Jak odejść od arkuszy kalkulacyjnych i zacząć otrzymywać płatności online za pomocą QuickBooks Payments

Wysłano fakturę z arkusza kalkulacyjnego, klient zapłacił za pomocą innej aplikacji, a teraz przełączasz się między kontem bankowym a narzędziem do śledzenia faktur tylko po to, aby potwierdzić płatność. 

Zanim skończysz aktualizować plik, kolejna faktura wymaga Twojej uwagi, więc ponownie przeglądasz arkusz kalkulacyjny, próbując ustalić, co nadal pozostaje nieopłacone.

Na początku ten proces może wydawać się łatwy do opanowania, ale gdy przybywa klientów, czas poświęcany na aktualizowanie wierszy i dopasowywanie płatności zaczyna się sumować. Jedno pominięte wpisanie danych może nawet sprawić, że będziesz upominać się o płatność, która już wpłynęła.

Ten przewodnik pomoże Ci zastąpić tę rutynę bardziej przejrzystym procesem w QuickBooks Payments.

Pokażemy Ci, jak przygotować dokumentację i skonfigurować płatności online, aby móc wysyłać faktury z możliwością zapłaty i śledzić je w jednym miejscu.

Korzyści z przejścia z arkuszy kalkulacyjnych na QuickBooks Payments

Po przeniesieniu fakturowania do QuickBooks Payments klientom łatwiej będzie Ci zapłacić. 

Dostępne dla nich opcje płatności pojawią się na fakturze, więc nie musisz już wysyłać osobnych instrukcji. Brzmi to jak niewielka zmiana, ale usuwa dodatkowy krok między wysłaniem faktury a otrzymaniem płatności.

Twoja dokumentacja również stanie się bardziej użyteczna. Możesz przeglądać przychodzące płatności bez łączenia informacji z kilku miejsc, a gdy nadejdzie czas na sporządzenie raportu lub rozmowę z księgowym, będziesz mieć dokładniejsze dane.

Zanim do tego przejdziemy, przyjrzyjmy się temu, co należy przenieść do QuickBooks Payments i jak się do tego przygotować.

Co warto wiedzieć przed przejściem z arkuszy kalkulacyjnych na QuickBooks Payments

Zanim zaczniesz importować dane, warto uporządkować trzy kwestie. Zrobienie tego teraz może uchronić Cię przed zatrzymaniem się w połowie pracy w celu poprawienia dokumentacji lub poszukiwania brakujących danych konta.

Ustal, co naprawdę musisz przenieść

Nie musisz przenosić każdej faktury, którą kiedykolwiek wysłano. 

Zacznij od aktywnych klientów i nieopłaconych faktur, a następnie wybierz datę, od której wszystkie nowe faktury będziesz tworzyć w QuickBooks Payments.

Zachowaj nienaruszoną kopię zapasową oryginalnego arkusza kalkulacyjnego. Starsze opłacone faktury mogą pozostać w tym arkuszu, chyba że potrzebujesz ich w QuickBooks Payments do celów raportowania lub prowadzenia dokumentacji.

Zbierz wymagania dotyczące konfiguracji

Aby skonfigurować QuickBooks Payments i otrzymywać płatności online, potrzebujesz:

• Konta QuickBooks Payments w planie obsługującym potrzebne funkcje
• Danych firmy i właściciela wymaganych we wniosku QuickBooks Payments
• Konta bankowego, na które będą wpłacane płatności od klientów

QuickBooks Payments wymaga osobnej akceptacji. Intuit zazwyczaj wysyła decyzję pocztą elektroniczną w ciągu kilku dni roboczych, dlatego złożenie wniosku z wyprzedzeniem może zapobiec opóźnieniu pozostałej części konfiguracji.

Wyczyść i sformatuj dane z arkusza kalkulacyjnego

Przed przesłaniem danych przejrzyj dokumentację klientów i faktur. Usuń zduplikowane wpisy, puste wiersze, formuły i nieaktualne informacje, które mogą powodować problemy podczas importu.

Listy klientów można importować z plików CSV, Excel lub Arkuszy Google, natomiast import faktur wymaga pliku CSV. Upewnij się również, że nazwy klientów są spójne, i dodaj wszystkie produkty lub usługi, których planujesz używać na fakturach.

Gdy te elementy będą gotowe, możesz rozpocząć konfigurację i import przy mniejszej liczbie przerw.

Jak zrezygnować z arkuszy kalkulacyjnych i zacząć otrzymywać płatności online w QuickBooks Payments

Oto jak możesz przejść z arkuszy kalkulacyjnych na QuickBooks Payments i zacząć przyjmować płatności online.

1. Zarejestruj się w QuickBooks Online i złóż wniosek o QuickBooks Payments

Wykonaj poniższe czynności, aby złożyć wniosek o QuickBooks Payments:

1. Utwórz konto QuickBooks Online.
2. Przejdź do Ustawienia ⚙ → Konto i ustawienia → Płatności.
3. Wybierz Dowiedz się więcej, a następnie Skonfiguruj płatności.
4. Wprowadź informacje o firmie i właścicielu.
5. Wybierz konto bankowe, na które będą wpłacane płatności klientów.

QuickBooks Payments zwykle wysyła decyzję pocztą elektroniczną w ciągu kilku dni roboczych, chociaż firma Intuit może poprosić o dodatkowe informacje. 

Rozpocznij ten krok w pierwszej kolejności i przygotuj dane arkusza kalkulacyjnego podczas oczekiwania na zatwierdzenie.

2. Oczyść dane arkusza kalkulacyjnego i utwórz ich kopię zapasową

Zapisz niezmienioną kopię bieżącego arkusza kalkulacyjnego, wybierz wyraźnie określoną datę migracji i oddziel aktywnych klientów oraz niezapłacone faktury od zamkniętych danych historycznych. 

Przed zaimportowaniem czegokolwiek popraw zduplikowane nazwy, puste wiersze, formuły i nieaktualne informacje.

3. Zaimportuj listę klientów

Przejdź do Ustawienia ⚙ → Importowanie danych → Klienci i prześlij listę klientów. QuickBooks Payments obsługuje pliki CSV, Excel i Arkuszy Google podczas importowania klientów.

Każdy plik może zawierać maksymalnie 1000 wierszy lub mieć rozmiar 2 MB. Nazwy klientów muszą być unikalne, a początkowy import obsługuje jeden adres e-mail na klienta.

4. Zaimportuj lub odtwórz otwarte faktury

Po zaimportowaniu klientów i skonfigurowaniu odpowiednich produktów lub usług przejdź do Ustawienia ⚙ → Importowanie danych → Faktury. Importowanie faktur wymaga pliku CSV i obsługuje maksymalnie 100 faktur lub 1000 wierszy na przesłanie. 

Każda pozycja musi zawierać numer faktury, klienta, datę faktury, termin płatności i kwotę pozycji. Ujemnych kwot, w tym rabatów i not kredytowych, nie można importować i należy je dodać później.

Aktualna dokumentacja dotycząca importowania faktur stwierdza również, że tej metody nie można użyć po skonfigurowaniu podatku od sprzedaży. 

Dostępność może różnić się w zależności od planu i konta. Jeśli pozycja Faktury nie pojawia się w sekcji Importowanie danych, odtwórz ręcznie bieżące otwarte faktury lub skontaktuj się z pomocą techniczną QuickBooks Payments, aby potwierdzić dostępne opcje importowania.

5. Skonfiguruj wpłaty i opcje płatności online

Po zatwierdzeniu QuickBooks Payments skonfiguruj następujące ustawienia:

• W sekcji Ustawienia ⚙ → Konto i ustawienia → Płatności wybierz konta używane do rejestrowania wpłat i opłat za przetwarzanie.
• W sekcji Ustawienia ⚙ → Konto i ustawienia → Sprzedaż → Płatności za faktury wybierz metody płatności, z których mogą korzystać klienci.
• W sekcji Ustawienia ⚙ → Konto i ustawienia → Sprzedaż → Dostarczanie online upewnij się, że wybrano opcję Faktura online.

Klienci mogą mieć możliwość płacenia kartą, przelewem bankowym ACH, Apple Pay, PayPal lub Venmo, w zależności od opcji płatności dostępnych dla danego konta.

6. Sprawdź i wyślij pierwszą fakturę do zapłaty

Otwórz zaimportowaną fakturę lub utwórz nową dla bieżącego klienta. 

Potwierdź klienta, kwotę, termin płatności i opcje płatności. Na fakturze otwórz Zarządzaj → Opcje płatności i włącz metody, które chcesz oferować. Następnie wybierz Sprawdź i wyślij.

Klient otrzyma fakturę online z łączem do płatności, zamiast konieczności dokonywania oddzielnej płatności na podstawie pliku PDF.

7. Potwierdź zarejestrowanie płatności i śledź wpłatę

Gdy klient zapłaci za pośrednictwem faktury, QuickBooks Payments powinien utworzyć transakcję otrzymanej płatności i przypisać ją do odpowiedniej faktury. 

Sprawdź status faktury i wypłaty QuickBooks Payments, aby potwierdzić przetworzenie płatności i śledzić, kiedy zostanie ona przekazana do banku.

Automatyczne dopasowywanie, jeśli jest dostępne, ogranicza konieczność ręcznego wprowadzania danych, ale użytkownicy nadal powinni regularnie sprawdzać transakcje i uzgadniać konto bankowe.

Oznaki pomyślnego przejścia z arkuszy kalkulacyjnych do QuickBooks Payments

Po wykonaniu powyższych kroków najpierw sprawdź, czy rekordy klientów i otwarte faktury zostały poprawnie zaimportowane. Następnie wyślij fakturę i potwierdź, że klient otrzymał łącze do płatności online. 

Po dokonaniu płatności QuickBooks Payments powinno zarejestrować transakcję, oznaczyć fakturę jako opłaconą i wyświetlić płatność w sekcji wypłat QuickBooks Payments, aby można było śledzić jej wpłatę na konto.

Pamiętaj, że faktura może być oznaczona jako opłacona, zanim pieniądze trafią do Twojego banku. 

Wpłata środków po raz pierwszy może potrwać do pięciu dni roboczych. Po zakończeniu początkowego okresu konfiguracji konta wpłaty realizowane następnego dnia zazwyczaj obejmują płatności przetworzone przed godziną 15:00 

czasu pacyficznego następnego dnia roboczego, natomiast płatności dokonane później mogą wymagać do dwóch dni roboczych. Godzina graniczna to 16:00 czasu górskiego, 17:00 czasu centralnego i 18:00 czasu wschodniego.

Typowe błędy i porady ekspertów

Większość problemów po przejściu na nowy system pojawia się, gdy dotychczasowy proces płatności nakłada się na nowe dane QuickBooks Payments. Oto, na co należy zwrócić uwagę po rozpoczęciu wysyłania faktur do rzeczywistych klientów.

Dalsze korzystanie ze starych metod płatności bez planu przejścia

Poinformuj klientów, które faktury należy opłacać za pośrednictwem QuickBooks Payments oraz jak będziesz obsługiwać czeki lub samodzielne płatności Venmo po zmianie. 

Jeśli klient zapłaci poza QuickBooks Payments, zarejestruj płatność przy właściwej fakturze, aby nie pozostała ona błędnie oznaczona jako przeterminowana.

Wysyłanie każdej zaimportowanej faktury przed przetestowaniem procesu

Przejrzyj zaimportowane faktury, zanim wyślesz je klientom. 

Zacznij od jednej faktury i sprawdź, czy jej saldo, termin płatności, opcje płatności oraz link do płatności działają prawidłowo, zanim zastosujesz nowy proces wobec wszystkich klientów.

Ponowne importowanie całego pliku po częściowym niepowodzeniu

Niektórzy klienci lub niektóre faktury mogą zostać pomyślnie zaimportowane, nawet jeśli import innych wierszy się nie powiedzie. 

Przejrzyj wyniki importu i popraw tylko te rekordy, których import się nie powiódł, ponieważ ponowne przesłanie całego pliku może utworzyć duplikaty zamiast zastąpić pierwotne wpisy.

Dodawanie pobranej wpłaty zamiast jej dopasowania

QuickBooks Payments tworzy zapis płatności, gdy faktura zostaje opłacona. 

Gdy wpłata pojawi się później w kanale bankowym, dopasuj ją do istniejącego zapisu zamiast dodawać ją jako nowy przychód, ponieważ ta sama płatność mogłaby zostać uwzględniona dwukrotnie.

Zakładanie, że każda wpłata odpowiada jednej fakturze

QuickBooks Payments może łączyć wiele płatności od klientów w jedną wpłatę i wyświetlać powiązane opłaty za przetwarzanie osobno. Przed uznaniem różnicy między kwotą na fakturze a kwotą wpłaty za błąd sprawdź szczegóły wpłaty w sekcji wypłat QuickBooks Payments.

Podsumowanie

Rezygnacja z arkuszy kalkulacyjnych może znacznie ułatwić wystawianie faktur i śledzenie płatności. Mam nadzieję, że ten przewodnik pomoże Ci znaleźć dobry punkt wyjścia. 

Gdy będziesz gotowy, zobacz, jak mogą pomóc Ci zarządzać firmą, porównaj ich plany lub dowiedz się, jak działają ich płatności online. 

Powodzenia podczas przejścia na nowy system i we wszystkim, co czeka Twoją firmę.