ERP-rapportage: hoe u zich op de meest nuttige gegevens kunt richten

Deze rapporten zijn ontworpen om belangrijke ERP-gegevens te presenteren met betrekking tot kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) en andere belangrijke trends die via je ERP-oplossingen zijn vastgesteld. Financieel directeuren (CFO's) gebruiken ERP-rapporten bijvoorbeeld vaak om financiële trends te identificeren die verder gaan dan de inzichten op hoofdlijnen uit een winst-en-verliesrekening of balans. 

ERP-rapportage kan meer gedetailleerde inzichten bieden in recente trends met betrekking tot inkomsten of uitgaven en kan door de CFO worden gebruikt om financiële prognoses op te stellen op basis van de huidige bedrijfsomstandigheden.

Voordelen van goede ERP-rapportage

Meer informatie is altijd een goede zaak. Maar de manier waarop je die informatie gebruikt, kan het verschil maken.

De data-inzichten die een goed ontworpen ERP-rapportagestrategie oplevert, kunnen je bedrijf helpen onnodige kosten en andere inefficiënties te verminderen die anders onopgemerkt zouden blijven binnen je organisatie. Hier zijn vier manieren waarop ERP voordelen kan bieden aan elke zakelijke organisatie:

1. Gecentraliseerde gegevens als één bron van waarheid

Wanneer een ERP-systeem correct is geïmplementeerd, centraliseert het alle organisatiegegevens in één centrale opslagplaats. ERP-rapportage kan deze informatie vervolgens gebruiken om rapporten op te stellen op basis van nauwkeurige gegevens, waardoor uitgebreide rapportage mogelijk wordt die niet wordt verstoord door datasilo's of tegenstrijdige gegevens van verschillende afdelingen.

In plaats van door enorme hoeveelheden gegevens te moeten zoeken, kan een CFO ERP-informatie gebruiken om snel en nauwkeurig uitgaven te beoordelen, inzichten in inkomsten te verkrijgen en andere financiële gegevenspunten binnen de hele organisatie te analyseren.

2. Geautomatiseerde controle en rapportage van naleving

Naarmate organisaties groeien, kan het een enorme tijdsinvestering worden om naleving te waarborgen. Als je beschikt over een sterk ERP-rapportagesysteem, wordt deze last aanzienlijk verminderd.

ERP-rapportagesystemen kunnen controleerbare gegevens en geautomatiseerde rapportage op basis van regels gebruiken om ervoor te zorgen dat naleving nauwlettend wordt gemonitord en beheerst. 

In een sector zoals productie of luchtvaart, waar het beheer van menselijke arbeid om veiligheidsredenen streng gereguleerd kan zijn, kan ERP-rapportage geautomatiseerde activiteitenlogboeken genereren die deze activiteiten documenteren en de organisatie waarschuwen voor mogelijke gevallen van niet-naleving.

3. Inzichten in real time

Gegevens die door een ERP-systeem worden gegenereerd, kunnen op een centrale locatie worden verzameld en in real time via rapportagedashboards worden verwerkt. Voorraadniveaus, energieverbruik en productie-output zijn slechts enkele voorbeelden waarbij organisaties actuele informatie kunnen gebruiken om hun bedrijfsbeslissingen te sturen.

Een hoog energieverbruik kan de organisatie ertoe aanzetten de activiteiten te verminderen en de mogelijke oorzaak van deze toename te onderzoeken, maar je verandert natuurlijk niets als niemand ervan op de hoogte is.

4. Kostenbesparingen op lange termijn

ERP-rapporten kunnen inzichten opleveren en strategische prognoses ondersteunen die bedrijfsleiders helpen hun interne middelen beter te benutten en te beheren. 

Menselijke arbeid, energieverbruik, beheer van de toeleveringsketen en processtromen kunnen allemaal profiteren van beter beheer en optimalisatie die door ERP-rapportage mogelijk worden gemaakt. Leidinggevenden kunnen de gehele organisatie overzien om inefficiënte activiteiten, buitensporige uitgaven en andere vormen van verspilling te identificeren en aan te pakken.

Na verloop van tijd kan ERP-rapportage je organisatie helpen kostenefficiënter te besteden, waardoor winstmarges verbeteren en duurzame bedrijfsvoering mogelijk wordt.

Wie zijn betrokken bij het ERP-rapportageproces?

Van rapportagemedewerkers die praktisch betrokken zijn tot besluitvormers: een sterk ERP-rapportagesysteem vereist deelname en draagvlak van een aantal belangrijke rollen.

Dit is het team dat je moet samenbrengen om de volledige waarde van ERP-rapportage binnen je organisatie te realiseren:

ERP-rapportageverantwoordelijke (leidinggevende)

Deze persoon—vaak de CFO, maar mogelijk ook een door de CFO aangewezen projectmanager voor een specifiek project—is de hoofdverantwoordelijke voor het ERP-rapportagesysteem. Deze persoon stelt de strategische doelstellingen van het rapportagesysteem vast, houdt rechtstreeks toezicht op analisten en communiceert met leidinggevenden om richtlijnen te geven voor het interpreteren van rapporten. 

Na verloop van tijd is deze persoon ook verantwoordelijk voor het aanpassen van de ERP-rapportagestrategie aan de behoeften van de organisatie.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Get Free Access

Have an account? Log In

Leiders van de C-suite

Leiders van de C-suite zijn rechtstreeks betrokken bij het beoordelen van ERP-rapporten en het verwerken van deze inzichten in hun strategische besluitvorming. Deze leiders werken ook samen met de manager van het rapportagesysteem aan het vaststellen van KPI's en het definiëren van het doel van ERP-rapporten. 

ERP-data-analist

Analisten werken in de frontlinie van ERP-rapportage en zorgen ervoor dat gegevens op de juiste manier worden gedeeld met rapportagetools en vervolgens worden vertaald naar leesbare rapporten. Deze rol is praktisch betrokken bij het opstellen van de rapporten die door leidinggevenden en andere belanghebbenden worden gebruikt.

Deze analisten moeten de doelstellingen van ERP-rapportage begrijpen, te beginnen met de gegevenspunten die binnen je organisatie de hoogste prioriteit hebben.

IT-ondersteuning

Afhankelijk van de software-, beveiligings- en andere IT-gerelateerde behoeften kunnen meerdere IT-medewerkers betrokken zijn bij het opzetten en onderhouden van het ERP-rapportagesysteem. Deze personen spelen een grotere rol bij het helpen opzetten van het rapportagesysteem en het configureren van alle software en tools om ERP-gegevens op de juiste manier te extraheren en te verwerken. 

Eindgebruikers

Hoewel leidinggevenden ERP-rapporten gebruiken om strategische besluitvorming te sturen, kunnen verschillende functies binnen een organisatie deze rapporten regelmatig raadplegen om hun dagelijkse activiteiten te ondersteunen.

• Professionals in de toeleveringsketen kunnen ERP-rapporten gebruiken om de toeleveringsketens van het bedrijf te monitoren en beheren. 
• Productiechefs kunnen rapporten gebruiken om arbeidsomstandigheden te monitoren, waaronder energieverbruik en veiligheid op de werkplek. 
• Complianceprofessionals, waaronder externe toezichthouders, kunnen audits raadplegen om de naleving van verschillende voorschriften te beoordelen.

Een ERP-rapportagestrategie opstellen

Je begrijpt de doelstellingen en hebt de belangrijkste rollen vastgesteld die nodig zijn voor je rapportagestrategie. Nu is het tijd voor praktische richtlijnen om je ERP-rapportageproces succesvol op te zetten.

Dit is wat je moet doen:

1. Bepaal KPI's en andere doelstellingen

Een beperkte reikwijdte levert de beste resultaten op—vooral wanneer je net begint met je ERP-rapportagestrategie. 

Stel duidelijke KPI's en andere doelstellingen vast waarop je je ERP-rapporten wilt richten, en zorg dat je goed begrijpt hoe deze meetgegevens zich vertalen naar je bredere bedrijfsstrategie.

Je organisatie naar grotere kostenefficiëntie sturen

Stel dat je organisatie kostenefficiënter wil worden, vooral in economisch moeilijkere tijden. ERP-rapportage is een uitstekende manier om dit te bereiken, zolang deze doelstelling als leidraad voor je strategie wordt gebruikt. 

Communiceer met alle belanghebbenden om ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde doelstelling nastreeft en richt je op het verzamelen van gegevens en trends die relevant zijn voor dat doel.

2. Stel verwachtingen vast voor de betrokkenheid van belanghebbenden

Creëer de juiste voorwaarden voor succes voor je belanghebbenden—en zorg ervoor dat iedereen het belang van zijn of haar rol kent. Elke belanghebbende moet duidelijk begrijpen hoe diegene bijdraagt aan het succes van het rapportagesysteem en precies weten wat er van hem of haar wordt verwacht.

Neem de rol van dirigent op je

Werk rechtstreeks samen met elke belanghebbende om duidelijke verwachtingen vast te stellen over het tijdstip van hun verplichtingen en de frequentie van communicatie. 

In de meeste gevallen moeten deze verwachtingen ook worden afgewogen tegen bestaande verantwoordelijkheden, dus is het belangrijk om gaandeweg realistische verwachtingen te stellen.

3. Kies en integreer een ERP-rapportagetool

Sommige ERP-platforms bieden al de tools die u nodig hebt om een ERP-rapportagesysteem te creëren. In andere gevallen wilt u misschien een externe rapportagetool kiezen.

Zorg voor een soepele software-integratie

Als u een rapportagetool wilt koppelen aan uw bestaande ERP-systeem, moeten uw IT-medewerkers ervoor zorgen dat deze tool correct wordt geïntegreerd en geconfigureerd met uw bestaande ERP-platform. Werk samen met uw IT-medewerkers om deze integratie te valideren voordat u verdergaat met het proces.

4. Valideer gegevens en uw gegevensextractieproces

Kwalitatieve gegevens vormen de basis van een sterke ERP-analyse-strategie. Uw rapportageanalisten moeten het rapportagesysteem grondig testen—oftewel een proces van gegevensvalidatie, gegevensopschoning en andere relevante testprocessen uitvoeren—om ervoor te zorgen dat uw systeem correct is geconfigureerd om ERP-gegevens te verzamelen en te verwerken.

Datagovernance en gegevenseigenaarschap op orde brengen

Het validatieproces kan problemen met betrekking tot gegevenseigenaarschap en datagovernance aan het licht brengen die moeten worden opgelost voordat het ERP-rapportagesysteem in gebruik kan worden genomen. Werk samen met de analyseteams om deze problemen te identificeren en eventuele zorgen over eigenaarschap vooraf weg te nemen, zodat al uw ERP-gegevens zijn gevalideerd, nauwkeurig en betrouwbaar zijn.

5. Ontwikkel rapportsjablonen

Stroomlijn de weergave en levering van rapporten door rapportsjablonen te maken waarin geëxtraheerde ERP-gegevens eenvoudig kunnen worden geïmporteerd en in een visueel formaat weergegeven. Dit is vooral waardevol bij het maken van rapporten die in realtime moeten worden geraadpleegd of via een geautomatiseerde activering moeten worden gegenereerd.

Datavisualisatie voor financiële prognoses

Een rapportsjabloon kan een uitstekende manier zijn om de meest recente financiële prestatiegegevens in een door ERP aangestuurd prognoserapport te verwerken. Dit sjabloon kan in de loop van de tijd worden bijgewerkt wanneer nieuwe cijfers beschikbaar komen. 

6. Plan om in de loop van de tijd bij te sturen en te optimaliseren

De doelen en behoeften op het gebied van ERP-rapportage zullen vrijwel zeker veranderen naarmate uw bedrijf groeit. Ook kunnen belanghebbenden betere manieren identificeren om ERP te evalueren in overeenstemming met uw vastgestelde rapportagedoelen. 

Creëer een verwachting van voortdurende verfijning

In beide hierboven genoemde scenario's hebben bedrijven de flexibiliteit nodig om hun rapportagesysteem in de loop van de tijd aan te passen aan veranderende behoeften en doelen. 

Door dit vanaf het begin in uw strategie op te nemen, kunt u belanghebbenden duidelijk maken dat ERP-rapportage nooit een eindproduct is. Houd bij hoe nuttig uw ERP-rapporten zijn en werk samen met belanghebbenden om uw rapportagestrategie voortdurend te optimaliseren.

Wanneer u uw rapportagestrategie moet wijzigen

Kleine verfijningen aan uw rapportagestrategie zijn eenvoudig door te voeren. Maar gezien de inspanning die nodig is om rapportagedoelstellingen te wijzigen, gegevensprioriteiten aan te passen, rapportage-integraties opnieuw in te stellen en rapportsjablonen te wijzigen… zijn ingrijpende veranderingen in uw ERP-rapportagestrategie vaak zwaar en tijdrovend.

Als u probeert het rapportageproces definitief vast te leggen voordat uw systeem is geïmplementeerd...

1. Goed bezig. Dat is veel georganiseerder dan de meeste mensen!
2. Zoek een ERP-implementatiepartner die u vanaf het begin kan helpen een goede rapportagestrategie op te zetten.

Als u uw systeem al hebt opgezet, kan een ERP-adviseur u helpen bepalen of wijzigingen in de rapportagestrategie nodig zijn en u helpen deze wijzigingen op de meest kosten- en tijdsefficiënte manier door te voeren. Over het algemeen moet u wijzigingen in de rapportagestrategie overwegen als een of meer van de volgende situaties zich voordoen:

• Je wijzigt het organisatiedoel van je ERP-rapportagestrategie;
• Je bedrijf ondergaat aanzienlijke veranderingen op het gebied van bedrijfstechnologie, gegevensrapportagekanalen en/of rapportagevereisten;
• Je krijgt te maken met nieuwe wettelijke rapportagevereisten;
• Je bedrijf ondergaat een organisatorische herstructurering.

De grootste ERP-rapportagefouten die je moet vermijden

Voordat je aan de slag gaat met het opstellen van een ERP-rapportagestrategie voor je bedrijf, volgt hier een kort overzicht van de meest voorkomende valkuilen die je in dit proces moet vermijden:

1. Meer hooi op je vork nemen dan je aankunt

De enorme hoeveelheid gegevens die ERP-systemen bieden, dwingt organisaties om selectief te zijn bij het bepalen van de gegevens die ze in rapportages willen prioriteren. Als je te breed probeert te werk te gaan, loop je het risico op een hoeveelheid en verscheidenheid aan gegevensrapportages die ongericht en onhoudbaar zijn.

Gebruik je rapportagedoelen om je focus te beperken tot alleen de meest relevante gegevens. Naarmate je rapportagestrategie volwassener wordt en alle belanghebbenden vertrouwd raken met dit proces, kun je opnieuw overwegen of je je rapportages wilt uitbreiden met aanvullende gegevensbronnen.

More Articles

• Financieel directeur in de zorgtechnologie: het moeilijke deel is niet AI — maar wat eronder ligt

2. Rapportages opstellen op basis van gegevens van lage kwaliteit

Het gegevensvalidatieproces is essentieel om ervoor te zorgen dat ERP-gegevens accuraat en waardevol zijn. Inconsistenties, ontbrekende gegevens en andere kwaliteitsproblemen zullen de waarde van je rapportages ernstig beperken. Daarom is het van cruciaal belang dat je vanaf het begin alles goed inricht.

3. Belanghebbenden niet informeren over hun rollen

De juiste belanghebbenden moeten worden geïdentificeerd, maar ze moeten ook goed worden geïnformeerd over hoe ze hun rollen moeten vervullen. 

Voor leidinggevenden betekent dit dat je hen instrueert over hoe ze doelen moeten stellen en hoe ze gegevens kunnen gebruiken om besluitvorming te onderbouwen. Voor eindgebruikers betekent dit dat je voldoende training biedt voor ERP-software—van Acumatica tot Sage—die ze geacht worden te gebruiken bij het integreren van rapportages in hun werkzaamheden. 

4. Rapportages opstellen op basis van gegevens die niet eigendom zijn van je bedrijf

Als je ERP-gegevens gegevens bevatten die eigendom zijn van een andere entiteit, kun je aansprakelijkheid voor het bedrijf creëren door die gegevens in je eigen rapportages op te nemen. 

Een sterk programma voor gegevensbeheer kan helpen om onduidelijkheden over gegevenseigendom op te lossen en dit probleem te voorkomen.

Begin op de juiste manier met ERP-rapportages

Het succes van een ERP-rapportagestrategie wordt sterk beïnvloed door de inspanning die wordt geleverd om een strategie te ontwikkelen en een kader voor doorlopende rapportages binnen je organisatie te implementeren. 

Financieel directeuren moeten dit proces voor programmavorming zorgvuldig doorlopen. Doe je huiswerk voordat je dit initiatief start, zodat je goed voorbereid bent op een sterke lancering. Als je deskundige ondersteuning wilt, schakel dan een ERP-consultant in om je te helpen dit programma te implementeren.

Abonneer je voor meer ERP-inzichten

Klaar om je vaardigheden als financieel leider en ERP-expert verder te ontwikkelen? Abonneer je op onze nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.