ERP-prognoses: een complete gids voor het maximaliseren van marges

Wat zijn ERP-prognoses?

ERP-prognoses zijn het proces waarbij historische gegevens en trends worden benut om onderbouwde aannames te doen over toekomstige omstandigheden. Hiermee krijg je een datagedreven leidraad die helpt bij het bedrijfsplanningsproces.

Deze datagedreven aanpak biedt waardevolle inzichten die strategische besluitvorming kunnen sturen en uiteindelijk tot een succesvoller bedrijf kunnen leiden.

Dit is mogelijk omdat ERP-systemen helpen om alle bedrijfsprocessen—voorraadbeheer, boekhouding, projectmanagement en klantrelatiebeheer—samen te brengen en te beheren vanuit één gecentraliseerd platform.

Wat je nodig hebt om goede prognoses te maken

Om het maximale uit ERP-prognoses te halen, heb je het volgende nodig:

Betrouwbare gegevens

ERP-prognoses zijn net als weersvoorspellingen: je vertrouwt erop om vooruit te plannen, maar ze zijn waardeloos als ze niet door gegevens worden ondersteund. Daarom is het verzamelen van relevante interne én externe gegevens de eerste stap naar een goede prognose. Bijvoorbeeld:

• Voorraadgegevens: voorraadbewegingen, locaties en productvoorraden. Dit is nuttig voor bedrijven in de detailhandel, e-commerce of productiesector.
• Verkoopgegevens: verkoopfacturen, klantbestellingen en klantbetalingen. Inclusief rapporten van alle verkooppunten—kassasystemen, online transacties en verkopen via socialemediaplatforms
• Financiële gegevens: informatie over winst, omzet en uitgaven
• Productiekosten: productietijden, productieproces en arbeidskosten
• Werknemersgegevens: salarisadministratie, aanwezigheid van werknemers en prestatierapporten.
• Rapporten over klantfeedback: directe input van klanten via enquêtes, beoordelingen of supporttickets.
• Marktonderzoeksrapporten: inzichten uit concurrentieanalyses, onderzoeken naar consumentengedrag of whitepapers uit de sector.
• Trends in de sector: veranderingen op macroniveau, zoals wijzigingen in regelgeving, technologische vooruitgang of wereldwijde gebeurtenissen.

Wie zijn betrokken bij het ERP-prognoseproces?

Kort antwoord: elk teamlid in de omzetketen van je bedrijf dat KPI's beheert die input leveren voor een prognose. Welke teamleden precies betrokken zijn, verschilt per sector, maar over het algemeen gaat het om:

1. Verkoopvertegenwoordigers

Verkoopvertegenwoordigers beheren en sluiten nieuwe zakelijke kansen, verlengingen en uitbreidingsmogelijkheden. Omdat zij individuele medewerkers zijn die zich op elk moment op één of meerdere potentiële kansen richten, spelen ze een belangrijke rol bij het vinden, produceren en herzien van de kansgegevens die nodig zijn voor ERP-prognoses.

Ze behoren ook tot de grootste begunstigden van ERP-functionaliteit, maar dat is een verhaal voor een andere URL.

2. Verkoopmanagers

Verkoopmanagers zijn de teamleden die toezicht houden op je verkoopvertegenwoordigers; in de meeste organisaties staan ze bekend als accountmanagers of klantverantwoordelijken. Voor ERP-prognoses verzamelt de verkoopmanager gegevens uit de verkooptransacties van alle verkoopvertegenwoordigers om één gegevensset voor de teamprognose op te bouwen. Ze volgen ook wijzigingen in de verkooppijplijn en leveren hun eigen input op de gegevensset.

3. Verkoopleiders

Verkoopleiders zijn de verkoopmanagers met een quotum boven je verkoopmanagers, tot en met de CRO. Ze spelen een sleutelrol bij ERP-prognoses door historische verkoopgegevens, inzichten in markttrends en inzichten in het koopgedrag van klanten te leveren. Deze informatie helpt bij het maken van realistische prognoses die haalbare verkoopdoelstellingen ondersteunen en strategische bedrijfsbeslissingen onderbouwen.

4. Omzetoperators (RevOps)

De rol van een omzetoperator is om inzicht te bieden in het volledige omzetteam, de efficiëntie binnen het omzetproces te verbeteren, de voorspelbaarheid van de omzet te vergroten en omzetgroei te realiseren. Voor prognoses sturen zij het prognoseproces aan en nemen zij de leiding over de uitrol naar het verkoopteam.

5. Bedrijfsanalisten

Bedrijfsanalisten worden beschouwd als inhoudelijke experts binnen hun sector. Deze personen zijn vaardig in het verzamelen, opschonen en analyseren van gegevens. Ze bieden ook waardevolle inzichten in de sector voor een prognose, waardoor de nauwkeurigheid ervan wordt gewaarborgd.

Als je geen interne bedrijfsanalisten hebt, is het de moeite waard om te overwegen hoe je er een aantal—op contractbasis—kunt inzetten om je te helpen bij het opzetten van je ERP-prognoses.

6. Financieel directeur (CFO)

De CFO fungeert als de stuurgroep voor het volledige ERP-prognoseproces. Zij vormen een escalatiepunt voor omzetoperators, verkoopleiders en bedrijfsanalisten. Daarnaast onderzoeken zij trends in de prognose en sturen zij bedrijfsmiddelen bij op basis van het totaalbeeld.

Featured Tools

1. 

   Rippling Spend

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.8

   Visit Website
2. 

   Workday Adaptive Planning

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
3. 

   Traild

   Visit Website

Prognoses maken met ERP

Hier is een eenvoudig proces in vijf stappen dat je kunt gebruiken om nu meteen ERP-prognoses te gaan maken.

Stap 1: Definieer het probleem 

Dit is vaak het lastigste onderdeel van ERP-prognoses, omdat het minder afhankelijk is van het ERP-systeem zelf en meer van je eigen bedrijfskennis. Hier moet je drie belangrijke zaken duidelijk formuleren:

1. Waarvoor de prognose dient
2. Hoe de markt waarin je actief bent werkt
3. Wie je klanten en concurrenten zijn 

Stel dat je een winkel runt en de dagelijkse verkoop voor het komende kwartaal moet voorspellen. Met behulp van methoden zoals vraagvoorspelling moet je rekening houden met zaken als seizoensgebonden trends (hallo, drukte tijdens de feestdagen), promoties (zoals die flitsverkoop die je plant) en zelfs externe invloeden zoals marktverschuivingen of verstoringen in de toeleveringsketen.

Dit helpt je om klantbehoeften te voorspellen en de voorraad af te stemmen op de daadwerkelijke vraag, waardoor verspilling en gemiste kansen worden beperkt.

Stap 2: Verzamel en bereid de gegevens voor

Bij deze stap identificeer je de relevante gegevenspunten binnen je ERP-systeem. Denk bijvoorbeeld aan verkoopgeschiedenis, doorlooptijden, productiecapaciteit, kosten en voorraadniveaus die je prognosetaak zouden voeden. 

Zodra je je lijst hebt opgesteld, haal je de gegevens uit verschillende ERP-modules en voeg je ze samen.

Gegevens opvragen vereenvoudigt het proces

Dit houdt in dat je query’s schrijft en uitvoert op de gecentraliseerde database van je ERP-systeem om de benodigde gegevens op te halen op basis van vooraf bepaalde parameters.

Als de technische taal je afschrikt, maak je dan geen zorgen: gegevensquery’s worden over het algemeen opgesteld in de natuurlijke computertaal van het ERP-systeem. Je hoeft alleen maar gegevensspecifieke vragen—in natuurlijke taal—te stellen om specifieke informatie of antwoorden uit de complexe gegevensverzamelingen in je ERP-systeem te halen.

Zodra je de gegevens voor de prognose hebt verzameld, reinig en valideer je ze door te zoeken naar ontbrekende waarden, duplicaten en afwijkingen.

Als je bijvoorbeeld de verkoop voor een winkelketen zou voorspellen, zou het opschonen van de verzamelde gegevens betekenen dat je afwijkingen verwijdert (bijvoorbeeld ongewoon hoge verkopen als gevolg van een promotie) en omgaat met lege waarden (bijvoorbeeld door winkelsluitingen).

Label ten slotte de opgeschoonde gegevenspunten om ze voor te bereiden op verdere verwerking en analyse.

Stap 3: Voer een voorlopige data-analyse uit

Door al vroeg een blik op de gegevens te werpen, kunt u veel te weten komen. Misschien merkt u meteen problemen met de datakwaliteit of bruikbaarheid op. Deze analyse kan ook nuttige patronen of trends aan het licht brengen. Begin daarom als logische eerste stap met het visualiseren van uw gegevens met grafieken.

Gelukkig zijn ERP-systemen uitgerust met hulpmiddelen voor datavisualisatie. Deze hulpmiddelen zetten complexe gegevensverzamelingen om in duidelijke en beknopte kaarten, diagrammen, diagrammen en grafieken, waardoor ze veel gemakkelijker te begrijpen en te interpreteren zijn. Begin daarom als logische eerste stap met het visualiseren van uw gegevens met grafieken.

Dit is ook een goed moment om te zoeken naar dubbele vermeldingen in uw gegevensverzameling en deze te verwijderen. In sommige gevallen kunt u, op basis van uw kennis van het bedrijf en de gegevens, redelijke aannames doen om kleine hiaten op te vullen. Door de hoeveelheid gegevens die u moet analyseren te verminderen, kunt u het volledige prognoseproces stroomlijnen.

Stap 4: Kies een prognosemodel

ERP-software bevat vaak verschillende prognosemodellen, zoals voortschrijdende gemiddelden, exponentiële afvlakking, seizoensmodellen en zelfs complexere opties zoals ARIMA en vectorautoregressie.

Maar hoe kiest u, met zoveel opties, de beste?

Spoiler: er bestaat geen wondermiddel.

Het beste model voor uw prognose wordt bepaald door de beoogde toepassing ervan, de sterkte van de correlaties tussen de te voorspellen variabele en eventuele verklarende variabelen, en de beschikbaarheid van historische gegevens.

Bijvoorbeeld:

• Voor kortetermijntrends kan een eenvoudig voortschrijdend gemiddelde goed werken. 
• Voor langetermijntrends kan een geavanceerder model, zoals een neuraal netwerk of Prophet, geschikt zijn.
• Als u waarde hecht aan interpreteerbaarheid en eenvoud, kunt u prognosemodellen zoals voortschrijdende gemiddelden of lineaire regressie gebruiken.
• Weinig historische gegevens? Kwalitatieve benaderingen, zoals de Delphi-methode, werken bijzonder goed. 

Stap 5: Analyseer en interpreteer de resultaten

Nu komt het spannende gedeelte. Zodra u het meest geschikte prognosemodel voor uw doelstellingen hebt gekozen, is het tijd om het op de proef te stellen. Voer uw gegevens eenvoudig in het model in en laat het zijn werk doen.

Author's Tip

Vergelijk uw prognose met de werkelijke gegevens. Zo kunt u de nauwkeurigheid beoordelen van niet alleen het model, maar van het volledige proces, en elke stap dienovereenkomstig aanpassen.

Stel bijvoorbeeld dat u gegevens hebt over klanttevredenheid, marketinguitgaven en verkoop. Met regressieanalyse kunt u nagaan of er een verband bestaat tussen verkoop en marketinguitgaven. Als er een verband bestaat, kunt u vervolgens voorspellen hoe veranderingen in de verkoop worden beïnvloed door marketinguitgaven.

De kwaliteit van uw prognoses verbeteren 

Er zijn drie belangrijke gebieden waarop u zich kunt richten om ERP-prognoses te verbeteren:

Verdiep uw inzicht

Onderzoek uw ERP-software verder, vooral de mogelijkheden voor kruisanalyses. Hoe naadlozer uw ERP-software integreert met tools van derden, zoals Google Analytics, hoe hoger de kwaliteit van uw prognoses zal zijn.

Zorg ervoor dat uw gegevens betrouwbaar zijn

Controleer of de gegevens die u van partners ontvangt over logistiek, leveranciers, productie en meer nauwkeurig zijn. Betrouwbare gegevens vormen de basis voor betrouwbare prognoses.

Controleer uw systeem

Zorg ervoor dat u alles hebt wat u nodig hebt voor kwalitatief goede prognoses. Als dat niet het geval is, kunt u overwegen aanvullende ERP-modules te implementeren of uw abonnement te upgraden naarmate uw prognosebehoeften zich ontwikkelen, zodat u toegang krijgt tot geavanceerde analyses.

Deze voortdurende aanpassing stroomlijnt het prognoseproces voor iedereen die erbij betrokken is.  

Featured Tools

1. 

   Rippling Spend

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.8

   Visit Website
2. 

   Workday Adaptive Planning

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
3. 

   Traild

   Visit Website

Wanneer prognoses maken 

De planning van je specifieke ERP-prognoses is afhankelijk van de cycli en seizoensgebondenheid van je bedrijf.

Stel bijvoorbeeld dat je bedrijf een trend van een stijgende klantvraag in de zomer heeft vastgesteld. Met deze kennis zou je de productieniveaus in de zomer verhogen om aan de toenemende vraag te voldoen en de verkoop te maximaliseren, of in deze maanden gerichte marketingcampagnes lanceren om nieuwe klanten aan te trekken en de omzet verder te verhogen.

Voor de meeste bedrijven zijn er twee soorten prognoses waarnaar je moet kijken, met verschillende tijdlijnen:

Beste werkwijzen voor ERP-prognoses

Blijf bij de tijd

Plan regelmatig updates en onderhoud van je ERP-oplossing. Een goed onderhouden systeem voorkomt gegevensverschillen en beschermt de integriteit van je informatie. Dit leidt tot prognoses waarop je kunt vertrouwen, omdat je weet dat ze gebaseerd zijn op schone en nauwkeurige gegevens.

Controleer je werk

Vergelijk je prognoses regelmatig met de werkelijke bedrijfsprestaties. Werk vervolgens je prognoseproces en -modellen indien nodig bij op basis van marktveranderingen, nieuwe gegevens en andere onvoorziene omstandigheden.

Leer je systeem van binnen en van buiten kennen

Maak gebruik van de trainingsbronnen die je softwareleverancier of ERP-consultant aanbiedt. Veel leveranciers geven instructies over hoe je hun prognosefunctionaliteiten optimaal kunt benutten.

Begin eenvoudig

Geavanceerde statistische prognoses kunnen in eerste instantie complex lijken om te maken. Begin daarom met een eenvoudigere taak, zoals het schatten van de historische gemiddelde vraag naar een product. Analyseer vervolgens hoe nauwkeurig die eenvoudige prognose overeenkomt met de werkelijk waargenomen vraag. Bouw van daaruit verder naar technieken die rekening houden met complicaties zoals seizoensgebondenheid en trends. 

De juiste ERP-software kiezen

ERP-systemen verschillen sterk in schaal, reikwijdte en functionaliteit. Het spreekt dus voor zich dat niet elke ERP-software geschikt is voor jouw prognosebehoeften. Je moet op zijn minst schaalbaarheid, kosteneffectiviteit, integratievereisten en implementatiemodellen in overweging nemen voordat je een keuze maakt.

Voor veel bedrijven bieden moderne ERP-systemen directe operationele ondersteuning zonder uitgebreide aanpassingen. Sommige vereisen echter extra functionaliteit die verder gaat dan de aanzienlijke ingebouwde mogelijkheden.

Stel dat je bedrijf veel gespecialiseerde processen gebruikt; dan ben je beter geholpen met een uitbreidbaar type ERP-software dat kan worden geïntegreerd met verouderde of zelf ontwikkelde oplossingen, of waarmee je IT-medewerkers code kunnen schrijven om benodigde functies toe te voegen. 

Vooruitkijken zonder waarzeggerij

Er bestaat geen mystieke manier om de toekomst van je bedrijf te voorspellen. ERP-prognoses helpen je bedrijf door chaotische gegevens om te zetten in gestructureerde, bruikbare inzichten. Hierdoor kun je de kasstroom beter plannen, slimmere voorraadbeslissingen nemen en sneller reageren op marktveranderingen—dit alles draagt rechtstreeks bij aan gezondere winstmarges.

En wanneer je externe prognoses toevoegt (zoals trends in de sector, economische indicatoren of doorlooptijden van leveranciers), geef je je ERP in feite een breder perspectief. In plaats van te reageren op wat al is gebeurd, zie je wat er om de hoek staat te gebeuren.

Dus of je nu een gevestigd bedrijf of een beginnende startup bent, ERP-prognoses zouden een fundamenteel hulpmiddel in je arsenaal moeten zijn.

Meld je aan voor meer ERP-inzichten

Klaar om te leren hoe je je ERP-systeem beter kunt gebruiken en je vaardigheden als financieel professional kunt uitbreiden? Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.