Hoe je handmatig realistische kasstroomprognoses maakt
Er zijn veel softwareopties om de kasstroom te voorspellen, maar voor velen is uitzoeken hoe je dit handmatig doet de methode waarmee ze het liefst beginnen. Daarom wilde ik een uitgebreide handleiding maken om je te helpen nauwkeurige kasstroomprognoses voor je bedrijf op te stellen.
Wat zijn kasstroomprognoses?
Kasstroomprognoses helpen financiële professionals en bedrijfsleiders inschatten hoeveel geld gedurende een bepaalde periode een bedrijf in- en uitvloeit. Het doel is om het mogelijke kassaldo, tekorten of overschotten goed te voorspellen, zodat je een gezonde, positieve kasstroom kunt behouden terwijl je het bedrijf laat groeien.
Bij deze prognoses wordt meestal gekeken naar maandelijkse, kwartaal- of jaarperioden om vast te stellen wanneer:
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
- Extra financiering nodig is
- De uitgaande kasstromen groter zijn dan de inkomende kasstromen
- Er overtollige liquide middelen beschikbaar zijn
Afhankelijk van de complexiteit van je klantrelaties en betalingsvoorwaarden stel je je kasstroomprognosemodel op in een spreadsheet of kies je voor een softwarematige aanpak.
Waarom zijn kasstroomprognoses belangrijk voor je bedrijf?
Het starten en runnen van enkele eigen bedrijven in de afgelopen tien jaar, met beperkte budgetten, bracht de nodige uitdagingen met zich mee. Gelukkig is mijn ervaring met kasstroomprognoses en kasstroombeheer bij andere bedrijven me goed van pas gekomen—waarschijnlijk maakte dat het verschil tussen falen en succes in mijn eigen ondernemingen.
Ik heb geleerd dat kasstroomprognoses essentieel zijn voor bedrijfsplanning, het identificeren van kasstroomtekorten, het beheren van werkkapitaal, het verkrijgen van financiering en het optimaliseren van bedrijfsprestaties.
1. Plannen voor de toekomst
Financiële planning omvat het vinden van manieren om de kasstroom te verbeteren, wat kasstroomprognoses omvat waarmee je kunt anticiperen op je financiële behoeften.
Door te begrijpen wanneer inkomende en uitgaande kasstromen worden verwacht, kun je weloverwogen beslissingen nemen over investeringen, uitbreidingen of kostenbesparende maatregelen.
2. Proactief risicobeheer
Door je kasstroom te prognosticeren, kun je perioden identificeren waarin je inkomende kasstromen mogelijk niet voldoende zijn om je uitgaande kasstromen te dekken. Hierdoor kun je proactieve stappen nemen om het tekort te overbruggen, zoals financiering verkrijgen of je uitgaven aanpassen.
3. Werkkapitaal beheren
Kasstroomprognoses helpen je je werkkapitaal effectief te beheren. Je kunt het optimale voorraadniveau bepalen, gunstige betalingsvoorwaarden en prijzen met leveranciers onderhandelen en ervoor zorgen dat je voldoende geld beschikbaar hebt op bankrekeningen of uit andere bronnen om aan je dagelijkse operationele behoeften te voldoen.
4. Financiering verkrijgen
Als je financiering zoekt bij investeerders of banken, willen zij zien dat je een duidelijk inzicht in je kasstroom hebt en dat je voldoende geld kunt genereren om schulden terug te betalen of rendement op hun investering te genereren.
5. Bedrijfsprestaties monitoren
Als het gaat om het monitoren van de financiële prestaties van je bedrijf, fungeren kasstroomprognoses als een benchmark. Door je werkelijke kasstroom te vergelijken met je geprognosticeerde kasstroom, kun je eventuele afwijkingen identificeren en indien nodig corrigerende maatregelen nemen.
Wat je nodig hebt voor nauwkeurige prognoses
Het is belangrijk om alle benodigde informatie te verzamelen voordat je kasstroomprognoses kunt opstellen. Dit omvat zowel historische financiële gegevens als toekomstige schattingen.
Dit zijn de belangrijkste gegevens die je nodig hebt:
1. Historische financiële gegevens
Begin met het verzamelen van je eerdere financiële overzichten, zoals winst-en-verliesrekeningen, balansen en kasstroomoverzichten. Deze geven inzicht in je omzet, uitgaven, de verschillende soorten kasstromen en kasstroompatronen uit het verleden.
2. Schattingen van verkoop en omzet
Het prognosticeren van je toekomstige verkopen en omzet is noodzakelijk voor het opstellen van nauwkeurige kasstroomprognoses. Onthoud dat prestaties uit het verleden niet altijd een indicatie zijn van hoe de toekomst eruit zal zien. Houd daarom rekening met factoren zoals markttrends, klantgedrag, seizoensvariaties en aankomende bedrijfsactiviteiten of gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op je verkopen. Dit geldt ook voor uitgaven.
3. Raming van uitgaven
Net als bij omzet is het ramen en factureren van je uitgaven essentieel. Deel je uitgaven in vaste kosten (bijv. huur, salarissen) en variabele uitgaven (bijv. grondstoffen, dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of periodieke operationele uitgaven) in. Wees zo gedetailleerd mogelijk om nauwkeurigheid te garanderen.
4. Debiteuren en crediteuren
Houd rekening met openstaande facturen die je klanten nog moeten betalen (ook wel debiteuren genoemd) en met eventuele openstaande rekeningen of facturen die jij moet betalen (ook wel crediteuren genoemd).
5. Kasreserves en kredietlijnen
Houd rekening met je beschikbare kasreserves, bestaande kredietlijnen, ruimte op creditcards of leningen waar je indien nodig gebruik van kunt maken. Deze vormen een vangnet en helpen je onverwachte financiële uitdagingen het hoofd te bieden.
Als je deze informatie hebt verzameld, ben je klaar om te beginnen met het opstellen van je kasstroomprognoses.
Wie zijn betrokken bij het opstellen van prognoses?
Het opstellen van kasstroomprognoses is geen taak die je alleen uitvoert. Belangrijke belanghebbenden moeten erbij worden betrokken om nauwkeurigheid te garanderen en verschillende perspectieven te verkrijgen. Hieronder staan enkele personen die bij het proces betrokken moeten zijn.
1. Bedrijfseigenaren
Als je de CFO bent, heb je een diepgaand inzicht in de financiële situatie van het bedrijf… maar je hebt nog steeds de eigenaar nodig. Eigenaren van kleine bedrijven weten wat ze verwachten op het gebied van prestaties en doelstellingen en moeten op de hoogte worden gehouden.
Jullie gezamenlijke inbreng is cruciaal bij het ramen van toekomstige verkopen, uitgaven en kasstromen als gevolg van aankomende bedrijfswijzigingen of belangrijke ontwikkelingen.
2. Financiële adviseurs
Als je nauw samenwerkt met externe financiële adviseurs, moet je hen hierbij betrekken. Zij zien talloze bedrijven die vergelijkbaar zijn met het jouwe, waardoor hun expertise van onschatbare waarde kan zijn bij het opstellen van nauwkeurige kasstroomprognoses.
Ze kunnen advies geven over het ramen van omzet en uitgaven in relatie tot bankbeleid, rentewijzigingen en andere financieringsfactoren, zodat je prognoses aansluiten bij boekhoudkundige principes.
3. Leidinggevenden van verkoop en marketing
Je verkoop- en marketingteams staan in de frontlinie, hebben contact met klanten en stimuleren de omzet. Als je geen enorme hoeveelheid gegevens hebt om te analyseren, overweeg dan om hen bij dit proces te betrekken.
Ze kunnen waardevolle inzichten bieden in markttrends, klantgedrag en aankomende promoties of campagnes die van invloed kunnen zijn op de verkopen.
4. Leidinggevenden van bedrijfsvoering en productie
Als informatie binnen je bedrijf nog steeds enigszins versnipperd is, wil je ook dit team erbij betrekken.
Leidinggevenden van bedrijfsvoering en productie hebben een diepgaand inzicht in aankomende veranderingen of projecten waarvoor aanvullende financiering nodig kan zijn. Door hen bij het proces te betrekken, zorg je ervoor dat alle uitgaven worden meegenomen en de prognoses realistisch zijn.
Hoe stel je kasstroomprognoses op?
Ik heb deze stapsgewijze handleiding vaak gebruikt en gemerkt dat deze het proces voor het opstellen van kasstroomprognoses vereenvoudigde.
Stap 1: Kies je favoriete hulpmiddel
Ervan uitgaande dat je nog steeds het gebruik van boekhoudsoftware wilt vermijden — zelfs de software die voor kleine bedrijven is ontwikkeld — kun je kasstroomprognoses opstellen met een Excel-spreadsheet, Google Spreadsheets of een vergelijkbare webapplicatie.
De keuze van het hulpmiddel hangt af van je vertrouwdheid ermee en de complexiteit van je financiële situatie.
Stap 2: Bepaal de periode
Bepaal de juiste periode voor je kasstroomprognoses. Afhankelijk van je bedrijfsactiviteiten of bedrijfsmodel kun je ervoor kiezen om deze op te delen in wekelijkse, maandelijkse, driemaandelijkse of periodieke perioden.
Wekelijkse en maandelijkse prognoses komen het vaakst voor bij kleine bedrijven.
Stap 3: Schat de omzet
Begin met het schatten van je omzet voor elke periode. Houd rekening met historische verkoopgegevens, markttrends, klantgedrag en eventuele komende evenementen of promoties.
Wees realistisch, maar kies bij je schattingen voor de voorzichtige kant en houd rekening met mogelijke schommelingen.
Stap 4: Categoriseer de uitgaven
- Deel je uitgaven op in vaste kosten (bijv. huur, salarissen) en variabele kosten (bijv. grondstoffen, reclame- en marketinguitgaven).
- Wijs aan elke uitgavencategorie voor elke periode een specifiek bedrag toe.
- Raadpleeg de relevante belanghebbenden voor elke categorie om ervoor te zorgen dat je realistische kosten opneemt.
Stap 5: Houd rekening met timing
Realistisch zijn over de timing is een van de belangrijkste dingen om rekening mee te houden in dit prognoseproces.
Houd rekening met de timing van je omzet en uitgaven. Sommige omzet wordt mogelijk direct ontvangen, terwijl voor andere omzet langere betalingstermijnen gelden. Op dezelfde manier kunnen uitgaven vooraf verschuldigd zijn of in de loop van de tijd worden gespreid.
In mijn ervaring zijn veel kleine bedrijven te optimistisch over wanneer omzet binnenkomt en kiezen ze ervoor rekeningen te laat te betalen. Dit heeft gevolgen voor relaties met leveranciers en voor gunstige betalingstermijnen.
Stap 6: Houd rekening met seizoensinvloeden
Als je bedrijf te maken heeft met seizoensgebonden schommelingen, pas je kasstroomprognoses daar dan op aan. Identificeer perioden met veel en weinig activiteit en zorg ervoor dat je prognoses rekening houden met deze variaties.
Seizoensinvloeden zijn nog een vaak over het hoofd geziene factor die leidt tot onrealistische kasstroomprognoses en financiële krapte.
Stap 7: Houd rekening met debiteuren en crediteuren
Houd rekening met openstaande facturen die je klanten nog moeten betalen (debiteuren) en eventuele openstaande rekeningen of facturen die jij moet betalen (crediteuren).
Stap 8: Neem kasreserves en kredietlijnen op
Houd rekening met je huidige kasreserves en eventuele bestaande kredietlijnen waar je indien nodig gebruik van kunt maken. Deze fungeren als vangnet en zorgen ervoor dat je een buffer hebt voor het geval de zaken misgaan.
Stap 9: Modelleer andere scenario's
Hoewel het onmogelijk is om alles te voorspellen (ik kijk naar jou, pandemie), is het belangrijk om rekening te houden met mogelijke omstandigheden die invloed kunnen hebben op je kasstroom. Dit kan onder meer gaan om veranderingen in marktomstandigheden, wijzigingen in regelgeving of onverwachte uitgaven.
Bouw een buffer en aannames in je prognoses in om rekening te houden met onzekerheden.
Stap 10: Controleer en verfijn
Het is belangrijk om je kasstroomoverzicht te analyseren, je kasstroomprognoses op te stellen en elk daarvan zorgvuldig te controleren—zelfstandig en samen met anderen. Let op inconsistenties, fouten of onrealistische aannames en pas deze, het allerbelangrijkst, aan wanneer dat nodig is.
Vergeet niet dat kasstroomprognoses niet in steen gebeiteld zijn. Ze moeten regelmatig worden gecontroleerd en bijgewerkt naarmate je bedrijf en financiële situatie zich ontwikkelen. Door je werkelijke kasstroom te vergelijken met je prognoses, kun je aanpassingen doen en je voorspellingen verfijnen voor een grotere nauwkeurigheid.
Wanneer je kasstroomprognoses opstelt
Kasstroomprognoses moeten regelmatig worden opgesteld om de kans te verkleinen dat je financiële situatie je overvalt; ik weet echter dat er een miljoen dingen zijn die je regelmatig zou moeten doen.
Dit is wanneer je deze prognoses absoluut moet opstellen.
Aan het begin van een nieuw bedrijf
Als je een nieuw bedrijf begint, heb je niets om op terug te vallen voor het geval de zaken niet verlopen zoals je verwacht. Kasstroomprognoses helpen je het meest realistische scenario voor jou vast te stellen en potentiële uitdagingen vroegtijdig te identificeren.
Als je financiering zoekt
Of je nu een lening aanvraagt of investeerders zoekt, kasstroomprognoses zijn een cruciaal onderdeel van je pitch (een van de voordelen van software voor het verstrekken van leningen is dat deze je kan helpen om ze op te stellen). Kredietverstrekkers en investeerders willen zien dat je een duidelijk inzicht hebt in je kasstroom en voldoende geld kunt genereren om hen op tijd terug te betalen.
Als je uitbreidt
Als er plannen zijn om het bedrijf uit te breiden, kunnen kasstroomprognoses je helpen de financiële levensvatbaarheid ervan te bepalen.
Ze stellen je in staat om de impact van de uitbreiding op je kasstroom te beoordelen en, indien nodig, aanvullende financieringsbehoeften op korte en lange termijn vast te stellen.
Voordat je belangrijke financiële beslissingen neemt
Als je op het punt staat een grote financiële beslissing te nemen, is het een goed idee om eerst zeker te weten dat je er klaar voor bent. Waarom zou dat voor een bedrijf anders zijn?
Wanneer belangrijke financiële beslissingen worden overwogen, zoals het aanschaffen van activa, het aangaan van contracten of het lanceren van nieuwe producten of diensten, is het belangrijk om de impact op de kasstroom te beoordelen. Zo kun je weloverwogen beslissingen nemen.
Voorbeeld van een kasstroomprognose
Om je te helpen visualiseren hoe kasstroomprognoses worden opgesteld, volgt hier een voorbeeld van een eenvoudige maandelijkse kasstroomprognose voor een klein bedrijf:
De 3 grootste fouten die je moet vermijden
Je moet tijdens het hele proces van het opstellen van kasstroomprognoses een aantal veelvoorkomende fouten vermijden.
Omzet overschatten
We zijn allemaal geneigd om te optimistisch te zijn bij het schatten van de omzet. Het is echter belangrijk om realistisch te zijn en je prognoses te baseren op historische gegevens, bedrijfs- en markttrends en betrouwbare informatie, want met dit optimisme bewijs je jezelf geen dienst.
Houd rekening met klanten die laat betalen en neem op zijn minst aan dat een percentage van de omzet mogelijk niet op tijd (of helemaal niet) wordt gerealiseerd. Zo zorg je voor een kleine buffer, voor het geval de kasinstroom niet zo groot is als je had gehoopt.
Kosten onderschatten
Op dezelfde manier kan het onderschatten van kosten leiden tot kasstroomtekorten. Wees grondig bij het categoriseren van je kosten en houd rekening met alle mogelijke uitgaven, inclusief verborgen of eenmalige kosten.
Net zoals je een buffer voor de omzet hebt ingebouwd, moet je ervan uitgaan dat je te maken krijgt met onverwachte eenmalige kosten of prijsstijgingen. Zo voorkom je ongewenste verrassingen.
Seizoensinvloeden negeren
Als je bedrijf te maken heeft met seizoensgebonden schommelingen, kan het niet meenemen hiervan een groter probleem worden dan je misschien denkt. Dit is een situatie waarin het verstandig is om feedback te vragen aan andere belanghebbenden, die mogelijk inzicht hebben in kosten waar je nog geen rekening mee hebt gehouden. Vaak beschikken zij over branchespecifieke kennis van seizoens- of periodegebonden kosten en omzetcycli.
Abonneer je voor meer inzichten in kasstromen
Met de kennis en hulpmiddelen die nodig zijn om realistische kasstroomprognoses op te stellen zonder afhankelijk te zijn van dure software, kun je belanghebbenden laten zien dat je beschikt over wat nodig is om dit te laten slagen.
Klaar om je vaardigheden als financieel leider verder te ontwikkelen? Abonneer je op onze nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologie-industrie vormgeven.
