functies toe aan bestaande producten, vaak zonder extra kosten aan klanten op te leggen.
Mobiele ERP
Zoals je je zult herinneren, zijn cloud-ERP-systemen toegankelijk via internet, wat betekent dat aanvullende online apparaten ermee verbinding kunnen maken.
Hoewel volledige functionaliteit op smartphones en tablets beperkt is, kunnen belanghebbenden nog steeds belangrijke gegevens raadplegen wanneer ze op afstand werken, reizen of conferenties bezoeken.
Al snel zul je, met Starlink dat wifi levert en mobiele systemen die ermee verbinding maken, overal ter wereld zicht kunnen houden op de bedrijfsvoering.
Ik doe gewoon alsof dit geen verdere schade toebrengt aan de toch al wankele balans tussen werk en privé...
Zet je hoofd in de wolken
Cloud-ERP is gewoon logisch.
ERP-systemen zorgen voor een transformatie van efficiënte werkstromen, samenwerking tussen afdelingen en datagedreven besluitvorming, en cloudgebaseerd ERP is nog beter.
Toegang tegen lagere kosten tot de nieuwste technologieën, realtime synchronisatie van gegevens, flexibelere implementatie, mogelijkheden om op te schalen... moet ik nog doorgaan?
Klaar om je vaardigheden als financieel leider verder uit te breiden? Abonneer je op onze nieuwsbrief voor deskundige gidsen van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
