ERP-aanpassing is niet bepaald iets wat de meeste mensen willen doen. Het is eerder: “Dit systeem ziet er goed uit, maar heeft wat aanpassingen nodig om voor ons te werken… Hoe vervelend zou dat zijn?”
Ik bespreek wat je moet uitzoeken om te bepalen of het de moeite waard is om een ERP-systeem aan te schaffen dat aanpassingen vereist. Plus: hoe je enkele veelvoorkomende valkuilen die de kosten opdrijven kunt vermijden.
Wat is ERP-aanpassing?
Bij het aanpassen van ERP (Enterprise Resource Planning) wordt een kant-en-klaar ERP-softwaresysteem gewijzigd zodat het beter aansluit op de specifieke bedrijfsprocessen, werkstromen en vereisten van een organisatie.
Dit kan het aanpassen omvatten van:
- Gebruikersinterface (UI)
- Gegevensmodellen
- Integraties
- Rapporten en dashboards
- Configuraties voor beveiliging en toegangsbeheer
- Je eigen bedrijfsprocessen
ERP-aanpassingen worden doorgaans uitgevoerd via:
- Configuratie-instellingen van het ERP-systeem
- Ontwikkeling van aangepaste code (broncode)
- Het gebruik van vooraf gebouwde uitbreidingen of add-ons die door de ERP-leverancier of externe ontwikkelaars worden aangeboden
Wie heeft aangepaste ERP-software nodig?
Bij het bepalen of je aanpassingen nodig hebt, gaat het meer om mogelijkheden dan om de gebruikelijke werkwijze. De meeste bedrijven passen uiteindelijk hun processen aan om een nieuwe ERP-oplossing te integreren — en behalen positieve resultaten met die verandering.
Er zijn echter bepaalde soorten bedrijven die hun processen niet zomaar kunnen aanpassen en in plaats daarvan wijzigingen aan het ERP-systeem nodig hebben:
Grote ondernemingen en multinationals
- Actief op meerdere locaties of in meerdere landen
- Beschikkend over complexe organisatiestructuren en bedrijfsprocessen
- Omgaand met uiteenlopende wettelijke en nalevingsvereisten
- Behoefte aan integratie met verschillende systemen van derden en verouderde toepassingen
Een multinationaal productiebedrijf met activiteiten in meerdere landen zou bijvoorbeeld zijn ERP-systeem moeten aanpassen om rekening te houden met lokale regelgeving, talen, valuta en branchespecifieke processen.
Bedrijven in sterk gereguleerde sectoren
- Gezondheidszorg en farmaceutische industrie
- Financiën en bankwezen
- Energie en nutsbedrijven
- Overheidsinstanties en organisaties in de publieke sector
Een farmaceutisch bedrijf zou zijn ERP-systeem bijvoorbeeld moeten aanpassen om te voldoen aan strenge regelgeving rond geneesmiddelenontwikkeling, klinische onderzoeken en beheer van de toeleveringsketen. ERP-systemen voor overheden worden vaak geconfronteerd met vergelijkbare uitdagingen op het gebied van naleving van regelgeving, waarvoor gespecialiseerde aanpassingen nodig zijn.
Bedrijven met unieke of gespecialiseerde bedrijfsprocessen
Ik weet dat we allemaal het gevoel hebben dat onze bedrijven uniek zijn, maar ik doel hier op zeer specifieke bedrijven. Dit zijn bedrijven met productieprocessen die standaard-ERP-systemen (meestal) niet ondersteunen, zoals aangepaste productconfiguraties of gespecialiseerde nalevingsvereisten. Dit kan bijvoorbeeld gaan om:
- Productiebedrijven met gespecialiseerde productieprocessen, bijvoorbeeld een fabrikant van maatmeubilair.
- Dienstverlenende bedrijven met unieke modellen voor dienstverlening
Hightech- en softwarebedrijven
Bedrijven in de technologiesector innoveren vaak razendsnel, iets wat standaard-ERP-oplossingen niet altijd kunnen bijhouden. Aangepaste ERP-systemen maken snelle aanpassingen mogelijk, zoals het eenvoudig toevoegen of verwijderen van productlijnen of het aanpassen aan veranderende modellen voor softwarelicenties.
Dienstverlenende bedrijven met specifieke factureringsmodellen
Bedrijven die diensten aanbieden met complexe factureringsregelingen, zoals prestatiegerichte contracten, hebben mogelijk aangepaste functies nodig om met deze modellen om te gaan.
Vroeger runde ik een bureau voor beleggerscommunicatie — oftewel: een dienstverlenend bedrijf — met verschillende maandelijkse factuurbedragen, afhankelijk van de resultaten die we voor onze klanten behaalden. Als ik in dat bedrijf een ERP-systeem zou implementeren, zou ik iets nodig hebben dat prestaties kan uitlezen, goedkeuringen kan verzamelen en prijzen direct kan aanpassen.
Bedrijven die geen maatwerk nodig hebben
- Kleine en middelgrote ondernemingen met eenvoudige bedrijfsactiviteiten
- Start-ups met eenvoudige bedrijfsmodellen
- Bedrijven in minder gereguleerde sectoren
- Bedrijven met standaard operationele vereisten
- Organisaties die op zoek zijn naar kosteneffectieve oplossingen met brede functionaliteit
- Makelaarbedrijven
Dit soort bedrijven hebben er doorgaans meer baat bij hun werkprocessen aan te passen aan de beschikbare ERP-oplossingen dan te investeren in maatwerk. Deze aanpak kan kosten besparen en de bedrijfsvoering vereenvoudigen, vooral wanneer je net begint of op kleinere schaal opereert.

Voordelen van ERP-maatwerk
Als je nog steeds leest, ben je een van de supergelukkige mensen die baat zouden kunnen hebben bij enige systeemaanpassing. Het is echter niet alleen maar slecht — je ERP-systeem aanpassen kan leiden tot:
1. Een sterker concurrentievoordeel
Met maatwerk kunnen bedrijven hun ERP-systemen verfijnen om unieke strategische initiatieven te ondersteunen, waardoor ze een voorsprong krijgen op concurrenten.
Een logistiek bedrijf dat bijvoorbeeld geavanceerde routeoptimalisatie en realtime tracking in zijn ERP integreert, kan beter presteren dan concurrenten, meer klanten aantrekken en zijn marktaandeel vergroten.
2. Meer flexibiliteit en schaalbaarheid
Naarmate je bedrijf zich ontwikkelt, veranderen ook je behoeften. Als je al met een ERP-systeem op maat werkt, past het zich aan jou aan en groeit het met je mee, zodat je technologie altijd aansluit bij het tempo van je bedrijf — of je nu nieuwe markten betreedt, producten lanceert of je bedrijfsmodel verder ontwikkelt.
En als het systeem met je meegroeit, hoef je het later niet te vervangen. Dat is mooi meegenomen, toch?
3. Meer gebruikersacceptatie en tevredenheid
Mensen vormen vaak het grootste struikelblok bij het implementeren van ERP. Als je het systeem echter aanpast, kun je tijdens het proces feedback van gebruikers verzamelen, waardoor het systeem voor iedereen eenvoudig te gebruiken wordt.
Wanneer je ERP intuïtief aanvoelt en precies aansluit bij de dagelijkse routines van je team, zullen mensen het eerder met plezier en effectief gebruiken. Dit maakt dagelijkse taken minder vervelend, verbetert de nauwkeurigheid van gegevens en levert je uiteindelijk de voordelen op die je oorspronkelijk van het systeem verwachtte.
4. Verbeterde operationele efficiëntie en productiviteit
Door je ERP aan te passen kun je processen vereenvoudigen, saaie en repetitieve taken automatiseren en overbodige handelingen elimineren. Dit betekent minder handmatig werk en meer tijd voor strategische taken, wat de productiviteit verhoogt en kosten bespaart.
Een productiebedrijf dat zijn ERP bijvoorbeeld koppelt aan productieapparatuur en de toeleveringsketen, kan snellere processen, minder fouten en een beter gebruik van middelen realiseren.
5. Gestroomlijnde bedrijfsvoering, afgestemd op de behoeften van de sector
Elke bedrijfstak heeft zijn eigen kenmerken en specifieke vereisten — zoals batchtracking in de farmaceutische industrie of attribuutbeheer in de moderetail. ERP-oplossingen op maat kunnen aan deze behoeften voldoen, waardoor je tegelijkertijd compliant en efficiënter wordt.
6. Slimmer gegevensbeheer en betere besluitvorming
Door je ERP-systeem aan te passen, kun je gegevens verwerken op een manier die precies bij je bedrijf past. Dit leidt tot scherpere inzichten en betere beslissingen. Door verschillende gegevensbronnen te koppelen en aan te passen hoe je informatie bijhoudt, krijg je een duidelijker beeld van de stand van zaken, signaleer je eventuele problemen en stuur je je bedrijf effectiever aan.
Nadelen van ERP-maatwerk
Ik wil je echter niet alleen maar enthousiast maken. Maatwerk is niet voor iedereen geschikt en dit zijn enkele redenen waarom:
1. Hogere kosten (aanvankelijk en op de lange termijn)
Een ERP-systeem aanpassen is niet goedkoop. Het brengt hoge initiële ontwikkelingskosten met zich mee en doorlopende onderhoudskosten die flink kunnen oplopen. Dit kan moeilijk te dragen zijn voor kleine en middelgrote bedrijven of bedrijven met een krap budget.
Een klein retailbedrijf kan bijvoorbeeld merken dat het hoge prijskaartje van een cloudgebaseerd ERP-systeem ten koste gaat van budgetten die beter elders kunnen worden ingezet, bijvoorbeeld voor productontwikkeling of marketing.
2. Complexiteit bij onderhoud en upgrades
Maatwerk kan routinematige updates veranderen in een grote bron van frustratie. Wanneer er nieuwe ERP-updates worden uitgebracht, heeft een sterk aangepast systeem mogelijk extra tests en aanpassingen nodig om compatibel te blijven. Dit kan leiden tot uitvaltijd en extra kosten.
Stel je een bedrijf voor dat het benutten van nieuwe ERP-functies moet uitstellen omdat de aangepaste configuratie bij elke update speciale aandacht nodig heeft.
3. Afhankelijkheid van leveranciers
Veel maatwerk kan je sterk afhankelijk maken van specifieke leveranciers of technische teams. Deze afhankelijkheid kan je flexibiliteit bij het overstappen naar andere systemen of het bijwerken van je ERP beperken, wat mogelijk leidt tot hogere kosten en operationele problemen.
4. Aandacht afleiden van de kernactiviteiten
Het aanpassen van je ERP kan veel tijd en energie kosten; middelen die anders aan belangrijke bedrijfsactiviteiten zouden kunnen worden besteed.
Een digitaal marketingbureau kan bijvoorbeeld verstrikt raken in ERP-maatwerk voor projectmanagement, terwijl het zijn marketingstrategieën zou kunnen vernieuwen. Dit kan de belangrijkste dienstverlening mogelijk schaden.
5. Uitdagingen bij training en ingebruikname
Aangepaste functies maken een ERP-systeem moeilijker te leren en te gebruiken. Dit leidt tot langere trainingsperiodes en terughoudendheid onder medewerkers om het systeem volledig te gebruiken. Neem een internationaal handelsbedrijf: het aangepaste ERP-systeem voor het afhandelen van complexe douane- en valutavraagstukken kan zo complex zijn dat het de efficiëntie van medewerkers en de effectiviteit van het systeem belemmert.
Zo bepaal je of maatwerk de moeite waard is

Om te bepalen of je je ERP-systeem moet aanpassen, is een grondige evaluatie nodig om na te gaan of dit aansluit bij je bedrijfsdoelstellingen en middelen. Volg deze systematische aanpak om die beslissing te nemen:
Stap 1: Beoordeel de bedrijfsbehoeften en de geschiktheid van het ERP-systeem

Begin met het vaststellen van hiaten in de standaardfunctionaliteiten van het ERP-systeem die invloed hebben op je activiteiten. Bepaal op welke kritieke behoeften deze hiaten betrekking hebben en beoordeel of ze maatwerk rechtvaardigen.
Zo doe je dat: Maak een lijst van alle processen en gebieden waarin het huidige ERP-systeem tekortschiet. Betrek verschillende afdelingshoofden bij het identificeren van ontbrekende functies en hun impact op de productiviteit.
Een productiebedrijf kan bijvoorbeeld ontdekken dat zijn standaard-ERP-systeem geen geavanceerde voorraadbeheerfuncties heeft die essentieel zijn voor het beheren van meerdere magazijnen. Nadat dit is vastgesteld, gaan ze door naar de volgende stap: het documenteren van specifieke behoeften, zoals realtime voorraadtracking en automatisering van nabestelsystemen.
Stap 2: Beoordeel de vereiste mate van maatwerk

Beoordeel op basis van de vastgestelde vereisten hoeveel maatwerk nodig is om de kloof tussen uw huidige ERP-systeem en de gewenste functionaliteit te overbruggen. Deel de maatwerkvereisten in verschillende niveaus in, zoals
- Kleine configuraties, d.w.z. veldlabels aanpassen aan de terminologie van het bedrijf
- Gemiddeld maatwerk, d.w.z. integratie met een extern systeem voor het volgen van logistiek
- Uitgebreide aanpassingen, d.w.z. aangepaste modules ontwikkelen voor onderhoudsschema's van apparatuur
Overweeg om aan verschillende maatwerkaanpassingen een cijfer van 1 tot 5 toe te kennen — waarbij het belang wordt aangegeven — om ze effectief te prioriteren.
Stap 3: Analyseer kosten en baten

Zodra de behoeften duidelijk zijn, voert u een kosten-batenanalyse uit om de potentiële voordelen van maatwerk af te wegen tegen de bijbehorende kosten en risico's.
Bereken de verwachte kosten, waaronder de initiële ontwikkeling, doorlopend onderhoud en mogelijke verstoringen. Schat de financiële en operationele voordelen na de implementatie.
Factoren die de kosten beïnvloeden
- Complexiteit: Complexer maatwerk is duurder.
- ERP-basissoftware: De kosten kunnen variëren afhankelijk van de vraag of het ERP-systeem propriëtair of opensource is. Voor het aanpassen van propriëtaire systemen is vaak gespecialiseerde kennis nodig en kunnen hogere licentiekosten gelden.
- Kosten van leverancier of ontwikkelaar: Tarieven variëren, maar door een leverancier met expertise in de sector te kiezen, bespaart u op de lange termijn waarschijnlijk geld.
- Training en ondersteuning: Deze zijn na het maatwerk essentieel en verhogen de totale kosten.
Richtprijs
Hoewel het vanwege de variatie tussen maatwerkprojecten lastig is om nauwkeurige kostenramingen te geven, suggereren experts uit de sector dat de kosten van ERP-maatwerk voor gemiddeld maatwerk kunnen variëren van 10% tot 30% van het totale budget voor de ERP-implementatie, en mogelijk hoger liggen bij uitgebreide aanpassingen.
Strategieën voor financiële planning
Om deze kosten beheersbaar te houden, moeten organisaties de volgende strategieën voor financiële planning overwegen:
- Voer een gedetailleerde kosten-batenanalyse uit om de investering te onderbouwen.
- Geef prioriteit aan maatwerkvereisten met een grote impact.
- Onderzoek alternatieven om de behoefte aan maatwerk te beperken.
- Reserveer een budget voor onvoorziene uitgaven.
- Ontwikkel een langetermijnbudget voor doorlopende kosten.
Hoewel ERP-maatwerk uiteindelijk een aanzienlijke investering kan zijn, kunnen zorgvuldige kostenramingen, budgettering en financiële planning organisaties helpen het rendement op hun investering te maximaliseren en een succesvolle implementatie te waarborgen.
Stap 4: Beoordeel de mogelijkheden en ondersteuning van de leverancier

Onderzoek vervolgens de mogelijkheden van potentiële ERP-leveranciers of ontwikkelaars om de vereiste aanpassingen te leveren. Beoordeel hun staat van dienst, ondersteuningsdiensten en flexibiliteit.
Je kunt leveranciers om casestudy's of referenties vragen en gesprekken voeren met hun bestaande klanten om inzicht te krijgen in hun ervaringen, vooral met betrekking tot ondersteuning en systeemupdates.
Door een betrouwbare leverancier te kiezen, zorg je ervoor dat het ERP-systeem aan de huidige behoeften voldoet en gedurende de volledige levenscyclus goed wordt ondersteund, waardoor toekomstige risico's en verstoringen tot een minimum worden beperkt.
Stap 5: Plan verandermanagement en training

Ontwikkel een uitgebreid plan om ervoor te zorgen dat het aangepaste ERP-systeem soepel wordt ingevoerd. Stem trainingsprogramma's af op verschillende gebruikersgroepen en richt een verandermanagementteam op om weerstand aan te pakken en de overgang te begeleiden.
Een dienstverlenend bedrijf kan bijvoorbeeld mobiele functionaliteiten voor buitendienstmedewerkers invoeren, ondersteund door een mobiele trainingsapp en regionale trainingssessies, om een hoge acceptatiegraad en een betere gegevensnauwkeurigheid te garanderen.
Stap 6: Analyseer de impact op toekomstige upgrades

Begrijp hoe aanpassingen toekomstige ERP-upgrades kunnen beïnvloeden. Overleg met je leverancier over de gevolgen van aanpassingen voor software-updates en houd rekening met de gebruikelijke levenscyclus van een ERP-systeem.
Een bedrijf past zijn ERP-systeem bijvoorbeeld aan om eigen analyse- en rapportagefuncties toe te voegen, maar ontdekt dat voor elke systeemupgrade aanzienlijke middelen nodig zijn om de compatibiliteit te behouden, waardoor de kosten op lange termijn stijgen.
Stap 7: Neem een beslissing

Tijd om een beslissing te nemen! Weeg alle inzichten en gegevens af die je hebt verzameld.
Als de aanpassing leidt tot aanzienlijke concurrentievoordelen en aansluit bij je strategische doelstellingen, kan het een waardevolle investering zijn. Als de kosten en complexiteit zwaarder wegen dan de voordelen, heroverweeg de keuze dan of kies voor minder ingrijpende aanpassingen.
Het proces aanpassen versus het systeem aanpassen
De keuze om je bedrijfsprocessen aan te passen aan een ERP-systeem of om het systeem aan te passen aan je bestaande processen is een cruciale beslissing die de efficiëntie en het aanpassingsvermogen van je organisatie aanzienlijk kan beïnvloeden.
Hoe beslis je?
Begin met een grondige evaluatie van de aansluiting tussen je huidige processen en het ERP-systeem. Hierbij analyseer je waar veranderingen tot meer efficiëntie en aanpassingsvermogen kunnen leiden:
- Proces in kaart brengen: Breng de interactie tussen de huidige processen en het ERP-systeem visueel in beeld om afwijkingen en inefficiënties te identificeren.
- Betrokkenheid van belanghebbenden: Overleg met degenen die door de veranderingen worden beïnvloed om uiteenlopende inzichten en perspectieven te verzamelen.
- Financiële analyse: Weeg de financiële gevolgen van het aanpassen van processen af tegen die van het aanpassen van het ERP-systeem, inclusief de langetermijnkosten van onderhoud en updates.
- Voorbereid zijn op de toekomst: Overweeg welke optie het bedrijf beter positioneert voor groei en aanpassingsvermogen bij veranderende bedrijfsbehoeften.
Als bijvoorbeeld uit een audit blijkt dat het bijwerken van een handmatig voorraadbeheersysteem naar een geautomatiseerd systeem het aantal fouten aanzienlijk kan verminderen en de omloopsnelheid kan verbeteren, kan dit erop wijzen dat het herzien van het proces de voorkeur heeft boven het aanpassen van het ERP-systeem aan een inefficiënte, verouderde methode.
Als je gaat overstappen...
Dit zijn de beste opties om te overwegen. Mijn team en ik hebben de beste ERP-systemen die momenteel op de markt zijn geëvalueerd, en dit zijn onze topkeuzes.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
8 fouten om te vermijden
Besluiten om je ERP-systeem aan te passen kan verleidelijk zijn, vooral wanneer je denkt dat je bedrijf unieke behoeften heeft waaraan alleen maatwerk kan voldoen. Het is echter cruciaal om veelvoorkomende valkuilen te vermijden die kunnen leiden tot onnodige uitgaven en suboptimale resultaten.
1. Je uniciteit overschatten
Jij bent het unieke onderdeel van je bedrijf — niet je processen.
Tip: Voer een benchmarkonderzoek uit om je processen te vergelijken met die van vergelijkbare bedrijven in je sector. Hiermee kun je vaststellen of je processen echt uniek zijn of effectief kunnen worden beheerd met standaard-ERP-functionaliteiten.
2. Complexiteit gelijkstellen aan effectiviteit
Vereenvoudig waar mogelijk.
Bekijk elk proces kritisch en vraag je af of de complexiteit daadwerkelijk waarde toevoegt. Pas het principe van het scheermes van Occam toe bij het ontwerpen van processen: de eenvoudigste oplossing is vaak de beste. Door processen te stroomlijnen voordat je aanpassingen doorvoert, kun je eenvoudigere, beter te onderhouden en kosteneffectievere ERP-oplossingen realiseren.
3. Verborgen kosten van aanpassingen negeren
Houd rekening met alle mogelijke kosten van aanpassingen, waaronder toekomstige upgrades, aanvullende training en een grotere behoefte aan ondersteuning. Maak een gedetailleerde prognose van deze uitgaven gedurende de levensduur van het ERP-systeem, zodat je zeker weet dat de voordelen opwegen tegen de totale eigendomskosten.
4. De impact op toekomstige upgrades onderschatten
Overleg met je ERP-leverancier over de manier waarop aanpassingen je mogelijkheden kunnen beïnvloeden om in de toekomst naar nieuwe versies te upgraden. Kies aanpassingsopties die een eenvoudige integratie met toekomstige updates mogelijk maken, zodat je niet aan een verouderd systeem vast komt te zitten.
5. Aannemen dat meer functies betere functionaliteit betekenen
Richt je op wat essentieel is.
Meer functies kunnen vaak leiden tot grotere complexiteit en een verminderde gebruiksvriendelijkheid. Geef prioriteit aan ERP-functionaliteiten die voldoen aan je belangrijkste bedrijfsbehoeften en de gebruikerservaring verbeteren, in plaats van te kiezen voor uitgebreide aanpassingen die weinig waarde toevoegen.
6. Training en betrokkenheid van medewerkers verwaarlozen
Zorg ervoor dat investeringen in training van medewerkers gelijke tred houden met de ambitie om aanpassingen door te voeren. Zelfs de meest geavanceerde systemen kunnen mislukken als gebruikers niet goed zijn opgeleid of niet achter de veranderingen staan.
Betrek eindgebruikers bij het aanpassingsproces, zodat de mogelijkheden van het systeem aansluiten op de daadwerkelijke behoeften en voorkeuren van gebruikers.
7. Schaalbare alternatieven over het hoofd zien
Onderzoek voordat je besluit aanpassingen door te voeren schaalbare plug-ins en modulaire uitbreidingen die de benodigde functionaliteit kunnen bieden zonder dat volledige aanpassing nodig is.
Deze oplossingen kunnen de vereiste mogelijkheden bieden en tegelijkertijd flexibiliteit en kosteneffectiviteit behouden.
8. Geen plan maken voor uitdagingen na aanpassingen
Plan voor de uitdagingen die ontstaan na de implementatie van aangepaste functies, zoals mogelijke bugs, integratieproblemen met andere systemen en de behoefte aan voortdurende ondersteuning. Zorg ervoor dat je een solide plan hebt om deze problemen aan te pakken. Dit omvat een betrouwbaar ondersteuningssysteem van je leverancier en training voor je IT-medewerkers.
De slimme keuze maken voor ERP-aanpassingen
Bij het nemen van een beslissing over ERP-aanpassingen is het belangrijk om de unieke behoeften van je bedrijf zorgvuldig af te wegen tegen de mogelijke kosten en complexiteit.
Voordat je je vastlegt op uitgebreide aanpassingen, moet je nagaan of het wijzigen van bestaande processen vergelijkbare voordelen tegen lagere kosten kan opleveren. Houd altijd rekening met de gevolgen op lange termijn voor upgrades en de totale eigendomskosten.
Uiteindelijk is het belangrijkste dat je investeert in aanpassingen die rechtstreeks bijdragen aan je strategische doelstellingen en de algehele operationele efficiëntie verbeteren.
Als je je verder wilt verdiepen in hoe ERP-systemen je rol kunnen transformeren en je strategische capaciteiten kunnen versterken, abonneer je dan op onze gratis nieuwsbrief om lid te worden van en verbonden te blijven met een gemeenschap van experts.
