Je ultieme draaiboek voor ERP-naleving (+ voorbeelden)

• Vereisten voor financiële verslaglegging
• Regelgeving inzake gegevensprivacy
• Richtlijnen die specifiek zijn voor de sector

Hoewel dat vrij eenvoudig klinkt, kan naleving snel ingewikkeld worden. Om het overzichtelijker te maken, heb ik deze tabel samengesteld (iets wat ik zeker had kunnen gebruiken toen ik begon met ERP-compliance): 

Deze voorschriften zijn noodzakelijk om consumenten en bedrijven te beschermen. Het niet naleven ervan kan leiden tot zware sancties, waaronder hoge boetes, juridische stappen en reputatieschade. 

De markten in Azië en de Pacific, Europa, het Midden-Oosten, Afrika, Latijns-Amerika en Noord-Amerika besteden bijvoorbeeld ongeveer $206 miljard per jaar aan het handhaven van naleving inzake financiële criminaliteit. Alleen de Noord-Amerikaanse markt besteedt al $61 miljard. Deze sancties kunnen ook langdurige gevolgen hebben, zoals verlies van klantvertrouwen en een afname van de bedrijfsactiviteiten.

Author's Tip

Naleving van regelgeving is vaak een vereiste bij het afsluiten van een bedrijfsaansprakelijkheids- en cyberverzekering en kan een aanzienlijk verschil maken in de kosten van je verzekeringspremies.

Wat heeft ERP te maken met naleving van regelgeving?

Waarschijnlijk wist je al dat naleving belangrijk is—dat is tenslotte de reden waarom je hier bent. Maar wat heeft dit allemaal met ERP-systemen te maken?

De relatie tussen ERP-software en naleving van regelgeving is eenvoudig: geautomatiseerde systemen maken het gemakkelijker om binnen de regels te blijven.

Als individuele medewerkers regelmatig beslissingen nemen over naleving, stel je jezelf (en je organisatie) bloot aan het risico dat een overbelaste leidinggevende de regels omzeilt om iets voor elkaar te krijgen. Bovendien is dat niet goedkoop. De kosten van federale regelgeving zijn gestegen tot meer dan $2,1 biljoen per jaar.

Maar als ik in de loop der jaren iets heb geleerd, is het wel dat je deze mogelijkheid wegneemt wanneer je het complianceproces systematiseert met ERP-software.

In de zorgsector spelen ERP-systemen bijvoorbeeld een essentiële rol bij het waarborgen van naleving van regelgeving zoals de richtlijnen van de Centra voor Medicare en Medicaid (CMS) en de vereisten van het Agentschap voor voedingsmiddelen en geneesmiddelen (FDA). 

Met speciale ERP-systemen kunnen zorgorganisaties patiëntgegevens beheren, medische voorraad bijhouden en rapportages automatiseren. Zo kunnen ze voldoen aan regelgeving en kostbare boetes voorkomen, terwijl ze het werk van medewerkers eenvoudiger maken.

Featured Tools

1. 

   Creatio CRM

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
2. 

   Rippling Spend

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.8

   Visit Website
3. 

   DealHub AI

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website

5 manieren waarop ERP-compliance voor jouw bedrijf werkt

Ik heb met veel ERP-consultants en architecten samengewerkt aan ERP-implementaties voor verschillende bedrijven.

Deze bedrijven worden vaak gedreven door de wens om verplichte taken, zoals het naleven van regelgeving, van hun takenlijst te halen. Hoewel ik veel kennis heb van compliance, wilde ik meer inzicht krijgen in de impact die deze voorschriften op bedrijven hebben, rechtstreeks vanuit de bron zelf.

Daarom nam ik, toen het idee voor een artikel over ERP-compliance bij me opkwam, contact op met Edward Witchey, Senior Director van het IT-projectmanagementbureau van Merakey. 

Door zijn kennis van softwarecompliance te combineren met mijn ervaring met ERP-implementaties, heb ik acht specifieke manieren gevonden waarop ERP-systemen kunnen helpen om de naleving van regelgeving te verbeteren:

1. Stroomlijnt gegevensbeveiliging en privacy

Zoals jij en ik weten, centraliseren en stroomlijnen ERP-systemen processen. Maar wist je dat ze hetzelfde doen voor je gegevensbeveiliging en privacy? 

Door sterke toegangscontroles, gegevensversleuteling, veilige opslag en sectorspecifieke compliance-maatregelen te implementeren, kun je gevoelige informatie beschermen tegen onbevoegde toegang en datalekken, allemaal binnen je ERP-systeem. 

In de financiële sector implementeren banken bijvoorbeeld ERP-systemen met toegangscontroles om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot gevoelige financiële informatie. Zo beschermen deze beveiligingsmaatregelen bankklanten:

• Gecentraliseerd gegevensbeheer en versleuteling beschermen klantgegevens tijdens transacties
• Veilige opslag beschermt gegevens tegen fysieke diefstal of schade 
• De gegevens- en beveiligingsstandaarden voor de betaalkaartsector (PCI DSS) beschermen betalingsgegevens van klanten tegen datalekken

\u003ci\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eToegangsbeheer, versleuteling en authenticatiemechanismen helpen gegevens te beschermen. Beveiligingsbeleid voor gegevens dat regelmatige audits vereist, helpt de toegang tot de gegevens te controleren en onbevoegde wijzigingen of datalekken te voorkomen.\u003c/span\u003e\u003c/i\u003e

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Edward Witchey

Senior directeur, IT-projectmanagementbureau, Merakey

2. Vergroot het algehele inzicht en de controle

ERP-systemen vergroten het algehele inzicht in en de controle over je bedrijf door gedetailleerde dashboards, geautomatiseerde rapportages en realtimegegevensanalyses te bieden. Met deze functies kun je: 

• Activiteiten nauwlettend monitoren en volgen
• Mogelijke problemen identificeren
• Weloverwogen besluitvorming ondersteunen
• Visuele weergaven van belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) bekijken
• Zorgen voor tijdige en nauwkeurige gegevensindiening
• Direct inzicht krijgen in bedrijfsprestaties 

Een logistiek bedrijf kan bijvoorbeeld een ERP-systeem gebruiken om de prestaties van zijn wagenpark te volgen, realtimegegevens over de status van voertuigen, levertijden en brandstofverbruik weer te geven en te zorgen voor naleving van transportvoorschriften, zoals het bijhouden van nauwkeurige registraties van rijuren. 

Edward zei tijdens ons recente gesprek:

En hij had niet meer gelijk kunnen hebben. Dit overzicht op hoog niveau dat je met een ERP krijgt, helpt je om compliance op te bouwen en te handhaven. 

3. Verbetert kwaliteitscontrole en tracering

Naast het bieden van inzicht in je bedrijfsprocessen kunnen ERP-systemen ook helpen de kwaliteitscontrole, tracering en het beheer te verbeteren met krachtige functies voor documentbeheer en traceerbaarheid. Deze hulpmiddelen zorgen ervoor dat:

• Producten aan de kwaliteitsnormen voldoen
• Alle documentatie accuraat en up-to-date is
• Elke stap in het productieproces kan worden getraceerd

Dit is vooral belangrijk in sectoren zoals de productie, waar kwaliteitscontrole essentieel is voor het behoud van de productintegriteit en naleving van regelgeving.

Een voorbeeld hiervan is de auto-industrie, waar fabrikanten projectgebaseerde ERP-systemen gebruiken om hun productieproces te beheren. Een van de voordelen van ERP-software voor de productie is dat de kwaliteitsbeheerfuncties van het systeem ervoor zorgen dat elk voertuig aan de veiligheids- en kwaliteitsnormen voldoet, terwijl functies voor documentbeheer productiegegevens vastleggen om ervoor te zorgen dat deze accuraat en toegankelijk zijn.  

Author's Tip

Zorg ervoor dat je je ERP-systeem regelmatig bijwerkt, zodat je snel veranderende vereisten op het gebied van compliance en kwaliteitscontrole nauwkeurig kunt volgen en naleven.

4. Automatiseert compliancegerelateerde taken

Cloudgebaseerde ERP-software biedt gecentraliseerde compliance door operationele taken te automatiseren. Deze software biedt een breed scala aan automatiseringsmogelijkheden, waaronder financiële overzichten en aansluitingen, evenals andere rapportages en personeelsbeheer. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook menselijke fouten en risico's.

Met geautomatiseerde taken stellen ERP-systemen je bedrijf in staat om doorlooptijden te verkorten, processen te stroomlijnen en problemen in realtime aan te pakken via:

• Trainingsmodules voor medewerkers: Houd alle medewerkers op de hoogte van compliancevereisten via effectieve ERP-trainingsprogramma's. 
• Beheer van gebruikerstoegang: Geeft alleen geautoriseerd personeel toegang tot gevoelige gegevens. 
• Geautomatiseerde rapportage: Houdt compliancegerelateerde gegevens accuraat, vastgelegd en actueel.

In de gezondheidszorg gebruiken ziekenhuizen bijvoorbeeld ERP-systemen om nalevingstaken te beheren, waaronder het bijwerken van regelgeving met betrekking tot HIPAA-vereisten, het aanbieden van trainingsmodules voor werknemers, het autoriseren van gebruikerstoegang en het genereren van geautomatiseerde rapporten met betrekking tot naleving.

Author's Tip

Als je niet zeker weet waar je moet beginnen met automatisering, overweeg dan een implementatiepartner voor ERP in te schakelen om je te begeleiden.

5. Zorgt voor transparantie

Klanten, aandeelhouders, werknemers en het grote publiek willen weten dat de bedrijven waarvan ze kopen en waarvoor ze werken, aan de regels voldoen. 

ERP-systemen ondersteunen de gegevensverzameling die nodig is voor transparante financiële rapportage, wat op zijn beurt het vertrouwen van belanghebbenden kan versterken. Sommige ERP-systemen bieden ook klantenportalen, waarmee gebruikers op een veilige manier realtime inzicht krijgen in de status van bestellingen en andere informatie. Dit vergroot het vertrouwen in het merk en in het vermogen ervan om waardevolle inzichten te verwerken.

Een farmaceutisch bedrijf kan zijn ERP-systeem bijvoorbeeld integreren met andere technologieën om volledige transparantie te bereiken. Zo wordt elke stap in de toeleveringsketen, van productie tot levering, nauwkeurig en transparant gedocumenteerd voor naleving van regelgeving. Dit beschermt de reputatie van je bedrijf bij consumenten, partners en auditors.  

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

ERP-naleving in verschillende sectoren

Hoe meer ik met bedrijven werk aan de implementatie van ERP, hoe meer ik merk hoe essentieel ERP-naleving in verschillende sectoren is. Hieronder bekijken we enkele van de strengst gereguleerde sectoren en hoe ERP-systemen hen helpen aan de nalevingsvereisten te voldoen.

Productie

Bedrijven in de productiesector, waaronder brandstofproducenten, autofabrikanten en farmaceutische bedrijven, moeten voldoen aan ISO 9001, de voorschriften van de Occupational Safety and Health Administration (OSHA), de Environmental Protection Agency (EPA) en de Food and Drug Administration (FDA). 

Binnen deze sector helpen ERP-systemen bedrijven bij het bijhouden van protocollen en registraties voor kwaliteitscontrole, veiligheid op de werkplek, milieubescherming en voedselveiligheid, zodat de veiligheid van consumenten en werknemers wordt gewaarborgd. 

Financiële dienstverlening

De belangrijkste toezichthouders en regelgeving voor financiële dienstverlening zijn de Federal Reserve, de Sarbanes-Oxley Act (SOX) en de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Deze voorschriften vereisen strenge controles op financiële rapportage, gegevensbeveiliging en audittrails, die ERP-systemen kunnen bieden.

Transport

Regelgeving voor transportbedrijven wordt gehandhaafd door belangrijke instanties zoals het Department of Transportation (DOT) en de Federal Aviation Administration (FAA) en heeft betrekking op gebieden zoals voertuigonderhoud, veiligheid van bestuurders en milieunormen. Dit geldt in het bijzonder voor luchttransport. 

ERP-systemen helpen bedrijven in deze sector hun onderhoudsschema's nauwlettend te volgen en realtimegegevens over voorraadniveaus en de prestaties van het wagenpark te bekijken.

Gezondheidszorg

De gezondheidszorgsector beheert regelmatig gevoelige cliëntgegevens. Daarom moeten zorgorganisaties voldoen aan de vereisten van belangrijke toezichthouders en regelgeving, waaronder de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en de Food and Drug Administration (FDA).

Met krachtige ERP-systemen kunnen zorgorganisaties patiëntgegevens veilig beheren, nauwkeurige gegevens over medische hulpmiddelen bijhouden en voldoen aan privacy- en beveiligingsnormen.  

Hoe ERP-naleving te bereiken

ERP-naleving klinkt misschien eng—geloof me, dat weet ik—maar je bedrijf kan dit bereiken met de volgende tips die ik heb verzameld:

1. Ken de noodzakelijke regelgeving

Voer eerst een grondige audit uit van het regelgevingslandschap binnen je sector door onderzoek te doen naar de wetten, normen en richtlijnen die relevant zijn voor jouw branche. Elke regel kan gedetailleerde bepalingen bevatten die voorschrijven hoe je bedrijf moet opereren. 

Stel bijvoorbeeld dat je een financieel bedrijf runt. Je moet ervoor zorgen dat het ERP-systeem SOX-naleving ondersteunt door te controleren of het beschikt over sterke interne controles, nauwkeurige mechanismen voor financiële verslaglegging en veilige oplossingen voor gegevensopslag. 

Het doorvoeren van noodzakelijke aanpassingen en verbeteringen aan je ERP-systeem helpt hiaten in de naleving te overbruggen en zorgt voor een naadloze naleving van de regelgeving.

Author's Tip

Zorg ervoor dat je de huidige mogelijkheden van je systeem beoordeelt, waaronder maatregelen voor gegevensbeveiliging, het auditen van financiële verslagleggingsprocessen en het controleren van protocollen voor supplychainmanagement.

2. Implementeer beveiligingscontroles

Vanaf daar is het belangrijk om sterke beveiligingscontroles te implementeren om ongeautoriseerde toegang, datalekken en andere cyberdreigingen te voorkomen die de integriteit van je organisatie in gevaar kunnen brengen. Hieronder staan enkele fundamentele beveiligingsmaatregelen die je moet opnemen bij het instellen van je ERP:

• Toegangsbeheer: Dit voorkomt dat onbevoegde medewerkers toegang krijgen tot specifieke gegevens of systeemfuncties door gebruikersrollen en machtigingen vast te leggen.
• Versleuteling: Dit is een essentiële beveiligingscontrole die gegevens zowel in rust als tijdens de overdracht beschermt, zodat informatie niet zonder toestemming wordt onderschept of ingezien en onleesbaar en veilig blijft. 
• Regelmatig beveiligingsupdates uitvoeren: Dit is noodzakelijk om kwetsbaarheden aan te pakken en bescherming te bieden tegen nieuwe dreigingen. Zorg ervoor dat je ERP-systeem up-to-date is met de nieuwste updates om uitbuiting door cybercriminelen te helpen voorkomen en het risico op datalekken te verkleinen.

Het instellen van deze beveiligingscontroles is vooral belangrijk binnen je financiële bedrijf om de gevoeligheid van financiële gegevens te behouden en te beschermen. Door financiële ERP-systemen te implementeren, kan je bedrijf zijn gegevens beschermen, voldoen aan de regelgeving en vertrouwen opbouwen bij belanghebbenden.

3. Bouw maatregelen voor gegevensprivacy op

Gegevensprivacy is een hoeksteen van ERP-naleving, vooral gezien de strenge regelgeving inzake gegevensbescherming. Dit kun je op dit gebied doen:

• Verwijder of maskeer persoonlijk identificeerbare informatie (PII) uit datasets om de privacy van individuen te beschermen. 
• Implementeer anonimisering van gegevens binnen je ERP-systeem om ervoor te zorgen dat aan de vereisten voor gevoelige informatie en naleving wordt voldaan.
• Voorzie in toestemmingsbeheer, waaronder het bijhouden van toestemmingsstatussen en het aanbieden van mechanismen waarmee personen hun toestemming kunnen intrekken. 
• Zorg ervoor dat je ERP-systeem verzoeken om toegang van betrokkenen (DSAR's) ondersteunt, zodat personen hun persoonsgegevens kunnen inzien, corrigeren of verwijderen zoals wettelijk vereist.

Deze technieken kunnen klantinformatie beschermen en het bedrijf toch in staat stellen financiële analyses uit te voeren en waardevolle inzichten te genereren. Door sterke maatregelen voor gegevensprivacy in het ERP-systeem op te nemen, kan je financiële bedrijf aantonen dat het zich inzet voor de bescherming van klantgegevens en naleving van wettelijke normen.

Veelvoorkomende uitdagingen met ERP-naleving

Het implementeren van ERP-naleving kan gepaard gaan met uitdagingen zoals deze.  

• Gefragmenteerde gegevens migreren: Het handmatig migreren van geïsoleerde gegevens tussen meerdere uiteenlopende systemen kan tijdrovend, foutgevoelig, onnauwkeurig en complex zijn.  
• Gebrek aan realtime monitoring en waarschuwingen: Zonder een ERP-systeem kan uw bedrijf moeite hebben om naleving in realtime te monitoren, waardoor het moeilijk is om potentiële problemen proactief te identificeren en aan te pakken.  
• Moeite met aanpassen aan veranderingen: Regelgevende omgevingen veranderen voortdurend en bedrijven zonder een robuuste ERP-oplossing kunnen moeite hebben om zich snel aan nieuwe nalevingsvereisten aan te passen.  

Author's Tip

Testen is essentieel om bugs en zaken die niet het verwachte resultaat opleveren aan het licht te brengen. Ik heb bedrijven geprobeerd zien te bezuinigen op verschillende soorten belangrijke ERP-tests—doe dit niet. Ik weet dat tijd geld is, maar het rendement op uw investering hangt af van voldoende testen.

Toekomstige trends op het gebied van ERP-naleving

Terwijl de technologie zich verder ontwikkelt, veranderen ook de regelgeving en nalevingsvereisten. Door op de hoogte te blijven via bronnen uit de sector, zoals ERP-nieuwsbrieven, kunt u deze veranderingen voorblijven om ERP-naleving te handhaven en potentiële risico's te beperken.

De juiste ERP kiezen 

Houd bij het selecteren van het juiste ERP-systeem om aan uw bedrijfsbehoeften te voldoen en uw wettelijke vereisten te ondersteunen rekening met het volgende:

Door de mogelijkheden van ERP-systemen te benutten, kan uw bedrijf zijn processen voor wettelijke naleving vereenvoudigen, effectief risicobeheer voor niet-naleving waarborgen, bijbehorende kosten verlagen en het vertrouwen van zijn belanghebbenden behouden.

Hierdoor hebt u meer tijd om u te richten op de kerndoelstellingen van uw bedrijf, terwijl u ervoor zorgt dat uw operationele financiën voldoen aan de regelgeving en veranderingen daarin.

Weet u nog steeds niet waar u moet beginnen? Bekijk dan de beste alternatieve ERP-tools van CFO Club om u op weg te helpen.

Abonneer u voor meer ERP-inzichten

Klaar om uw vaardigheden als financieel professional verder te ontwikkelen? Abonneer u op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologie-industrie vormgeven.