Een balans maken (6 stappen voor beginners)

Wat is een balans?

Een balans is een financieel overzicht dat een momentopname geeft van de financiële positie van een onderneming op een specifiek moment.

Het overzicht bevat de activa, passiva en het eigen vermogen van de onderneming en volgt de formule:

Deze vergelijking zorgt ervoor dat wat de onderneming bezit (activa) in evenwicht is met wat zij verschuldigd is (passiva) en de waarde die door aandeelhouders wordt ingebracht (eigen vermogen). Dit is wat elke categorie omvat:

Activa

Activa vertegenwoordigen wat een onderneming bezit of beheert en wat economische waarde heeft. Ze worden doorgaans verdeeld in:

1. Vlottende activa (bijvoorbeeld contanten, debiteuren en voorraad) die binnen een jaar in contanten kunnen worden omgezet, en
2. Vaste activa (bijvoorbeeld vastgoed, apparatuur en patenten), die langetermijninvesteringen zijn.

Activa zijn essentieel voor het genereren van toekomstige inkomsten.

Passiva

Passiva zijn de verplichtingen of schulden van de onderneming die moeten worden afgewikkeld, vaak in de vorm van geld dat aan anderen verschuldigd is. Net als activa worden passiva ingedeeld in:

1. Kortlopende passiva (bijvoorbeeld crediteuren en kortlopende schulden) die binnen een jaar moeten worden betaald, en
2. Langlopende passiva (bijvoorbeeld langlopende leningen en uitgestelde belastingverplichtingen) die na meer dan een jaar moeten worden betaald.

Eigen vermogen van aandeelhouders

Het eigen vermogen van aandeelhouders vertegenwoordigt de aanspraak van de eigenaren op de activa van de onderneming nadat alle passiva zijn betaald. Het omvat gewone aandelen, ingehouden winsten en aanvullend gestort kapitaal.

In wezen weerspiegelt het de nettowaarde van de onderneming vanuit het perspectief van de aandeelhouders. Het wordt vaak gebruikt om de financiële gezondheid en het investeringspotentieel van de onderneming te beoordelen.

Featured Tools

1. 

   Rippling Spend

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.8

   Visit Website
2. 

   Workday Adaptive Planning

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
3. 

   Traild

   Visit Website

Waarom heb je een balans nodig?

Voordat je een balans voor je onderneming opstelt, bespreken we eerst waarom je er überhaupt een nodig hebt. Hier volgt een kort overzicht van de redenen om dit overzicht op te stellen:

• Houd je financiële gezondheid in de gaten: De balans laat je zien wat je onderneming bezit en verschuldigd is en wat er overblijft voor de aandeelhouders van het eigen vermogen.
• Neem betere beslissingen: Het helpt het management betere beslissingen te nemen bij het plannen van uitbreiding en het aantrekken van kapitaal. Het helpt ook wanneer het tijd is om prognoses te maken.
• Geef investeerders inzicht in je onderneming: Investeerders beslissen of ze in een onderneming willen investeren op basis van factoren zoals de hoogte van de schulden en de ouderdom en kwaliteit van de activa.

Een balans opstellen in 6 stappen

Hoewel de meeste ondernemingen boekhoudsoftware gebruiken om balansen in realtime op te stellen, is het leren handmatig voorbereiden ervan een uitstekende manier om echt te begrijpen hoe het werkt en waar alle cijfers vandaan komen.

Bij mijn uitleg hieronder over het opstellen van een balans gebruik ik die van Apple als voorbeeld. Maar als je op zoek bent naar een snelle samenvatting, vind je hier een infographic met de belangrijkste stappen:

1. Selecteer een rapportagedatum

Balansen worden opgesteld op een specifiek moment, in tegenstelling tot een resultatenrekening, die de prestaties van het bedrijf over een bepaalde periode weergeeft. De balans is een overzicht waarin de saldi van alle rekeningen in je boekhouding worden weergegeven. Omdat rekeningsaldi bij elke zakelijke transactie veranderen, kan de balans er na elke transactie anders uitzien.

Bedrijven zoals Apple kiezen over het algemeen het einde van de financiële rapportageperiode als balansdatum:

Je hoeft niet per se te wachten tot het einde van de boekhoudkundige cyclus om een balans op te stellen. Hoewel de meeste bedrijven hun balans opstellen wanneer ze hun boekhouding afsluiten aan het einde van elke maand, elk kwartaal of elk jaar, kun je ervoor kiezen om op elk gewenst moment een balans op te stellen voor analysedoeleinden. 

Als je bijvoorbeeld op het punt staat een bedrijf over te nemen, heb je een bijgewerkte balans nodig om te begrijpen welke impact de overname op korte termijn op jou zal hebben.

2. Stel de resultatenrekening en het overzicht van ingehouden winsten op

Wanneer je je financiële overzichten op orde brengt, wordt de balans als laatste opgesteld.

Elk jaar maakt je bedrijf (hopelijk) winst. Als deze niet als dividend wordt uitgekeerd, komt de winst terecht op de rekeningen van aandeelhouders onder het eigen vermogen als ingehouden winst.

Dit verhoogt het bedrag dat wordt gerapporteerd onder het onderdeel eigen vermogen van aandeelhouders op de balans. Daarom moet je de resultatenrekening en het overzicht van ingehouden winsten opstellen voordat je begint met het opstellen van je balans.

Als we nog een stap teruggaan, zien we dat de resultatenrekening helpt om het nettoresultaat te berekenen. Dit helpt vervolgens bij het opstellen van het overzicht van ingehouden winsten, wat uiteindelijk weer hiernaartoe leidt.

3. Vermeld je activa

Zodra je alle benodigde cijfers hebt, is het eerste wat je moet doen het vermelden van de activa van je bedrijf. Zo presenteert Apple de activa op zijn balans:

Activa worden op de balans gerangschikt op basis van liquiditeit, waarbij de meest liquide activa bovenaan staan. Ter herinnering: activa worden onderverdeeld in vlottende en vaste activa:

• Vlottende activa: Vlottende activa zijn activa die een bedrijf op korte termijn in geld kan omzetten (binnen een jaar of één bedrijfscyclus). Voorbeelden zijn geldmiddelen, kasequivalenten (verhandelbare effecten, handelspapier of andere geldmarktinstrumenten), voorraden en handelsvorderingen.
• Vaste activa: Vaste activa zijn activa met een lange looptijd. Ze worden onderverdeeld in materiële vaste activa en immateriële activa. Materiële vaste activa — waaronder grond, gebouwen en activa waarop wordt afgeschreven, zoals apparatuur en voertuigen — worden opgenomen tegen boekwaarde, na aftrek van afschrijvingen. Immateriële activa zoals goodwill staan onderaan, omdat ze alleen in geld kunnen worden omgezet wanneer je je bedrijf verkoopt.

4. Vermeld je verplichtingen

Nadat je al je activa hebt toegevoegd, is het tijd om de verplichtingen van je bedrijf aan de balans toe te voegen. Zo geeft Apple zijn verplichtingen weer:

Houd er rekening mee dat verplichtingen doorgaans ook worden ingedeeld in kortlopende en langlopende verplichtingen:

• Kortlopende verplichtingen: Kortlopende verplichtingen zijn schulden die een bedrijf binnen één operationele cyclus moet betalen (opnieuw: doorgaans binnen één jaar of minder). Handelsschulden, kortlopende schulden en onbetaalde dividenden zijn voorbeelden van kortlopende verplichtingen.
• Langlopende verplichtingen: Langlopende verplichtingen zijn langlopende schulden (die niet binnen de komende 12 maanden vervallen). Langlopende verplichtingen omvatten te betalen obligaties, verplichtingen uit hoofde van pensioenuitkeringen en uitgestelde belastingverplichtingen.

5. Bereken het eigen vermogen van aandeelhouders

Het eigen vermogen van de eigenaar (of het eigen vermogen van aandeelhouders) is het verschil tussen de totale activa en de totale verplichtingen:

Een andere manier om het eigen vermogen van aandeelhouders te berekenen, is door het saldo op de rekeningen voor ingehouden winsten en gewone aandelen bij elkaar op te tellen.

Grotere bedrijven zoals Apple hebben mogelijk aanvullende posten, bijvoorbeeld preferente aandelen en geaccumuleerd alomvattend inkomen. Als je niet bij een groot bedrijf werkt, hoef je je daar geen zorgen over te maken.

Het gedeelte over het eigen vermogen van aandeelhouders op de balans vertegenwoordigt de theoretische nettowaarde van het bedrijf: het is het bedrag dat de eigenaren van het bedrijf zouden overhouden na de verkoop van alle activa en het betalen van de verplichtingen. Ik noem dit echter theoretisch, omdat de marktwaarde van een actief vrijwel altijd verschilt van de boekwaarde.

6. Vergelijk de totale activa met de totale verplichtingen plus het eigen vermogen van de eigenaar

De activa moeten gelijk zijn aan de totale verplichtingen plus het eigen vermogen van aandeelhouders—vandaar de term “balans”. Als de cijfers overeenkomen en alles er goed uitziet, is je balans correct. Als de cijfers niet overeenkomen, zijn er enkele veelvoorkomende redenen waarom de balans niet klopt, waaronder:

• Niet-opgenomen of onnauwkeurig geregistreerde transacties
• Onnauwkeurig geregistreerde afschrijvings- of amortisatiekosten
• Fouten bij het omrekenen van wisselkoersen
• Onjuiste berekening van het eigen vermogen van aandeelhouders

Wat je moet doen als de cijfers niet overeenkomen

Eerst dit: raak niet in de stress—kleine fouten veroorzaken vaak grote verschillen. Begin met het controleren op typefouten, ontbrekende boekingen en verkeerd toegepaste afschrijvingen. Fouten bij valutaconversies en overgeslagen aanpassingen van het eigen vermogen zijn ook veelvoorkomende boosdoeners.

Wanneer je een balans moet opstellen

Bedrijven stellen doorgaans aan het einde van elke boekhoudperiode een balans op. Dit kan maandelijks, per kwartaal of jaarlijks zijn. Je hoeft echter niet per se te wachten tot het einde van een boekhoudperiode om een balans op te stellen.

Boekhoudsoftware voor kleine bedrijven geeft je in realtime inzicht in je balans door deze bij te werken met elke transactie die je registreert.

Inzicht in realtime is nuttig, omdat het je helpt de financiële gezondheid van je bedrijf te beoordelen. Hierdoor kun je betere beslissingen nemen over verschillende aspecten van het bedrijf, zoals een wijziging in het kredietbeleid of hoeveel kapitaal het bedrijf moet aantrekken (en wanneer). Bovendien hoef je niet elk kwartaal op te zoeken hoe je een balans opstelt.

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Balansvoorbeeld en analyse

Je hebt een balans, wat nu? 

Ervaren accountants kunnen de balans vrijwel in één oogopslag bekijken en een idee krijgen van de financiële positie van het bedrijf, maar je hoeft jezelf daar voorlopig nog niet aan te meten.

Als je je eerste balans opstelt, kun je financiële kengetallen zoals de current ratio en de verhouding schuld/eigen vermogen gebruiken om de balans van je bedrijf te beoordelen.

Laten we een vereenvoudigde versie als voorbeeld gebruiken om te begrijpen hoe je deze kunt beoordelen:

Hier zijn enkele snelle inzichten die we uit dit voorbeeld kunnen afleiden:

• Positief werkkapitaal: Het bedrijf heeft een positief werkkapitaal van $50,000. Werkkapitaal wordt berekend door de kortlopende verplichtingen af te trekken van de vlottende activa.
• Verhouding schuld/eigen vermogen (D/E): De D/E-verhouding laat zien welk deel van je kapitaal afkomstig is van schulden in plaats van eigen vermogen—in het bovenstaande voorbeeld is de D/E-verhouding 3. Deze wordt berekend door de totale verplichtingen te delen door het eigen vermogen van aandeelhouders. Er is geen enkele D/E-verhouding die goed of slecht is, maar je kunt sectorgemiddelden raadplegen om te zien hoe je ervoor staat.
• Vlottende-activa-ratio: De vlottende-activa-ratio is een liquiditeitsratio die laat zien in hoeverre je bedrijf binnen een jaar aan kortlopende verplichtingen kan voldoen. In ons voorbeeld is de vlottende-activa-ratio 2. Deze wordt berekend door het totaal van geldmiddelen, kasequivalenten en verhandelbare effecten te delen door de totale kortlopende verplichtingen.

Dit zijn drie van de vele balansratio’s die je kunt gebruiken om te analyseren hoe een bedrijf presteert.

Veelgemaakte fouten die je moet vermijden bij het opstellen van een balans

Naast de mogelijke fouten die hierboven zijn genoemd, zijn er nog enkele andere fouten die je kunt maken bij het opstellen van een balans:

Activa dubbel tellen

Het is gemakkelijk om per ongeluk hetzelfde activum op meerdere plaatsen te registreren—bijvoorbeeld door een apparaat zowel als individueel activum als binnen een bredere categorie op te nemen. Hierdoor worden je totale activa opgeblazen en kunnen belanghebbenden worden misleid.

Oplossing

Houd een actuele lijst bij van alle materiële en immateriële activa en controleer deze bij het opstellen van je balans. Raadpleeg bij twijfel de bron van elk activum om er zeker van te zijn dat het slechts één keer is geregistreerd.

Verplichtingen verkeerd classificeren

Het verkeerd classificeren van verplichtingen, zoals het registreren van een langlopende lening als een kortlopende verplichting, kan liquiditeitsratio’s vertekenen en een onjuist beeld geven van hoe goed je bedrijf aan kortlopende verplichtingen kan voldoen.

Oplossing

Een goede vuistregel: als de betaling binnen 12 maanden verschuldigd is, is deze kortlopend. Al het overige is langlopend. Controleer de voorwaarden van elke lening of crediteurenpost voordat je deze classificeert, vooral tijdens de rapportage aan het einde van het jaar.

Aanpassingen in het eigen vermogen van de eigenaar negeren

Het eigen vermogen van de eigenaar is geen bedrag dat je eenmaal instelt en daarna vergeet—het verandert bij elke nettowinst, elk verlies, elk dividend of elke opname door de eigenaar. Als je vergeet het bij te werken, klopt je balans niet, zelfs als de activa en verplichtingen nauwkeurig zijn.

Oplossing

Nadat je het netto-inkomen of verlies hebt berekend, moet je ervoor zorgen dat dit wordt verwerkt in de ingehouden winsten of het kapitaal van de eigenaar. Als je handmatig werkt, maak dan een snelle aansluiting van het eigen vermogen om gemiste aanpassingen uit de winst-en-verliesrekening of uitkeringen op te sporen.

Neem slimme financiële beslissingen met je balans

Als je leert hoe je een balans opstelt, blijven al je belanghebbenden — het management, investeerders en kredietverstrekkers — geïnformeerd en kun je weloverwogen beslissingen nemen over het bedrijf.

Het management kan de balans bekijken om het werkkapitaal of de hefboomwerking te beheren. Investeerders kunnen deze gebruiken om de activaportefeuille en kapitaalstructuur te analyseren. Kredietverstrekkers kunnen nagaan of er op je balans nog ruimte is voor vreemd vermogen zonder financiële problemen te veroorzaken op je balans, winst-en-verliesrekening of kasstroomoverzicht.

Wil je meer leren over financiële overzichten en andere financiële concepten? Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, tips en inzichten van financiële leiders.