Onkostendeclaraties automatiseren in 6 stappen
Het goedkeuren van onkostendeclaraties is een vervelende taak en ik beloof je dat je medewerkers niet bepaald enthousiast zijn over het opstellen ervan. Automatisering van onkosten kan jou en je medewerkers helpen om voorgoed los te komen van deze zich herhalende cyclus van rapportage en goedkeuring.
Wat is automatisering van onkostendeclaraties?
Bij automatisering van onkostendeclaraties wordt software voor onkostendeclaraties gebruikt—of op zijn minst goede gestandaardiseerde rapporten—om vervelende terugkerende taken, zoals het controleren van rapporten en het verwerken van vergoedingen, sneller uit te voeren of over te slaan.
Moderne oplossingen voor onkostenbeheer doen echter meer dan alleen de basis. Ze zijn ontworpen om vrijwel elk onderdeel van het proces te automatiseren en te stroomlijnen, waaronder het registreren, bijhouden, goedkeuren en betalen van vergoedbare onkosten.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Waarom onkostendeclaraties automatiseren?
Waarom zou je in al deze technologie investeren en je proces voor het goedkeuren van onkosten opnieuw ontwerpen? Als je de workflow voor het goedkeuren van vergoedingen niet automatiseert, laat je namelijk veel geld liggen. Laten we bespreken waarom je onkostendeclaraties zou moeten automatiseren:
- Minder fouten: De Global Business Travel Association stelt dat 19% van alle onkostendeclaraties fouten bevat. In het rapport wordt ook uitgelegd dat bedrijven gemiddeld 18 minuten per fout besteden om deze te corrigeren. Dat is een enorme verspilling van tijd, energie en arbeidskosten. De voordelen van software voor onkostenbeheer omvatten minder fouten, waardoor je mogelijk duizenden euro’s bespaart, vooral tijdens het belastingseizoen.
- Snellere goedkeuringen: Managers kunnen onkostendeclaraties met één klik goedkeuren, zonder zich bezig te houden met tijdrovende, onhandige spreadsheets. Je hoeft ook de taken voor goedkeuring niet te scheiden, omdat alle gegevens beschikbaar zijn, waaronder ontvangstbewijzen en de naam van de persoon die de onkostendeclaratie heeft goedgekeurd.
- Verbeterde efficiëntie: Automatisering stroomlijnt en versnelt het hele proces, van het indienen van een rapport tot de goedkeuring ervan. Het elimineert meerdere handmatige taken, zoals het invoeren van gegevens in het rapport, controleren of alle onkosten volgens het onkostenbeleid vergoedbaar zijn en het uitbetalen van de vergoedingen.
- Medewerkervriendelijke processen: Gegevens van een ontvangstbewijs overnemen in een werkrapport draagt niet bepaald bij aan werktevredenheid. Door alledaagse taken aan software over te dragen, komt tijd van medewerkers vrij die ze aan strategie of innovatie kunnen besteden, en beide kunnen de werktevredenheid verhogen.
- Beter inzicht in onkosten: Een gebrek aan inzicht is een veelvoorkomend probleem: leidinggevenden weten pas aan het einde van de maand wat er is uitgegeven. Zoals Adriana Carpenter, CFO bij Emburse, tegen PYMNTS zei:
Bedrijven hebben moeite om inzicht te krijgen in de uitgaven die hun medewerkers doen. … Ergens tussen de 20 en 40% van de uitgaven wordt door medewerkers gedaan zonder een gecentraliseerd proces te doorlopen
Realtime inzicht in uitgavenpatronen helpt CFO’s en het financiële team om tijdige, datagestuurde beslissingen te nemen. Geautomatiseerde systemen voor onkostenbeheer bieden een realtime overzicht. Wanneer medewerkers onkosten indienen, verzamelt de analysemodule van de software deze gegevens om inzichtelijke grafieken en rapporten te maken.
Onkostendeclaraties automatiseren: een stapsgewijze handleiding
Het automatiseren van onkostendeclaraties van medewerkers is vrij eenvoudig. Het belangrijkste hierbij is de software voor onkostendeclaraties die je gebruikt, dus kies zorgvuldig.
Wanneer je systeem eenmaal is ingericht, zijn dit de volgende stappen:
1. Software voor automatisering van onkosten instellen
Het instellen houdt in dat je de software configureert op basis van je goedkeuringsworkflows. In deze fase voer je ook de regels en limieten uit je onkostenbeleid in.
Wanneer alles is ingesteld, geef je relevante teamleden op basis van hun rol de juiste rechten.
2. Medewerker registreert onkosten
Wanneer een medewerker iets uit eigen zak betaalt, registreert die persoon de onkosten in de software. Vervolgens haalt deze de gegevens rechtstreeks uit je onkostenrekening.
Je kunt het beste een mobielvriendelijke oplossing gebruiken, zodat medewerkers onderweg onkosten kunnen registreren. Bij de meeste softwareoplossingen kunnen medewerkers tijdens het registreren van een onkost een foto van het ontvangstbewijs uploaden, waardoor het niet nodig is om gegevens handmatig in te voeren.
3. Onkostenbeleid wordt geraadpleegd (geautomatiseerd)
De beste software voor geautomatiseerde onkostenverwerking controleert onkosten automatisch aan de hand van het onkostenbeleid, waarbij regels en drempelwaarden worden gecontroleerd, zoals onkostencategorieën die voor vergoeding in aanmerking komen en bestedingslimieten.
Afhankelijk van je structuur van de boekhoudafdeling ontvang jij, je financieel controller of een ander teamlid realtime meldingen wanneer onkostendeclaraties deze fase doorlopen.
4. Goedkeuring van de vergoeding
Na ontvangst van een melding controleert de persoon die verantwoordelijk is voor dit systeem de onkostendeclaraties, vergelijkt hij of zij de gegevens met het ontvangstbewijs en keurt hij of zij deze met één klik goed. Bij sommige systemen hoef je dit niet eens te doen als de onkosten binnen je beoordelingsdrempels vallen, waardoor nog meer van het proces wordt geautomatiseerd.
Werknemers ontvangen het geld en alle vergoedingen worden automatisch geregistreerd in het boekhoudsysteem van het bedrijf.
5. Audittrail wordt opgebouwd (geautomatiseerd)
Geautomatiseerde systemen voor onkostenbeheer houden een uitgebreide audittrail bij voor elke onkost die je werknemer maakt.
Het systeem bewaart een digitale kopie van alle relevante documenten, waaronder ontvangstbewijzen en onkostendeclaraties, waardoor interne audits voor alle betrokkenen veel eenvoudiger worden.
6. Analyses & rapporten bekijken
De beste softwareoplossingen bieden ingebouwde analyse- en rapportagefuncties. Je kunt bijvoorbeeld bekijken hoeveel werknemers hebben uitgegeven en wat de afwijkingen ten opzichte van de begrote bedragen zijn.
Deze gegevens vormen ook de basis voor het voorspellen van bedrijfsuitgaven voor de volgende periode.
De juiste oplossing voor het automatiseren van onkostendeclaraties vinden
Zie je hoe het volledige geautomatiseerde proces afhankelijk is van je software voor onkostenautomatisering?
Daarom is het belangrijk software te selecteren die je werkstroom kan ondersteunen en de functies biedt die je bedrijf nodig heeft. Dit is waar je op moet letten:
Specifieke functies
Let op functies zoals configureerbare goedkeuringsworkflows, controles op naleving van het beleid en analyse- en rapportagefuncties.
Deze functies besparen veel tijd en beperken fouten in het proces. Zo helpt optische tekenherkenning (OCR) bij het extraheren van informatie uit ontvangstbewijzen en het automatisch invullen ervan in rapporten. Dit bespaart tijd en beperkt fouten door verkeerde toetsaanslagen.
Eenvoudig in te stellen
Sommige oplossingen zijn onnodig complex. Hoewel ze veel mogelijkheden bieden, kan de kosten-batenverhouding ongunstig uitvallen als het maanden duurt om de software in te stellen en er een toegewijde medewerker nodig is om deze te beheren.
Zoek software die eenvoudig in te stellen is en de functies biedt die je nodig hebt.
Mobiele toegankelijkheid
Je werknemers hebben misschien al veel aan hun hoofd. Ze kunnen vergeten onkosten vast te leggen of ontvangstbewijzen kwijtraken wanneer ze onderweg zijn.
Mobiele toepassingen maken het vastleggen van onkosten eenvoudiger: telkens wanneer een werknemer een betaling doet, kan diegene met de telefoon een foto van het ontvangstbewijs maken en deze naar de toepassing uploaden.
Aanpassingsmogelijkheden
Je software voor het automatiseren van onkostendeclaraties moet je in staat stellen categorieën, labels en andere instellingen aan te passen aan de unieke behoeften van je bedrijf.
De toepassing moet je ook in staat stellen gedetailleerde gebruikersrechten in te stellen, zodat je kunt bepalen wie onkosten kan bekijken, wijzigen en goedkeuren.
Klantenondersteuning
Hoe snel krijg je hulp wanneer je die nodig hebt? Lees de beoordelingen van de leverancier voordat je je aanmeldt, om er zeker van te zijn dat het ondersteuningsteam de juiste combinatie van inspanningen biedt en snel reageert.
Integraties
Kan de software voor onkostenautomatisering worden geïntegreerd met je ERP-systeem of andere hulpmiddelen die je regelmatig gebruikt, zoals Slack?
Integratie maakt informatie-uitwisseling tussen toepassingen mogelijk, wat automatisering bevordert. In een geïntegreerd systeem geeft de financiële afdeling bijvoorbeeld, wanneer een onkost voor vergoeding is goedgekeurd, deze informatie door aan je boekhoudsoftware. De boekhoudsoftware gebruikt deze onkostengegevens om de financiële overzichten (winst-en-verliesrekening, balans en kasstroomoverzicht) en relevante grootboekrekeningen bij te werken.
Waar je op moet letten voordat je automatisering van onkostendeclaraties implementeert
Voordat je je vastlegt op een softwareleverancier, is het verstandig na te denken over de uitdagingen die je onderweg kunt tegenkomen. Dit geeft je meer controle over het implementatieproces en beperkt vertragingen. Hier zijn enkele veelvoorkomende zaken waarmee je rekening moet houden:
1. De behoeften van uw bedrijf
U kunt de meest geavanceerde software op internet vinden. Maar heeft uw bedrijf wel een geavanceerd systeem nodig? Als u een groeiend SaaS-bedrijf bent, kan een gebruiksvriendelijke oplossing voor beginners met alle essentiële functies logischer zijn.
U moet ook rekening houden met het volume en de complexiteit van de uitgaven, het aantal gebruikers en de kant-en-klare integraties die bij de software worden geleverd.
2. Budget en rendement op investering
Geautomatiseerde systemen kunnen een flink prijskaartje hebben, en er is meer dan alleen de aanschafprijs om rekening mee te houden. U moet ook de kosten van training, implementatie en onderhoud meenemen.
Vallen deze kosten binnen uw huidige budget? Als dat zo is, voer dan een snelle kosten-batenanalyse uit. Als u bijvoorbeeld een klein bedrijf bent dat slechts een handvol onkostendeclaraties verwerkt, kunnen de kosten van een geavanceerd systeem veel hoger zijn dan de voordelen.
3. Acceptatie en training van medewerkers
Volgens een onderzoek van Gartner ervaart 60% van de medewerkers frustratie met nieuwe software. Als medewerkers gewend zijn aan een proces op papier, kan de overstap naar een digitale oplossing overweldigend aanvoelen.
Dit is minder problematisch als uw oplossing redelijk eenvoudig te gebruiken is. Voor complexe systemen moet u echter uitgebreide trainingssessies, duidelijke documentatie en voortdurende ondersteuning bieden om de overgang soepeler te laten verlopen en het gebruik ervan te stimuleren.
4. Verandermanagement en communicatie
De implementatie van een nieuwe goedkeuringsworkflow voor uitgaven is een ingrijpende verandering. Een overhaaste implementatie en een drastische wijziging van het proces voor het rapporteren van uitgaven kunnen de bedrijfsvoering verstoren.
Medewerkers kunnen bijvoorbeeld fouten maken bij het gebruik van de software, of de software werkt mogelijk niet goed wanneer deze met uw boekhoudsysteem wordt geïntegreerd. Door vóór de implementatie rekening te houden met deze uitdagingen, bespaart u veel tijd en geld.
Hoe zit het met virtuele kaarten?
Heeft u in een wereld met virtuele kaarten echt onkostendeclaraties nodig? Virtuele kaarten zijn natuurlijk een geweldige manier om het gedoe van het verwerken van onkostendeclaraties te voorkomen, maar slechts 38% van de Amerikaanse en Canadese bedrijven gebruikt virtuele kaarten.
Zelfs met een virtuele kaart zijn er situaties waarin medewerkers mogelijk een onkostendeclaratie moeten opstellen, en u deze moet goedkeuren.
Een leverancier accepteert bijvoorbeeld bepaalde betaalmethoden mogelijk niet of accepteert alleen contant geld. Misschien heeft een medewerker geen toegang tot een virtuele kaart, of mislukt de betaling wanneer die de kaart gebruikt. Over het algemeen zijn ze geweldig wanneer ze werken… ze werken alleen niet altijd.
Zeg vaarwel tegen handmatig uitgavenbeheer
Heeft u genoeg van het beheren van papieren bonnen, handmatige gegevensinvoer en creditcardafschriften? Gebruik geautomatiseerde software voor uitgavenbeheer en zeg vaarwel tegen handmatige processen. Aan de implementatie van automatisering van uitgaven zijn aanvankelijke kosten verbonden, maar dit kan leiden tot kostenbesparingen die veel hoger zijn dan de prijs, mits u de juiste tool kiest.
Klaar om uw capaciteiten als financieel leider verder uit te bouwen? Abonneer u op onze nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologie-industrie vormgeven.
