Jak ręcznie tworzyć realistyczne prognozy przepływów pieniężnych

Istnieje wiele programów do prognozowania przepływów pieniężnych, ale dla wielu osób preferowaną metodą na początek jest ustalenie, jak robić to ręcznie. Z tego powodu chciałem stworzyć kompleksowy przewodnik, który pomoże Ci przygotować dokładne prognozy przepływów pieniężnych dla Twojej firmy.

Czym są prognozy przepływów pieniężnych?

Prognozy przepływów pieniężnych pomagają specjalistom ds. finansów i osobom zarządzającym przedsiębiorstwami oszacować kwotę środków pieniężnych, które wpłyną do firmy i z niej wypłyną w określonym czasie. Celem jest właściwe przewidzenie potencjalnego salda środków pieniężnych, niedoborów lub nadwyżek, aby utrzymać zdrowy, dodatni przepływ pieniężny podczas rozwijania firmy.

Prognozy te zwykle obejmują okresy miesięczne, kwartalne lub roczne, aby pomóc określić, kiedy:

• Potrzebne jest dodatkowe finansowanie
• Wypływy środków pieniężnych przewyższają wpływy
• Dostępna jest nadwyżka środków pieniężnych

W zależności od złożoności relacji z klientami i warunków płatności model prognozowanych przepływów pieniężnych można zbudować w arkuszu kalkulacyjnym lub wybrać rozwiązanie oparte na oprogramowaniu.

Dlaczego prognozy przepływów pieniężnych są ważne dla Twojej firmy?

Rozpoczynanie działalności i prowadzenie kilku własnych firm w ciągu ostatnich dziesięciu lat, przy ograniczonych budżetach, wiązało się z wieloma wyzwaniami. Na szczęście moje doświadczenie w zakresie prognozowania przepływów pieniężnych i zarządzania nimi w innych firmach bardzo mi pomogło — prawdopodobnie przesądziło o różnicy między porażką a sukcesem moich własnych przedsięwzięć.

Dowiedziałem się, że prognozowanie przepływów pieniężnych ma kluczowe znaczenie dla planowania działalności, identyfikowania niedoborów środków pieniężnych, zarządzania kapitałem obrotowym, pozyskiwania finansowania i optymalizacji wyników firmy.

1. Planowanie przyszłości

Planowanie finansowe obejmuje znajdowanie sposobów na poprawę przepływów pieniężnych, co wiąże się z prognozami przepływów pieniężnych pozwalającymi przewidywać potrzeby finansowe. 

Rozumiejąc, kiedy spodziewane są wpływy i wypływy środków pieniężnych, możesz podejmować świadome decyzje dotyczące inwestycji, ekspansji lub ograniczania kosztów.

2. Proaktywne zarządzanie ryzykiem

Prognozując przepływy pieniężne, możesz zidentyfikować okresy, w których wpływy środków pieniężnych mogą nie wystarczyć na pokrycie wypływów. Pozwala to podjąć proaktywne działania w celu uzupełnienia luki, takie jak pozyskanie finansowania lub dostosowanie wydatków.

3. Zarządzanie kapitałem obrotowym 

Prognozy przepływów pieniężnych pomagają skutecznie zarządzać kapitałem obrotowym. Możesz określić optymalny poziom zapasów, negocjować z dostawcami korzystne warunki płatności i ceny oraz upewnić się, że masz wystarczającą ilość środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub w innych źródłach, aby pokrywać codzienne potrzeby operacyjne.

4. Pozyskiwanie finansowania 

Jeśli szukasz finansowania od inwestorów lub banków, będą chcieli zobaczyć, że masz jasne zrozumienie swoich przepływów pieniężnych oraz że jesteś w stanie wygenerować wystarczającą ilość środków pieniężnych, aby spłacić wszelkie zadłużenie lub zapewnić zwrot z inwestycji.

5. Monitorowanie wyników firmy

Jeśli chodzi o monitorowanie wyników finansowych firmy, tworzenie prognoz przepływów pieniężnych stanowi punkt odniesienia. Porównując rzeczywiste przepływy pieniężne z prognozowanymi, możesz zidentyfikować wszelkie rozbieżności i w razie potrzeby podjąć działania korygujące.

Czego potrzebujesz do przygotowania dokładnych prognoz?

Zebranie wszystkich niezbędnych informacji jest ważne przed przygotowaniem prognoz przepływów pieniężnych. Obejmuje to zarówno historyczne dane finansowe, jak i przyszłe szacunki.

Oto najważniejsze informacje, których będziesz potrzebować:

1. Historyczne dane finansowe 

Zacznij od zebrania swoich wcześniejszych sprawozdań finansowych, takich jak rachunki zysków i strat, bilanse oraz rachunki przepływów pieniężnych. Dostarczą one informacji na temat wcześniejszych przychodów, wydatków, różnych rodzajów przepływów pieniężnych oraz wzorców przepływów pieniężnych.

2. Szacunki sprzedaży i przychodów

Prognozowanie przyszłej sprzedaży i przychodów jest niezbędne do tworzenia dokładnych prognoz przepływów pieniężnych. Pamiętaj, że wyniki z przeszłości nie zawsze wskazują, jak będzie wyglądać przyszłość, dlatego weź pod uwagę takie czynniki jak trendy rynkowe, zachowania klientów, wahania sezonowe oraz wszelkie nadchodzące działania lub wydarzenia biznesowe, które mogą wpłynąć na sprzedaż. To samo dotyczy wydatków.

3. Szacowanie wydatków

Podobnie jak w przypadku przychodów, szacowanie i rozliczanie wydatków jest niezbędne. Podziel wydatki na koszty stałe (np. czynsz, wynagrodzenia) oraz wydatki zmienne (np. surowce, codzienne, cotygodniowe, comiesięczne lub okresowe wydatki operacyjne). Zachowaj możliwie największą szczegółowość, aby zapewnić dokładność.

4. Należności i zobowiązania

Uwzględnij wszelkie nieuregulowane faktury, za które klienci nie dokonali jeszcze płatności (czyli należności), a także wszelkie oczekujące rachunki lub faktury, które musisz opłacić (czyli zobowiązania). 

5. Rezerwy gotówkowe i linie kredytowe

Weź pod uwagę dostępne rezerwy gotówkowe, istniejące linie kredytowe, dostępne limity na kartach kredytowych lub pożyczki, z których możesz skorzystać w razie potrzeby. Będą one stanowić zabezpieczenie i pomogą Ci poradzić sobie z nieoczekiwanymi wyzwaniami finansowymi.

Po zebraniu tych informacji możesz rozpocząć tworzenie prognoz przepływów pieniężnych.

Kto uczestniczy w tworzeniu prognoz?

Tworzenie prognoz przepływów pieniężnych nie jest zadaniem wykonywanym w pojedynkę. W proces powinny być zaangażowane kluczowe osoby, aby zapewnić dokładność i uzyskać różne perspektywy. Oto osoby, które powinny uczestniczyć w tym procesie.

1. Właściciele firm

Jeśli jesteś CFO, doskonale rozumiesz finanse firmy… ale nadal potrzebujesz zaangażowania właściciela. Właściciele małych firm wiedzą, jakich wyników i celów oczekują, dlatego muszą być na bieżąco informowani.

Wasz wspólny wkład ma kluczowe znaczenie przy szacowaniu przyszłej sprzedaży, wydatków i przepływów pieniężnych w związku z nadchodzącymi zmianami w firmie lub istotnymi wydarzeniami.

2. Doradcy finansowi

Jeśli ściśle współpracujesz z zewnętrznymi doradcami finansowymi, powinieneś zaangażować ich również tutaj. Mają do czynienia z wieloma firmami podobnymi do Twojej, więc ich doświadczenie może być niezwykle cenne przy tworzeniu dokładnych prognoz przepływów pieniężnych. 

Mogą udzielić wskazówek dotyczących szacowania przychodów i wydatków w odniesieniu do polityki bankowej, zmian stóp procentowych i innych czynników związanych z finansowaniem, aby zapewnić zgodność prognoz z zasadami rachunkowości.

3. Liderzy sprzedaży i marketingu

Twoje zespoły sprzedaży i marketingu znajdują się na pierwszej linii, kontaktują się z klientami i generują przychody. Jeśli nie masz ogromnej ilości danych do przeanalizowania, rozważ zaangażowanie ich w ten proces. 

Mogą dostarczyć cennych informacji na temat trendów rynkowych, zachowań klientów oraz nadchodzących promocji lub kampanii, które mogą wpłynąć na sprzedaż.

4. Liderzy operacyjni i produkcyjni

Podobnie, jeśli informacje w Twojej firmie są nadal nieco rozproszone, warto zaangażować również ten zespół.

Liderzy operacyjni i produkcyjni doskonale rozumieją nadchodzące zmiany lub projekty, które mogą wymagać dodatkowego finansowania. Włączenie ich w ten proces gwarantuje, że wszystkie wydatki zostaną uwzględnione, a prognozy będą realistyczne.

Jak tworzyć prognozy przepływów pieniężnych

Z tego przewodnika krok po kroku korzystałem wiele razy i przekonałem się, że upraszcza on proces tworzenia prognoz przepływów pieniężnych.

Krok 1: Wybierz preferowane narzędzie

Zakładając, że nadal chcesz uniknąć korzystania z oprogramowania księgowego — nawet tego stworzonego dla małych firm — możesz tworzyć prognozy przepływów pieniężnych za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel, Arkuszy Google lub podobnej aplikacji internetowej.

Wybór narzędzia zależy od Twojego poziomu komfortu pracy oraz złożoności finansów firmy.

Krok 2: Ustal okres

Wybierz odpowiedni okres dla swoich prognoz przepływów pieniężnych. W zależności od działalności lub modelu biznesowego możesz podzielić go na okresy tygodniowe, miesięczne, kwartalne lub inne. 

Prognozy tygodniowe i miesięczne są najczęściej stosowane w małych firmach.

Krok 3: Oszacuj przychody

Zacznij od oszacowania przychodów dla każdego okresu. Weź pod uwagę historyczne dane dotyczące sprzedaży, trendy rynkowe, zachowania klientów oraz wszelkie nadchodzące wydarzenia lub promocje. 

Zachowaj realizm, ale w swoich szacunkach skłoń się ku ostrożności i uwzględnij potencjalne wahania. 

Krok 4: Kategoryzuj wydatki

1. Podziel swoje wydatki na koszty stałe (np. czynsz, wynagrodzenia) i koszty zmienne (np. surowce, wydatki na reklamę i marketing). 
2. Przypisz każdej kategorii wydatków konkretną kwotę dla każdego okresu. 
3. Skonsultuj się z odpowiednimi interesariuszami w każdej kategorii, aby upewnić się, że uwzględniasz realistyczne koszty.

Krok 5: Uwzględnij terminy

Realistyczne podejście do terminów jest jedną z najważniejszych kwestii, które należy wziąć pod uwagę w tym procesie prognozowania. 

Weź pod uwagę terminy uzyskiwania przychodów i ponoszenia wydatków. Niektóre przychody mogą być otrzymywane natychmiast, podczas gdy w przypadku innych mogą obowiązywać dłuższe terminy płatności. Podobnie wydatki mogą być należne z góry lub rozłożone w czasie. 

Z mojego doświadczenia wynika, że wiele małych firm jest zbyt optymistycznych co do terminu wpływu przychodów i decyduje się na zbyt późne opłacanie rachunków, co wpływa na relacje z dostawcami oraz korzystne warunki płatności. 

Krok 6: Uwzględnij sezonowość

Jeśli Twoja firma doświadcza sezonowych wahań, odpowiednio dostosuj prognozy przepływów pieniężnych. Zidentyfikuj okresy wysokiej i niskiej aktywności oraz upewnij się, że prognozy uwzględniają te różnice. 

Sezonowość to kolejny często pomijany czynnik, który prowadzi do nierealistycznych prognoz przepływów pieniężnych i powoduje niedobory gotówki.

Krok 7: Uwzględnij należności i zobowiązania

Uwzględnij wszelkie niezapłacone faktury, które klienci mają jeszcze uregulować (należności), a także wszelkie oczekujące rachunki lub faktury, które musisz opłacić (zobowiązania). 

Krok 8: Uwzględnij rezerwy gotówkowe i linie kredytowe

Weź pod uwagę bieżące rezerwy gotówkowe oraz wszelkie istniejące linie kredytowe, z których możesz skorzystać w razie potrzeby. Będą one pełnić funkcję siatki bezpieczeństwa, zapewniając bufor na wypadek, gdyby wszystko poszło nie tak.

Krok 9: Opracuj inne scenariusze

Choć nie da się przewidzieć wszystkiego (patrzę na ciebie, pandemio), ważne jest, aby uwzględnić potencjalne okoliczności, które mogą wpłynąć na przepływy pieniężne. Mogą to być zmiany warunków rynkowych, zmiany regulacyjne lub nieoczekiwane wydatki. 

Uwzględnij w prognozach bufor i założenia, które pozwolą poradzić sobie z niepewnością.

Krok 10: Przeanalizuj i udoskonal

Ważne jest, aby analizować rachunek przepływów pieniężnych, tworzyć prognozy przepływów pieniężnych i dokładnie analizować każdą z tych kwestii — samodzielnie oraz z innymi osobami. Szukaj wszelkich niespójności, błędów lub nierealistycznych założeń i, co najważniejsze, wprowadzaj niezbędne korekty, gdy je znajdziesz.

Pamiętaj, że prognozy przepływów pieniężnych nie są ustalone raz na zawsze. Należy je regularnie przeglądać i aktualizować w miarę rozwoju firmy i zmiany sytuacji finansowej. Monitorując rzeczywiste przepływy pieniężne i porównując je z prognozami, możesz wprowadzać korekty i dostrajać prognozy, aby zwiększyć ich dokładność.

Kiedy tworzyć prognozy przepływów pieniężnych

Prognozy przepływów pieniężnych należy tworzyć w regularnych odstępach, aby zminimalizować ryzyko zaskoczenia sytuacją finansową firmy; wiem jednak, że jest milion rzeczy, które należałoby robić regularnie.

Oto kiedy zdecydowanie musisz tworzyć te prognozy.

Na początku działalności nowej firmy

Jeśli rozpoczynasz działalność nowej firmy, nie masz żadnego zabezpieczenia na wypadek, gdyby sprawy nie potoczyły się zgodnie z oczekiwaniami. Prognozy przepływów pieniężnych pomagają określić najbardziej realistyczny scenariusz i wcześnie zidentyfikować potencjalne wyzwania.

Jeśli szukasz finansowania

Niezależnie od tego, czy ubiegasz się o pożyczkę, czy szukasz inwestorów, prognozy przepływów pieniężnych są kluczowym elementem Twojej prezentacji (jedną z zalet oprogramowania do udzielania pożyczek jest to, że może pomóc Ci je przygotować). Kredytodawcy i inwestorzy chcą widzieć, że dobrze rozumiesz przepływy pieniężne i jesteś w stanie wygenerować wystarczającą ilość gotówki, aby spłacić ich w terminie.

Jeśli rozwijasz firmę

Jeśli planujesz rozwijać firmę, prognozy przepływów pieniężnych mogą pomóc Ci określić jej rentowność finansową. 

Pozwalają ocenić wpływ rozwoju na przepływy pieniężne oraz, w razie potrzeby, określić dodatkowe potrzeby finansowe w perspektywie krótko- i długoterminowej.

Przed podjęciem ważnych decyzji finansowych

Jeśli zamierzasz się oświadczyć, warto najpierw upewnić się, że jesteś na to gotowy. Dlaczego z biznesem miałoby być inaczej?

Za każdym razem, gdy rozważane są ważne decyzje finansowe, takie jak zakup aktywów, zawarcie umów lub wprowadzenie nowych produktów albo usług, ważne jest przeanalizowanie ich wpływu na przepływy pieniężne, aby podejmować świadome decyzje.

Przykład prognozy przepływów pieniężnych

Aby pomóc Ci zobrazować, jak tworzy się prognozy przepływów pieniężnych, oto przykład podstawowej miesięcznej prognozy przepływów pieniężnych dla małej firmy:

3 największe błędy, których należy unikać

W trakcie tworzenia prognozy przepływów pieniężnych należy unikać kilku typowych błędów.  

Przeszacowywanie przychodów

Wszyscy mamy pokusę, aby być nadmiernie optymistyczni przy szacowaniu przychodów. Ważne jest jednak, aby zachować realizm i oprzeć prognozy na danych historycznych, trendach biznesowych i rynkowych oraz wiarygodnych informacjach, ponieważ taki optymizm nie przyniesie Ci żadnych korzyści. 

Uwzględnij klientów, którzy płacą z opóźnieniem, i przynajmniej załóż, że pewien odsetek przychodów może nie pojawić się na czas (albo wcale). Dzięki temu będziesz mieć pewien bufor na wypadek, gdyby wpływy pieniężne nie były tak wysokie, jak oczekiwano.

Niedoszacowywanie wydatków

Podobnie niedoszacowanie wydatków może prowadzić do niedoborów przepływów pieniężnych. Dokładnie sklasyfikuj swoje wydatki i uwzględnij wszystkie potencjalne koszty, w tym koszty ukryte lub jednorazowe. 

Tak jak uwzględniłeś bufor w przychodach, załóż również, że mogą pojawić się nieoczekiwane jednorazowe koszty lub podwyżki cen, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.

Ignorowanie sezonowości

Jeśli w Twojej firmie występują sezonowe wahania, nieuwzględnienie ich może stać się większym problemem, niż mogłoby się wydawać. W takiej sytuacji warto zasięgnąć opinii innych interesariuszy, którzy mogą mieć wiedzę na temat kosztów, których jeszcze nie wziąłeś pod uwagę. Często dysponują oni specjalistyczną wiedzą branżową dotyczącą sezonowych lub okresowych kosztów oraz cykli przychodów.

Zapisz się, aby uzyskać więcej informacji o przepływach pieniężnych

Posiadanie wiedzy i narzędzi niezbędnych do tworzenia realistycznych prognoz przepływów pieniężnych bez polegania na drogim oprogramowaniu pomaga pokazać interesariuszom, że masz wszystko, czego potrzeba, aby to przedsięwzięcie odniosło sukces.

Gotowy, aby rozwijać swoje umiejętności jako lider finansowy? Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, przewodniki i informacje od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.