5 beste betalingsbeheersystemen + aankoopgids
Betalingsbeheer is het proces van het organiseren, stroomlijnen en optimaliseren van de manier waarop je bedrijf de kasstroom, betalingen en financiële activiteiten beheert. Door een modern betalingsbeheersysteem te gebruiken, kun je kosten verlagen, de efficiëntie verbeteren en je bedrijf voorbereiden op groei.
In dit artikel laat ik je precies zien hoe je een oplossing voor betalingsbeheer kiest die aansluit bij de unieke behoeften van je bedrijf en je helpt financiële uitdagingen voor te blijven.
Overzicht van het betalingsbeheersysteem
Een betalingsbeheersysteem (PMS) is een platform dat de geldtransacties van een bedrijf beheert, waaronder uitgaven, uitgaande kasbetalingen en andere zaken met betrekking tot kasbeheer. Zie het als een centrale hub die niet alleen het betalen van rekeningen omvat, maar ook helpt de volledige betalingscyclus te beheren, van initiatie tot reconciliatie. Daarmee is het een onmisbaar hulpmiddel voor bedrijven van elke omvang.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Een PMS is doorgaans cloudgebaseerd en stelt je in staat je betalingsprocessen te optimaliseren – facturen beheren, aanvragen en goedkeuringen bijhouden, inzichten rapporteren en betalingen automatiseren. Een goed PMS helpt je de betalingsbeveiliging te verbeteren en zorgt voor meer inzicht en toezicht op betalingen binnen je bedrijf.
Standaardfuncties van een betalingsbeheersysteem
Bij het kiezen van een betalingsbeheersysteem is het essentieel om rekening te houden met de functies die het beste aansluiten bij de behoeften van je bedrijf. Enkele belangrijke functies waar je op moet letten zijn:
Factuurbeheer
Een goed PMS moet factuurbeheer ondersteunen, zodat je eenvoudig klantfacturen kunt maken, bewerken, verzenden en volgen. Dit helpt je alle financiële transacties met betrekking tot verkopen bij te houden en zorgt ervoor dat er een overzicht is van alle verschuldigde en ontvangen betalingen.
Betalingsverwerking
Zonder efficiënte betalingsverwerking kunnen bedrijven te maken krijgen met vertragingen bij het ontvangen van betalingen of problemen met geweigerde transacties. Het ideale betalingsbeheersysteem moet meerdere betaalmethoden ondersteunen, zoals creditcards, bankoverschrijvingen en digitale portemonnees. Een belangrijk pluspunt is de mogelijkheid om meerdere valuta's te verwerken en te integreren met populaire betaalplatforms (dit is ook een belangrijk voordeel van mobiele betaalapps).
Niet alle betaaldiensten bieden probleemloze debettransacties. Zoek een systeem dat niet alleen debet efficiënt verwerkt, maar ook inzicht biedt in je liquiditeitspositie, zodat je altijd een gezonde kasstroom behoudt. ACH is ook essentieel voor rechtstreekse debet- en krediettransacties tussen banken. Controleer of het systeem dat je overweegt ACH-transacties ondersteunt voor zowel crediteuren- als debiteurenactiviteiten. Naast eenvoudige transacties moet een optimaal systeem ook helpen bij het inkoopproces en hulpmiddelen bieden waarmee inkopen en het verwerken van betalingen eenvoudig en efficiënt verlopen.
Registratie en bijhouden van facturen en transacties
Je wilt een systeem dat al je facturen, transacties, ontvangstbewijzen en betalingen op één plek registreert, zodat je ze eenvoudig kunt volgen en rapporteren. Zoek naar een PMS dat je een duidelijk beeld geeft van je financiële gezondheid en realtime updates biedt over de status van betalingen, automatische synchronisatie met bankrekeningen en categorisering van uitgaven. Het moet ook eenvoudig zoeken naar en terugvinden van eerdere transacties mogelijk maken, met filters voor datum, klant, bedrag en meer.
Genereren van ontvangstbewijzen
Ontvangstbewijzen dienen als bewijs van transacties: voor bedrijven vormen ze documentatie voor belastingdoeleinden en voor klanten een aankoopbewijs. Zoek naar een platform dat na een betaling automatisch professionele ontvangstbewijzen voor je klanten genereert en verzendt. Opties om sjablonen voor ontvangstbewijzen aan te passen, huisstijl toe te voegen en ze via meerdere kanalen te verzenden (bijvoorbeeld e-mail en sms) zijn een voordeel. Deze specifieke functie bespaart je veel tijd en moeite en zorgt tegelijkertijd voor een betere klantervaring.
Rapportage
Rapportage- en analysetools zijn onmisbaar – je wilt inzicht in je kasstroom, omzet, openstaande facturen en transactiekosten. De rapportagefunctie moet verschillende vooraf samengestelde rapporten bieden, zoals winst-en-verliesrekeningen, verkoopsamenvattingen en uitsplitsingen van uitgaven. Daarnaast moet je rapporten kunnen aanpassen, datumbereiken kunnen instellen en gegevens kunnen visualiseren met grafieken of diagrammen.
Aandachtspunten bij de aanschaf van een betalingsbeheersysteem
Je moet niet alleen vertrouwen op deze standaardfuncties, maar bij het evalueren van systemen ook rekening houden met enkele belangrijke omliggende factoren, waaronder:
Bedrijfsbehoeften
Je moet eerst bepalen wat je absoluut nodig hebt, omdat dit uiteindelijk bepaalt met welke softwareoplossing je eindigt. Denk bijvoorbeeld na over de soorten betalingen die je wilt verwerken, het aantal betalingen en de vraag of dit aantal de komende jaren waarschijnlijk aanzienlijk zal toenemen. Sommige systemen zijn beter uitgerust voor verwerking met hoge volumes, terwijl andere zich meer richten op kleine bedrijven met lagere volumes. Door de groei van je betalingsvolume te voorspellen, kun je een systeem kiezen dat met je behoeften kan meegroeien.
Kosten
De kosten van deze systemen kunnen behoorlijk variëren, afhankelijk van de aangeboden functies en het ondersteuningsniveau. Sommige systemen rekenen een maandelijks abonnementstarief dat is gebaseerd op het aantal transacties dat je verwerkt. Andere werken met prijsplannen met verschillende niveaus, gebaseerd op functies en functionaliteit. Enkele aanbieders bieden volledig gratis basisdiensten om je op weg te helpen. Denk na over je huidige en toekomstige behoeften om te bepalen welk niveau geschikt is voor jou. Als je een kleine start-up bent, kan een gratis of goedkope optie op korte termijn volstaan. Naarmate je groeit, kun je altijd overstappen naar een uitgebreider plan.
Transactiekosten komen ook vaak voor en bedragen meestal een percentage van het totale betalingsbedrag plus een vast bedrag per transactie. Vergelijk de kosten van verschillende aanbieders om er zeker van te zijn dat ze redelijk en concurrerend lijken. Sommige aanbieders zien af van kosten of verlagen deze voor non-profitorganisaties of voor het verwerken van grote betalingsvolumes.
Beveiliging en naleving
Robuuste beveiliging is essentieel. Zoek naar een systeem met sterke versleuteling, meervoudige authenticatie en toegangscontroles op basis van rollen. Versleuteling codeert je gegevens, zodat alleen bevoegde partijen deze kunnen lezen. Meervoudige authenticatie voegt een extra beveiligingslaag toe aan het inloggen en stuurt vaak een code naar je telefoon of e-mail. Toegangscontroles op basis van rollen beperken de toegang van werknemers tot alleen de gegevens en functies die ze nodig hebben om hun werk te doen.
Kies voor naleving een systeem dat voldoet aan normen zoals PCI DSS voor het verwerken van creditcardgegevens en HIPAA als je met gezondheidsinformatie werkt. Deze certificeringen tonen aan dat het systeem voldoet aan strenge beveiligings- en privacyregels.
Wereldwijde betalingsdekking
Voor bedrijven die internationaal zakendoen, is een systeem dat wereldwijde betaalmethoden en valuta ondersteunt een vereiste. Kies een leverancier met ervaring in het verwerken van grensoverschrijdende betalingen en verbindingen met betalingsnetwerken over de hele wereld. De leverancier moet de belangrijkste betaaltypen voor elke regio ondersteunen, zoals SEPA voor Europa, Faster Payments voor het Verenigd Koninkrijk en lokale kaartmerken voor de APAC-regio.
Integratie en compatibiliteit
Je wilt ook een betalingsbeheersysteem vinden dat perfect samenwerkt met andere bedrijfstools, zoals je boekhoudsoftware, CRM, ERP, e-commerceplatform en alle andere essentiële hulpmiddelen voor je bedrijfsvoering. Als dat niet het geval is, eindig je met een onsamenhangende wirwar van werkstromen en meer hoofdpijn dan de kostenbesparingen waard zijn. Zoek naar opties die gegevens eenvoudig tussen systemen synchroniseren om handmatige gegevensinvoer te voorkomen en een nauwkeurige administratie te garanderen. Sommige systemen bieden vooraf gebouwde integraties met belangrijke platforms zoals QuickBooks, NetSuite en Shopify. Voor andere tools kan API-toegang je in staat stellen een aangepaste integratie te bouwen.
Klantenservice
Let ook op het ondersteuningsniveau dat elke leverancier biedt. Zoek een aanbieder met een bewezen staat van dienst op het gebied van hoogwaardige klantenservice om je te helpen bij het implementeren, beheren en optimaliseren van je betalingsbeheersysteem. De opties kunnen telefonische ondersteuning, ondersteuning per e-mail en chatondersteuning omvatten, evenals toegang tot educatieve hulpmiddelen. Met sterke ondersteuning haal je het maximale uit je investering.
Redundantie en beschikbaarheid
Voor veel technologiebedrijven zijn betalingen bedrijfskritisch. Zoek naar een systeem met ingebouwde redundantie, belastingsverdeling en automatische overschakeling om een hoge beschikbaarheid te garanderen. Het systeem moet een minimale beschikbaarheid van 99.9% bieden, zodat je betalingen 24/7/365 blijven werken. Meerdere datacenters verspreid over verschillende geografische locaties zijn ideaal voor redundantie.
Proefversies
Sommige leveranciers bieden proefversies voor een vastgesteld aantal dagen, terwijl andere toegang bieden tot een testomgeving met testgegevens, zodat je naar hartenlust kunt experimenteren. Het doel is de tool uit te proberen en te beoordelen hoe het systeem omgaat met de unieke werkstromen en gebruikssituaties van je bedrijf. Wees voorzichtig: kleine ergernissen tijdens een proefversie kunnen uitgroeien tot enorme problemen nadat je je aan een systeem hebt verbonden. Zorg ervoor dat je een waardevolle aankoop doet die goed bij je bedrijf past.
Klantbeoordelingen
Wanneer je betalingsbeheersystemen evalueert, moet je niet zomaar afgaan op wat het bedrijf zelf zegt, maar ook kijken naar de ervaringen van anderen. Bekijk wat huidige klanten werkelijk vinden van het systeem en de service. Let op terugkerende lof of klachten in de beoordelingen. Als een systeem overwegend negatieve beoordelingen krijgt waarin slechte klantenservice, onhandige interfaces of ontbrekende belangrijke functies worden genoemd, is dat een grote waarschuwing. Aan de andere kant zijn veel vier- en vijfsterrenbeoordelingen waarin een eenvoudige installatie, behulpzame ondersteuning en hulpmiddelen die het werk gemakkelijker maken worden genoemd, goede signalen dat je een winnaar hebt gevonden.
De 5 beste betalingsbeheersoftware
Als je op zoek bent naar een betrouwbare optie, zijn dit 5 populaire PMS’en die mijn aandacht trokken:
Stripe
Stripe, opgericht in 2011, is als het coole nieuwe bedrijf in de buurt en staat bekend om zijn hoogwaardige functies voor betalingsverwerking. Deze virtuele betalingsoplossing accepteert meer dan 135 wereldwijde valuta, integreert naadloos met e-commerceplatforms zoals Drupal, WooCommerce en Magento, beschikt over uitgebreide rapportagemogelijkheden en hulpmiddelen voor abonnementsbeheer en staat bekend om zijn transparante prijsstelling.
Er zijn geen maandelijkse kosten, omdat alle kosten per transactie in rekening worden gebracht. Voor online verkopen rekenen ze 2.9% + 30 cent per transactie, en 2.7% + 5 cent per transactie voor kaartverwerking in persoon. Voor internationale transacties en valutaconversie geldt een extra toeslag van 1%.
Braintree
Braintree, een dochteronderneming van PayPal, is een technologisch geavanceerde oplossing voor betalingsverwerking die in de branche een sterke reputatie heeft opgebouwd. Dit zijn enkele opvallende functies:
- De transactiekosten bedragen 2.59% + 49 cent per transactie
- De software profiteert van de uitgebreide infrastructuur van PayPal
- Ondersteunt betalingen in meer dan 130 valuta
- Integreert met PayPal en Venmo
- Maakt wereldwijde transacties en fraudedetectie mogelijk
Braintree is optimaal voor wie een eenvoudige betalingsverwerker waardeert en graag gebruikmaakt van de middelen van PayPal.
FreshBooks
FreshBooks is boekhoudsoftware die zich voornamelijk richt op freelancers, eenmanszaken en kleine bedrijven. Het doel is om te helpen bij organiseren, betalingen beheren en facturen versturen. Je kunt het een software voor betalingsverwerking noemen die is ontworpen voor kleinschalige bedrijven, met voordelige abonnementen. De prijzen variëren van $8.50/maand tot $27.50/maand, waarbij elk abonnement een gratis proefperiode van 30 dagen biedt.
Square
Square is een gerenommeerde oplossing voor betalingsverwerking en verkooppunten (POS) die geschikt is voor uiteenlopende bedrijven, van jonge startups tot grote ondernemingen met meerdere vestigingen. Het is vooral aantrekkelijk voor kleinere bedrijven en startups dankzij het budgetvriendelijke tariefsysteem, dat kan worden aangepast aan wisselende inkomsten. Gebruikers betalen alleen een klein percentage en een vast bedrag per transactie.
Voor kaarttransacties in persoon, waaronder prepaidcadeaukaarten, belangrijke creditcards en mobiele portemonnees zoals Apple Pay, brengt Square 2.6% + 10 cent in rekening. Als een kaart handmatig wordt ingevoerd of virtueel wordt gebruikt, bedragen de kosten 3.5% + 15 cent per transactie. Voor online aankopen en andere digitale transacties bedragen de kosten 2.9% + 30 cent.
Tipalti
Tipalti is een cloudgebaseerde oplossing voor de automatisering van crediteurenadministratie die factureringsprocessen voor leveranciers stroomlijnt. Het is ideaal voor groeiende bedrijven met uitgebreide behoeften op het gebied van factuurverwerking, vooral voor bedrijven die met internationale leveranciers werken. Enkele belangrijke functies zijn:
- De platformkosten beginnen bij $149 per maand
- Ondersteunt betalingen in 196 landen met 120 valutaopties.
- Geschikt voor bedrijven met veel binnenlandse en internationale leveranciers
- Integreert met populaire boekhoudsoftware zoals QuickBooks, Sage en Xero
Enkele laatste tips
De angst om de verkeerde keuze te maken en vast te zitten aan een meerjarig contract met een partner die niet ideaal is, is reëel. Hoe ga je daarmee om?
Vertrouw op je gevoel
Hoewel de specificaties, beveiliging en kosten belangrijk zijn, mag je de waarde van een goede samenwerking niet onderschatten. Als het team van een leverancier je een goed gevoel gaf en oprecht geïnteresseerd leek in jouw succes, zegt dat veel. De mensen en de bedrijfscultuur moeten bij je passen.
Denk op de lange termijn
Een glanzende nieuwe interface zal zijn aantrekkingskracht verliezen, maar flexibiliteit, schaalbaarheid en klantenondersteuning blijven altijd belangrijk. Zorg ervoor dat elk systeem dat je overweegt met je bedrijf kan meegroeien en de integraties kan bieden die je later nodig hebt. Je wilt niet binnen een jaar uit een oplossing groeien en dit hele proces opnieuw moeten doorlopen.
Laat je niet alleen door de prijs leiden
Een spotgoedkoop aanbod is niet veel waard als de oplossing niet daadwerkelijk aan je behoeften kan voldoen. En een hogere prijs betekent niet altijd een betere kwaliteit. Kijk naar de totale eigendomskosten gedurende de looptijd van het contract, inclusief extra kosten voor ondersteuning, transacties en uitbreidingen. De laagste kosten vooraf kunnen je uiteindelijk op de lange termijn meer kosten.
Lees de kleine lettertjes
Ik weet het: contracten zijn ongeveer net zo spannend als verf zien drogen. Maar je moet alle voorwaarden, bepalingen en verplichtingen begrijpen voordat je je handtekening zet. Zorg ervoor dat er geen verborgen kosten of beperkende clausules zijn die niet aansluiten bij je doelstellingen. Als iets niet goed lijkt, vraag er dan naar. Je verkoopvertegenwoordiger moet bereid zijn verwarrend juridisch jargon toe te lichten.
Tot slot: wanneer verkoopvertegenwoordigers met modewoorden als "frictieloos", "opgevoerd" of "technologiegedreven" beginnen te strooien... luister dan even niet naar hen. Blijf gericht op wat er echt toe doet voor jouw bedrijf en je klanten.
Daar heb je het. Een korte inleiding over hoe je door het enorme aanbod aan betalingsbeheersystemen kunt navigeren en er een kunt vinden die op jouw behoeften is afgestemd.
Klaar om je vaardigheden als financieel professional verder te ontwikkelen? Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
