Hoe je de opbouw van vakantiedagen voor werknemers correct aanpast
Weten hoe je de opbouw van vakantiedagen aanpast, is essentieel; hoewel werknemers in de VS de mogelijkheid van betaald verlof (PTO) willen, maken velen hun vakantiedagen niet volledig op.
In een onderzoek uit 2023 van het Pew Research Center gaf 62% van de werknemers aan dat PTO uiterst belangrijk voor hen was, waarmee het een van de meest gewilde werknemersvoordelen is. Toch maakt 46% van deze werknemers niet al hun PTO op.
In dit artikel leg ik stap voor stap uit hoe je de opbouw van vakantiedagen aanpast. Ook leg ik uit hoe salarisverhogingen en sabbaticals van invloed zijn op opgebouwd vakantiegeld.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Boekhouding voor opgebouwde vakantiedagen
Werknemers kunnen vakantietijd gebruiken voor vakanties, ziekteverlof of andere redenen, afhankelijk van het vakantiebeleid. Wanneer werknemers hun vakantietijd echter niet gebruiken, komen ze in aanmerking voor een betaling voor die tijd. Daarom staat opgebouwd vakantiegeld op je balans totdat het is uitbetaald.
Volgens ASC 710 moeten werkgevers een verplichting voor toekomstige afwezigheid (de boekhoudkundige term voor nog niet opgenomen vakantiedagen) opbouwen als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- De werknemer heeft de diensten al verricht die nodig zijn om een vergoeding voor toekomstige afwezigheid te verdienen.
- De verplichting heeft betrekking op rechten die onvoorwaardelijk zijn geworden of zich opstapelen. De onvoorwaardelijke rechten moeten blijven bestaan, ook als een werknemer uit dienst gaat — de rechten mogen niet afhankelijk zijn van toekomstige dienstverlening. Simpel gezegd mag de werkgever geen ‘opmaken of verliezen’-beleid hebben en moet het opgebouwde vakantiegeld naar volgende jaren kunnen worden overgedragen.
- De betaling van de vergoeding moet waarschijnlijk zijn.
- Het bedrag kan redelijkerwijs worden geschat.
Het bedrag dat werknemers tegoed hebben voor niet-opgenomen vakantiedagen staat als verplichting op je balans totdat het is betaald. Het bedrag verschijnt ook op je winst-en-verliesrekening als kosten in de periode waarin het verschuldigd werd.
Na betaling verdwijnt de verplichting van de balans en verschijnt het opgebouwde vakantiegeld in het kasstroomoverzicht als een kasuitstroom.
Natuurlijk zijn er situaties waarin je opgebouwd vakantiegeld niet hoeft te betalen. Je hoeft bijvoorbeeld geen vakantiegeld op te bouwen als je een ‘opmaken of verliezen’-beleid hebt.
‘Opmaken of verliezen’-beleid
Een ‘opmaken of verliezen’-beleid verplicht werknemers om niet-opgenomen vakantietijd na een vooraf bepaalde datum te laten vervallen.
Stel dat Fred, een van je werknemers, 30 uur opgebouwde vakantietijd heeft. Je ‘opmaken of verliezen’-beleid kan bepalen dat Fred deze 30 uur vóór het einde van het eerste kwartaal van het volgende kalenderjaar moet opnemen, anders vervalt de vakantietijd.
Maar er is een addertje onder het gras: niet alle bedrijven mogen een ‘opmaken of verliezen’-beleid hebben.
Staatswetten bepalen of je vakantietijd van een werknemer mag afnemen nadat die werknemer deze heeft opgebouwd.
Bedrijven in Nebraska mogen hun vakantiebeleid bijvoorbeeld niet wijzigen om vakantietijd van werknemers af te nemen nadat zij de diensten hebben verricht waarmee ze die vakantietijd hebben opgebouwd. Dit betekent dat bedrijven in Nebraska geen ‘opmaken of verliezen’-beleid mogen hebben.
Wanneer je een vakantieboeking in de overlopende boekhouding vastlegt
De meeste bedrijven leggen opgebouwde verlofrechten eenmaal per kalenderjaar vast. Andere gebruikelijke momenten om niet-opgenomen vakantiedagen vast te leggen zijn eenmaal per boekjaar of op de indiensttredingsdatum van de werknemer. Betalingen worden vastgelegd wanneer je ze verricht.
De twee soorten boekingen die je moet maken voor iedere werknemer met opgebouwde vakantietijd zijn:
- Een boeking om het verschuldigde vakantiegeld vast te leggen
- Een boeking om de betaling vast te leggen
Hoe je opgebouwd vakantiegeld berekent
Voordat je een journaalpost maakt, moet je het bedrag aan opgebouwd vakantiegeld berekenen voor iedere werknemer die nog niet-opgenomen vakantiedagen heeft.
Dit is de formule om opgebouwd vakantiegeld te berekenen:
Opgebouwd vakantiegeld = (Opgebouwde vakantietijd in uren x Uurloon van de werknemer)
Volg dit stapsgewijze proces om de benodigde informatie te verzamelen en het opgebouwde vakantiegeld te berekenen:
- Bepaal de ongebruikte vakantietijd voor de vorige loonperiode door het aantal gebruikte vakantie-uren af te trekken van het totale aantal verdiende vakantie-uren voor die periode.
- Vermenigvuldig het aantal opgebouwde vakantie-uren met het totale uurloon van de werknemer.
- Tel dit bedrag op bij het opgebouwde vakantiegeld dat uit vorige perioden is overgedragen.
Meest gebruikte softwaretools voor vakantieopbouw
De twee softwaretools die doorgaans worden gebruikt om opgebouwde vakantietijd te berekenen en vast te leggen, zijn salarisadministratie- en boekhoudsoftware.
Met salarisadministratiesoftware kunt u verdiende vakantietijd gedurende een specifieke boekhoudperiode berekenen. U kunt ook uw salarisadministratiedienstverlener vragen om gegevens over de vakantietijd van werknemers voor een specifieke periode te delen.
Gebruik, zodra u de gegevens hebt die nodig zijn om de opgebouwde vakantietijd te berekenen, boekhoudsoftware om journaalposten vast te leggen. Uw boekhoudsoftware werkt automatisch de resultatenrekening, de balans en de kasstroom bij.
Toonaangevende boekhoudsoftwareoplossingen bieden ingebouwde functies voor vakantieopbouw. Zodra u het verlofsaldo, het opbouwpercentage en het uurloon van de werknemer invoert, werkt de software de saldi van de vakantieopbouw automatisch bij.
Voorbeeld van het aanpassen van vakantieopbouw
Stel dat John Smith al 40 uur aan opgebouwde vakantietijd heeft verdiend. Volgens uw vakantiebeleid ontvangt John Smith vijf vakantie-uren per maand, in totaal 60 uur per jaar.
Tijdens de vorige boekhoudperiode gebruikte John Smith 40 uur vakantietijd. Aan het einde van de boekhoudperiode heeft John Smith nog 60 uur aan opgebouwde vakantietijd over, als volgt berekend:
[40 uur opgebouwde vakantietijd + (60 uur vakantietijd voor het vorige jaar - 40 uur gebruikte vakantietijd)] = 60 uur
John Smith verdient $30 per uur.
Dit is de opgebouwde vakantietijd van John Smith aan het einde van de boekhoudperiode:
60 uur x $30 per uur = $1,800
Let op: $1,800 moet het saldo van de rekening voor opgebouwde vakantietijd van John Smith zijn, niet het incrementele bedrag dat in de journaalpost moet worden gebruikt. Het bedrag in de boeking moet zijn:
($1,800 - Eindsaldo van de rekening voor de vorige boekhoudperiode)
Omdat John Smith 40 uur aan opgebouwde vakantietijd had, kan het eindsaldo voor de vorige boekhoudperiode als volgt worden berekend:
(40 uur x $30 per uur) = $1,200
Het bedrag in de journaalpost zou zijn:
($1,800 - $1,200) = $600
Relevante journaalposten
Nu u weet welke berekeningen nodig zijn om journaalposten voor opgebouwde vakantietijd vast te leggen, gebruiken we dezelfde voorbeelden om te bekijken welke journaalposten u moet boeken.
Meer vakantieopbouw toevoegen
Het incrementele bedrag in ons voorbeeld is $600. Eenvoudig gezegd heeft John Smith voor $600 aan extra ongebruikte vakantietijd, die uit het vorige jaar is overgedragen.
De journaalpost ziet er als volgt uit:
| Rekening | Debet | Credit | Opmerkingen |
|---|---|---|---|
| Vakantiekosten | $600 | - | Het vastleggen van opgebouwde vakantietijd als kosten. Dit bedrag verschijnt in de resultatenrekening. |
| Vakantiegeldverplichting | - | $600 | Het vastleggen van de verplichting voor opgebouwde vakantietijd. Dit bedrag verschijnt op de balans totdat de werknemer vakantietijd gebruikt of het bedrag wordt uitbetaald. |
Vakantietijd die door werknemers wordt gebruikt
Stel dat John Smith aan het begin van het volgende boekjaar 50 uur vakantietijd wil gebruiken. Hij heeft momenteel 60 uur aan opgebouwde vakantietijd.
Wanneer John Smith 50 uur vakantietijd gebruikt, maakt u de volgende journaalpost om het bedrag van de vakantieopbouw aan te passen:
| Rekening | Debet | Credit | Opmerkingen |
|---|---|---|---|
| Vakantiegeldverplichting | $600 | - | Het verlagen van het saldo van de te betalen bedragen. |
| Kas | - | $600 | Het verlagen van het kassaldo met het bedrag aan opgebouwde vakantietijd dat aan de werknemer is uitbetaald. |
Hoe loonsverhogingen het opgebouwde vakantiegeld beïnvloeden
Loonsverhogingen verhogen uw verplichting voor opgebouwd vakantiegeld.
Vakantiegeld wordt berekend op basis van het meest recente loon van een werknemer. Wanneer u het loon van een werknemer verhoogt, moet u het incrementele bedrag aan vakantiegeld toevoegen aan de verplichting voor opgebouwd vakantiegeld.
Stel bijvoorbeeld dat John Smith 60 uur aan opgebouwde vakantietijd heeft. Zijn uurloon stijgt van $30 naar $35.
Zijn opgebouwde vakantiegeldbedrag stijgt na de loonsverhoging met $300 (60 uur x $5 per uur). Dit is de journaalpost om de opbouw van vakantiedagen aan te passen:
| Rekening | Debet | Credit | Toelichting |
|---|---|---|---|
| Vakantie-uitgaven | $300 | - | Verhoging van de vakantie-uitgaven |
| Te betalen vakantiegeld | - | $300 | Verhoging van de verplichting voor opgebouwde vakantiedagen |
Sabbaticalverlof en de gevolgen daarvan
EITF-samenvatting 06-02 behandelt de verwarring rond de boekhoudkundige verwerking van sabbaticalverlof. Volgens de samenvatting:
- Sabbaticalverlof wordt niet opgebouwd wanneer het bedoeld is voor onderzoek of openbare dienstverlening die de reputatie van de werkgever versterkt of de werkgever anderszins ten goede komt. De werknemer verricht in feite diensten voor het bedrijf, waarvoor diegene wordt gecompenseerd.
- Sabbaticalverlof wordt wel opgebouwd wanneer het gaat om onbeperkt verlof dat wordt toegekend als compensatie voor eerder verrichte diensten.
Kunnen de opgebouwde vakantietijd of bedragen negatief zijn?
Ja, de opgebouwde vakantietijd of bedragen voor een specifieke werknemer kunnen negatief zijn.
Negatieve verlofsaldi ontstaan wanneer werkgevers meer vakantiegeld uitbetalen of werknemers meer vakantietijd laten opnemen dan zij hebben opgebouwd.
Het saldo van de opgebouwde vakantietijd wordt uiteindelijk positief naarmate er meer vakantie-uren worden opgebouwd.
De opbouw van vakantiedagen eenvoudig aanpassen
Het aanpassen van de opbouw van vakantiedagen is eenvoudig zodra je begrijpt hoe je de incrementele opbouw en journaalposten berekent. In de meeste gevallen hoef je slechts twee posten te maken: het toevoegen van ongebruikte vakantietijd en het betalen van werknemers voor opgenomen vakantietijd.
Wil je wekelijks artikelen ontvangen over onderwerpen die CFO's van SaaS-bedrijven helpen om een financieel team in een technologiebedrijf efficiënt te managen? Abonneer je dan op de CFO-nieuwsbrief.
